8. Kết cấu của đề tài
1.1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANHNGHIỆP
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, chức năng của kế toán quản trị
KTQT đang trở thành xu thế mới của kế toán hiện đại. Kể từ khi KTQT xuất hiện, có rất nhiều nghiên cứu về nó. KTQT được coi là cơng cụ dùng để cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định điều hành mọi hoạt động của tổ chức để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Theo Kaplan và cộng sự, công cụ KTQT và hoạt động quản trị trong tổ chức luôn gắn liền với nhau, nó có vai trị quan trọng trong tất cả các khâu từ việc lập dự toán ở giai đoạn đầu cho đến khi chuyển sang hoạch định chính sách và cuối cùng là kiểm sốt tồn bộ hoạt động của tổ chức [30].
Tại Việt Nam, Luật Kế tốn số 88/2015/QH13 được Quốc hội khóa XVIII sửa đổi, bổ sung và ban hành ngày 20/11/2015 đã nhấn mạnh, vai trò của KTQT là nguồn cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời, đúng yêu cầu phục vụ cho công tác quản lý khi nhà quản trị muốn đưa ra quyết định và cho biết trình tự nhận diện thông tin KTQT trong các tổ chức. KTQT thực hiện quy trình như kế tốn tài chính bắt đầu từ việc tìm kiếm, thu nhận rồi truyền tải thơng tin tới nhà quản trị nội bộ DN.
Từ những quan niệm trên, có thể hiểu KTQT cấu thành hệ thống hồn chỉnh của kế tốn, cung cấp các thơng tin đáp ứng chức năng quản trị và là căn cứ khoa học để nhà quản trị ra quyết định.
Tác giả có thể khái quát về KTQT như sau “KTQT là một bộ phận cấu thành nên hệ thống kế tốn, được thiết lập để cung cấp thơng tin giúp nhà quản trị trong doanh nghiệp điều hành và kiểm soát hoạt động cuả tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất”.
Trên cơ sở các nghiên cứu trên, tác giả rút ra bản chất của kế toán quản trị như sau:
- KTQT không chỉ thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh và đã thực sự hồn thành, mà cịn sử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho việc đưa ra các quyết định quản lý. Để có được các thơng tin
này, KTQT phải sử dụng các phương pháp khoa học để phân tích xử lý chúng một cách linh hoạt, phù hợp với các nhu cầu thông tin của nhà quản trị. Hệ thống hóa thơng tin theo một trình tự dễ hiểu và giải thích q trình phân tích theo các chỉ tiêu cụ thể, phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp.
- KTQT cung cấp những thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính trong phạm vi yêu cầu quản lý nội bộ của một doanh nghiệp. Những thông tin đó rất có ý nghĩa đối với những người điều hành, quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, người ta nói KTQT là loại kế tốn dành cho những người làm công tác quản lý.
- KTQT là một bộ phận của cơng tác kế tốn nói chung và là một chức năng quan trọng không thể thiếu được đối với hệ thống quản trị doanh nghiệp.
Như vậy, mục đích chủ yếu của KTQT là cung cấp thơng tin cho các nhà quản trị trong nội bộ tổ chức để đánh giá, kiểm sốt q trình hoạt động trong khi mục đích chủ yếu của KTTC là cung cấp cơ sở thông tin cho các nhà đầu tư, ngân hàng, các đối tác ký kết hợp đồng kinh tế với tổ chức. Chính vì mục đích khác nhau nên nội dung của KTQT và KTTC cũng khác nhau. KTQT cung cấp thông tin hướng về tương lai, trong khi KTTC cung cấp thông tin về quá khứ của tổ chức. KTQT không chỉ cung cấp thông tin tài chính mà cịn cung cấp thơng tin phi tài chính về các quá trình hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như mơi trường bên ngồi tổ chức. Mặt khác, KTQT không phải tuân thủ theo các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán ban hành mà được thực hiện một cách linh hoạt nhằm đáp dứng tốt nhất cho nhu cầu quản trị trong nội bộ tổ chức.
Hiện nay, ngồi việc giữ các vai trị cơ bản theo quan điểm truyền thống thì theo quan điểm hiện đại, kế tốn quản trị tham gia và giữ vai trị nhiều hơn trong q trình hoạch định, kiểm sốt, đánh giá hiệu quả và đề suất các quyết định chiến lược nhằm hướng DN tiến tới nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường và phát triển bền vững. Tóm lại, kế tốn quản trị ngày nay có những vai trị cụ thể sau:
- Cung cấp những thơng tin cần thiết giúp nhà quản trị doanh nghiệp làm căn
cứ để xây dựng kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra giám sát việc thực hiện mục tiêu định trước. Cụ thể: các giám đốc sản xuất thường vạch kế hoạch và ra quyết định về các phương án và lịch trình sản xuất, các giám đốc marketing thì ra các quyết định về quảng cáo, khuyến mãi và định giá sản phẩm. Các giám đốc tài chính thường ra các quyết định về huy động vốn và đầu tư. Tựu chung lại ứng với mỗi mục tiêu, nhà quản lý đều cần thông tin cho các quyết định. Người làm kế toán quản
trị sẽ cung cấp các thơng tin hữu ích cho các nhà quản lý các cấp trong tổ chức. Vì vậy, một yêu cầu đặt ra cho các nhân viên kế toán quản trị là họ phải am hiểu các tình huống ra quyết định của các nhà quản lý.
- Là công cụ đắc lực hỗ trợ nhà quản trị trong việc xác định phương hướng và kiểm sốt tồn bộ hoạt động của DN.
- Thúc đẩy nhà quản trị và người lao động thực hiện các mục tiêu của DN.
- Tính tốn, đo lường hiệu quả của các hoạt động, của các đơn vị, các nhà quản trị và người lao động trong DN.
- So sánh khả năng cạnh tranh của DN trên thị trường, đảm bảo khả năng cạnh tranh lâu dài của DN trong ngành.
- Lập kế hoạch và kiểm sốt q trình thực hiện kế hoạch để tạo sự phát triển
bền vững cho DN.
Để KTQT khẳng định được vai trò trong việc quản lý, điều hành, KTQT phải thực hiện tốt các chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch và ra quyết định. Để có thể thực hiện tốt các chức năng này, nhà quản trị rất cần các thông tin do KTQT cung cấp. Ở mỗi khâu của quá trình ra quyết định, KTQT thể hiện rõ vai trò trong việc cung cấp thông tin. Tất cả được thể hiện cụ thể trong sơ đồ chức năng cơ bản của quản lý.
Hình 1.1: Các chức năng cơ bản của quản lý [19]
Lập kế hoạch
Đánh giá thực
hiện kế hoạch
Tổ chức thực hiện
Kiểm tra đánh giá hoạt
động (Kết quả công việc)
Ra quyết
Với chức năng quản lý trong doanh nghiệp, quy trình quản trị được thực hiện theo các bước sau:
Cung cấp thơng tin cho q trình lập kế hoạch: Kế hoạch là một bức tranh tổng thể của doanh nghiệp trong tương lai, hoặc tổng thể các chỉ tiêu kinh tế được xây dựng và đưa ra các biện pháp để đạt được các mục tiêu kỳ vọng. Để xây dựng kế hoạch, nhà quản trị thường phải dự đoán, phán đoán kết quả của các chỉ tiêu kinh tế sẽ xảy ra dựa trên những cơ sở khoa học có sẵn. Trong q trình xây dựng, nhà quản trị thường phải liên kết các chỉ tiêu kinh tế (về số lượng và giá trị) với nhau để thấy rõ sự tác động về nguyên nhân và kết quả sẽ xảy ra trong tương lai,các chỉ tiêu này vừa có tính q khứ, vừa có tính dự báo. Dự tốn ngân sách trong kế tốn quản trị là cơng cụ để kế toán giúp ban quản trị lập kế hoạch. Lập kế hoạch là việc thiết lập và thông báo những công việc cần thực hiện, những nguồn lực cần huy động, những con người phối hợp thực hiện, thời gian thực hiện, những chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật cần đạt được để tổ chức hướng về mục tiêu đã định. Trên cơ sở những ghi chép, tính tốn, phân tích chi phí, doanh thu, kết quả từng hoạt động..., kế toán quản trị lập các bảng dự tốn doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dự tốn ngân sách để cung cấp thơng tin trong việc phác họa dự kiến tương lai nhằm phát triển doanh nghiệp.
Tóm lại, kế hoạch là phương hướng chỉ đạo để các hoạt động kinh doanh diễn ra một cách bình thường, đồng thời cũng là căn cứ để đánh giá các kết quả kinh doanh thu về.
Cung cấp thơng tin cho q trình tổ chức thực hiện: Đây là chức năng cơ bản
của các nhà quản trị. Chức năng này nhằm truyền đạt các chỉ tiêu kế hoạch đã xây dựng cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Đồng thời tổ chức hoạt động tại các bộ phận theo như kế hoạch đã phê duyệt. Chức năng này yêu cầu các nhà quản lý phải kiên kết các bộ phận với nhau, sử dụng nguồn lao động hợp lý nhằm khai thác tối đa các yếu tố của quá trình sản xuất để đạt được các mục tiêu đã dự định. Chức năng này yêu cầu các nhà quản trị phải sử dụng tổng hợp các thông tin của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, các thông tin bên trong và bên ngồi, thơng tin định lượng và thơng tin định tính để từ đó phán đốn và thực hiện tốt các q trình kinh doanh theo kế hoạch, dự toán đã xây dưng. Tổ chức thực hiện còn là sự kết hợp hài hòa
giữa các yếu tố trong quá trình sản xuất và vai trò của các nhà quản trị để thực hiện các khâu công việc theo như kế hoạch đã đề ra nhằm để đạt được mục tiêu của quá trình kinh doanh. Đây là giai đoạn quyết định nhất, bởi vì các quyết định kinh doanh phải hết sức linh hoạt, phù hợp với các yếu tố sản xuất và đạt được mục tiêu tối ưu.
Để đáp ứng thông tin cho chức năng tổ chức điều hành hoạt động của các nhà quản trị, kế toán quản trị sẽ cung cấp thơng tin cho các tình huống khác nhau với các phương án khác nhau để nhà quản trị xem xét, ra quyết định đúng đắn nhất trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với các mục tiêu đã vạch ra. Các thông tin để nhà quản trị thực hiện chức năng điều hành cần phải kịp thời, liên quan đến thông tin về giá thành ước tính, thơng tin về giá bán, thông tin về lợi nhuận từ các phương án sản xuất - kinh doanh. Những thông tin này phải do kế toán đảm trách thu thập hàng ngày hoặc định kỳ.
Cung cấp thơng tin cho q trình kiểm tra và đánh giá: Căn cứ và các chỉ
tiêu của các kết quả thực hiện đối chiếu với các kế hoạch xây dựng để kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Thơng qua đó để phân tích và thu nhận các thơng tin phục vụ cho quá trình kinh doanh tiếp theo. Thực chất của quá trình kiểm tra và đánh giá thường là so sánh thấy được sự khác nhau giữa thực hiện với kế hoạch đã xây dựng, từ đó xác định các nguyên nhân ảnh hưởng để có thể điều chỉnh quá trình thực hiện của từng người, từng bộ phận để các tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu tốt ưu. Thông thường, việc kiểm tra, đánh giá của KTQT thơng qua hệ thống kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện thông qua việc phân công, phân cấp dựa trên cơ chế quản lý tài chính và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong một tổ chức hoạt động cụ thể.Một trong những nội dung cơ bản của kế toán quản trị tại doanh nghiệp là kế
tốn trách nhiệm. Nó là một trong những cơng cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trị quan trọng trong điều hành, kiểm sốt cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
Cung cấp thơng tin cho q trình ra quyết định: Chức năng ra quyết định không phải là chức năng độc lập của quản lý mà được thực hiện bởi sự kết hợp với ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá. Đây là chức
năng cơ bản nhất của thông tin kế tốn quản trị. Dựa vào nguồn thơng tin thu nhập, thơng tin qua phân tích chọn lọc thơng tin để đưa ra quyết định đối với từng hoạt động cụ thể của quá trình kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tiết kiệm chi phí… Ra quyết định là cơng việc thường xuyên của các nhà quản trị, ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của doanh nghiệp. Việc ra quyết định thường dựa trên cơ sở tổng hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau, nhưng trong đó thơng tin kế tốn quản trị thường giữ vai trị có tính chất quyết định và độ tin cậy cao. Các nhà quản trị thường đứng trước nhiều phương án kinh doanh khác nhau. Mỗi phương án thường bao gồm nhiều hệ thống thông tin đa dạng như là số lượng, chủng loại, chi phí, lợi nhuận, vốn, thị trường…
Nhà quản trị DN là người tiến hành ra quyết định nhằm đảm bảo cho DN tồn tại, phát triển và kiểm soát quá trình thực hiện các quyết định đó. Vì vậy, kế tốn phải cung cấp thơng tin thích hợp cho từng khâu công việc tương ứng với các khâu công việc quản trị. Đầu tiên, kế toán quản trị phải xây dựng hệ thống các chỉ tiêu, mở tài khoản, sổ sách để ghi chép, phản ảnh một cách liên tục, có hệ thống các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình xây dựng hệ thống chỉ tiêu, mở tài khoản, sổ sách phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh do đó các thơng tin mới có tính hiệu quả về mọi mặt. Căn cứ vào các thơng tin, kế tốn quản trị tiến hành tính tốn các chỉ tiêu theo yêu cầu của quản trị nội bộ và tổng hợp thành các báo cáo của các cấp quản trị khác nhau. Kế toán quản trị tiến hành kiểm tra các thông tin trên các báo cáo phân tích, đánh giá hiệu quả của các hoạt động và trợ giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp, tối ưu nhất.