Quy chế là những chế độ được quy định dưới dạng văn bản thể hiện thông qua các điều khoản để điều tiết hành vi của con người khi thực hiện những hoạt động nhất định nào đó trong tổ chức.
Quy chế trả lương là tất cả các chế độ quy định về việc trả công lao động trong một công ty, một doanh nghiệp hay một tổ chức.
Quy chế trả lương được xây dựng trên cơ sở những quy định của Nhà nước 3.2.2. Ý nghĩa của quy chế trả lương
a. Đối với Nhà nước
Chính sách tiền lương là một bộ phận quan trọng trong hệ thống chính sách kinh tế xã hội của đất nước. Chính sách này liên quan trực tiếp đến lợi ích đông đảo người lao động trong xã hội và được Nhà nước quản lý. Việc ban hành các quy định về quy chế trả lương cho người lao động trong các loại hình doanh nghiệp nói chung và trong các công ty Nhà nước nói riêng nhằm thực hiện chủ trương quản lý thống nhất về tiền lương của Nhà nước.
Việc ban hành các quy định về quản lý tiền lương nói chung và quy chế trả lương nói riêng sẽ thực hiện được vai trò quản lý của Nhà nước về tiền lương. Nhà nước giúp cho các doanh nghiệp thực hiện tốt các nguyên tắc cơ bản của tổ chức tiền lương, không bị lúng túng trong việc phân phối tiền lương.
Nhà nước đưa ra các quy định về việc hình thành quỹ tiền lương, sử dụng và phõn phối quỹ tiền lương, việc ghi sổ lương một cỏch rừ ràng sẽ là cơ sở cho việc kiểm tra, thanh tra thực hiện chính sách tiền lương và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định của Nhà nước để góp phần làm tăng hiệu quả quản lý của Nhà nước.
Trong các công ty Nhà nước, xây dựng và thực hiện tốt quy chế trả lương, tức là không xảy ra tình trạng quỹ tiền lương vượt chi so với quỹ tiền lương được hưởng thì Nhà nước sẽ không phải trích ngân sách để bù vào, tránh thất thoát cho Nhà nước.
82
b. Đối với doanh nghiệp
Quy chế trả lương, trả thưởng là công cụ quản lý lao động, quản lý kinh tế.
Đối với doanh nghiệp, quy chế trả lương, trả thưởng cho người lao động có một ý nghĩa hết sức to lớn, nó quyết định tới sự thành công của chính sách tiền lương của doanh nghiệp, nó thể hiện vai tro quan trọng của tiền lương đối với chủ doanh nghiệp cũng như đối với người lao động. Sự dung hòa lợi ích của người lao động và người sử dụng lao động được thể hiện trong việc xây dựng một quy chế trả lương hợp lý. Sự hợp lý của quy chế trả lương được thể hiện trong việc xây dựng đơn giá dựa trên cơ sở định mức lao động trung bình tiến của doanh nghiệp và các thông số tiền lương do Nhà nước quy định, trong việc lập quỹ lương, quản lý và sử dụng quỹ lương, phân phối tiền lương cho người lao động công bằng. Một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả thì quỹ tiền lương phải được lập căn cứ vào kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh vì quỹ tiền lương cũng là một khoản chi phí của doanh nghiệp, để tránh tình trạng chi phí lớn hơn doanh thu. Mặt khác, quy chế trả lương giúp cho doanh nghiệp sử dụng quỹ tiền lương một cách hợp lý, tránh tình trạng quỹ tiền lương thực hiện vượt chi so với quỹ tiền lương được hưởng hoặc dồn chi quỹ tiền lương vào các tháng cuối năm – làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quy chế trả lương – phân phối tiền lương sẽ ảnh hưởng rất lớn tới tinh thần làm việc và sự cống hiến cho doanh nghiệp của người lao động. Một doanh nghiệp có chính sách tiền lương công bằng, trả lương gắn với kết quả lao động sẽ khuyến khích người lao động làm việc nhiệt tình. Nó có tác dụng duy trì và thu hút lao động giỏi cho doanh nghiệp. Nếu người lao động không được trả lương xứng đáng với giá trị sức lao động đã bỏ ra thì họ sẽ không hài lòng với công viêc, năng suất lao động giảm, thậm chí rời bỏ công việc. Một khi tiền lương chưa gắn với năng suất, chất lượng và hiệu quả lao động của từng người sẽ gây nên sự bất bình, có thể xảy ra xung đột giữa người lao động và người sử dụng lao động hoặc giữa người lao động với người lao động làm cho không khí làm việc căng thẳng, năng suất lao động sẽ không cao. Do đó quy chế trả lương, trả thưởng cần được xem trọng, vì nó vừa có ý nghĩa vật chất, vừa có ý nghĩa về tinh thần đối với người lao động, ảnh hưởng lớn đến kết quả lao động của người lao động. Nếu doanh nghiệp thực hiện tốt quy chế trả lương sẽ khuyến khích người lao động thực hiện tốt nghiệm vụ của mình, ngày càng gắn bó với tổ chức hơn.
3.2.3. Căn cứ xây dựng quy chế trả lương và hình thức của quy chế trả lương a. Căn cứ xây dựng quy chế trả lương
83
Quy chế trả lương của một doanh nghiệp được xây dựng dựa trên 2 cơ sở chính:
- Doanh nghiệp lập Hội đồng xây dựng quy chế trả lương do Giám đốc làm Chủ tịch Hội đồng. Các thành viên Hội đồng gồm: bộ phận lao động, tiền lương là Ủy viên thường trực, đại diện tổ chức công đoàn cùng cấp; đại diện Đảng ủy; đại diện các Phòng và một số chuyên gia giỏi trong lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ. Số thành viên cụ thể do Giám đốc quyết định. Hội đồng có nhiệm vụ dự thảo quy chế và tổ chức lấy ý kiến rộng rãi trong doanh nghiệp, sau đó hoàn chỉnh quy chế.
- Căn cứ vào các quyết định, nghị định và công văn của Nhà nước về xây dựng quy chế trả lương tại doanh nghiệp,ví dụ như sau:
+ Công văn số 4320/CV – LĐTBXHTL ngày 29 tháng 12 năm 1998 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội về việc hướng dẫn xây dựng quy chế trả lương trong các doanh nghiệp nhà nước
+ Căn cứ vào thang bảng lương của Nhà nước như: Thông tư 42/2012/TT – BLĐTBXH hướng dẫn thực hiện mức lương tối thiểu 2013, Nghị định 97/2012/NĐ – CP, 98/2012/NĐ – CP… Công ty đã vận dụng và tham khảo để xây dựng hệ thống thang bang lương cho Công ty mình.
+ Nghị định số 66/2013/NĐ – CP ngày 27 tháng 6 năm 2013 của Chính phủ về việc quy định mức lương tối thiểu chung.
+ Nghị định số 49/2013/NĐ – CP ngày 14 tháng 5 năm 2013 quy định chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động về tiền lương.
+ Điều 104 “Thời giờ làm việc bình thường”,Mục 1, Chương VII Luật Lao động số 10/2012/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa VIII, kỳ họp thứ 3 thông qua ngày 18 tháng 6 năm 2012.
+ Bảng chấm công mẫu số 15/2006/QĐ –BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành chế độ Kế toán doanh nghiệp.
+ Thông tư số 04/1998/TT – BLDDTBXH ngày 4 tháng 4 năm 1998 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hướng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thi nâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ.
+ Luật Lao động số 10/2012/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa VIII, kỳ họp thứ 3 thông qua ngày 18 tháng 6 năm 2012.
+ Luật bảo hiểm xã hội số 71/2006/QH11 được Quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006.
b. Hình thức quy chế trả lương
84
Quy chế trả lương tại các doanh nghiệp sau khi được xây dựng xong sẽ có hình thức dưới dạng văn bản, có tính pháp lý cao và được chuyển giao tới tay từng người lao động trong
3.2.4. Nội dung của quy chế trả lương 3.2.4.1. Nguồn hình thành quỹ tiền lương
Căn cứ vào kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp xác định nguồn quỹ tiền lương tương ứng để trả lương cho người lao động. Nguồn bao gồm:
- Quỹ tiền lương theo đơn giá tiền lương được giao;
- Quỹ tiền lương bổ sung theo chế độ quy định của Nhà nước;
- Quỹ tiền lương từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ khác ngoài đơn giá tiền lương được giao;
- Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang.
Nguồn tiền lương nêu trên được gọi là tổng quỹ lương.
3.2.4.2. Phân phối quỹ tiền lương
Để đảm bảo quỹ tiền lương không vượt chi so với quỹ tiền lương được hưởng, dồn chi quỹ tiền lương vào các tháng cuối năm hoặc để dự phòng quỹ tiền lương quá lớn cho năm sau, có thể quy định phân chia tổng quỹ tiền lương cho các quỹ sau:
- Quỹ tiền lương trả trực tiếp cho người lao động theo lương khoán, lương sản phẩm, lương thời gian (Ít nhất bằng 76% tổng quỹ tiền lương).
- Quỹ khen thưởng từ quỹ lương đối với người lao động có năng suất, chất lượng cao có thành tích trong công tác (Tối đa không quá 10% tổng quỹ lương).
- Quỹ khuyến khích người lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, tay nghề giỏi (Tối đã không vượt quá 2% tổng quỹ tiền lương).
- Quỹ dự phòng cho năm sau (Tối đa không quá 12% tổng quỹ tiền lương).
3.4.2.3. Phương pháp trả lương
*) Khái niệm
Các hình thức trả lương được thực hiện thông qua các chế độ tiền lương. Hiện nay ở nước ta có hai chế độ tiền lương đó là:
Chế độ tiền lương cấp bậc mà doanh nghiệp áp dụng trả lương cho người lao động theo chất lượng và điều kiện khi hoàn thành một công việc nào đó, trong chế độ tiền lương cấp bậc bao gồm thang lương, bảng lương, hệ số và mức lương.
Chế độ lương theo chức vụ là những quy định Nhà nước áp dụng để trả lương cho cán bộ nhân viên thuộc các thành phần kinh tế khác nhau.
- Thực chất là trả công theo số ngày công (giờ công) thực tế đã làm 85
- Công thức: Ltg = Ttt x L (3-1) Trong đó:
Ttt: Số ngày công thực tế đã làm trong kỳ L: Mức lương cấp bậc (chức vụ)
Hiện nay có hai hình thức trả lương đó là tiền lương theo thời gian và tiền lương theo sản phẩm, được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 3-1: Các hình thức trả lương
*) Điều kiện áp dụng tốt lương thời gian - Doanh nghiệp cần bố trí người đúng việc
- Doanh nghiệp phải trả cú hệ thống theo dừi và kiểm tra việc chấp hành thời gian lao động của người lao động
- Làm tốt công tác giáo dục chính trị tư tưởng cho mọi người lao động để tránh khuynh hướng làm việc chiếu lệ thiếu trách nhiệm không quan tâm đến hiệu quả công tác
Dựa trên nhưng chế độ trả lương có các hình thức trả lương sau:
a.Các hình thức trả lương theo thời gian
Tiền lương trả theo thời gian chủ yếu áp dụng đối với người làm công tác quản lý, còn đối với công nhân sản xuất chỉ áp dụng ở những bộ phận lao động bằng máy móc, thiết bị chủ yếu hoặc những công việc không thể tiến hành định mức một cách chặt chẽ và chính xác hoặc vì tính chất của sản phẩm sẽ không đảm bảo được chất lượng của sản phẩm, sẽ không đem lại hiệu quả thiết thực.
86
Hình thức tiền lương
Lương thời gian 1. Lương thời gian đơn giản 2. Lương thời gian có thưởng
Lương sản phẩm
1. Lương sản phẩm cá nhân trực tiếp 2. Lương sản phẩm cá nhân gián tiếp 3. Lương sản phẩm tập thể
4. Lương sản phẩm cuối cùng 5. Lương sản phẩm lũy kế 6. Lương sản phẩm có thưởng 7. Lương khoán
*Hình thức trả lương theo thời gian gồm hai chế độ:
- Chế độ trả lương theo thời gian giản đơn:
Chế độ lương theo thời gian giản đơn là chế độ tiền lương mà lương nhận được của mỗi công nhân do mức lương cao hay thấp và thời gian thực tế làm nhiều hay làm ít quyết định. Chế độ lương này áp dụng ở những nơi khó xác định mức lao động chính xác, khó đánh giá công việc chính xác.
Công thức tính: Ltt = Lcb x T (3-2) Trong đó:
Lcb: Lương cấp bậc tính theo thời gian T: Thời gian lao động thực tế
Ltt: Lương thực tế người lao động nhận được Có 3 loại lương theo thời gian giản đơn là:
+ Lương giờ: Tính theo mức lương cấp bậc giờ và số giờ làm việc.
+ Lương ngày: Tính theo mức lương cấp bậc giờ và số giờ làm việc.
+ Lương tháng: Tính theo mức lương cấp bậc tháng.
Chế độ tiền lương này có nhiều hạn chế vì tiền lương không gắn với kết quả lao động, nó mang tính chất bình quân, không khuyến khích sử dụng hợp lý thời gian làm việc, tiết kiệm nguyên vật liệu tập trung, thời gian hữu ích của thiết bị máy móc không được phát huy dẫn đến năng suất thấp.
- Chế độ trả lương thời gian có thưởng:
Chế độ tiền lương này là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian và tiền thưởng khi đạt được những chỉ tiêu về chất lượng và số lượng đã quy định. Chế độ trả lương thường được áp dụng đối với công nhân phục vụ, như công nhân sửa chữa, điều chỉnh thiết bị…ngoài ra còn được áp dụng đối với những công nhân chính làm việc ở những khâu sản xuất có trình độ cơ khí hóa, tự động cao hoặc những công việc tuyệt đối phải đảm bảo chất lượng.
Tiền lương của công nhân được tính bằng cách lấy lương trả theo thời gian giản đơn (mức lương cấp bậc) nhân với thời gian làm việc thực tế sau đố cộng với số tiền thưởng.
Tính tiền lương: LTT = LCB x T + Tiền thưởng (3-3) Trong đó:
LTT: Lương thời gian có thưởng LCB: Lương thời gian giản đơn
T: Thời gian làm việc của người lao động
*Ưu điểm:
Khuyến khích người lao động quan tâm đến trách nhiệm và kết quả công tác của mình.
87
*Nhược điểm:
Chưa đảm bảo được nguyên tắc phân phối theo lao động, duy trì chủ nghĩa bình quân trong trả lương. Vì vậy cần phải thực hiện một số biện pháp phối hợp như khuyến khích vật chất, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động.
b.Hình thức trả lương theo sản phẩm
So với hình thức trả lương theo thời gian thì hình thức trả lương theo sản phẩm ngày càng chiếm được ưu thế và sử dụng rộng rãi với nhiều chế độ sinh hoạt bởi vì nó mang lại hiệu quả cao hơn trong sản xuất kinh doanh.
1. Ý nghĩa và điều kiện áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm
Trả lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động trực tiếp tham gia vào số lượng, chất lượng sản phẩm hay dịch vụ mà đã họ đã hoàn thành.
Đây là hình thức trả lương thường được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp sản xuất, chế tạo sản phẩm.
- Hình thức trả lương này có những ưu điểm và ý nghĩa sau:
+ Quán triệt tốt nguyên tắc trả lương theo lao động, vì tiền lương mà người lao động nhận được sự phụ thuộc vào số lượng và chất lượng sản phẩm đã hoàn thành, điều này sẽ có tác dụng làm tăng năng suất của người lao động.
+ Trả lương theo sản phẩm sẽ có tác dụng trực tiếp khuyến khích người lao động ra sức học tập nâng cao trình độ lành nghề, tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, phát huy sáng tạo…để nâng cao khả năng làm việc và năng suất lao động.
2. Các chế độ trả lương theo sản phẩm
Tiền lương trả theo sản phẩm là một hình thức cơ bản đang được áp dụng trong các khu vực sản xuất vật chất hiện nay. Việc tính lương cho người lao động được căn cứ vào đơn giá, số lượng, chất lượng sản phẩm
Công thức: Lsp = Ntt x Đg (3-4) Trong đó:
Lsp: Lương trả theo sản phẩm
Ntt: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ Đg: Đơn giá sản phẩm
So với hình thức trả lương theo thời gian thì hình thức trả lương theo sản phẩm có ưu điểm hơn hẳn. Quán triệt đầy đủ nguyên tắc trả lương theo số lượng và chất lượng lao động, gắn tiền lương với kết quả sản xuất kinh doanh của mỗi người.
Do vậy kích thích người lao động nâng cao được chất lượng lao động, khuyến khích họ học tập về văn hóa, kỹ thuật, nghiệp vụ để nâng cao trình độ lành nghề của mình.
Trả lương theo sản phẩm giúp cho cán bộ quản lý rèn luyện đội ngũ lao động có tác phong làm việc tốt
3. Các hình thức trả lương theo sản phẩm 88
*) Chế độ trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân
Chế độ trả lương này được áp dụng khi người lao động làm việc mang tính chất tương đối độc lập, có thể định mức, kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể và riêng biệt. Tiền công của người lao động nhận được tính theo công thức sau:
L sptt = Ntt x Đg (3-5) Trong đó:
Đg = T x Lgiờ (3-6) T: Mức thời gian
Lgiờ: Mức lương giờ theo cấp bậc của sản phẩm Ưu điểm:
- Dễ dàng tính được tiền lương trực tiếp trong kỳ.
- Khuyến khích công nhân tích cực làm việc để nâng cao năng suất lao động tăng tiền lương một cách trực tiếp.
- Chế độ trả lương này thể hiện rừ được mối quan hệ giữa tiền cụng và kết quả lao động.
Nhược điểm:
- Làm cho công nhân chỉ quan tâm đến số lượng mà ít chú ý đến chất lượng sản phẩm.
- Nếu không có thái độ và ý thức làm việc tốt người lao động sẽ ít quan tâm đến tiết kiệm vật tư, nguyên liệu và vấn đề sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị.
*) Chế độ trả lương theo sản phẩm gián tiếp
Chế độ trả lương được áp dụng với công nhân phụ mà công việc của họ ảnh hưởng nhiều đến kết quả sản xuất của công nhân chính hưởng lương theo sản phẩm.
- Đơn giá tiền lương:
Đg = Lthánggián tiếp
(3-7) M x Q
Trong đó:
Đg: Đơn giá tiền lương
Lthánggiántiếp: Lương cấp bậc của công nhân gián tiếp M: Mức phục vụ của công nhân phụ, phụ trợ Q: Mức sản lượng của công nhân chính - Tính tiền lương thực tế :
Lgiántiếp= Đg x Q1 (3-8)
Lgiántiếp: Lương thực tế công nhân gián tiếp Đg: Đơn giá tiền lương cho công nhân phụ trợ Q1: Mức hoàn thành thực tế của công nhân chính 89