8. Kết cấu của đề tài
1.3. MỐI QUAN HỆ GIỮA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VỚI VIỆC ĐÁNH GIÁ
1.3.1. Mối quan hệ giữa kế toán quản trị với việc đánh giá hiệu quả sử
các yếu tố đầu vào
Yếu tố đầu vào bao gồm: yếu tố NVL đầu vào; yếu tố TSCĐ; yếu tố lao động. Cung cấp các yếu tố đầu vào là hoạt động quan trọng đầu tiên của hoạt động SXKD. Khi đánh giá hiệu quả sử dụng các yếu tố này cần chú trọng đánh giáđặc điểm từng nhóm yếu tố NVL, hàng hóa đầu vào; TSCĐ; lao động [22].
Yếu tố NVL: Bao gồm các nguyên liệu chính, nguyên vật liệu phụ, các loại
nhiên liệu,... phục vụ quá trình sản xuất ra sản phẩm. Nếu DN làm tốt khâu cung ứng, dự trữ NVL sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất được thực hiện liên tục góp phần nâng cao kết quả và hiệu quả kinh doanh. Ngược lại, nếu quá trình thu mua, dự trữ không tốt sẽ ảnh hưởng đến q trình sản xuất, tiêu thụ, gây lãng phí nguồn lực của DN.
- Trong khâu thu mua nguyên vật liệu: Đánh giá hiệu quả trong khâu thu mua
NVL nhằm mục đích xem NVL thu mua có bao nhiêu phần trăm đạt tiêu chuẩn, mức độ hoàn thành cung cấp NVL, chi phí thu mua cho một đơn vị NVL nhập kho là bao nhiêu, cần bao nhiêu ngày để đảm bảo cung cấp NVL theo yêu cầu sản xuất kinh doanh, mức độ ổn định của yếu tố giá mua NVL. Để đánh giá hiệu quả trong khâu thu mua nguyên vật liệu, KTQT cần cung cấp các thông tin cho nhà quản lý về giá cả thu mua NVL; số lượng, chất lượng, chủng loại. Cụ thể:
+ Đảm bảo cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất. Tính kịp thời là yêu cầu về mặt lượng của sản xuất. Phải luôn đảm bảo để khơng xảy ra tình trạng thiếu ngun vật liệu làm cho sản xuất bị gián đoạn.
+ Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách của nguyên vật liệu. Tính kịp thời phải gắn liền với đủ về số lượng và đúng về chất lượng. Đây là một yêu cầu của công tác phục vụ. Nếu cung cấp kịp thời nhưng thừa về số lượng và chất lượng khơng đảm bảo thì hiệu quả sản xuất sẽ không cao. Về mặt quy cách và chủng loại còn là yếu tố quan trọng, nếu cung cấp kịp thời, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng nhưng sai quy cách và chủng loại sẽ gây nhiều thiệt hại cho sản xuất, thậm chí sản xuất cịn bị gián đoạn.
Khi đánh giá HQHĐ, KTQT tiến hành so sánh giữa thực tế và kế hoạch về số lượng, chủng loại từng loại NVL thu mua; tính đồng bộ NVL thu mua (so sánh lượng thu mua thực tế với lượng thu mua theo kế hoạch đã xây dựng một cách khoa học dựa vào định mức chi phí và dự tốn của DN có mức hồn thành kế hoạch số lượng cung ứng thấp nhất. Muốn vậy, trong khâu thu mua, cần phải quản lý tốt về mặt khối lượng, quy cách, chủng loại, chất lượng, thời gian thu mua NVL sao cho phù hợp với nhu cầu sản xuất, bán hàng, cần phải tìm được nguồn thu mua NVL với
giá cả hợp lý so với mặt bằng chung giá cả trên thị trường, đồng thời chi phí thu mua thấp nhất. Điều này góp phần giảm thiểu chi phí, hạ thấp giá thành [16].
- Trong khâu sử dụng: Đánh giá hiệu quả trong khâu sử dụng NVL với mục đích sử dụng tiết kiệm NVL nhằm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận kinh doanh.
Đánh giá hiệu quả trong khâu sử dụng NVL cần dựa vào việc tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng, giá trị vật tư khi xuất kho, vật liệu thực tế tiêu hao trong sản xuất, phân bổ cho các đối tượng sử dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao sử dụng vật liệu, sao cho sử dụng hợp lý và tiết kiệm nhất.Để thu thập thông tin về khâu sử dụng NVL, KTQT cần cung cấp kế hoạch xuất dùng NVL theo đúng số lượng, giá cả cũng như đúng thời gian cho q trình sản xuất. Khơng những vậy, kế tốn cịn phải tính tốn đầy đủ, chính xác, kịp thời giá NVL có trong giá vốn thành phẩm. Do vậy, trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sản xuất đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. Lượng NVL sử dụng trong kỳ kế hoạch phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị. Lượng NVL được tính tốn cụ thể cho từng loại NVL rồi tổng hợp lại cho tồn DN. Khi tính tốn phải dựa trên định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch.
Cách thức đánh giá hiệu quả trong khâu sử dụng NVL, KTQT tiến hành so sánh giữa thực tế và kế hoạch về khối lượng, giá cả NVL xuất dùng (căn cứ vào số lượng sản phẩm sản xuất và mức tiêu dùng NVL cho sản xuất một đơn vị sản phẩm), thời gian xuất dùng NVL cho sản xuất.
- Trong khâu lưu trữ và bảo quản: Đánh giá hiệu quả trong khâu lưu trữ và bảo quản NVL nhằm mục đích xác định và phân tích chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ NVL, phát hiện kịp thời nguyên nhân thừa thiếu, ứa đọng, mất phẩm chất của NVL, bảo quản nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất khơng bị gián đoạn và tồn đọng vốn. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hóa học của vật liệu.
Để cung cấp thông tin cho việc đánh giá hiệu quả trong khâu dự trữ và bảo quản, KTQT phải cung cấp thông tin về định thời gian, mức dự trữ cần thiết với
mức tối đa và tối thiểu cho sản xuất, mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. Kiểm tra tình hình dự trữ NVL, hàng hóa chủ yếu đối chiếu với nhiệm vụ kế hoạch để có mức dự trữ phù hợp, tránh lãng phí vốn trong sản xuất. Sau khi xây dựng được hệ thống định mức tiêu dùng NVL hợp lý, kế toán căn cứ vào mức độ và số lượng NVL cần sản xuất trong kỳ kế hoạch để lập kế hoạch mua sắm, sử dụng và dự trữ NVL. KTQT tiến hành so sánh giữa thực tế và kế hoạch về thời gian, mức dự trữ NVL tối đa và tối thiểu; NVL, hàng hóa hao hụt trong vận chuyển và bảo quản, kho chứa…
Yếu tố TSCĐ: Tài sản cố định (TSCĐ) là những tư liệu lao động chủ yếu có
giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài trong doanh nghiệp, phù hợp với chuẩn mực kế toán hiện hành ghi nhận TSCĐ. Việc đầu tư lắp đặt các TSCĐ và tổ chức quản lý, sử dụng TSCĐ một cách hợp lý, phát huy được tối đa cơng suất máy móc thiết bị hiện có vào q trình kinh doanh dịch vụ sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hạ bớt được chi phí dịch vụ, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm mình cung cấp cho khách hàng từ đó có thể tăng doanh thu và lợi nhuận. Do vậy, việc sử dụng TSCĐ như thế nào để khai thác hết công suất của TSCĐ đã đầu tư nhằm nâng cao lợi nhuận đó là vấn đề cần quan tâm của các cấp quản lý trong DN. KTQT cung cấp thông tin, tư vấn cho nhà quản lý về quá trình đầu tư, TSCĐ cần đầu tư, thơng tin về tình trạng hoạt động, sử dụng, tình trạng mới cũ, TSCĐ cần dùng hoặc dùng không hiệu quả để đưa ra kế hoạch thanh lý, nhượng bán.
Để cung cấp thông tin cho nhà quản trị đánh giá hiệu quả hoạt động, KTQT cần cung cấp các thông tin sau: Thông tin về cơ cấu TSCĐ (TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh, TSCĐ bộ phận hành chính, TSCĐ dùng cho phúc lợi), thơng tin về số lượng TSCĐ cần trang bị hay đưa vào sử dụng, tình trạng kỹ thuật của TSCĐ.
Cách thức đánh giá hiệu quả sử dụng tư liệu lao động, KTQT tiến hành so sánh giữa thực tế và kế hoạch về: Số lượng, nguyên giá TSCĐ, giá trị còn lại, tình hình tăng, giảm TSCĐ tồn DN và từng nơi sử dụng theo từng TSCĐ cụ thể; nguồn gốc, thời gian hình thành, cơng suất thiết kế, hiện trạng của từng thứ tại từng nơi sử dụng.
Yếu tố lao động: Số lượng và chất lượng của lao động đại diện cho năng lực
lượng lao động cho các bộ phận theo nhu cầu kế hoạch, đảm bảo cơ cấu hợp lý giữa lao động gián tiếp và lao động trực tiếp, chủ yếu là lao động trực tiếp; thường xuyên đào tạo và tập huấn nâng cao trình độ và tay nghề cho nhân viên. Đánh giá hiệu quả sử dụng sức lao động nhằm mục đích sử dụng lao động hợp lý và hiệu quả, tiết kiệm sức lao động, vừa đảm bảo chi phí thấp nhất và thu nhập của người lao động cao nhất, đó là mục tiêu cuối cùng của nhà quản trị trong cơ chế thị trường cạnh tranh và phát triển.
Để cung cấp thông tin cho nhà quản trị đánh giá hiệu quả hoạt động, KTQT cần cung cấp các thông tin sau: Thông tin về số lượng lao động, cơ cấu lao động (giới tính, độ tuổi, trình độ chun môn), năng suất lao động. Cách thức để đánh giá hiệu quả sử dụng sức lao động, KTQT tiến hành so sánh giữa thực tế và kế hoạch về: Số lượng lao động và cơ cấu lao động, năng suất lao động nhằm đưa ra thơng tin chính xác, kịp thời phục vụ cho nhà quản trị DN.
Công thức xác định năng suất lao động: Năng suất lao động
bình quân năm =
Tổng giá trị sản xuất năm
(1.20) Tổng số cơng nhân sản xuất bình qn năm
Năng suất lao động là một trong những chỉ tiêu kinh tế vô cùng quan trọng. Năng suất lao động biểu thị khối lượng (giá trị) sản phẩm do một người lao động làm ra trong một đơn vị thời gian, phản ánh rõ rệt nhất chất lượng sử dụng sức lao động. Trong một ý nghĩa rộng hơn thì đó là chi phí tổng hợp lao động xã hội, tức là gồm cả lao động vật hóa và lao động sống trên một đơn vị sản phẩm. Tăng NSLĐ cho phép giảm số người làm việc,do đó tiết kiệm được quĩ tiền lương. NSLĐ cao và tăng nhanh sẽ tạo điều kiện tăng qui mô và tốc độ của tổng sản phẩm xã hội và thu nhập quốc dân,cho phép giải quyết các vấn đề tích luỹ tiêu dùng.
1.3.2. Mối quan hệ giữa kế toán quản trị với việc đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí chi phí
Chi phí kinh doanh của DN có nhiều loại bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,... Các khoản chi phí này có đặc điểm là chi phí thời kỳ và làm giảm lợi nhuận trong kỳ của doanh nghiệp. Vì vậy, muốn tăng lợi nhuận, DN
phải thường xuyên đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí kinh doanh đạt được ở mức độ nào, từ đó đưa ra các biện pháp nhằm cắt giảm chi phí phù hợp nhằm nâng cao lợi nhuận cho DN. Đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí nhằm mục đích sử dụng tiết kiệm hay lãng phí, sử dụng hiệu quả cao hay thấp, đúng đối tượng hay không đúng đối tượng [16, tr89].
Cách thức đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí: So sánh tổng chi phí, chi phí cho từng bộ phận, từng loại sản phẩm, từng loại mặt hàng, theo chức năng (chức năng sản xuất, bán hàng hay quản lý)… giữa thực tế và kế hoạch hoặc giữa thực tế và định mức. Để thu thập thông tin từng bộ phận thực hiện được chức năng này, KTQT …
- Yếu tố chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
bao gồm: chi phí vật liệu chính, chi phí vật liệu phụ, chi phí nhiên liệu… tham gia trực tiếp vào việc sản xuất ra sản phẩm của DN. Đây là khoản chi phí thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành của sản phẩm sản xuất ra. Vì vậy, đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhằm mục đích xác định các nhân tố tác động trực tiếp đến chi phí nguyên vật liệu, những tiềm năng chưa được khai thác, sử dụng tiết kiệm hay lãng phí, hiệu quả cao hay thấp nhằm giảm bớt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và hạ giá thành sản phẩm. Để đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí ngun vật liệu trực tiếp nhà quản lý có thể đánh giá chi phí NVLTT cho một đơn vị sản phẩm, mặt hàng hoặc toàn bộ sản phẩm của DN [16].
+ Đối với việc đánh giá chi phí NVLTT cho từng loại sản phẩm, mặt hàng, KTQT cung cấp thông tin về mức tiêu hao NVLTT, đơn giá thực tế, cơ cấu sử dụng NVLTT cho nhà quản lý nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động. Khi đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí NVLTT, KTQT sử dụng phương pháp so sánh giữa thực tế và dự toán về NVLTT xuất dùng cho sản xuất, đơn giá xuất NVLTT, cơ cấu sử dụng NVLTT, chi phí NVLTT cho một đơn vị sản phẩm… từ đó phân tích, đánh giá để thấy được tình trạng sử dụng, hiệu quả sử dụng NVL cao hay thấp, mức tiết kiệm hay lãng phí… giúp nhà quản lý đưa ra những giải pháp sản xuất kinh doanh tối ưu nhất [34].
+ Đối với việc đánh giá tổng chi phí NVLTT cho sản xuất sản phẩm, KTQT cung cấp thông tin về số lượng sản phẩm sản xuất, cơ cấu sản xuất các sản phẩm,
định mức tiêu hao, đơn giá nguyên vật liệu, tình hình thu hội phế liệu trong sản xuất… cho nhà quản lý nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động. Để đánh giá hiệu quả sử dụng tổng chi phí NVLTT, KTQT sử dụng phương pháp so sánh giữa thực tế và kế hoạch về số lượng sản phẩm sản xuất, cơ cấu sản xất sản phẩm, mức tiêu hao NVL, đơn giá NVL phế liệu thu hồi…nhằm xác định được mức biến động của chi phí NVLTT của tồn bộ sản phẩm thực tế so với kế hoạch, đồng thời giúp nhà quản lý xác định được trách nhiệm quản lý của các cấp quản trị, điều hành; phát hiện nguyên nhân dẫn đến sử dụng chưa hiệu quả, thất thoát NVL và đề xuất biện pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL.
Để thu nhận, cung cấp thông tin về chi phí NVLTT, KTQT căn cứ vào các chứng từ (bảng tổng hợp chứng từ, bảng phân bổ) về chi phí NVLTT, số chi tiết TK 621 cho từng đối tượng có liên quan, chi tiết theo địa điểm phát sinh chi phí (phân xưởng, bộ phận...)
- Yếu tố chi phí nhân cơng trực tiếp: Chi phí nhân cơng trực tiếp của DN bao
gồm: các khoản tiền lương chính, lượng phụ, các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định… của công nhân trực tiếp sản xuất kinh doanh. Chi phí nhân cơng trực tiếp là khoản thu nhập chính dùng để tái sản xuất sức lao động thỏa mãn các nhu cầu tinh thần, vật chất của người lao động. Đối với DN đó là khoản chi phí được phép tính vào giá thành sản phẩm, chi phí nhân cơng trực tiếp làm giảm lợi nhuận của DN. Vì vậy, mục tiêu của nhà quản lý là trả tiền lương phù hợp, đảm bảo hài hòa giữa DN với người lao động để tiền lương vừa là địn bẩy kinh doanh, kích thích năng suất lao động, đồng thời tiết kiệm chi phí cho DN [16].
Để đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí nhân cơng trực tiếp, nhà quản lý cần thơng tin về chi phí tiền lương và số lượng lao động bình qn. KTQT cung cấp thơng tin về số lượng lao động bình quân theo kế hoạch và thực tế, chi phí tiền lương theo thực tế, chi phí tiền lương theo kế hoạch. Đồng thời KTQT sử dụng phương pháp so sánh giữa thực tế và kế hoạch về số lượng lao động bình quân từng bộ phận, tiền lương bình quân của từng bộ phận. Căn cứ vào các chứng từ: Bảng tổng hợp, bảng phân bổ về chi phí NCTT chi tiết theo từng địa điểm phát sinh chi phí (phân xưởng, bộ phận), theo đối tượng chịu chi phí (từng sản phẩm, lao vụ, dịch