CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ NĂNG LỰC TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG CỦA DOANH NGHIỆP
2.3. Cơ cấu và mô hình tổ chức của đơn vị tư vấn xây dựng
2.3.2. Mô hình tổ chức sản xuất sản phẩm tư vấn thiết kế xây dựng
Qua thời gian nghiên cứu và xem xét các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Yên Bái và một số tỉnh thành trên cả nước cho thấy mỗi một tổ chức tư vấn có một cách thức tổ chức sản xuất riêng, nhưng tổng hợp lại được quy về năm mô hình cơ bản sau:
2.3.2.1. Mô hình sản xuất theo hướng chuyên môn hóa
Hình 2.1. Mô hình sản xuất theo hướng chuyên môn hóa Phạm vi áp dụng: được áp dụng ở một số Công ty tư vấn trực thuộc Bộ.
Cách thức hoạt động:
Mô hình sản xuất theo hướng chuyên môn hóa đứng đầu là “Giám đốc”, có toàn quyền quyết định tại công ty. Trực thuộc dưới quyền “Giám đốc” là 3 “Phó giám đốc”
phụ trách 3 mảng tư vấn độc lập là: Xây dựng, giao thông và thủy lợi.
Khi các dự án được tiếp nhận, mỗi dự án thuộc các mảng tư vấn cụ thể sẽ được giao trực tiếp cho các “Phó giám đốc” phụ trách hoàn thiện hồ sơ. Các “Phó giám đốc”
sẽ quản lý kỹ thuật trực tiếp các mảng tư vấn của mình, và có quyền chỉ đạo các văn phòng trực thuộc như kết cấu, ME, điện nước… để hoàn thành công việc.
“Phòng kế hoạch, phòng tài vụ, phòng tổ chức” là các phòng ban chuyên trách của công ty, do “Giám đốc” trực tiếp điều hành. Các phòng ban này có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý tài chính, tổ chức cán bộ, tổ chức kế toán trong công ty và còn chuyên trách cả về lĩnh vực: văn thư, lưu trữ, hành chính, tiếp khách và các công việc khác.
Cơ cấu tổ chức sản xuất theo hướng chuyên môn hóa cho thấy những ưu điểm và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
Đây là mô hình có tính hiện đại, được áp dụng ở nhiều nước tiên tiến, mang tính chuyên môn hóa theo các bộ môn.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác, hội nhập với tư vấn nước ngoài.
Tập trung nguồn lực, chuyên gia giỏi để thực thi dự án cùng một lúc với nhiều dự án và những dự án lớn để đáp ứng yêu cầu tiến độ của khách hàng.
Tạo ra môi trường thuận lợi cho việc học hỏi, trao đổi chuyên môn, đào tạo cán bộ trẻ cho các bộ môn kỹ thuật.
Thúc đẩy sự cạnh tranh lành mạnh giữa các đơn vị có cùng chuyên ngành. Tích lũy lớn, lợi nhuận cao, tạo điều kiện cho phát triển doanh nghiệp.
Nhược điểm:
Đơn vị chủ trì dự án và chủ nhiệm dự án khó điều hành trực tiếp công việc mà phải qua các đơn vị bộ môn chuyên ngành, do vậy tăng thêm đầu mối xử lý công việc, kéo dài thời gian thực hiện.
Việc trao đổi thông tin để phối hợp giữa các chủ trì thiết kế với chủ nhiệm đồ án và giữa các chủ trì thiết kế với nhau chưa được kịp thời.
Việchình thành các đơn vị chuyên ngành, làm tăng đầu mối quản lý và tăng chi phí hành chính.
2.3.2.2. Mô hình sản xuất theo hình thức tổng hợp các bộ môn
Phạm vi áp dụng: mô hình sản xuất này được áp dụng ở đa số các tổ chức tư vấn (các Công ty, Tổng công ty và các doanh nghiệp tư nhân).
Hình 2.2. Mô hình sản xuất theo hình thức tổng hợp các bộ môn Cách thức hoạt động:
Mô hình sản xuất theo hình thức tổng hợp các bộ môn đứng đầu là “giám đốc”
điều hành mọi hoạt động của công ty. Trực thuộc dưới quyền “Giám đốc” là các “Phó giám đốc kỹ thuật”
Các phó giám đốc kỹ thuật trực tiếp quản lý kĩ thuật các dự án được giao. Khi dự án được nhận, các phó giám đốc tiếp nhận và sau đó giao lại cho các “Văn phòng”
chuyên môn thực hiện, toàn bộ dự án sẽ được các phó giám đốc trực tiếp quản lý.
Ngoài ra, Phòng tài vụ, kế hoạch, tổ chức là một đơn vị quản lý có chức năng giúp các phó giám đốc quản lý tài chính và tổ chức kế toán trong công ty. Phòng còn chuyên trách cả về lĩnh vực: văn thư, lưu trữ, hành chính, tiếp khách và các công việc khác.
Cơ cấu tổ chức sản xuất theo hình thức tổng hợp các bộ môn cho thấy những ưu điểm và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
Chu trình sản xuất được khép kín, đơn vị chủ trì dự án và chủ nhiệm dự án hoàn toàn có thể chủ động, trực tiếp tổ chức triển khai công việc. Việc trao đổi
thông tin giữa các bộ môn diễn ra nhanh chóng, kịp thời. Tiến độ thực hiện dự án được rút ngắn đáng kể.
Chất lượng sản phẩm được chủ nhiệm dự án kiểm soát chặt chẽ trong quá trình thiết kế. Hồ sơ thiết kế kiểm soát tốt và dễ dành được điều chỉnh khi có yêu cầu.
Tiết kiệm chi phí hành chính nhờ giảm bớt đầu mối. Khá thích ứng với việc triển khai công việc hiện nay.
Việc thanh toán lương sản phẩm được nhanh chóng do được quy về một đơn vị chủ trì.
Nhược điểm:
Lực lượng cán bộ chuyên ngành bị dàn mỏng ra các đơn vị thiết kế nên khó đáp ứng được các yêu cầu của dự án lớn.
Hạn chế việc trao đổi học hỏi kinh nghiệm chuyên môn của các bộ môn ngay trong quá trình thiết kế.
Qua phân tích ưu, nhược điểm ta thấy, mặc dù có nhiều ưu điểm hơn so với mô hình chuyên môn hóa nhưng đây vẫn chưa phải là mô hình tối ưu, chưa đáp ứng được tất cả các đòi hỏi của các thể loại và quy mô dự án.
Mô hình sản xuất theo hình thức kết hợp chuyên môn hóa và tổng hợp Phạm vi áp dụng: thích hợp với các công ty tư vấn có quy mô lớn.
Áp dụng mô hình này giúp khắc phục những hạn chế đã nêu ở hai mô hình nói trên. Các đơn vị thiết kế tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện các dự án vừa và nhỏ ( mà tỷ trọng loại này chiếm từ 50-70% khối lượng công việc) để đáp ứng yêu cầu của đại đa số các Chủ đầu tư. Với những dự án lớn có yêu cầu kỹ thuật và mỹ thuật cao thì sử dụng các đơn vị chuyên ngành để thực hiện. Tùy điều kiện cụ thể của từng nơi mà quy mô nhân lực của các đơn vị chuyên ngành ít nhiều khác nhau.
2.3.2.3. Mô hình sản xuất theo sơ đồ đầu mối
Phạm vi áp dụng: thường được áp dụng ở các công ty tư vấn trực thuộc các hội ngành nghề.
Hình 2.3. Mô hình sản xuất theo sơ đồ đầu mối Cách thức hoạt động:
Mô hình sản xuất theo sơ đồ đầu mối đứng đầu là “giám đốc” điều hành mọi hoạt động của công ty. Công ty có cơ cấu đơn giản, giám đốc sẽ trực tiếp quản lý toàn bộ các dự án. Khi các dự án được nhận, mỗi dự án sẽ được chia làm 2 phần chính: Kiểm soát chất lượng và kế hoạch hợp đồng. Công ty chỉ có 1 văn phòng trực thuộc. Ngoài ra sẽ cộng tác thêm với công tác viên bên ngoài để hoàn thiện hồ sơ, tinh giảm bộ máy tổ chức đỡ cồng kềnh, đem lại hiệu quả cao cho công việc.
Cơ cấu tổ chức sản xuất theo sơ đồ đầu mối cho thấy những ưu điểm và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
Bộ máy quản lý hết sức gọn nhẹ, khoảng từ 4 – 6 người, chi phí hành chính nhỏ.
Sản lượng thực hiện có thể lớn do cơ chế kinh tế thoáng, thủ tục thanh toán đơn giản, nhanh chóng.
Việc tư vấn do các cộng tác viên khai thác được mang danh nghiasc Công tu để triển khai thực hiện. Lực lượng kỹ thuật kiểm hồ sơ phần lớn do các chuyên gia có uy tín bên ngoài công tu đảm nhận.
Nhược điểm:
Công ty không quản lý được lực lượng cộng tác viên nên dễ lúng túng khi phải sửa đổi hồ sơ hoặc xử lý các sự cố xảy ra.
Khó nhận được các dự án lớn, quan trọng. gặp khó khăn trong quá trình triển khai xây dựng.
Lợi nhuận và tích lũy không cao, ít có điều kiện đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên.
2.3.2.4. Mô hình sản xuất theo sơ đồ một chuyên ngành
Phạm vi áp dụng: thích hợp với dạng văn phòng kiến trúc, công ty tư nhân.
Hình 2.4. M ô hình sản xuất theo sơ đồ một chuyên ngành Cách thức hoạt động:
Mô hình sản xuất theo sơ đồ chuyên ngành đứng đầu là “giám đốc” điều hành mọi hoạt động của công ty. “giám đốc” sẽ trực tiếp quản lý các bộ phận chuyên trách.
Công ty có 3 bộ phận chính là:
Bộ phận thiết kế, kiến trúc là bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ thực hiện chức năng sản xuất chính.
Bộ phận hợp đồng là bộ phận đảm nhận hoàn thiện hồ sơ, hợp đồng và các giấy tờ có liên quan.
Bộ phận kế toán là bộ phận phụ trách quản lý có chức năng giúp giám đốc quản lý tài chính và tổ chức kế toán trong công ty.
Ngoài ra công ty còn công tác với các Chuyên gia và cộng tác viên kỹ thuật để tham khảo ý kiến và kiểm tra hồ sơ dự án.
Cơ cấu tổ chức sản xuất theo hướng chuyên môn hóa cho thấy những ưu điểm và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
Bộ máy tổ chức gọn nhẹ
Thuê chuyên gia các bộ môn kỹ thuật chuyên ngành bên ngoài để thực hiện dự án.
Nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, được trả lương cao.
Nhược điểm:
Chỉ có một tổ chức nhỏ làm đầu mối công việc giao dịch và chịu trách nhiệm pháp nhân, từ đó thuê lại các cá nhân bên ngoài để thực hiện công việc.
Không chủ động về nhân lực trong việc triển khai công việc và xử lý những phát sinh.
Khó có điều kiện thực hiện các sự án lớn, phức tạp về kỹ thuật.
Không có tích lũy hoặc tích lũy rất nhỏ để tặng trưởng và dành cho đào tạo.