CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BỒI DƯỠNG NGẮN HẠN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM – ĐHĐN
3.2. Biện pháp quản lý hoạt động bồi dưỡng ngắn hạn của Trường Đại học Sư phạm - ĐHĐN
3.2.1. Hoàn thiện quy định và các quy trình thực hiện công tác bồi dưỡng a) Mục tiêu
Quy trình bồi dưỡng là khâu rất quan trọng trong hoạt động bồi dưỡng các chương trình ngắn hạn. Để triển khai thực hiện các hoạt động cần phải có rất nhiều những hoạt động quản lý khác nhau từ cấp lãnh đạo đến cấp phòng, khoa và đến từng cán bộ quản lý lớp cũng như sự tham gia của học viên. Những quy trình này nhằm mục tiêu:
Kế hoạch các khóa bồi dưỡng được các cấp lãnh đạo dự kiến và phê duyệt có quy trình, đảm bảo mọi nhu cầu mở lớp của các đơn vị.
Cán bộ quản lý lớp chủ động thực hiện trách nhiệm của mình như: làm các thủ tục mở lớp, giám sát tất cả các hoạt động diễn ra trong quá trình học tập được khoa học, chặt chẽ.
Các đơn vị có liên quan trong Trường và các cơ sở liên kết cùng nhau phối hợp cho hoạt động bồi dưỡng được diễn ra có hiệu quả cao nhất như: Tổ chức - Hành chính, Kế hoạch - Tài chính, Khảo thí và ĐBCLGD...
Học viên khi liên hệ giải quyết các công việc liên quan sẽ thuận lợi khi có quy trình và biểu mẫu rõ ràng.
b) Nội dung
Hoàn thiện được quy trình thực hiện công tác bồi dưỡng ngắn hạn và theo hướng tiếp cận của từng đối tượng như cán bộ quản lý, giảng viên, chuyên viên và người học;
nội dung quy trình phải thể hiện rõ các bước thực hiện và biểu mẫu kèm theo.
Phổ biến và công khai rộng rãi bằng nhiều hình thức khác nhau như văn bản hành chính, website, mạng xã hội… để các đối tượng dễ dàng tiếp cận.
c) Tổ chức thực hiện
Bước 1: Xây dựng kế hoạch
Căn cứ vào quy trình tổ chức quản lý, thực hiện công tác bồi dưỡng ngắn hạn của Nhà trường, các phòng chức năng, khoa chuyên môn và các đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện và phối hợp theo từng nội dung công việc cụ thể trên cơ sở chức năng nhiệm vụ được giao, đảm bảo triển khai kịp thời, đúng tiến độ theo kế hoạch chung và đạt hiệu quả trong công việc.
Bước 2: Tổ chức thực hiện
a) Các Khoa chuyên môn có liên quan đến các chương trình bồi dưỡng ngắn hạn thực hiện các nội dung công việc sau:
- Đề xuất danh mục các loại hình, xây dựng đề án đào tạo bồi dưỡng.
- Phối hợp với Phòng Đào tạo và các đơn vị liên quan để xây dựng kế hoạch và tổ chức bồi dưỡng.
- Xây dựng ngân hàng đề thi, chấm thi học phần và phối hợp công tác coi thi.
b) Phòng Đào tạo là đơn vị chủ trì, phối hợp với các khoa, các đơn vị liên quan tổ chức quảng bá, truyền thông, khai thác và tổ chức các dịch vụ bồi dưỡng ngắn hạn theo nhu cầu xã hội và chịu trách nhiệm bồi dưỡng cấp chứng chỉ, chứng nhận cho các khóa dưỡng ngắn hạn theo quy định của pháp luật và quy chế quản lý văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận của Bộ GD-ĐT thực hiện các nội dung sau:
- Chủ trì thiết lập và mở rộng quan hệ giữa Trường Đại học Sư phạm - ĐHĐN với các địa phương và các CSLKĐT trong việc bồi dưỡng, cung ứng nguồn nhân lực, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội và đáp ứng nhu cầu của địa phương, doanh nghiệp.
- Phối hợp với các Khoa chuyên môn, các Tổ bộ môn, các nhóm xây dựng danh mục, chương trình đào tạo ngoại ngữ, tin học, chuyên môn, nghiệp vụ của các chương trình bồi dưỡng ngắn hạn, kỹ năng mềm đáp ứng yêu cầu người học và của xã hội;
theo dõi, quản lý hoạt động, lịch trình giảng dạy của giảng viên tại các lớp bồi dưỡng.
- Chủ trì xây dựng và đôn đốc thực hiện kế hoạch tuyển sinh các loại hình đào tạo bồi dưỡng, bổ túc kiến thức và bồi dưỡng ngắn hạn; xây dựng thời khóa biểu, kế hoạch phân công giảng dạy, học tập và tổ chức thi kiểm tra đánh giá. Công bố cho người học lịch học, lịch thi và kết quả đánh giá.
- Phối hợp với các khoa xây dựng dữ liệu giảng viên và các đối tượng thỉnh giảng để ký kết hợp đồng giảng dạy cho các chương trình đào tạo bồi dưỡng do Phòng quản lý.
- Tham mưu hợp đồng tuyển sinh, liên kết đào tạo, bồi dưỡng các CTNH với các cơ quan, tổ chức có nhu cầu. Tổ chức xét tốt nghiệp, cấp chứng chỉ và quản lý hồ sơ của học viên theo quy định của Nhà trường.
- Phối hợp với các đơn vị xây dựng định mức học phí.
c) Phòng Kế hoạch-Tài chính là đơn vị chủ trì xây dựng dự toán thu - chi, thanh quyết toán và các nội dung khác liên quan, thực hiện các nội dung, công việc sau:
- Chủ trì thẩm định, quản lý học phí của người học được đào tạo bồi dưỡng.
- Quản lý định mức giảng dạy và thanh toán các chế độ về công tác giảng dạy, công tác tuyển sinh, thi, chấm thi và các kinh phí khác có liên quan.
- Thẩm định định mức thu - chi và theo dõi công tác tài chính đối với các loại hình, chương trình bồi dưỡng ngắn hạn và các gói hợp đồng liên kết đào tạo; Thẩm định dự toán và các khoản chi khác liên quan.
- Hướng dẫn nghiệp vụ kế toán, hồ sơ và chứng từ liên quan.
- Phối hợp với Phòng Đào tạo thanh toán các khoản chi về công tác tuyển sinh, đào tạo, tổ chức dạy học, coi thi, chấm thi và các khoản chi khác liên quan theo dự toán được duyệt; Phối hợp theo dõi quản lý học phí, lệ phí và các khoản kinh phí có liên quan đến người học.
- Chi kinh phí cho các đơn vị, cá nhân tham gia vào các hoạt động bồi dưỡng ngắn hạn cấp chứng chỉ, chứng nhận theo quy định.
d) Phòng Tổ chức - Hành chính là đơn vị chức năng thực hiện các nội dung liên quan, bao gồm:
- Thực hiện các công tác văn thư, tổng hợp liên quan khác.
- Phối hợp xây dựng, quản lý và cung cấp phôi các loại chứng chỉ, chứng nhận.
e) Phòng Công tác Sinh viên phối hợp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tuyên truyền đến sinh viên, học viên về chuẩn đầu ra, sự cần thiết về việc hoàn thiện các kỹ năng cơ bản phù hợp với các ngành nghề;
- Bổ sung danh mục các khóa bồi dưỡng ngắn hạn, các kỹ năng đã được đào tạo bồi dưỡng vào mẫu khai lý lịch sinh viên khi tốt nghiệp.
f) Phòng KT&KĐCLGD phối hợp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Phối hợp với phòng Đào tạo tổ chức công tác thi kết thúc học phần/chuyên đề.
- Chủ trì triển khai công tác lấy phản hồi ý kiến người học về đội ngũ giảng dạy, chương trình và điều kiện học tập.
g) Các đơn vị khác có liên quan thực hiện theo chức năng nhiệm vụ đã được quy định.
Bước 3: Kiểm tra đánh giá
Thường xuyên theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các nội dung chưa phù hợp để hoạt động BDNH được thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
d) Điều kiện thực hiện
Để quy trình bồi dưỡng các chương trình ngắn hạn được thực hiện có hiệu quả và chất lượng, phòng Đào tạo là đơn vị trực tiếp quản lý hoạt động bồi dưỡng của Trường phải tham mưu cho các cấp lãnh đạo, phối hợp với các khoa chuyên môn, các phòng chức năng có liên quan những thủ tục cần thiết, ngắn gọn và tạo điều kiện thuận lợi nhất có thể mang tính nhanh nhạy, linh hoạt bởi tính chất các lớp bồi dưỡng là lớp học ngắn ngày.
Để quy trình bồi dưỡng được thực hiện đồng bộ và đúng quy chuẩn cần phải có những quy chế làm việc và quy chế phối hợp giữa các phân việc, quy chế phối hợp giữa các phòng chức năng, khoa chuyên môn, thể hiện tính chuyên nghiệp của Nhà trường.
3.2.2. Đổi mới công tác khảo sát nhu cầu bồi dưỡng và tuyển sinh a) Mục tiêu
Khảo sát nhu cầu bồi dưỡng được thực hiện hiệu quả sẽ giúp Nhà trường chủ động xây dựng kế hoạch tuyển sinh, xây dựng đội ngũ và cơ sở vật chất phục vụ hoạt động BDNH hằng năm. Thực trạng trong những năm gần đây, toàn ngành giáo dục nói chung và công tác đào tạo bồi dưỡng nói riêng gặp không ít khó khăn, áp lực, chính vậy, cần đổi mới và tăng cường hơn nữa công tác khảo sát nhu cầu bồi dưỡng và tuyển sinh.
b) Nội dung
Xác định rõ phạm vi, đối tượng và phương thức tiến hành.
Tăng cường công tác truyền thông quảng bá và triển khai bằng nhiều hình thức, nhiều kênh thông tin.
Ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào công tác khai thác và xử lý thông tin về nhu cầu người học.
c) Tổ chức thực hiện
Bước 1: Xây dựng kế hoạch
Ban giám hiệu chỉ đạo các phòng chức năng tham mưu xây dựng kế hoạch tổng thể về khảo sát nhu cầu bồi dưỡng và tuyển sinh hằng năm và dài hạn. Trong kế hoạch thể hiện được mục tiêu, nội dung và phương thức thực hiện.
Xây dựng đội ngũ chuyên trách xác định nhu cầu người học và tuyển sinh.
Phòng Đào tạo chủ trì và phối hợp với các phòng chức năng, khoa chuyên môn thực hiện việc khảo sát nhu cầu bồi dưỡng và tuyển sinh đúng mục đích, đúng quy định; thường xuyên theo dõi việc tổ chức khảo sát, khai thác thông tin người học diễn ra đúng kế hoạch đề ra và báo cáo, tham mưu các công việc cho Ban giám hiệu chỉ đạo.
Bước 2: Tổ chức thực hiện
Phòng Đào tạo trực tiếp triển khai thực hiện các nội dung theo kế hoạch đề ra, phân công chuyên viên phụ trách trực tiếp thực hiện các nội dung liên quan.
Theo dõi việc thực hiện và nhận các phản hồi thông tin ở các bên liên quan, đặc biệt là các cơ sở liên kết đào tạo và tổng hợp, tham mưu Ban giám hiệu chỉ đạo.
Tăng cường tin học hóa trong công tác thực hiện, sử dụng đa dạng, phong phú các hình thức tổ chức truyền thông, quảng bá.
Tập huấn và bồi dưỡng công tác tư vấn cho đội ngũ trực tiếp tư vấn về chuyên môn và nghiệp vụ.
Bước 3: Kiểm tra đánh giá
Thường xuyên tổ chức đánh giá rút kinh nghiệm cho công tác khảo sát, khai thác thông tin để kịp thời điều chỉnh.
d) Điều kiện thực hiện
Xây dựng đội ngũ chuyên trách truyền thông, quảng bá các chương trình và được bồi dưỡng các kiến thức nghiệp vụ chuyên nghiệp.
Xây dựng được phân hệ trực tuyến để nâng cao hiệu quả khảo sát, đánh giá, xác định nhu cầu và triển khai công tác tuyển sinh.
3.2.3. Phát triển các chương trình bồi dưỡng ngắn hạn a) Mục tiêu
Xây dựng và phát triển các chương trình bồi dưỡng ngắn hạn phải đảm bảo tính hiện đại, khoa học và đại chúng nhằm đáp ứng được yêu cầu của xã hội và thu hút được mọi đối tượng có nhu cầu tham gia học tập.
Mục tiêu, nội dung chương trình bồi dưỡng phải có tình mềm dẻo, linh hoạt, có khả năng thích ứng cao phù hợp với thị trường và đáp ứng nhu cầu người học.
Chương trình bồi dưỡng theo tiêu chuẩn nghiệp vụ của từng hạng, ngạch viên chức đã được nhà nước ban hành nhằm khắc phục cơ bản tình trạng thiếu tiêu chuẩn của ngạch hoặc không đủ tiêu chuẩn để bổ nhiệm vào ngạch.
Các chương trình bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhằm trang bị những kiến thức, kỹ năng thực hiện công việc, đồng thời cập nhật, nâng cao trình độ kiến thức chuyên môn đã được đào tạo trước đây cho cán bộ, giáo viên.
b) Nội dung
Chương trình bồi dưỡng phải được xây dựng dựa trên nhu cầu của người học, nội dung phải đảm bảo tính hiện đại, cân đối giữa lí thuyết với thực hành. Các module kiến thức, kĩ năng về thực hiện quy trình phát triển chương trình Nhà trường phù hợp với đặc điểm vùng miền, địa phương.
Đẩy mạnh công tác xây dựng mới và điều chỉnh các chương trình đáp ứng được mọi đối tượng có nhu cầu.
Nội dung bồi dưỡng phải sát với thực tiễn sao cho thông qua các khóa bồi dưỡng, học viên nắm được những kiến thức có thể vận dụng vào đặc điểm cụ thể của địa phương học. Thực hiện lồng ghép một số vấn đề để tránh sự trùng lặp, lãng phí, chú trọng bồi dưỡng theo từng chức danh.
c) Tổ chức thực hiện
Bước 1: Xây dựng kế hoạch
Ban giám hiệu chỉ đạo các bộ phận tham mưu lập kế hoạch tổng thể về xây dựng và phát triển các chương trình bồi dưỡng ngắn hạn cho từng năm. Xác định rõ mục tiêu, nội dung, đội ngũ, tài chính và dự kiến kế hoạch thực hiên; lựa chọn phương pháp cách thức tiến hành để xây dựng và phát triển chương trình bồi dưỡng thu hút người học và đáp ứng yêu cầu của xã hội.
Bước 2: Tổ chức thực hiện
Nhóm công tác thực hiện rà soát lại nhu cầu bồi dưỡng của các nhóm đối tượng đã xác định. Nghiên cứu đề xuất các nội dung bồi dưỡng thuộc các năng lực nghề nghiệp. Danh mục chuyên đề bồi dưỡng cần phải phong phú, đa dạng để có thể đáp ứng được tối đa nhu cầu của người học. Đảm bảo công tác này phải được thực hiện định kỳ và thường xuyên.
Tập huấn cho cán bộ quản lý, giảng viên về phương pháp xây dựng phát triển chương trình bồi dưỡng nhằm xác định mục tiêu và chuẩn đầu ra về kiến thức, kỹ năng, thái độ của mỗi chương trình ngắn hạn để xây dựng chương trình chi tiết đảm bảo tính khoa học ứng dụng cao.
Tổ chức biên soạn xây dựng khung chương trình, đề cương chi tiết và tài liệu bồi dưỡng về phương pháp, kỹ thuật dạy học mới.
Tổ chức hội thảo lấy ý kiến đảm bảo có sự phối hợp tham gia của các đơn vị sử dụng lao động, các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm, công tác ở các cơ sở giáo dục, địa phương khác nhau tham gia các buổi hội thảo, tọa đàm,
nói chuyện chuyên đề về chuẩn đầu ra của các chương trình bồi dưỡng để có sơ sở điều chỉnh bổ sung hoặc làm mới chương trình bồi dưỡng.
Tổng hợp các ý kiến đóng góp, chỉnh lý nội dung để hoàn thiện chương trình, thông qua hội đồng khoa học, xin phép cấp có thẩm quyền ký và ban hành.
Công khai chương trình bồi dưỡng ngắn hạn trên trang website của nhà Trường và các kênh thông tin khác nhau để người học dễ tiếp cận.
Bước 3: Kiểm tra đánh giá
Tăng cường công tác kiểm tra rà soát đánh giá việc thực hiện các nội dung theo kế hoạch; định kỳ rà soát cập nhật bổ sung để đáp ứng nhu cầu xã hội.
Chỉ đạo các bộ phận tham mưu lập kế hoạch khảo sát người học để đánh giá một cách khách quan hiệu quả những chương trình BDNH đã ban hành triển khai thực hiện.
d) Điều kiện thực hiện
Có kế hoạch rõ ràng về các bước phải thực hiện;
Xác định một khung thời gian hợp lý, linh hoạt để từng bước đạt được mục tiêu bồi dưỡng đặt ra;
Có những nguồn lực cần thiết (thời gian, tiền bạc, tài liệu, cán bộ chuyên trách, cơ sở hạ tầng và thiết bị...) để đảm bảo tiến độ thực hiện theo dự kiến.
3.2.4. Đổi mới hình thức đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn a) Mục tiêu
Xây dựng những hình thức bồi dưỡng phù hợp, khả thi đối với từng nhóm đối tượng được bồi dưỡng và đối với từng năng lực được bồi dưỡng. Thực chất, đây là giải pháp phong phú hoá hình thức bồi dưỡng, tạo ra môi trường khoa học sinh động, mở ra nhiều kênh trao đổi thông tin khoa học, tạo điều kiện học tập lẫn nhau giữa mọi người để nâng cao năng lực nghề nghiệp cho người học.
b) Nội dung
Để thu hút người học tích cực tham gia hình thức bồi dưỡng có thể được thực hiện theo các hình thức sau đây: bồi dưỡng theo hình thức tập trung; bồi dưỡng theo hình thức trực tuyến; bồi dưỡng theo hình thức kết hợp vừa trực tiếp vừa trực tuyến; tự bồi dưỡng có tài liệu hướng dẫn của người học.
Các phương pháp bồi dưỡng cần thực hiện phối hợp: Phương pháp thuyết trình có hướng dẫn; Phương pháp làm mẫu bắt chước; Phương pháp nghiên cứu trường hợp;
Phương pháp trải nghiệm thực tế; Phương pháp nêu vấn đề; Phương pháp thảo luận, làm việc nhóm, diễn đàn trao đổi…
Giảng viên, báo cáo viên tùy theo đặc điểm tình hình của từng khóa bồi dưỡng lựa chọn vận dụng phối hợp các phương pháp và hình thức tổ chức bồi dưỡng cho phù hợp với đối tượng nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn.
c) Tổ chức thực hiện
Bước 1: Xây dựng kế hoạch