CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NHỮNG RỦI RO XẢY RA TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢI KHÁNH HÀ
2.1. Tổng quan hoạt động kinh doanh của công ty
2.1.2. Cơ cấu quản trị và điều hành
Bao gồm giám đốc và những người hỗ trợ cho giám đốc. Là những người thực hiện công tác điều hành, hoạch định chiến lược phát triển và lên kế hoạch hoạt động
BAN GIÁM
ĐỐC
BỘ PHẬN
KẾ TOÁN BỘ PHẬN LOGISTICS
BỘ PHẬN KINH DOANH
33
cụ thể cho từng giai đoạn, nắm quyền quyết định về vốn, doanh thu, tái cơ cấu nhân sự .
Ngoài ra giám đốc còn là người chịu trách nhiệm trước pháp lý trước các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Muốn tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty cũng phải thông qua ban giám đốc.
Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Ở công ty Khánh Hà thì nội quy công ty do ban giám đốc đề ra.
Giám đốc cũng là người có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty.
Cuối cùng, giám đốc là người có quyền ký kết hoặc trao quyền ký kết hợp đồng nhân danh công ty.
2.1.2.2. Bộ phận kế toán
Là một bộ phận chủ chốt trong công ty vì đảm nhiệm một nhiệm vụ quan trọng là tìm kiếm khách hàng thuê dịch vụ của công ty, chăm sóc và giữ chân khách hàng đối với sản phẩm của công ty là dịch vụ giao nhận hàng hoá.
Đây được xem là bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty thông qua số lượng khách hàng họ tìm kiếm được và có phát sinh giao dịch.
Các nhân viên trong bộ phận phải thường xuyên liên hệ, tìm hiểu khách hàng và cung cấp các thông tin về dịch vụ, giá cả và những lợi ích mà khách hàng được hưởng khi họ sử dụng dịch vụ của công ty một cách kịp thời. Từ đó thiết lập mối quan hệ với khách hàng, thuyết phục họ lựa chọn dịch vụ của công ty.
Bên cạnh đó, họ còn phải chú trọng đến việc chăm sóc khách hàng như sẵn sàng giải đáp những thắc mắc của khách hàng liên quan đến lĩnh vực giao nhận và vận tải, đồng thời đưa ra những hình thức khuyến mãi, giảm giá, ưu đãi cho khách hàng nhằm thu hút được nhiều khách hàng, giữ chân khách hàng trung thành và tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty.
2.1.2.3. Bộ phận logistics
Bộ phận logistics đảm nhận vai trò quan trọng trong công tác tổ chức giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu của công ty, bao gồm
a/ Công việc liên quan đến kho bãi (Warehousing & Inventory)
34
• Bao gồm sắp xếp chỗ để cho những hàng hóa về kho, dán nhãn cho hàng hóa trong kho, chuẩn bị cho việc xuất hàng hóa theo kế hoạch.
• Quản lý hàng hóa trong kho luôn ở điều kiện tốt, gọn gàng, sạch sẽ và an toàn;
các chứng từ liên quan như phiếu giao nhận hàng, phiếu báo hàng đến, phiếu chuyển hàng...
• Đánh giá và giám sát hàng tồn kho để đảm bảo việc xảy ra thiết hụt hay mất mát luôn ở mực thấp nhất.
• Nhập các dữ liệu về đặc tính kỹ thuật, chủng loại, số lượng, thời gian hàng đến, chi phí vận chuyển,... vào máy tính để theo dõi và báo cáo.
• Kiểm kho và đối chiếu chênh lệch hàng tồn.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan và khách hàng để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra êm đẹp.
Hình 2.1. Nhân viên công ty Khánh Hà đang kiểm tra hàng trước khi nhận
b/ Công việc liên quan đến chứng từ (Documents)
• Nhận, kiểm tra và xử lý các tài liệu liên quan đến xuất nhập hàng hóa (Đơn đặt hàng, hóa đơn, danh sách hàng hóa...)
35
• Đảm bảo việc giao nhận các chứng từ được sắp xếp và lưu giữ một cách chính xác.
• Cập nhật dữ liệu vào hệ thống vào thông báo cho khách hàng.
• Thu tất cả các loại phí liên quan đến chứng từ của khách hàng và đối tác.
• Chuẩn bị và phát hành các chứng từ như Vận đơn, Lệnh giao hàng, Packing list,...
• Phối hợp với các bên lên quan để sắp xếp việc giao nhận hàng.
c/ Công việc liên quan đến vận tải (Transportation)
• Làm việc với các bên vận tải để sắp xếp và kiểm tra lịch giao hàng, lên kế hoạch và quản lý các hoạt động vận chuyển để đảm bảo giao hàng đúng hẹn.
• Giám sát tình trạng của hàng hóa và liên lạc với các bên tham gia ở nội địa hoặc quốc tế để thu thập và cập nhật thông tin.
• Hợp tác với các hãng tàu để sắp xếp phương tiện để vận chuyển hàng hóa.
• Quản lý nhiên liệu và các chi phí liên quan đến vấn đề bảo dưỡng phương tiện vận tải.
• Lên kế hoach bảo dưỡng và sửa chữa định kỳ để đảm bảo các phương tiện vận tải luôn ở trong điều kiện tốt nhất.
• Kết hợp với các hãng vận chuyển và các bên cho thuê phương tiện để đảm bảo quá trình giao hàng được thông suốt.
• Kết hợp với bộ phận hành chính để đăng ký các giấy phép cần thiết (nếu có).
d/ Công việc liên đến khai thác (Forwarding & Operation)
• Làm viêc với bộ phận sales, sản xuất, ... để lên kế hoạch khai thác hàng và cập nhật lịch giao hàng.
• Duy trì các hoạt động logistics, làm báo cáo và hỗ trợ làm các thủ tục nhập xuất hàng, kê khai hải quan, ...
• Theo dõi tình trạng lưu kho, lưu bãi của hàng hóa và quá trình vận chuyển hàng tới kho bãi.
• Giao hàng theo đúng thỏa thuận với khách hàng.
e/ Các công việc khác
36
• Kết hợp với bộ phận kho bãi, giao nhận và các nhóm liên quan để việc giao hàng diễn ra êm đẹp.
• Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng và các bên liên quan.
• Đảm bảo việc nhận và chuyển hàng đúng với số lượng và chất lượng.
• Kiểm soát các chi phí hoạt động logistics để đảm bảo chuỗi cung ứng cung cấp dịch vụ tốt nhất và giá rẻ nhất.
2.1.2.4. Bộ phận kinh doanh
Chịu trách nhiệm chính trong việc tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng tiềm năng cũng như việc giữ mối quan hệ thường xuyên với khách hàng, phát triển doanh thu, mở rộng thị trường cho công ty.
Làm việc với nhà cung cấp trong nước để đặt hàng, kiểm tra chất lượng sản phẩm đảm bảo phù hợp với yêu cầu của khách hàng nước ngoài.