Hình 1 .1 Mơ hình hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Hình 1.2 Hệ thống thông quản lý
1.1.3 Hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp
Hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) là một cơng cụ của kế toán được kết hợp vào lĩnh vực hệ thống thông tin và công nghệ, được thiết kế để giúp cho việc quản lý và kiểm soát các vấn đề liên quan đến lĩnh vực tài chính và kế toán của các tổ chức (Nzomo, 2013). Ngày nay, sự tiến bộ vượt bậc của công nghệ thông tin đã làm cho khả năng tạo và sử dụng thông tin kế toán trở thành một hệ thống chiến lược của tổ chức (Louadi, 1998). Hệ thống thông tin kế toán rất quan trọng đối với tất cả các tổ chức (Wilkinson, Cerullo, Raval, và Wong-On-Wing, 2000).
Nghiên cứu của Laudon (2004) phân hệ hệ thống thông tin của doanh nghiệp thành hệ thống thông tin quản lý (MIS) và hệ thống thơng tin kế tốn (AIS). David, Dunn, McCarthy, và Poston (1999) cho rằng hệ thống thông tin kế tốn là một hệ thống thơng tin dùng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu liên quan đến các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp cho các bộ phận liên quan để ra quyết định của doanh nghiệp.
Tương tự M. B. Romney, and Steinbart, Paul J. (2012) định nghĩa AIS là một hệ thống thu thập, ghi nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin cho
Dữ liệu từ các hệ thống xử lý giao dịch.
Dữ liệu từ các dữ liệu bên trong và bên ngồi khác. u cầu thơng tin
Tổng hợp Khái quát Phân tích
Báo cáo định kỳ. Báo cáo đột xuất. Báo cáo đặc biệt.
Phản hồi cho người sử dụng
Dữ liệu HHTT phục vụ quản lý
Vào Chương trình Ra
người dùng ra quyết định. Nó bao gồm: Những người sử dụng hệ thống, các quy trình và hướng dẫn được sử dụng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu, các chỉ dẫn, dữ liệu của tổ chức và hoạt động kinh doanh, phần mềm được sử dụng để xử lý dữ liệu, hạ tầng công nghệ thông tin và kiểm soát nội bộ và bảo vệ dữ liệu. Cùng quan điểm này, Bagranoff (2010); (Kieso, 2011; Weygandt, 2010) cho rằng AIS là một cấu trúc mà doanh nghiệp sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu mang tính chất tài chính để cung cấp thơng thơng tin cho các bên sử dụng như kế toán, các nhà phân tích kinh doanh, các nhà quản lý, kiểm tốn viên và cơ quan quản lý thuế. Bên cạnh đó Ulric J. Gelinas, Richard B. Dull, và dan Patrick R. Wheeler (2015) cũng cho rằng AIS là một hệ thống con của hệ thống thơng tin mà mục đích là để thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các khía cạnh tài chính của hoạt động kinh doanh.
Mặt khác, Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA) coi AIS là một phần của MIS, tập hợp, phân loại dữ liệu để tạo điều kiện cho người ra quyết định nội bộ và bên ngồi có thơng tin phù hợp và kịp thời. Ngoài ra, AIS cũng được coi là một hệ thống con của MIS với khả năng thu thập dữ liệu, chuyển đổi dữ liệu có sẵn thành thơng tin và cung cấp thơng tin cho các bên liên quan (Gelinas, Dull, và Wheeler, 2011; McLeod, Raymon, và Schell, 2007; Nicolaou, 2000).
Về một phương diện khác, hệ thống thông tin kế tốn ln hiện hữu trong tất các doanh nghiệp, và mọi loại hình tổ chức. AIS là một cơng cụ hữu ích để tạo ra các giá trị kinh tế cho doanh nghiệp. Theo Gelinas (2005) AIS là một hệ thống chuyên biệt của hệ thống thông tin quản trị trong bối cảnh ứng dụng các công nghệ của các tổ chức với mục đích là thu thập, xử lý, cung cấp các thơng tin tài chính liên quan. Bên cạnh đó Wilkinson và cộng sự (2000) cho rằng trong bối cảnh về về chức năng của AIS thì nó được xem là một cấu trúc thống nhất trong một thực thể của tổ chức nhằm giúp cho các tổ chức có thể biến đổi các dữ liệu kinh tế trong q trình hoạt động thành thơng tin kế tốn từ đó giúp cho các nhà quản trị ra quyết định.
Tóm lại, từ những quan điểm về AIS được các nghiên cứu nêu ra ở trên, có
của các thành phần trong hệ thống để thực hiện chức năng thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp các thơng tin tài chính cho các bên liên quan nhằm phục vụ cho vấn đề ra quyết định. Nội dung của AIS bao gồm: Những người sử dụng hệ thống, các quy trình và hướng dẫn được sử dụng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu, phần mềm được sử dụng để xử lý dữ liệu, hạ tầng cơng nghệ thơng tin và kiểm sốt nội bộ và bảo vệ dữ liệu, được thể hiện như sau:
Con người trong AIS là những người sử dụng hệ thống bao gồm các chuyên gia
của tổ chức như các kế toán viên, chuyên gia tư vấn, các nhà phân tích kinh doanh, các nhà quản lý, giám đốc tài chính và kiểm tốn viên (A.Hall, 2007; Amy Fontinelle, 2017;
M. B. Romney, and Steinbart, Paul J., 2012).
Thủ tục và hướng dẫn của AIS là các phương pháp sử dụng để thu thập, lưu trữ,
truy xuất và xử lý dữ liệu. Các phương pháp này gồm cả thủ công và tự động, các dữ liệu có thể đến từ cả các nguồn bên trong (ví dụ: nhân viên) và các nguồn bên ngồi (ví dụ như các đơn hàng trực tuyến của khách hàng). Các thủ tục và hướng dẫn sẽ được mã
hoá thành các quy trình để thực hiện thông qua các phần mềm ứng dụng trong AIS (A.Hall, 2007; Amy Fontinelle, 2017; M. B. Romney, and Steinbart, Paul J., 2012).
Dữ liệu chứa trong AIS là tất cả các thơng tin tài chính liên quan đến thực trạng
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào tác động đến tài chính của doanh nghiệp sẽ được đưa vào AIS. Dữ liệu trong AIS sẽ phụ thuộc vào tính chất của doanh nghiệp, nó có thể bao gồm như sau: các thơng tin về bán hàng và mua
hàng, báo cáo thanh tốn của khách hàng, báo cáo phân tích bán hàng, yêu cầu mua
hàng, dữ liệu hàng tồn kho, chấm công, thông tin về thuế… (A.Hall, 2007; Amy
Fontinelle, 2017; M. B. Romney, and Steinbart, Paul J., 2012).
Phần mềm cấu thành phần mềm của AIS là các chương trình máy tính được sử
dụng để lưu trữ, truy xuất, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính của doanh nghiệp. Trước khi có máy tính, AIS được hướng dẫn sử dụng, các hệ thống dựa trên giấy, nhưng ngày nay hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm máy tính làm cơ sở hạ tầng cơng nghệ thông tin (A.Hall, 2007; Amy Fontinelle, 2017; M. B. Romney, and Steinbart, Paul
J., 2012).
Hạ tầng công nghệ thông tin được sử dụng để vận hành hệ thống thông tin kế
gồm máy tính cá nhân, máy chủ, máy in, thiết bị hỗ trợ, mạng internet, mang Lan, các phương tiện lưu trữ (A.Hall, 2007; Amy Fontinelle, 2017; M. B. Romney, and Steinbart,
Paul J., 2012).
Kiểm soát nội bộ và bảo vệ dự liệu của AIS là các biện pháp bảo vệ hệ thống,
AIS phải có kiểm sốt nội bộ để bảo vệ chống lại sự truy cập trái phép vào máy tính và để hạn chế quyền truy cập vào hệ thống của người dùng không được phép bao gồm những người dùng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. (A.Hall, 2007; Amy Fontinelle,
2017; M. B. Romney, and Steinbart, Paul J., 2012).
Nguồn: Hall James A. 2011 Accounting Information Systems