CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC
3.1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Tư vấn xây dựng cơ sở hạ tầng Thái Nguyên
3.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ
Hình 3.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty
Hiện nay công ty hoạt động theo mô hình công ty cổ phần: Đại hội đồng cổ đông bầu ra hội đồng quản trị và ban kiểm soát công ty. Hội đồng quản trị bổ nhiệm giám đốc, phó giám đốc để điều hành công ty. Các phòng ban Công ty gồm hai bộ phận: bộ phận quản lý nghiệp vụ và bộ phận sản xuất.
• Ban giám đốc: Có nhiệm vụ chỉ đạo, xây dựng chiến lược, kế hoạch, phương án kinh doanh, lựa chọn thay đổi cơ cấu tổ chức. Ban giám đốc bao gồm 2 thành viên: 1 giám đốc, và 02 phó giám đốc.
+ Giám đốc Công ty: Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao như sau:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị.
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
- Quyết định tiền lương và quyền lợi khác đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc.
- Tuyển dụng lao động.
- Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh.
- Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và nghị quyết của Hội đồng quản trị.
Giám đốc trực tiếp điều hành phòng Tổ chức hành chính của Công ty và công việc kinh doanh hằng ngàytheo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, hợp đồng lao động ký với công ty và nghịquyếtcủa Hội đồng quản trị.Trường hợpđiều hành trái vớiquy định này mà gây thiệt hại cho công ty thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho công ty.
+ Phó Giám đốc: Là người thực hiện hoạt động chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ đối với các phòng ban và đưa ra ý kiến, giải pháp nhằm hỗ trợ, tư vấn cho Giám đốc Công ty. Phó Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về những công việc được Giám đốc giao cụ thể như sau:
- Phó giám đốc kinh tế phụ trách phòng kế toán tài chính, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính, kinh doanh và mua sắm của Công ty.
- Phó giám đốc kỹ thuật phụ trách các phòng: Kế hoạch kỹ thuật; phòng khảo sát địa chất, địa hình; phòng tư vấn xây dựng giao thông; phòng tư vấn xây dựng thủy lợi; phòng tư vấn xây dựng dân dụng và công nghiệp. Phó giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm trước giám đốc về các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, thiết kế và chất lượng của các sản phẩm tư vấn thiết kế của Công ty.
• Bộ phận quản lý nghiệp vụ bao gồm: Phòng Tổ chức Hành chính; Phòng kế toán tài chính; Bộ phận kế hoạch kỹ thuật.
• Bộ phận quản lý nghiệp vụgồm: Phòng khảo sát địa chất, địa hình; Phòng tư vấn xây dựng giao thông; Phòng tư vấn xây dựng thủy lợi; Phòng tư vấn xây dựng dân dụng & công nghiệp.
Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Tư vấn XD CSHT Thái Nguyên theo kiểu trực tuyến chức năng. Với mô hình này tồn tại quan hệ trực tuyến từ trên xuống dưới, tuyến quyền lực trong cơ quan là đường thẳng, mỗi cấp dưới chỉ chịu sự quản lý của một cấp trên duy nhất.
Với mô hình tổ chức này mọi nhân viên, thành viên trong Công ty đều có cấp trên trực tiếp rõ ràng. Công ty Cổ phần Tư vấn XD CSHT Thái Nguyên được chia thành 7 phòng độc lập gọi là các bộ phận trực tuyến. Mỗi phòng được trao quyền tự quyết toàn bộ hoạt động của mình sao cho hiệu quả nhất. Các trưởng phòng trực tiếp quản lý các cán bộ nhân viên của mình phụ trách, thực hiện tất cả các chức năng quản trị thông qua sự chỉ đạo, hướng dẫn của Giám đốc.
+ Ưu điểm:
- Hoạt động của công ty thống nhất từ trên xuống dưới giám đốc Công ty điều hành thông qua các văn bản, chỉ thị, các quyết định tới các phó giám đốc hoặc các phòng ban , theo cách quản lý này đã đạt được tính thống nhất trong mệnh lệnh. Tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng.
- Ưu điểm lớn nhất của mô hình trực tuyến chức năng là các phòng ban được thành lập theo chức năng nên sẽ phát huy tính chuyên môn hóa, tính tự chủ nên các thành viên trong tổ chức sẽ nâng cao được chuyên môn nghiệp vụ của mình do đó hiệu quả công việc cao. Đồng thời công ty sẽ phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề, tạo được sự chủ động trong quá trình giải quyết các vấn đề kỹ thuật, thanh quyết toán các công trình, dự án do các phòng thực hiện.
- Do việc thực hiện các công việc của tổ chức được chia tách bạch ra do đó cấp lãnh đạo sẽ có thể nhận xét một cách chính xác về khả năng làm việc của từng bộ phận. Vì vậy sẽ có những chính sách khen thưởng hợp lý đối với mỗi bộ phận. Bên canh đó, các cán bộ có cùng một nghiệp vụ được sắp xếp vào cùng một phòng ban nên sẽ tạo điều kiện cho họ học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau do đó sẽ giảm được chi
phí đào tạo cho công ty. Nhờ việc tổ chức theo mô hình chức năng sẽ giúp cho lãnh đạo biết được tình hình nhân sự cũng như khả năng làm việc của từng bộ phận. Từ đó tổ chức tuyển dụng cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu của công ty.
+ Nhược điểm:
- Do việc thực hiện các công việc của tổ chức được chia tách bạch, phân định chức năng rạch ròi sẽ làm giảm sự phối hợp giữa các bộ phận nên chưa kết hợp được thế mạnh và nguồn nhân lực giỏi trong các phòng với nhau, khi gặp phải công trình phức tạp, không tận dụng được kinh nghiệm và sự đóng góp ý kiến của các cán bộ giỏi trong các phòng. Giảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận là một trong những nhược điểm lớn của mô hình trực tuyến chức năng so với mô hình trực tuyến. Điều này làm cho tiến độ công việc chậm chạp, các quyết định quản lý kém chính xác và văn hoá tổ chức bị rời rạc. Tuy nhiên điều này có thể khắc phục bởi sự điều hành của giám đốc Công ty, giám đốc sẽ là người kết nối các chức năng khi cần thiết.
- Về cơ cấu tổ chức các phòng ban trong bộ máy của Công ty: Nhìn vào mô hình cơ cấu tổ chức của công ty ta có thể thấy rõ ràng công ty tập trung chủ yếu vào khu vực sản xuất. Trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu, tôi thấy phòng kế hoạch kỹ thuật là phòng có rất nhiều công việc, lĩnh vực hoạt động lại rộng. Phòng này vừa chịu trách xây dựng và kế hoạch kinh doanh hàng năm, dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sữa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị; tìm kiếm và quan hệ khách hàng;
kiểm tra chất lượng sản phẩm tư vấn thiết kế; lập hồ sơ dự thầu cho các dự án Công ty tham gia đấu thầu; ...
Hiện nay phòng Kế hoạch kỹ thuật có 09 cán bộ trong đó có 01 đồng chí trưởng phòng trực tiếp hướng dẫn, chỉ đạo công việc; 02 cán bộ phụ trách mảng kế hoạch: xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sữa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị theo dõi các hợp đồng kinh tế; … 02 cán bộ tìm kiếm và quan hệ khách hàng, thực hiện kế hoạch đấu thầu của Công ty; 04 cán bộ trực tiếp phụ trách công tác quản lý chất lượng. Tuy nhiên khi khối lượng các hồ sơ nhiều thì vẫn phải huy
động các cán bộ cùng phòng giúp đỡ, chính điều này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công việc chung của cả phòng, mặt khác đây là những công việc cần có sự chuyên sâu và sự phối hợp nhịp nhàng. Nó sẽ quyết định đến thị trường của công ty do đó quyết định sự sống còn của công ty. Trong khi đó, cả nguồn nhân lực lẫn vật lực cho bộ phận này lại chưa được đáp ứng đầy đủ. Việc bao trùm các nhiệm vụ trong một phòng như vậy sẽ làm cho các nhân viên không được chuyên sâu vào một lĩnh vực hoạt động, phải đảm đương nhiều lĩnh vực. Vì vậy sẽ làm giảm kết quả hoạt động của các phòng ban. Do vậy việc duy trì cơ cấu tổ chức như vây trong một thời gian dài sẽ làm cho Công ty hoạt động kém hiệu quả dần dần sẽ ảnh hưởng đến sự sống còn của tổ chức. Cho nên công ty cần có sự thay đổi kịp thời về tổ chức để có thể thích ứng được với điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay.