DỰ ÁN XÂY DỰNG TẠI VIỆT NAM
4.2. Đề xuất một số biện pháp để quản lý dự án hiệu quả hơn
4.2.13. Sử dụng mạng thông tin (Website) để quản lý dự án
• Sự thiếu đồng bộ trong việc phối hợp thực hiện giữa các bên tham gia vào dự án là một trong những nguyên nhân chính trong việc chậm trễ tiến độ. Mọi phát sinh, thay đổi thiết kế, thay đổi công nghệ đều phải cần thời gian phê duyệt và có ý kiến giải quyết của các bên, như vậy cần rất nhiều thời gian, hơn nữa nếu các bên không đưa ra được biện pháp tốt nhất thì không thể có được một thay đổi tốt nhất. Như vậy cần phải có những thông tin chính xác, kịp thời để giải quyết các vấn đề treân.
• Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay việc chia xẻ thông tin giữa các bên tham gia dự án càng trở nên quan trọng. Một dự án có cơ hội hoàn thành tốt khi việc hoạch định dự án được cập nhật thường xuyên hơn. Hơn nữa để đảm bảo dự án thành công, các kế hoạch nên đảm bảo đơn giản và đầy đủ mức độ chi tiết để dự án được xem xét dễ dàng và nhanh chóng (Clarke, 1999).
• Như vậy có thể coi sự thành công của việc quản lý dự án đồng nghĩa với việc trao đổi thông tin có hiệu quả giữa những người thực hiện dự án. Quản lý dự án đòi hỏi sự phối hợp làm việc giữa nhiều người có lĩnh vực chuyên môn khác nhau. Giám đốc dự án phải là người vạch ra đường hướng và có khả năng truyền đạt thông tin tốt. Việc truyền đạt thông tin có thể bằng cách trực tiếp hoặc gián tiếp như sử dụng những công cụ hỗ trợ như việc thiết lập mạng lưới thông tin nội bộ . . .
Để có thể quản lý dự án được hiệu quả hơn ở đây xin đưa ra việc xác lập một hệ thống thông tin không những đáp ứng việc cung cấp tin tức kịp thời cho các bên tham gia vào dự án mà còn cung cấp thông tin kịp thời cho những tổ chức, cộng đồng hoặc cá nhân quan tâm đến việc thực hiện dự án xây dựng.
Mục đích giúp xác định (Clarke, 1999):
Đơn vị thụ hưởng
- Tình trạng và tiến độ thực hiện dự án
- Sự thay đổi quan trọng của những thay đổi về chi phí, tiến độ và đo lường hiệu suất công việc
- Bất kỳ khó khăn nào ảnh hưởng đến mục tiêu và thành quản của dự án
Quản lý cấp cao
- Tình trạng và tiến độ thực hiện dự án
- Sự thay đổi quan trọng của những thay đổi về chi phí, tiến độ và đo lường hiệu suất công việc
- Sự thay đổi các nguồn tài nguyên sử dụng cho dự án - Bất kỳ khó khăn nào ảnh hưởng đến mục tiêu và thành
quản của dự án
Giám đốc dự án
- Tình trạng và tiến độ thực hiện dự án
- Sự thay đổi quan trọng của những thay đổi về chi phí, tiến độ và đo lường hiệu suất công việc
- Sự thay đổi các nguồn tài nguyên sử dụng cho dự án - Các yêu cầu mới của dự án hoặc sự thay đổi việc phân bố
hoặc phân công công việc
- Đưa ra hướng giải quyết hoặc quyết định tạm ngưng
Quản lý chức năng
- Tình trạng và tiến độ thực hiện dự án
- Sự thay đổi quan trọng của những thay đổi về chi phí, tiến độ và đo lường hiệu suất công việc
- Yêu cầu các nguồn tài nguyên tăng thêm tuỳ theo trách nhieọm
Thành viên ban quản lý
- Tình trạng và tiến độ thực hiện dự án - Sự thay đổi mục tiêu và mục đích của dự án - Các yêu cầu mới cho dự án
- Đưa ra hướng giải quyết
- Thay đổi hoặc phân công của từng thành viên
Đặc điểm của việc xây dựng hệ thống thông tin: (1)Tính đúng đắn, (2) tính chính xác, (3) tính tin cậy, (4) chi tiết, (5) hình ảnh, (6) hệ thống (Clarke, 1999). Thông tin được chia xẻ tùy theo mức độ và công việc của từng bên tham gia vào dự án cũng như mức độ của các thành viên đó.
Đối với dự án xây dựng việc quản lý dự án qua một hệ thống thông tin hữu hiệu là một vấn đề quan trọng dẫn đến sự thống nhất về phương diện thông tin, các tin tức thay đổi được cập nhật thường xuyên và nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm thời gian cho người sử dụng cũng như người cập nhật báo cáo.
Trong một trang Website được bố trí gồm trang chủ và nhiều trang phụ trong đó thể hiện được hết tất cả các diễn biến hàng ngày, tính chất, qui mô, kế hoạch, tiến độ thực hiện . . . của dự án bao gồm:
• Sơ đồ tổ chức
Trong trang này thể hiện đầy đủ và ngắn gọn sơ đồ tổ chức của Ban quản lý dự án cũng như cơ quan chủ quản của dự án, thể hiện đầy đủ địa chỉ liên lạc, chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban và cá nhân cụ thể.
• Đặc điểm dự án:
Thể hiện được mục tiêu dự án, qui mô các đặc điểm dự án và nguồn vốn thực hiện cũng như cơ quan tài trợ cho dự án ( đối với nguồn vốn vay hỗ trợ phát triển ODA).
• Thành phần tham gia
Bao gồm chủ đầu tư, đơn vị thiết kế, đơn vị thi công, trong đó thể hiện đầy đủ địa chỉ liên lạc, chức năng và nhiệm vụ của các thành viên sẽ phối hợp thực hiện dự án cũng như liên kết với trang Web của các đơn vị tham gia có liên quan. Phần này để cho tất cả các bên liên quan và cộng đồng dân cư, xã hội cũng như cá nhân quan tâm đến dự án truy cập.
• Tiến độ thực hiện
Thể hiện tiến độ tổng thể của nhà thầu thi công của từng gói thầu xây lắp (nếu dự án bao gồm nhiều gói thầu), tiến độ thực hiện theo từng tháng trong đó có so sánh với tiến độ tổng thể đã đề ra để có những điều chỉnh kịp thời. Trong khi so sánh tiến độ thực tế với tiến độ tổng thể cần lưu ý: (1) nêu
rõ các hạng mục chính, các đặc điểm của dự án liên quan đến thời gian thực hiện. Dự trù các trường hợp tiến độ kéo dài và quan trọng nhất là phải có biện pháp điều chỉnh kịp thời. (2) Các thời gian dự trữ đặc biệt là các thời gian gần đường găng cần lưu ý đến thời gian dự trữ trước khi điều chình. (3) Aùp dụng các biện pháp để đẩy nhanh tiến độ như tăng ca, tăng nhân tài vật lực phục vụ cho coâng trình.
Trang này để cho tất cả các bên liên quan và cộng đồng dân cư, xã hội cũng như cá nhân quan tâm đến dự án truy cập.
• Kế hoạch thực hiện
Phải lên một kế hoạch cụ thể để thực hiện dự án xây dựng. Trong đó bao gồm nhiều vấn đề liên quan đến dự án như:
Thiết lập một cơ cấu tổ chức thống nhất của ban quản lý dự án từ giám đốc đến các thành viên khác trong ban quản lý dự án. Thiết lập các kế hoạch khác:
- Kế hoạch kiểm soát chất lượng bao gồm tiêu chuẩn, quy chuẩn áp dụng, nghiệm thu, giám sát.
- Kế hoạch kiểm soát chi phí: lập chi phí và kiển soát chi phí, vật tư, thiết bị, các hợp đồng phụ . . .
- Kế hoạch kiểm soát thi công: các biện pháp thi công, các qui trình thi công, kiểm soát công nghệ cũng như tiến độ thi công
- Kế hoạch kiểm tra, kiểm soát tài liệu, báo cáo tình hình thi công.
Trang này để cho tất cả các bên liên quan như chủ đầu tư, đơn vị thi công, đơn vị tư vấn giám sát, đơn vị thiết kế truy cập.
• Báo cáo
Báo cáo của các bộ phận có liên quan như bộ phận kỹ thuật, bộ phận đền bù giải toả, bộ phân kế toán, kế hoạch, hành chánh . . . các báo cáo này
được cập nhật thường xuyên định kỳ hàng ngày hoặc hàng tuần tùy theo mức độ quan trọng cũng như tính chất của báo cáo.
Các báo cáo tình hình thực hiện là những số liệu đặc biệt quan trọng trong quá trình kiểm soát tiến độ, chi phí, chất lượng của dự án. Vì vậy đòi hỏi báo cáo phải đầy đủ, chính xác. Các báo cáo phải tập trung vào các vấn đề (1) cung cấp đầy đủ các số liệu phản ánh tiến trình thực hiện dự án về các mặt chi phí, tiến độ, nguồn tài nguyên, cung ứng và chất lượng. Các báo cáo dùng cho mục đích kiểm soát cần phải tính toán các độ sai lệch để chỉ ra những hoạt động nào cần lưu ý, so sánh thực tế với kế hoạch thực hiện, (2) nhận dạng và để riêng biệt những thông tin quan trọng nhất và cấp bách để người có thẩm quyền kịp thời giải quyết, (3) truyền đạt thông tin kịp thời cho người có trách nhiệm để xem xét và quyết định, (4) bằng cách nêu nổi bật những hoạt động có các độ sai lệch giữa thực tế và kế hoạch các báo cáo này tập trung chú ý vào các hoạt động kiểm soát nhất, (5) dự báo và nhận định xu thế là hai phương diện thực hiện mục đích này. Trang này dành cho tất cả các đối tương có liên quan đến dự án truy cập.
• Mẫu bảng biểu
Để tiện việc theo dõi cũng như chuẩn mực hoá các văn bản báo cáo thì các mẫu biểu báo cáo được cập nhật lên mạng thông tin để mọi thành viên có liên quan có thể theo đó mà thực hiện, ví dụ như các mẫu biểu báo cáo về tình hình thực hiện, tiến độ thi công và quan trọng nhất là các mẫu biểu dùng cho việc thanh toán, các phiếu thu chi, tạm ứng cũng như các qui trình thanh toán, giải ngân. Phần này cần thiết cho các bên tham gia dự án như: Chủ đầu tư, đơn vị thiết kế, đơn vị tư vấn giám sát, nhà thầu thi công nhằm nhanh chóng thực hiện các báo cáo, thanh toán . . . một cách khoa học nhất.
• Tài chính
Thể hiện tình hình tài chính của dự án cũng như tiến độ giải ngân thanh toán khối lượng thực hiện. Trong đó thể hiện được tổng nguồn vốn thực hiện dự án bao gồm nguồn vốn vay hay nguồn vốn đối ứng. Kế hoạch giải ngân trong thời gian tới cũng như tình hình nguồn vốn thực hiện đã thanh toán cho các bên liên quan tham gia dự án. Phần này dành chủ yếu cho ban quản lý dự án truy cập, một phần khác dùng để cho các bên tham gia dự án tìm hiểu tình hình thanh toán khối lượng thực hiện theo hợp đồng nhưng chỉ ở một mức độ nào đó. Riêng trang này có password tùy theo thẩm quyền của người truy cập.