CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC
3.4. Đề xuất một số giải pháp chủ yếu nâng cao năng lực tư vấn thiết kế của Công ty Cổ phần tư vấn xây dựng cơ sở hạ tầng Thái Nguyên giai đoạn 2016 -2020 104
3.4.1. Giải pháp về tổ chức và quản lý
Mô hình quản lý trực tuyến - chức năng hiện nay hầu hết các đơn vị tư vấn đều áp dụng theo mô hình này, để công ty có thể đứng vững và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt thì nhiệm vụ trước mắt mà ban lãnh đạo phải làm là phải khắc phục được các nhược điểm của mô hình quản lý trên đồng thời xây dựng và hoàn thiện hơn nữa cơcấu tổ chức. Đây được coi là nhiệm vụ hàng đầu của Công ty trong giai đoạn 2016-2020.
1. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận
Mô hình quản lý trực tuyến - chức năng hiện nay vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế đặc biệt là việc giảm sự phối hợp giữa các phòng ban nên chưa kết hợp được thế mạnh và nguồn nhân lực giỏi trong các phòng với nhau, khi gặp phải công trình phức tạp, không tận dụng được kinh nghiệm và sự đóng góp ý kiến của các cán bộ giỏi trong các phòng. Giảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận là một trong những nhược điểm lớn của mô hình trực tuyến chức năng so với mô hình trực tuyến. Điều này làm cho tiến độ công việc chậm chạp, các quyết định quản lý kém chính xác và văn hoá tổ chức bị rời rạc.Tuy nhiên điều này có thể khắc phục bởi sự điều hành của giám đốc Công ty, giám đốc sẽ là người kết nối các chức năng khi cần thiết. Tuy nhiên điều này sẽ khắc phục bởi sự điều hành của giám đốc Công ty, giám đốc sẽ là người kết nối các chức năng khi cần thiết bằng cách:
- Ban lãnh đạo cần thường xuyên tổ chức những cuộc họp định kỳ để các phòng ban có thể trình bày các vướng mắc hay các yêu cầu giúp đỡ từ các phòng ban khác. Ban giám đốc sẽ chủ trì những cuộc họp này và là người lắng nghe các ý kiến của các trưởng phòng, gợi ý giải quyết vấn đề, giảm được sự trùng lặp và tăng tính phối hợp giữa các phòng ban. Đôi khi cần triệu tập tất cả các nhân viên trong tổ chức để thông báo mục tiêu chiến lược và lấy ý kiến của mọi người. Thông qua hình thức này không chỉ mang lại sự suôn sẻ trong công việc mà còn tạo động lực cho
các thành viên trong công ty được phát biểu, từ đó tạo nên sự quan trọng của mỗi thành viên trong tổ chức, góp phầntạo động lực để mọi người làm việc tốt hơn.
- Khi có các dự án giám đốc tiến hành phân công theo từng mảng cho các phòng ban là tất yếu nhưng cũng cần có sự giám sát theo dõi dự án của Ban giám đốc sẽ tốt hơn và cũng có thể họp các trưởng phòng khi có các dự án lớn.
- Công bố rộng rãi những chiến lược, chính sách, kế hoạch lớn cho tất cả các thành viên, bộ phận có liên quan. Cần có những thông tin ngang dọc trong toàn công ty giúp cho các thông tin trog tổ chức được tuyên truyền và thông suốt để toàn nhân viên biết rõ kế hoạch cũng như nhiệm vụ tương ứng đối với mỗi phòng ban, qua đó có sự kết hợp với các phòng ban khác trong quá trình thực hiện công việc của sẽ làm tăng hiệu quả phối hợpgiữa các bộ phận trong công ty.
Thực hiện được các giải pháp trên sẽ giúp cho các bộ phận, phòng ban trong Công ty có sự phối hợp giúp đỡ nhau trong công việc làm tăng hiệu quả về chất lượng và tiến độ của công việc đồng thời tạo nên sự thống nhất cao trong quản lý của toàn Công ty.
2. Xây dựng lại bộ máy các phòng ban trong Công ty
Cơ cấu tổ chức các phòng ban trong bộ máy của Công ty hiện nay vẫn chưa hợp lý, chủ yếu tập trung vào khu vực sản xuất mà ít chú ý đến mảng chiến lược kinh doanh marketing trong khi đây là một mảng rất quan trọng, đặc biệt trong tình hình nền kinh tế thị trường nước ta đang cạnh tranh gay gắt ngoài việc nâng cao chất lượng sản phẩm tư vấn thì công tác makerting quảng bá hình ảnh công ty để tìm kiếm thị trường là vô cùng cần thiết. Bộ phận Kế hoạch kỹ thuật của Công ty phải thực hiện quá nhiều công việc: vừa chịu trách xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sữa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị; tìm kiếm và quan hệ khách hàng; kiểm tra chất lượng sản phẩm tư vấn thiết kế; lập hồ sơ dự thầu cho các dự án Công ty tham gia đấu thầu trong khi nguồn nhân lực không đủ để đáp ứng yêu cầu công việc được giao. Chính vì vậy để nâng cao chất lượng làm việc của bộ phận Kế hoạch kỹ thuật tác giả đề xuất một số giải pháp sau:
Thứ nhất đề nghị tuyển thêm nhân sự cho phòng Kế hoạch kỹ thuật để có đủ nhân lực thực hiện các công việc của phòng. Theo tác giả cần phải tuyển thêm 05
cán bộ để bổ sung cho phòng đồng thời phân chia rõ theo tổ chuyên môngồm ba tổ:
Tổ kế hoạch; Tổ kinh doanh; Tổ quản lý chất lượng; đứng đầu là các tổ trưởng để giám sát thực hiện các công việc và báo cáo kịp thời cho trưởng phòng. Tổ trưởng phải chịu trách nhiệm kiểm tra đôn đốc các thành viên trong tổ thực hiện các công việc theo đúng yêu cầu về tiến độ, chất lượng đã được giao, báo cáo tình hình thực hiện công việc, những khó khăn vướng mắc một cách kịp thời để trưởng phòng có hướng giải quyết xử lý.
Hình 3.14 . Sơ đồ tổ chức phòng Kế hoạch kỹ thuật Công ty Tổ kế hoạch được bố trí 03 cán bộ, sẽ đảm nhiệm những nhiệm vụ:
- Nghiên cứu tổng hợp và xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, dài hạn, ngắn hạn cho công ty.
- Tổng hợp, theo dõi hoạt động của phòng ban theo chương trình, kế hoạch đã đề ra. Tổng hợp các báo cáo từ các bộ phận Công ty; phối hợp với các bộ phận thực hiện theo dõi, đôn đốc các hợp đồng theo tiến độ ký kết.
- Xây dựng kế hoạch đầu tư hàng năm; kế hoạch bảo dưỡng, sữa chữa lớn các thiết bị của các đơn vị và kiểm tra việc bảo dưỡng, sửa chữa lớn thiết bị của các đơn vị theo định kỳ.
Tổ kinh doanh được bố trí 04 cánbộ, sẽ đảm nhiệm những nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh,tổ chức tiếp thị quảng bá hình ảnh của Công ty khai thác mở rộng thị trường, quan hệ khách hàng và tìm kiếm các hợp đồng kinh tế.
- Xây dựng kế hoạch tham gia đấu thầu, lập hồ sơ dự thầu, trúng thầu các dự án của Công ty.
Trưởng phòng KH KT
Tổ kế hoạch (3 cán bộ)
Tổ kinh doanh (4 cán bộ)
Tổ quản lý chất lượng (6 cán bộ)
Tổ quản lý chất lượng được bố trí 06 cán bộ, sẽ đảm nhiệm những nhiệm vụ:
- Nhiệm vụ quản lý chặt chẽ đầu ra của sản phẩm theo đăng ký ngành nghề kinh doanh của Công ty được cấp thiết kế trước khi chuyển hồ sơ cho ban lãnh đạo phê duyệt và ký. Đây là một bộ phận rất quan trọng nó quyết định chất lượng của sản phẩm tư vấn trước khi bàn giao cho Chủ đầu tư. Sau khi hồ sơ thiết kế được kiểm tra kỹ ở các phòng ban sản xuất sẽ được chuyển xuống tổ quản lý chất lượng của phòng Kế hoạch kỹ thuật để kiểm tra và thanh tra bước cuối cùng trước khi chuyển hồ sơ cho ban lãnh đạo phê duyệt và ký. Nội dung kiểm tra, thanh tra bao gồm: sự phù hợp với nhiệm vụ thiết kế, quy trình thiết kế, các tiêu chuẩn, quy chuẩn áp dụng, hồ sơ dự toán, …
- Bên cạnh đó bộ phận quản lý chất lượng cùng là nơi tham mưu cho lãnh đạo đưa ra các phương thức quản lý nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ thiết kế công trình.
Là nơi lưu giữ sổ tay chất lượng và nơi lưu trữ tài liệu chuyên ngành cũng như tài liệu chất lượng của cơ quan.
Hiện nay để thực hiện được giải pháp trên Công ty cần nhanh chóng đưa thông tin tuyển dụng kỹ sư chuyên ngành kỹ thuật và marketing lên các phương tiện thông tin đại chúng như báo đài, mạng internet. Sau khi tuyển dụng Công ty phải phân công về các tổ chuyên môn cụ thể như sau:
Tổ kế hoạch: Bổ sung thêm 01 cán bộ là kỹ sư chuyên ngành kỹ thuật.
Tổ kinh doanh: Bổ sung thêm 02 cán bộ là cử nhân chuyên ngành marketing.
Tổ quản lý chất lượng: Bổ sung thêm 02 cán bộ là kỹ sư chuyên ngành kỹ thuật.
Phân công nhiệm vụ công việc cho các tổ chuyên môn một cách rõ ràng đồng thời đề nghị các tổ trưởng ngoài phụ trách công tác chuyên môn thì phải luôn luôn phối hợp với trưởng phòng kế hoạch kỹ thuật giải quyết những khó khăn vướng mắc trong công việc tránh tình trạng tồn đọng, trì trệ. Phòng Kế hoạch kỹ thuật thực hiện những nhiệm vụ quan trọng, xương sống của Công ty chính vì vậy nâng cao trình độ về chuyên môn nghiệp vụ đủ về nhân lực vật lực là giải pháp quan trọng để nâng cao năng lực tư vấn của Công ty.
3. Hoàn thiện văn hóa công ty
Ban lãnh đạo công ty cần chú trọng việc xây dựng hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp. Công ty CP Tư vấn XD CSHT Thái Nguyên cần phải ý thức được rõ ràng việc cần thiết phải hình thành văn hoá doanh nghiệp làm nền tảng tinh thần cho sự trưởng thành về mọi mặt của đơn vị. Văn hóa được sử dụng nhằm tăng sự phối hợp trong tổ chức. Văn hoá tổ chức là những giá trị, những chuẩn mực, lễ nghi hàng ngày mang tính đặc trưng của tổ chức. Chính văn hoá là chất keo dính thượng hạng đểgắn kết những con người trong tổ chức làm cho các nhân viên trong tổ chức tăng cường khả năng phối hợp nhằm đạt tới một mục đích chung nhằm nâng cao hình ảnh, uy tín của Công ty trên thị trường. Tuy nhiên văn hoá công ty không phải cái tự nhiên sẵn có mà nó cần được gây dựng và giữ gìn dựa trên phong cách làm việc và cách thức làm việc của tất cả cán bộ nhân viên trong công ty nhằm tạo ra môi trường làmviệc tốt, trong đó mỗi cá nhân nhận thức đúng về vai trò nhiệm vụ của mình, gắn bó với tập thể, hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp.
Để xây dựng một văn hoá làm việc mang đặc trưng của Công ty trong thời gian tới tôi xin kiến nghị một số giải pháp sau:
Thứ nhất, tăng sự đoàn kết của toàn bộ công nhân viên trong công ty, đề cao tinh thần cộng đồng, coi trọng giá trị nhân văn tạo cho mọi người có một niềm tin về sự phát triển của công ty trong tương lai. Từ đó tạo ra động lực làm việc cho tất cả mọi người. Muốn làm được điều này Giám đốc phải hiểu được tâm lý của nhân viên và tìm ra những giải pháp mang tính xúc tác để liên kết mọi người trong công ty. Đây là một việc rất phức tạp và nếu không khéo léo dễ gây ra kết quả ngược lại.
Thứ hai, Tạo cho công nhân viên phong cách làm việc mang tác phong công nghiệp, điều này có thể thực hiện thông qua các quy chế của công ty nhưng cũng không nên cứng nhắc quá.
Thứ ba, định kì tiến hành đánh giá công việc của công nhân viên. Việc đánh giá cần được thực hiện công khai, xây dựng nên những tiêu chuẩn chung để đánh giá nhằm tạo sự công bằng và không khí tích cực trong tổ chức. Thông qua việc đánh giá những cá nhân đã làm tốt được khuyến khích sẽ tạo động lực để họ tiếp tục
phấn đấu vì được quan tâm, còn những cá nhân làm chưa tốt sẽ tự có ý thức phấn đấu.
Bên cạnh đó, quan tâm tới nhân viên, hiểu biết công việc của nhân viên sẽ tạo được mối quan hệ ngoài công việc rất tốt giữa cán bộ và nhân viên. Từ đó tác động đến mối quan hệ trong công việc.
Thứ tư, mạnh dạn và năng động trong quản lý, coi trọng chữ tín trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Giá trị văn hoá doanh nghiệp của công ty sẽ đóng góp vào thành tựu của công ty, tạo nên uy tín, lòng tin đối với các chủ đầu tư và khách hàng sẽ là cầu nối đưa Công ty tiến xa hơn nữa trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay.