PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II : NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
2.3.2. Thực trạng hệ thống KSNB hoạt động cho vay KHCN tại Techcombank ch
nhánh Huế
2.3.2.1. Mơi trường kiểm sốt
❖ Sự trung thực và giá trị đạo đức
Ban lãnh đạo NH Techcombank đã xây dựng những chuẩn mực đúng đắn về đạo đức trong toàn NH và phổ biến cho tồn thể các phịng ban và các cán bộ trong
NH. Các thành viên trong Ban giám đốc phải ln có những hành vi, thái độ cử xử, đúng mực đúng với những chuẩn mực mà NH đã đưa ra. Từ đó các CBNH sẽ lấy đó để làm gương về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và ngăn chặn những hành vi thiếu trung thực xãy ra trong đơn vị của mình.
Techcombank ln tạo điều kiện mơi trường làm việc một cách tốt nhất, thoải
mái đến với nhân viên NH của mình. Ln quan tâm đến những khó khăn hay đời sống tình thần của mỗi nhân viên, từ đó giúp nhân viên có thái độ làm việc nghiêm túc, đúng quy định, không bị áp lực và sẽ giảm bớt tình trạng trái với đạo đức do một số áp lực gây nên. Techcombank luôn nhắc nhở đến nhân viên của mình những quy định, văn hóa mà cơng ty đã đề ra và yêu cầu các nhân viên phải thực hiện một cách chính
xác và nghiêm túc như đi làm đúng giờ, mặc đúng đồng phục quy định và ln có thái
độ tốt đến với KH. Tùy vào thời gian, NH sẽ có người đến kiểm tra đột xuất (đóng giả
làm KH) để biết được CBTD có thực hiện tốt nhiệm vụ, tác phong của mình hay
khơng. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cơng ty ln hiểu rõ được tầm quan trọng của hoạt
động KSNB, vì vậy luôn nhắc nhở CBNH phải làm việc một cách tốt nhất từ đó mang lại hiểu quả hoạt động cho ngân hàng của mình, tránh những sai phạm khơng đáng có
xãy ra.
❖ Đảm bảo về năng lực:
Để đảm bảo cho NH luôn đạt được những mục tiêu đã đề ra, cũng như CBNH phải luôn tuân thủ đúng những quy định của mình. Do đó, Ban lãnh đạo NH ln
tuyển dụng những CBNH có trình độ Đại học trở lên cũng như có những kinh nghiệm, năng lực phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.
❖ Triết lý quản lý và phong cách của Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo NH rất quan tâm đến những rủi ro trong hoạt động của NH. Đặc
biệt là hoạt động tín dụng, mặc dù trên địa bàn đang có rất nhiều đối thủ cạnh tranh
làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của NH, tuy nhiên Ban lãnh đạo ln có những quy định trong hoạt động tín dụng để tránh những rủi ro về cho mình, cụ thể: phải có mục đích vay cụ thể, rõ ràng đối với mỗi khách hàng, phải quản lý chặt chẽ từng khâu cho vay
của mình, CBTD phải chịu trách nhiệm nếu những giai đoạn cho vay xãy ra những sai
sót. Mỗi hồ sơ KH đều phải được trình lên Ban lãnh đạo để Ban lãnh đạo xem xét và
ký duyệt tránh những sai sót mà CBTD khơng nhìn thấy. Để tránh những sai sót một
các hữu hiệu nhất, Ban lãnh đạo luôn tạo điều cho CBNH tham gia những lớp tập huấn
như về kiểm soát cho vay, tuân thủ Bảo hiểm, các lớp tập huấn về văn hóa của NH,
luôn tạo ra những cuộc gặp gỡ giao lưu giữa các phòng ban, chi nhánh làm việc với
nhau để tạo ra sự gắn kết cho NH của mình.
Phần này nằm trong bước 1 (Tiếp nhận thơng tin và hướng dẫn KH lập hồ sơ vay vốn) và bước 2 (Thẩm định hồ sơ) của Quy trình cho vay đối với
KHCN.
❖ Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Techcombank ln có sự phân chia rõ ràng và hợp lý nhất.
Các phong ban ln có sự phân chia cơng việc hợp lý, có quan hệ chặt chẽ với nhau và có sự giúp đỡ trong cơng việc lẫn nhau. Mỗi ngày, Techcombank ln tổ chức giữa
các phịng ban với nhau nhằm trao đổi công việc với nhau trong ngày để thực hiện một cách thuận lợi, nhanh chóng và tốt nhất. Giám đốc phịng KD phải có trách nhiệm
giám sát tình hình hoạt động của phịng sau đó trình báo lên Giám đốc của NH. Giám
đốc phịng DVKH phải luôn theo dõi giám sát các hoạt động của PGD cũng như ký duyệt những giấy tờ liên quan đến hoạt động say vay cụ thể như tất toán, đề nghị mở lại TK… (phụ lục 1,2,4)
Phần này nằm trong Bước 4 (Hoàn thiện thủ tục pháp lý và ký kết hợp đồng
tín dung, Bước 6 (Kiểm tra giám sát sau vay) và Bước 7 (Thanh lý hợp đồng)
của Quy trình hoạt động cho vay KHCN
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro đối với hoạt động cho vay KHCN tại Techcombank Chi nhánh Huế Huế
❖ Cụ thể hóa các mục tiêu của đơn vị
Để có cái nhìn tồn diện hơn về hoạt động tín dụng tại Techcombank, Ban lãnh đạo cùng tồn thể CBTD ln đặt cho mình những mục tiêu cần đạt được cho đơn vị của mình. Tuy nhiên, bên cạnh đó sẽ tồn tại những rủi ro tác động tiêu cực đến mục
tiêu của đơn vị, vì vậy đơn vị cần dựa vào mục tiêu chung đã được thiết lập để cụ thể hóa mục tiêu và phổ biến đến từng phòng ban, bộ phận của đơn vị mình. Nhằm kiểm sốt chặt chẽ và từ đó có những biện pháp phịng ngừa, hạn chế nợ xấu phát sinh.
❖ Nhận dạng rủi ro
Quá trình đánh giá rủi ro quy trình cho vay tại Techcombank chi nhánh Huế được thực hiện một cách đúng quy định mà ban lãnh đạo cấp trên đã đề ra. Có rất nhiều loại rủi ro có thể xãy ra trong quy trình cho vay, có thể nhận dạng rủi ro trong
quy trình cho vay KHCN như sau:
- Tìm hiểu kỹ về nguồn thu nhập của KH thông thường qua 3 nguồn: nguồn đi
làm, nguồn kinh doanh, cho thuê tài sản
- Đối với cho vay có TSĐB: phải tìm hiểu rõ đó là TS gì, nguồn gốc ở đâu, sự sụt giảm TSBĐ chính là rủi ro tín dụng của NH
- Yêu cầu KH cung cấp đầy đủ các thông tin một cách chi tiết phục vụ cho việc thẩm định tín dụng sau này, phân tích hồ sơ, số liệu tổn thất trong quá khứ của mỗi KH để nhận biết được KH đó có tốt hay khơng
- Kiểm tra thực tế trước và sau khi cho vay để CBTD có thể biết được KH có sử dụng số tiền vay có đúng mục đích hay khơng, từ đó đưa ra những hiệu quả về sử dụng vốn của KH
Phần này nằm trong Bước 2 (Thẩm định hồ sơ) của Quy trình hoạt động cho
vay KHCN.
❖ Phân tích và đánh giá rủi ro
Từ việc nhận dạng được những rủi ro trong quá trình cho vay của KHCN,
CBTD sẽ xem xét và phân tích tìm ra những phương pháp quản lý rủi ro phù hợp, làm
giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất có thể chấp nhận được sau đó tiến hành những thủ tục cịn lại để hồn thành việc cho vay.
Sau khi đưa ra quyết định cho vay, CBTD sẽ đẩy hồ sơ KH lên hệ thống LOS để các bộ phận kiểm định xem xét lại hồ sơ và tiến hành giải ngân, tránh những rủi ro tiềm tàng mà CBTD khơng nhìn thấy, sau đó trích lập dự phòng rủi ro theo quy định của NH.
2.3.2.3. Hoạt động KSNB đối với quy trình cho vay KHCN tại Techcombank Chi nhánh Huế nhánh Huế
Hoạt động kiểm soát diễn ra xuyên suốt quá trình cho vay KHCN cũng như ở
các phịng ban của NH, để giúp NQL có thể phát hiện những sai sót bất thường từ đó đưa ra những biện pháp thích hợp nhằm giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất, từ đó đạt được những mục tiêu mà đơn vị đã đề ra.
❖ Phân chia trách nhiệm hợp lý
Trong đơn vị, mỗi CBNH sẽ có mỗi nhiệm vụ khác nhau, quy trình làm việc
xuyên suốt nên mỗi nhân viên khơng thể đảm nhiệm cho mình nhiều cơng việc. Các bộ
phận như tín dụng, phê duyệt tín dụng, kế tốn, thủ quỹ khơng thể cùng lúc một người đảm nhận vì để tránh các rủi ro sai sót cũng như hành vi gian lẫn xãy ra trong đơn vị.
Cụ thể, quy trình cho vay của mỗi KH sẽ được tiến hành thực hiện bởi 1 CBTD. Mỗi thông tin, tài sản của KH sẽ do chính cán bộ đó chịu trách nhiệm. Sau khi bộ phận kiểm duyệt cho vay xác định được thông tin của KH, những thơng tin đã đầy đủ và
chính xác thì CBTD sẽ đẩy hồ sơ lên hệ thống và đưa đến Giám đốc khách KHCN ký, xem xét. Sau khi hồ sơ KH được xét duyệt cho vay, bộ phận thủ kho, ngân quỹ sẽ tiến hành giải ngân. Việc phân chia trách nhiệm rõ ràng trong quá trình cho vay đóng vai
trị rất quan trọng, nó sẽ đảm bảo hiệu quả hơn, quá trình cho vay diễn ra nhanh hơn, rà sốt lẫn nhau từ đó tránh những sai sót xãy ra. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng sẽ có những cơng việc mà CBTD sẽ đồng thời thực hiện như việc gặp gỡ KH, ký kết HĐ, kiểm sốt sau vay, tất tốn, vì mỗi cơng việc đó có sự liên quan đến nhau mà ít xãy ra
sai sót, gian lận nên sẽ có một CBTD đảm nhận cơng việc đó. ❖ Kiểm sốt chứng từ, sổ sách
Mọi chứng từ, hồ sơ của mỗi KH đều được bảo quản một cách cẩn thận, TSĐB đều được bộ phận thủ kho theo dõi và lưu trữ cẩn thận, tài liệu về KH đều được đảm bảo an toàn. Mỗi hồ sơ sẽ được cất một cách an tồn, dễ tìm…
❖ Chứng từ, sổ sách phải đầy đủ
Techcombank quy định đối với hoạt động cho vay KHCN để hạn chế được những rủi ro thì phải đảm bảo thơng tin thu thập được của KH phải cung cấp đầy đủ mọi chứng từ, sổ sách, các tài liệu liên quan đến vay vốn phải đầy đủ nhất để thuận lợi
cho việc kiểm tra, thẩm định và quyết định cho vay sau này.
Techcombank sử dụng hệ thống LOS để lưu trữ thông tin KH một cách đầy đủ, chính xác và thuận tiện cho việc kiểm tra hồ sơ KH khi KH có nhu cầu, thắc mắc cũng
như thanh toán trả nợ khoản vay, khi đến NH chỉ cần mang theo CMND thì có thể tìm kiếm thơng tin KH một cách nhanh chóng và chính xác.
Phần này nằm trong Bước 5 (Thực hiện giải ngân và lưu trữ hồ sơ) của Quy
trình cho vay đối với KHCN.
❖ Kiểm tra quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
Hoạt động cho vay được NH thiết lập một cách chặt chẽ với hệ thống chứng từ hợp lý. Mỗi KH sẽ có mỗi mã KH khác nhau khi đến vay vốn và đều được lưu tại hệ thống LOS. Các hồ sơ sau khi hoàn thành thủ tục cho vay đều sẽ được đẩy lên hệ thống một cách nhanh chóng, nhằm đảm bảo sự đầy đủ và tránh sai sót.
Đối với cho vay có TSĐB, mọi giấy tờ của KH đều phải có bản gốc đối chiếu
58 KH, NH sẽ tự động chuyển tiền theo hình thức mà KH mong muốn, tuy nhiên cũng phải đảm bảo sự an toàn nhất đến với KH.
❖ Phân tích rà sốt
Hằng ngày, CBTD phải kê khai cơng việc của mình trong ngày lên bảng trực
quan phòng, nhằm để Giám đốc KHCN theo dõi tiến độ thực hiện của mỗi CBTD đối
với KH của mình, các chỉ tiêu cần phải đạt được trong mỗi tháng. Từ đó sẽ có những
khen thưởng đối với CBTD đạt được chỉ tiêu, cũng như vượt quá chỉ tiêu mà NH đã đề ra trong mỗi tháng, mỗi năm. Techcombank thường xuyên tổ chức những buổi họp nhằm đánh giá lại tình hình hoạt động cho vay cũng như hoạt động của NH, từ đó đưa
ra những kế hoách phù hợp trong thời gian tới.
Quá trình KSNB cho vay KHCN tại Techcombank được diễn ra xuyên suốt từ thời điểm bắt đầu vay cho đến kết thúc của KH: Bao gồm 3 giai đoạn kiểm soát:
- Kiểm soát trước cho vay
- Kiểm soát trong cho vay
- Kiểm soát sau cho vay