Quản lý tài chính tại các trường cao đẳng công lập

2.1. Tài chính và quản lý tài chính các trường cao đẳng công lập

2.1.2. Quản lý tài chính tại các trường cao đẳng công lập

2.1.2.1. Khái niệm

Khái niệm quản lý trong Giáo trình Khoa học quản lý (Học viện Tài chính)

“là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của các chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đề ra trong điều kiện môi trường luôn biến động” [70]. Cũng theo các nhà khoa học ở Học viện Tài chính, sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý được “tiến hành thông qua việc sử dụng các công cụ và phương pháp thích hợp nhằm tác động và điều khiển đối tượng quản lý hoạt động phát triển phù hợp với quy luật khách quan và đạt tới các mục tiêu đã định” [68, tr.39].

Theo học thuyết về quản lý của các nhà quản trị học hiện đại, thì “Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất” (F. Taylor); “Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác” (Harol Koontz). Paul Hersey và KenBlanc Heard trong cuốn “Quản lý nguồn nhân lực” lại cho rằng

“Quản lý là một quá trình cùng làm việc giữa nhà quản lý và người bị quản lý nhằm thông qua hoạt động của cá nhân, của nhóm, huy động các nguồn lực khác để đạt mục tiêu của tổ chức”. Trong khi đó tiếp cận theo quy trình quản lý, Stephen P.Robbins và Mary Coulter (2011) nêu quan điểm “Quản lý là tiến trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu

đề ra” [152].

Tác giả Lương Thị Huyền [85] đã đưa ra định nghĩa “Quản lý là cách thức, biện pháp, nguyên tắc tác động lên các hoạt động của con người nhằm đạt được các mục đích đã định với hiệu quả mong muốn”.

Như vậy, có thể thấy quản lý là một hoạt động đặc trưng của xã hội loài người,

mà cụ thể hơn đó là đặc trưng của các hệ thống do con người làm chủ (tổ chức và điều khiển), nhằm hướng tới những mục tiêu nhất định. Và do đó, trong hoạt động quản lý,

các vấn đề về (i) chủ thể quản lý, (ii) đối tượng quản lý, (iii) mục tiêu quản lý, (iv) công

cụ và phương pháp quản lý là những nhân tố trung tâm, đ i hỏi phải được nghiên cứu, xác định đúng đắn. Về mặt biểu hiện, hoạt động quản lý được tiến hành thông qua quy trình lặp đi lặp lại 05 công đoạn sau: (1) công tác kế hoạch (planification), (2) tổ chức

bộ máy (oraganization), (3) tổ chức thực hiện (realization), (4) kiểm tra việc thực hiện

kế hoạch (controlizaton), và (5) tổng kết kỳ kế hoạch (summarization). Trong khoa học quản lý, người ta nhấn mạnh đến hai vấn đề sau đây: một là, sau khi đã xác định được

kế hoạch, thì tổ chức bộ máy đóng vai tr quan trọng nhất quyết định thành công của việc thực hiện kế hoạch; hai là, trong quá trình tổ chức thực hiện, khoa học quản lý rất coi trọng các biện pháp tác động gián tiếp thông qua giáo dục tư tưởng, nâng cao nhận thức, tổ chức các phong trào thi đua, hoạt động phúc lợi xã hội… nhằm tạo sự đồng thuận, thúc đẩy hoàn thành mục tiêu của hệ thống.

Do đó, tác giả cho rằng quản lý tài chính là hoạt động của các chủ thể trong

xã hội thông qua việc sử dụng theo một trình tự logic nhất định các công cụ và phương pháp quản lý để tác động và điều khiển hoạt động của tài chính, nhằm đạt

được mục tiêu đề ra trong từng giai đoạn phát triển kinh tế - xã hội cụ thể.

Đồng thời, tiếp cận theo quan điểm hệ thống và gắn với định hướng nghiên cứu của đề tài luận án, thì quản lý tài chính được mô tả như sau là phù hợp:

Thứ nhất, quản lý tài chính là một hệ thống, với các phần tử, mối quan

hệ/tương tác giữa các phần tử được xem x t theo các giác độ khác nhau gắn với những vấn đề/nhân tố trung tâm của hoạt động quản lý tài chính. Theo đó:

(i) Quản lý tài chính là hoạt động của các chủ thể trong xã hội, do đó phần tử của hệ thống quản lý tài chính là các chủ thể trong xã hội có mối quan hệ tác động qua lại, được thể hiện thông qua sự thỏa hiệp giữa các quyền - lợi ích chung của các chủ thể và các quyền - lợi ích riêng của từng chủ thể trong quá trình sử dụng các công cụ và phương pháp quản lý để tác động, điều khiển hoạt động của tài chính; và

cơ sở lý luận cho sự thỏa hiệp này xuất phát từ chính vai tr , vị thế (vị trí quyền lực) của từng chủ thể trong hệ thống (phân cấp thẩm quyền, trách nhiệm trong hệ thống). Trong đó, vai tr của một thực thể là hình thức biểu hiện vị thế (vị trí quyền lực)

của thực thể thông qua việc thực hiện một hoặc nhiều chức năng mà thực thể đó phải thực hiện trong hệ thống. Nói một cách khác, vai tr của một thực thể là một phạm trù để diễn đạt sự tương tác cho ph p của thực thể đó với các thực thể khác trong hệ thống; cho bởi các hoạt động, các hành vi của thực thể đó đối với hệ thống tương ứng với vị thế của thực thể đó trong hệ thống;

(ii) Quản lý tài chính là việc sử dụng theo một trình tự lôgíc nhất định các công cụ và phương pháp quản lý để tác động và điều khiển hoạt động của tài chính,

do đó phần tử của hệ thống quản lý tài chính là các công cụ và phương pháp quản

lý, mà cụ thể hơn là các quy phạm pháp luật, quy phạm kỹ thuật, quy phạm đạo đức,

đ n bẩy kinh tế (thuế, giá cả, lãi suất tín dụng…) được sử dụng để tác động và điều khiển hoạt động của tài chính; đồng thời, chính việc sử dụng các công cụ và phương pháp quản lý theo một trình tự lôgíc nhất định thể hiện mối quan hệ/tương tác giữa các (phần tử) công cụ và phương pháp quản lý (của hệ thống);

(iii) Đối tượng của quản lý tài chính là hoạt động của tài chính, do đó phần tử của hệ thống quản lý tài chính là các hoạt động tạo lập, hoạt động phân phối và hoạt động sử dụng các quỹ tiền tệ; sự tương tác giữa các phần tử/hoạt động này là mối quan hệ nhân - quả;

(iv) Quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng luôn tồn tại gắn với những mục tiêu nhất định, do đó phần tử của hệ thống quản lý tài chính là tập hợp/hệ thống các mục tiêu mà chủ thể quản lý đặt ra phù hợp với từng giai đoạn/lộ trình phát triển cụ thể, và như vậy mỗi mục tiêu vừa là nhân, vừa là quả của mục tiêu khác (sự tương tác này giữa các mục tiêu chính là cơ chế của hệ thống mục tiêu).

Thứ hai, mục tiêu (chung) của hệ thống quản lý tài chính là đảm bảo các hoạt

động tài chính vận hành phù hợp với quy luật khách quan của sự phát triển kinh tế -

xã hội, và ý muốn chủ quan của các chủ thể quản lý trong xã hội.

Thứ ba, hệ thống quản lý tài chính luôn biến động và thay đổi để thích ứng

với những quy luật khách quan của sự phát triển kinh tế - xã hội.

Như vậy, có thể nêu quan niệm về quản lý tài chính như sau: Quản lý tài chính là sự tác động qua lại giữa các chủ thể trong xã hội trên cơ sở mối tương quan

quyền - lợi ích của các bên, được thể hiện thông qua việc sử dụng theo một trình tự lôgíc nhất định các công cụ và phương pháp quản lý, để tác động và điều khiển hoạt động tài chính có liên quan, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra (mục tiêu chung của các chủ thể và mục tiêu riêng của từng chủ thể tham gia cơ chế) trong từng giai đoạn/quá trình phát triển cụ thể.

Vận dụng quan niệm trên, và với định hướng nghiên cứu của đề tài luận án, thì: Quản lý tài chính các trường cao đẳng công lập là tổng thể các công cụ và phương pháp tác động và điều khiển hoạt động tài chính của chủ thể tham gia vận hành trường cao đẳng (nhà nước và nhà trường) trong điều kiện hiện nay nhằm góp phần tăng cường đảm bảo cơ sở vật chất nâng cao chất lượng các hoạt động của các trường cao đẳng công lập.

Từ khái niệm quản lý trên có thể thấy rằng:

Chủ thể quản lý tài chính tại các trường cao đẳng: Là các chủ thể tham gia vận hành trường cao đẳng: Đại diện nhà trường là Ban Giám hiệu nhà trường, các

cơ quan chủ quản của nhà trường.

Khách thể quản lý: Là tổng thể các phương pháp, chu trình, công cụ nhằm quản lý hoạt động tài chính

Đối tượng quản lý: Là hoạt động tài chính của trường cao đẳng bao gồm: Hoạt động huy động, sử dụng nguồn lực tài chính, trích lập và sử dụng các quỹ hình thành từ kết quả tài chính của nhà trường.

2.1.2.2. Các công cụ quản lý

(1) Công cụ kế hoạch là một hệ thống bao gồm nhiều nội dung như: chiến

lược phát triển; quy hoạch phát triển; kế hoạch trung hạn (3 năm hoặc 5 năm); kế hoạch hàng năm; chương trình; dự án và kế hoạch ngân sách. Đây là công cụ quản

lý không chỉ tồn tại phổ biến ở các nước xã hội chủ nghĩa, các nước tư bản chủ nghĩa phát triển Âu - Mỹ, mà c n cả ở các nước đang phát triển như Việt Nam. Chính phủ các nước ở các mức độ khác nhau đều sử dụng công cụ kế hoạch để quản

lý, trước hết là nguồn tài chính từ NSNN đầu tư/tài trợ cho các trường cao đẳng công lập, qua đó điều phối hoạt động của các trường này theo quỹ đạo và mục tiêu

đã định. Do đó việc cải tiến, hoàn chỉnh kế hoạch công tác là nhu cầu cấp bách và cần được triển khai liên tục nhằm cải tiến năng lực quản lý của nhà nước, với những nguyên tắc, phương hướng là: kế hoạch thích ứng với thị trường; chuyển đổi sang

kế hoạch định hướng, gián tiếp; đầu tư phát triển chất lượng công tác lập kế hoạch

và đẩy mạnh chỉ đạo thực hiện kế hoạch.

(2) Quy chế chi tiêu nội bộ: Là một công cụ vô cùng cần thiết và quan trọng

trong hoạt động quản lý tài chính, giúp đảm bảo nguồn tài chính đơn vị được thực hiện chính xác, theo đúng quy định. Cần xây dựng một quy chế chi tiêu nội bộ hoàn chỉnh để việc quản lý sử dụng các nguồn lực tài chính được hiệu quả. Các nguồn chi tiêu trong nội bộ được quản lý tập trung, thống nhất về các nguồn thu của tài chính,

hỗ trợ tăng các khoản thu từ nhiều nguồn khác nhau và đảm bảo sự thống nhất trong chi tiêu toàn đơn vị, sử dụng hiệu quả và tối ưu.

(3) Hạch toán, kế toán, kiểm toán: Hoạch toán kế toán là một bộ phận rất quan trọng không thể thiếu trong quản lý tài chính. Để ghi ch p, xử lý và cung ứng các thông tin phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý, cần phải ghi ch p, tính toán

và phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển tài sản và tình hình sử dụng. Quá trình và kết quả của các hoạt động tài trợ phải kịp thời và chính xác. Thông qua kiểm toán, các trường có thể xác minh được việc thực hiện kế hoạch cân đối thu chi, xác minh được việc bảo quản, sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi tham nhũng. Bất cứ điều gì bất hợp pháp, lãng phí, xâm phạm tài sản hoặc vi phạm chính sách của nhà trường và nhà trường.

(4) Hệ thống thanh tra, kiểm tra: Với công cụ này, cơ quan đơn vị có thể

chủ động ph ng ngừa kịp thời các biểu hiện tiêu cực trong hoạt động cân đối thu chi tài chính. Công tác thanh tra sẽ phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành động sai trái và có ảnh hưởng xấu tới hoạt động quản lý tài chính. Kiểm tra định kỳ giúp cho các cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng tối ưu được các nguồn tài chính.

2.1.2.3. Các phương pháp quản lý

(i) Phương pháp tổ chức - hành chính là một cách nhà nước gây ảnh hưởng

trực tiếp thông qua các quyết định có tính bắt buộc và dứt khoát tới các trường CĐ

công lập nhằm đạt được các mục tiêu tùy vào các tình huống cụ thể. Phương pháp

tổ chức - hành chính có ảnh hưởng tới các trường CĐ công lập như sau: ảnh hưởng

về tổ chức và điều chỉnh hành vi của các trường. Theo hướng ảnh hưởng tới tổ chức, nhà nước không ngừng hoàn thiện khung pháp lý hiệu quả giúp cho các trường CĐ công lập có thể thực hiện tốt các hoạt động của mình. Phương pháp hành chính đạt được kết quả tốt khi những quyết định đưa ra dựa trên cơ sở khoa học, được kiểm chứng về mặt kinh tế, và chỉ được triển khai khi đã tính toán chi tiết về các chỉ tiêu lợi ích, các khía cạnh liên quan dựa trên nguồn thông tin đầy đủ. Việc

sử dụng phương pháp hành chính có thể gây ra những hạn chế như lạm quyền, vụ lợi cho cá nhân, tổ chức nên cần phải gắn chặt quyền hạn và trách nhiệm đến từng

cá nhân tổ chức ra quyết định.

(ii) Phương pháp kinh tế có ảnh hưởng gián tiếp của nhà nước tới các trường

CĐ công lập với mục đích là khiến các trường để ý tới hiệu quả cuối cùng (kết quả cuối cùng, đầu ra). Các trường sẽ có tính tự giác và chủ động trong công việc, nhiệm vụ được giao mà không cần sựu tham gia thường xuyên của nhà nước bằng phương pháp hành chính. Qua đó giúp các nhà trường đẩy nhanh tiến độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về mặt tài chính. Công cụ kinh tế này khơi dậy mối quan tâm lớn

về vật chất đối với các trường cao đẳng công lập và chứa đựng nhiều yếu tố khuyến khích kinh tế, tác động của chúng rất nhạy cảm và linh hoạt, thúc đẩy tính tự phát

và sáng tạo của người lao động và các trường cao đẳng công lập. Đây là phương pháp quản lý tối ưu giúp tiết kiệm, nâng cao chất lượng và sử dụng các nguồn lực tài chính hiệu quả từ ngân sách nhà nước. Thực tiễn quản lý đã chứng minh rõ

"khoán" là phương thức hiệu quả để giảm chi phí, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động trong các trường CĐ công lập. Cách tiếp cận kinh tế mở rộng quyền hành động, nhưng nó cũng làm tăng trách nhiệm kinh tế của các trường đại học công lập. Nhà nước sử dụng các công cụ kinh tế làm ảnh hưởng tích cực đến các trường CĐ công lập theo các hướng sau: Định hướng phát triển chung với những mục tiêu, thách thức và chỉ tiêu cụ thể phù hợp với từng thời đại. Sử dụng các định mức kinh

tế (thuế, lãi suất vay, v.v.) để thúc đẩy phát triển.

(iii) Phương pháp giáo dục là cách thức tác động của nhà nước vào nhận

thức và tình cảm của những con người thuộc đối tượng quản lý, nhằm nâng cao tính

tự giác, tích cực và nhiệt tình lao động của họ trong việc thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Trong xu thế tiếp tục đổi mới và không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay, trong đó có các trường cao đẳng công lập, thì việc tuyên truyền, giáo dục nâng cao nhận thức, thay đổi tư duy quản

lý của các cá nhân lãnh đạo, cũng như nghĩa vụ, quyền lợi của người lao động thông qua các hội nghị, hội thảo, các phương tiện thông tin đại chúng, sử dụng các đoàn thể quần chúng… là hết sức cần thiết, nhằm thúc đẩy nhanh hơn tiến trình thực hiện

tự chủ của các đơn vị sự nghiệp công lập.

2.1.2.4. Nội dung quản lý tài chính các trường cao đẳng công lập

a. Lập kế hoạch tài chính

Lập kế hoạch là quá trình phân tích, đánh giá khả năng, nhu cầu các nguồn tài chính để đề ra các mục tiêu thu, chi ngân sách hàng năm đúng đắn, khoa học và thực tiễn. Hiện nay phương pháp lập kế hoạch phổ biến được sử dụng là phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ (incremental budgeting method) và phương pháp lập kế hoạch cấp không (zero basic budgeting method). Mỗi phương pháp lập

kế hoạch tài chính đều có những ưu nhược điểm, điều kiện vận dụng khác nhau, mỗi đơn vị cần lựa chọn phương pháp phù hợp.

Phương pháp lập kế hoạch trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các khoản chi tiêu kỳ này dựa vào số liệu của các kỳ trước có điều chỉnh theo tỷ lệ lạm phát và tăng trưởng dự kiến. Phương pháp này có đặc điểm là dễ hiểu, sử dụng và rõ ràng, dự toán được xây dựng có tính ổn định là cơ sở để các nhà quản lý điều hành hoạt động của đơn vị. Khác với phương pháp lập dự toán dựa trên cơ sở quá khứ, phương pháp lập dự toán cấp không là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán được xác định theo nhiệm vụ của năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dựa trên kết quả hoạt động thực tế của năm trước. Có thể thấy rằng lập dự toán cấp không là phương pháp lập dự toán phức tạp, tuy nhiên phương pháp này đánh giá được hiệu quả các khoản chi phí trong đơn vị. Các khoản