Hình 1 .1 Mơ hình hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Hình 1.3 Mơ hình chung của hệ thống thông tin kế toán
1.1.4 Vai trò của hệ thống thơng tin kế tốn đối với doanh nghiệp
Hệ thống thơng tin kế tốn đóng một vai trị quan trọng trong sự thành công hay thất bại của các tổ chức kinh doanh đương đại. Hệ thống thơng tin kế tốn có trách nhiệm ghi chép, phân tích, giám sát và đánh giá tình hình tài chính của các DN, chuẩn bị các báo cáo cần thiết cho mục đích thuế, kiểm tốn và các đối tượng khác, đồng thời tổ chức cung cấp thông tin hỗ trợ cho các bên liên quan (Mohammed và John Effah& Joshua Abor, 2011). Trong bối cảnh của các DNVVN hiện nay, thông tin kế tốn là rất quan trọng vì nó có thể giúp các công
ty quản lý các vấn đề ngắn hạn của họ trong những lĩnh vực quan trọng như doanh thu, chi phí và dịng tiền, kế tốn (Kristiani, Kurniawan, và Kurniawati, 2013; F. Mitchell, G. C. Reid, và J. Smith, 2000a; Son, Marriott, và Marriott, 2006). Hệ thống thơng tin kế tốn là một cơng cụ được kết hợp trong lĩnh vực hệ thống công nghệ thông tin được thiết kế để giúp quản lý và kiểm soát các chủ đề liên quan đến khu vực kinh tế - tài chính của doanh nghiệp (Louadi, 1998). Tuy nhiên, sự tiến bộ vượt bậc về công nghệ đã mở ra khả năng tạo ra và sử dụng thơng tin kế tốn từ quan điểm chiến lược. Do điều này quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp, điều quan trọng hơn cả đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần thông tin này để đối phó với mức độ không chắc chắn cao hơn trong thị trường cạnh tranh(Louadi, 1998).
Sự hỗ trợ của công nghệ thông tin sẽ là công cụ tốt nhất trong công tác quản trị doanh nghiệp (Heidhues và Patel, 2008). Trong đó, hệ thống thơng tin kế tốn là một cơng cụ có thể cung cấp các thơng tin về kế tốn, tài chính và các thơng tin khác để hỗ trợ giám sát và kiểm soát cho việc ra quyết định và đánh giá hiệu quả kinh doanh (A.Hall, 2007; F. L. Jones và Rama, 2006). Nó cung cấp cho các nhà quản lý thông tin họ cần để thực hiện các trách nhiệm ra quyết định (Hall, 2011). Thơng tin chính xác, kịp thời được cung cấp từ AIS sẽ hỗ trợ một cách tích cực cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định và quản lý doanh nghiệp (Ngô Thị Thu Hằng, Lê Thị Kim Sơn, và Nguyễn Thị Thùy Dung, 2013). Bên cạnh đó, thơng tin kế tốn có vai trị ngày càng quan trọng đối với nhà quản trị trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh (Hồ Mỹ Hạnh, 2013). Những năm gần đây, quy mô hoạt động của các DN ngày càng tăng lên cả về chiều rộng và chiều sâu, sự cạnh tranh giữa các DN ngày càng gay gắt, vì vậy các nhà quản trị cần đến nhiều thơng tin hữu ích như thơng thị trường, thơng tin chiến lược, thơng tin chính sách, và thơng tin kế tốn (Hồ Mỹ Hạnh, 2013). Vì vậy AIS có vai trị quan trọng trong việc thu thập và ghi chép dữ liệu và thông tin liên quan đến các sự kiện có ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp (Belal Yousef AL Smirat, 2013). AIS hoạt động có hiệu quả sẽ hỗ trợ tối ưu cho các quyết định kinh doanh của các chủ doanh nghiệp (AyyoubAl Swalhah, 2014). Ngồi ra AIS cịn có vai
trị cung cấp các dữ liệu về doanh thu và chi phí để nhà quản trị có cơ sở đưa ra các quyết định cần thiết (Ngô Thị Thu Hằng và Nguyễn Thị Thùy Dung, 2015). Vì thế, việc tổ chức vận hành AIS trong các doanh nghiệp như thế nào để có chất lượng phục vụ cho cơng tác quản lý, cho q trình ra quyết định là một tất yếu khách quan và cần thiết (Trần Hải Long, 2015).
Nguồn: (M. B. Romney, and Steinbart, Paul J., 2012)
Hình 1.4: AIS xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin cho những người ra quyết định
Tóm lại: Trong bối cảnh các doanh nghiệp đang nỗ lực thúc đẩy ứng dụng
những thành quả cuộc của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 mang lại cho nên kinh tế, thì AIS đóng một vai trị chiến lược đối với các DN bằng việc tìm cách kết hợp thơng tin và các sự kiện kinh tế, sử dụng công nghệ như một cơng cụ cơ bản để kích hoạt sự đổi mới và sự hỗ trợ quan trọng. Đồng thời AIS cịn đóng một vai trị trung tâm trong việc thu thập và tiết lộ thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định.
1.2 Sự phù hợp của hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp
Nhiều nghiên cứu đã nhấn mạnh sự cần thiết phải phát triển sự phù hợp giữa chiến lược kinh doanh và chiến lược CNTT. Tuy nhiên, cho đến nay nhiều DN vẫn đang cố gắng để đạt được sự phù hợp, có khá ít nghiên cứu về sự phù hợp và đặc biệt là các yếu tố ảnh hưởng đến sự phù hợp trong các DNVVN. Khái niệm về sự phù hợp đã được đề cập lần đầu tiên trong nghiên cứu phát triển từ lý thuyết xử lý thông tin (IP) của Galbraith (1973). Galbraith chứng minh rằng khả năng xử lý thông tin của tổ chức phải phù hợp với các yêu cầu thông tin của tổ chức để mang lại thành quả. Sau đó khái niệm này đã được củng cố và tiếp cận thêm bởi một số nghiên cứu khác. Chẳng hạn như De Ven, Andrew, và Drazin (1985) đã chia sự phù hợp thành ba loại khác nhau, đó là cách tiếp cận lựa chọn, tương tác và hệ thống. Cụ thể, cách tiếp cận lựa chọn giải thích "sự phù hợp" là việc thiết
kế của một tổ chức phải thích ứng với các đặc điểm của bối cảnh hoạt động nếu nó muốn tồn tại hoặc có hiệu quả.
Cách tiếp cận tương tác giải thích "sự phù hợp" là một hiệu ứng tương tác của tổ chức và cơ cấu về hiệu quả. Phương pháp tiếp cận hệ thống sử dụng khái niệm khuôn khổ của lý thuyết hệ thống và tìm cách tiếp cận thơng qua phân tích thực nghiệm. Hay Chan, Huff, Barclay, và Copeland (1997) cho rằng sự phù hợp theo cách tiếp cận đối sánh thường dựa trên mức độ giống nhau giữa hai thước đo, trong trường hợp này là mức độ tương đồng giữa yêu cầu của AIS và khả năng của AIS. Nghiên cứu của Ismail và King (2005); Ismail và King (2006); Ismail và King (2007); Ashif, Mahmud, và Hasan (2013) cho rằng sự phù hợp của AIS là tương quan giữa hai yếu tố: yêu cầu của AIS và khả năng của AIS.
Tóm lại: Sự phù hợp của hệ thống thơng tin kế tốn là mức độ phù hợp hoặc
là mức độ tương đồng giữa yêu cầu của AIS và khả năng của AIS, sự tương quan giữa hai yếu tố này sẽ tạo nên sự phụ phợp của AIS.
Cách đo lường sự phù hợp của AIS qua các nghiên cứu
Sự phù hợp AIS được đo lường bằng mơ hình hồi quy từ các yếu tố hiểu biết của chủ hữu, cấp độ thiết lập CNTT và quy mô doanh nghiệp (Hussin, King,
và Cragg, 2002; Raymond và Paré, 1992; Seyal, Rahim, và Rahman, 2000; Thong, 1999). Ngoài ra sự phù hợp còn được chịu sự tác động của các yếu tố khác như cam kết của chủ sở hữu/người quản lý, tri thức bên ngoài, tri thức nội bộ (Ashif và cộng sự, 2013; Budiarto, SE, Ak, và Fakultas Ekonomi, 2014; Budiarto, SE, Ak, Fakultas Ekonomi, và Prabowo, 2019; Hussin và cộng sự, 2002; Ismail và King, 2005, 2006, 2007; Tamoradi, 2014). Thật vậy, những yếu tố đầu tiên phản ánh sự phù hợp về IS trong bối cảnh của các DNVVN đó chính là hiểu biết của chủ hữu, cấp độ thiết lập CNTT và quy mô doanh nghiệp, hỗ trợ
bên ngoài được đề cập trong các nghiên cứu của Raymond và Paré (1992); Thong
(1999); Seyal và cộng sự (2000); Hussin và cộng sự (2002). Các nghiên cứu này cho rằng hiểu biết của các chủ sở hữu, đặc biệt là hiểu biết về CNTT và kế tốn
đóng vai trị quan trọng trong việc chi phối các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.
Các yếu tố này được khác phát triển và phản ánh cụ thể hơn qua việc đánh giá sự phù hợp của hệ thống thông tin kế tốn trong mơi trường của của các DNVVN. Việc xác định các yếu tố phản ánh sự phù hợp đã được các nghiên xem xét với nhiều khía cạnh. Tuy nhiên nhìn chung các nghiên cứu đều cho rằng sự phù hợp của AIS được xem là sự tương tác của yêu cầu AIS và khả năng của AIS với các yếu tố có liên quan đến sự phù hợp AIS gồm có: Cấp độ thiết lập CNTT, hiểu biết của chủ sở hữu/người quản lý, cam kết của chủ sở hữu/người quản lý, tri thức bên ngoài, tri thức nội bộ và quy mô doanh nghiệp (Ashif và cộng sự, 2013; Budiarto và cộng sự, 2014; Budiarto và cộng sự, 2019; Hussin và cộng sự, 2002; Ismail và King, 2005, 2006, 2007; Tamoradi, 2014).
Nội dung các yếu tố liên quan đến sự phù hợp của AIS trong bối cảnh áp dụng CNTT được trình bày cụ thể sau đây:
1.2.1 Cấp độ thiết lập CNTT trong doanh nghiệp
Trong các nghiên cứu về hệ thống thơng tin và hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp, cấp độ thiết lập CNTT được một số các nghiên cứu đề cập. Nghiên cứu của Raymond và Paré (1992) định nghĩa rằng “Cấp độ thiết lập CNTT
là một cấu trúc đa chiều đề cập đến bản chất, độ phức tạp và sự phụ thuộc lẫn nhau của việc sử dụng và quản lý CNTT trong một tổ chức”. Định nghĩa này
không chỉ tích hợp các khía cạnh liên quan đến việc sử dụng CNTT mà còn cả quản lý CNTT. Sự đa dạng về cấp độ thiết lập công nghệ phản ánh số lượng các ứng dụng CNTT đang được sử dụng tại doanh nghiệp.
Dựa trên khái niệm về cấp độ thiết lập CNTT của Raymond và Paré (1992), Iacovou, Benbasat, và Dexter (1995); Raymond và cộng sự (1995); Chwelos, Benbasat, và Dexter (2001); Pflughoeft, Ramamurthy, Soofi, Yasai‐Ardekani, và Zahedi (2003) và Rai, Tang, Brown, và Keil (2006) đồng thuận cho rằng cấp độ thiết lập CNTT đề cập đến bản chất, sự phức tạp và sự phụ thuộc lẫn nhau của việc quản lý và sử dụng CNTT trong một doanh nghiệp.
Trong bối cảnh của các DNVVN, điều này được thể hiện qua việc thực hiện các quy trình CNTT phù hợp với các mục tiêu của DN, bao gồm cả việc triển khai các ứng dụng và mức độ của người dùng tham gia vào sự triển khai này. Quá trình triển khai này cũng có thể bao gồm các khía cạnh liên quan đến sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn bên ngoài, sự phát triển của các nguồn lực và năng lực CNTT trong nội bộ của DN (Raymond, Croteau, và Bergeron, 2011). Cấp độ thiết lập thông tin đề cập đến bản chất, phạm vi của các giao dịch, cách thức quản lý và chức năng (kế toán/tài chính/HRM, ngân sách/sản xuất/phân phối, tiếp thị/bán
hàng/dịch vụ khách hàng) của danh mục ứng dụng (Raymond và cộng sự, 2011).
Các nghiên cứu ở trên cho thấy rằng khái niệm cấp độ thiết lập CNTT được xem xét ở nhiều khía cạnh khác nhau và khá đa dạng. Do đó, cấp độ thiết lập CNTT là một tập hợp của các cấu trúc (sự hỗ trợ của công nghệ) nói đến bản chất, sự phức tạp và sự phụ thuộc lẫn nhau thông qua việc sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý CNTT trong các doanh nghiệp.
Đo lường cấp độ thiết lập CNTT trong các doanh nghiệp.
Một trong những nghiên cứu đặt nền móng phản ánh sự đo lường cấp độ thiết lập CNTT trong DN là nghiên cứu của Raymond (1987) và sau đó được phát triển tiếp 3 năm sau 1990 (Raymond, 1990) với sáu tiêu chí đo lường cấp độ thiết lập được đưa ra bao gồm: Danh mục ứng dụng (bảng lương, các khoản phải thu, phải
trả, hóa đơn, tồn kho, kiểm sốt sản xuất và dự báo…); chế độ xử lý các ứng dụng
(hệ thống các ứng dụng trực tuyến, các ứng dụng offline), phát triển các phần mềm
ứng dụng (các ứng dụng do doanh nghiệp tự phát triển, có khả năng tùy chỉnh); hoạt động của máy tính (mức độ kiểm sốt liên quan đến hoạt động của máy tính
như thuộc quyền kiểm sốt của cơng mẹ; nội bộ đảm nhận kiểm sốt hoặc là do
bên ngồi kiểm sốt); phân cấp chức năng của MIS (phân cấp vị trí tổ chức của chức năng MIS trong hệ thống, được đo bằng quyền hạn của người điều hành);
vị trí chức năng của MIS (nhận dạng chức năng của MIS, về vị trí trách nhiệm
của giám đốc điều hành). Kết quả của nghiên cứu này cho thấy trong 6 danh mục
ứng dụng để do lường về cấp độ thiết lập CNTT trong doanh nghiệp nhỏ chỉ có danh mục hoạt động của máy tính (mức độ kiểm sốt liên quan đến hoạt động của
máy tính như thuộc quyền kiểm sốt của cơng mẹ; nội bộ đảm nhận kiểm sốt
hoặc là do bên ngồi kiểm sốt) khơng có ảnh hưởng đến quản trị hệ thống thơng
tin tại các DN. Nghiên cứu kết luận rằng MIS đang phát triển theo hướng ngày càng tinh vi trong các DN sản xuất nhỏ, để mang lại thành quả tốt các DN cần phải tổ chức thực hiện quản lý CNTT một cách triệt để.
Kagan, Lau, và Nusgart (1990) đã sử dụng một cách tiếp cận khác để đo lường cấp độ CNTT, bằng cách thông qua việc đánh giá các phần mềm ứng dụng tại các doanh nghiệp. Nghiên cứu này chỉ ra rằng việc sử dụng MIS của các DNVVN có sự khác nhau giữa các lĩnh vực hoạt động và mối quan hệ tích cực giữa các chỉ số cấp độ của các phần mềm ứng dụng của các loại hình kinh doanh và quy mơ của doanh nghiệp. Hạn chế của cách đo lường này là chỉ đánh giá cấp độ của phần mềm, chưa xem xét các các khía cạnh khác của cấp độ CNTT, chức năng và quản lý thơng tin (Kagan và cộng sự, 1990). Ngồi ra, một tác giả khác là P. B. Cragg (1990) đã thực hiện đo lường bằng cách xác định số lượng các loại ứng dụng CNTT đang được thiết lập tại DNVVN (các loại công nghệ, phần mềm), các ứng dụng dùng để bảo mật IS cho DN trong quá trình hoạt động và cách thức quản lý CNTT(nhân viên CNTT, người phụ trách CNTT, chiến lược CNTT, kinh
nghiệm sử dụng máy tính và phát triển CNTT) hiện tại của doanh nghiệp đang
thực hiện là gì. Cách đo lường này đã phản ánh được việc hiện tại DN đang sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin nào và cách thức quản lý CNTT trong các doanh nghiệp bao gồm những ai.
Kế đến nghiên cứu của Raymond và Paré (1992) về “Đo lường cấp độ thiết
lập CNTT trong các doanh nghiệp sản xuất nhỏ” cho rằng do môi trường ngày
càng phức tạp, các DN nhỏ phải đầu tư vào CNTT ngày càng nhiều hơn với hy vọng sẽ làm tăng năng suất và mang lại hiệu quả cao hơn. Nghiên cứu chỉ ra rằng CNTT đang bắt đầu có tác động đến cấu trúc, sự lựa chọn chiến lược và cả hoạt động của các DN nhỏ. Mục tiêu của nghiên cứu này là thực hiện một bước khám phá để hiểu về cấp độ thiết lập CNTT và việc đo lường cấu trúc trong các doanh nghiệp nhỏ. Cấp độ thiết lập CNTT ở đây là một cấu trúc đa chiều và bao gồm 4 các khía cạnh liên quan đến sự hỗ trợ công nghệ; nội dung thông tin; hỗ trợ chức
năng và vận hành quản lý. Nghiên cứu đã đưa ra một khung đặc điểm chung về cấp độ thiết lập CNTT tại các DN nhỏ (hình 1.4). Khung đặc điểm chung này có thể được sử dụng như một điểm khởi đầu để các nghiên cứu khác về sau thực hiện sâu hơn và mở rộng cấu trúc cấp độ thiết lập CNTT cho các bối cảnh khác của doanh nghiệp.
Nguồn : (Raymond và Paré, 1992)