1.2. Nội dung Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh
1.2.4 Công tác kiểm tra và giám sát
1.2.4.1 Khái niệm, mục đích và tác dụng của cơng tác kiểm tra
Kiểm tra là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tn theo các tiêu chuẩn của tổ chức bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu, đảm bảo cho mọi hoạt động của doanh nghiệp đƣợc thực hiện theo đúng kế hoạch. Đó là tiến trình giám sát việc thực hiện và thu thập những thông tin phản hồi để kịp thời sửa chữa, điều chỉnh đảm bảo kế hoạch đƣợc hoàn thành nhƣ dự định.
Đó là những tỉ lệ, tiêu chuẩn, những con số thống kê mà nhà quản trị đƣa ra để đo lƣờng và điều chỉnh những kết quả hoạt động của cấp dƣới nhằm hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Bằng cách đó nhà quản trị đảm bảo rằng những gì cấp dƣới đã làm là đúng hoặc chƣa đúng với kế hoạch đã đề ra.
1.2.4.2 Mục đích
- Làm sáng tỏ và chính xác hơn các mục tiêu kế hoạch.
- Xác định và dự đoán những chiều hƣớng chính và những thay đổi cần thiết liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp nhƣ: thị trƣờng, sản phẩm, tài nguyên,…
- Phát hiện kịp thời những vấn đề sai và những đơn vị chịu trách nhiệm để sửa sai.
- Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm. - Phác thảo các tiêu chuẩn tƣờng trình báo cáo để loại bớt những gì khơng cần thiết.
- Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục, điều chỉnh kịp thời các hoạt động nhằm cải tiến sự hồn tất cơng tác tiết kiệm thì giờ cơng sức của mọi ngƣời để gia tăng năng suất và lợi nhuận cao.
1.2.4.3 Nội dung kiểm tra
Nhiệm vụ chung của kiểm tra trong doanh nghiệp là thông qua kiểm tra phải phát hiện ra những sai lệch của thực tế so với mục tiêu, từ đó đề ra các biện pháp thích hợp và kịp thời để cải tiến, hồn thiện q trình xây dựng kế hoạch cũng nhƣ tổ chức thực hiện kế hoạch. Về mặt cụ thể, công tác kiểm tra phải đạt đƣợc những mục đích cơ bản sau:
- Bảo đảm kết quả đạt đƣợc phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
- Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức đƣợc sử dụng một cách hữu hiệu.
- Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng
- Xác định và dự đốn những chiều hƣớng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề nhƣ: Thị trƣờng, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật chất...
- Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm để sửa sai.
- Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm - Phác thảo các tiêu chuẩn tƣờng trình báo cáo để loại bớt những gì ít quan trọng hay khơng cần thiết.
- Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến sự hồn tất cơng tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi ngƣời để gia tăng năng suất và lại lợi nhuận cao.
- Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm thƣờng xảy ra thiếu sót, hạn chế và khi xảy ra thì thƣờng có ảnh hƣởng lớn tới kết quả hoạt động của doanh nghiệp
Để thấy rõ điều này, chúng ta có thể tham khảo một số điểm kiểm tra thiết yếu trong những lĩnh vực quan trọng của doanh nghiệp đƣợc nêu trong bảng 1.1:
Sản xuất Marketing Quản trị nhân sự Tài chính kế tốn - Chủng loại SP - Số lƣợng SP - Chất lƣợng SP - Chi phí SX - Mức độ hoàn thành kế hoạch SX
- Doanh thu tiêu thụ - Chi phí bán hàng - Chi phí quảng cáo - Mức độ hài lòng của ngƣời tiêu dùng - Kết quả bán hàng của từng nhân viên
- Năng suất lao động - Mối quan hệ giữa những ngƣời lao động - Những cá nhân tập thể điển hình - Phát triển lực lƣợng quản trị viên - Tài sản của doanh nghiệp - Kết quả sản xuất kinh doanh - Dự trữ
- Lƣu chuyển tiền tệ
Bảng 1.1: Điểm kiểm tra thiết yếu của 4 lĩnh vực quan trọng trong Doanh
nghiệp
Trên thực tế, việc xác định đƣợc những điểm thiết yếu trong kiểm tra không phải khi nào cũng dễ dàng và thuận lợi. Để tìm đƣợc những nội dung kiểm tra hữu hiệu, chúng ta cần phải trả lời đƣợc những câu hỏi cơ bản nhƣ sau:
Những điểm nào phản ảnh rõ nhất mục tiêu của tổ chức?
Những điểm nào phản ảnh rõ nhất tình trạng khơng đạt đƣợc mục tiêu? Những điểm nào đo lƣờng tốt nhất sự sai lệch?
Những điểm nào xác định rõ nhất trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có liên quan
Những điểm nào thực hiện một cách thuận tiện nhất và ít tốn kém nhất 1.2.4.4 Các nguyên tắc kiểm tra
Bộ máy kiểm tra cần phải đƣợc thiết kế phù hợp với kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, các chức vụ, cấp bậc của đối tƣợng kiểm tra, các kỹ thuật và hệ thống kiểm tra phải phản ánh đƣợc các kế hoạch mà chúng đƣợc thiết kế ra để theo dõi.
Công tác kiểm tra cần phải đƣợc thiết kế theo cấp bậc và cá tính của nhà quản trị.
Việc kiểm tra cần phải vạch rõ những chỗ khác biệt tại các điểm thiết yếu tức là nhà quản trị phải quan tâm đặc biệt đến các yếu tố có ý nghĩa quan trọng nhất đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Việc kiểm tra cần phải khách quan tránh những định kiến đánh giá sai lầm kết quả thực hiện của cấp dƣới và điều đó sẽ dẫn đến hậu quả phản tác dụng của nó.
Kiểm tra cần phải linh hoạt.
Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng khí của tổ chức. Kiểm tra cần phải tiết kiệm.
Phải dẫn đến tác động điều chỉnh. Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra
Trong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và tiến hành công tác kiểm tra cần tuân theo các yêu cầu sau đây:
- Kiểm tra phải có trọng điểm
Khi đã xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra ở đâu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm kiểm tra đó. Thơng thƣờng đó là các khu vực hoạt động thiết yếu hay xảy ra sai sót, tập trung nhiều nguồn lực. Trên thực tế các nhà quản lý phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác định đƣợc chính xác khu vực trọng điểm, nhƣ kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí tiền bạc, nguyên vật liệu và việc kiểm tra sẽ kém hiệu quả.
- Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và có kế hoạch rõ ràng
u cầu này địi hỏi việc kiểm tra khơng chỉ dựa vào các số liệu và báo cáo thống kê mà phải đƣợc tiến hành ngay tại nơi diễn ra các hoạt động và phải đƣợc thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, rõ ràng.
- Kiểm tra cần chú trọng tới số lƣợng nhỏ các nguyên nhân
Yêu cầu này nêu rõ: Trong một cơ hội ngẫu nhiên nhất định, một số lƣợng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây ra đa số các kết quả. Đây là một yêu cầu rất quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản trị khi họ cố gắng xác định các khu vực hoạt động thiết yếu, các điểm kiểm tra thiết yếu. Yêu cầu này cũng đòi hỏi trong quá trình kiểm tra phải xem xét kỹ càng mọi nguyên nhân gây nên những sai lệch của hoạt động so với kế hoạch để có thể đề ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu quả
- Bản thân ngƣời thực hiện hoạt động phải tự kiểm tra
hệ thống.
- Kiểm tra phải đƣợc thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tƣợng đƣợc kiểm tra
Cơ sở để tiến hành kiểm tra thƣờng là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nó phải đƣợc thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khác, kiểm tra còn cần đƣợc thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tƣợng đƣợc kiểm tra
- Kiểm tra phải đƣợc thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị
Kiểm tra nhằm giúp nhà quản lý nắm đƣợc những gì đang xảy ra, cho nên những thông tin thu thập đƣợc trong quá trình kiểm tra phải đƣợc nhà quản lý thông hiểu. Những thông tin hay cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản lý khơng hiểu đƣợc, thì họ sẽ khơng thể sử dụng, và do đó sự kiểm tra sẽ khơng cịn tác dụng.
- Kiểm tra phải cơng khai, khách quan, chính xác
Q trình quản trị dĩ nhiên là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị, nhƣng việc xem xét các bộ phận cấp dƣới có làm tốt cơng việc hay không, không thể là sự phán đoán chủ quan. Nếu nhƣ thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ khơng cho chúng ta có đƣợc những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối tƣợng đƣợc kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn
- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hố của tổ chức
Để việc kiểm tra có hiệu quả cao cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hoá của doanh nghiệp. Nếu nhà quản trị trong tổ chức có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân vien làm việc tự giác, ln sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm thì việc kiểm tra hoạt động của cấp dƣới và nhân viên không nên thực hiện quá thƣờng xuyên. Ngƣợc lại, nếu nhân viên cấp dƣới quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đốn, thƣờng xun chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhân viên có tính ỷ lại, khơng có khả năng linh hoạt thì khơng thể áp dụng cách kiểm tra, trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi ngƣời.
- Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm
Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra đƣợc coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất. u cầu này địi hỏi lợi ích của kiểm
tra phải tƣơng xứng với chi phí cho nó. Mặc dù u cầu này là đơn giản nhƣng khó trong thực hành. Thơng thƣờng các nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho công tác kiểm tra nhƣng kết quả thu đƣợc do kiểm tra lại không tƣơng xứng.
- Kiểm tra phải đƣa đến hành động
Dựa vào kết quả kiểm tra nhà quản lý phải hành động. Có thể đó là sắp xếp lại tổ chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chi tiêu, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo.
Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà khơng điều chỉnh, thì việc kiểm tra mất tác dụng, ý nghĩa.
- Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng
Muốn cho việc kiểm tra đem lại hiệu quả thiết thực thì cần tiến hành đồng bộ ở nhiều khâu, kết hợp nhiều phƣơng pháp với nhau. Các phƣơng pháp kiểm tra, hình thức kiểm tra cũng phải đƣợc áp dụng linh hoạt, uyển chuyển, phù hợp với từng đối tƣợng, quy mơ, mục đích của kiểm tra.
1.2.5 Công tác xử lý và khen thƣởng
Thời gian qua, nhiều doanh nghiệp đã thực sự coi công tác thi đua xử lý, khen thƣởng nhƣ một giải pháp trong quản lý, qua đó góp phần động viên ngƣời lao động thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, hiện nay cịn khơng ít doanh nghiệp nhận thức chƣa đầy đủ về ý nghĩa, vai trò và tầm quan trọng của cơng tác thi đua, khen thƣởng. Vì vậy để nâng cao chất lƣợng cơng tác thi đua, khen thƣởng nhằm phát huy sáng tạo của ngƣời lao động để xây dựng doanh nghiệp phát triển bền vững đóng góp chung cho sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc doanh nghiệp cần tập trung vào những nội dung nhƣ:
Một là: Nhà quản lý, ngƣời đứng đầu doanh nghiệp phải nhận thức đƣợc về vị trí, vai trị và tầm quan trọng của cơng tác thi đua, khen thƣởng. Căn cứ trình độ ngƣời lao động trong DN, đặc thù hoạt động của DN, quy mơ DN có các hình thức tuyên truyền cho cán bộ, ngƣời lao động một cách phù hợp đảm bảo việc tuyên truyền đƣợc thƣờng xuyên, liên tục, hiệu quả.
Hai là: Đổi mới nội dung, hình thức, phƣơng thức tổ chức các phong trào thi đua; nâng cao chất lƣợng khen thƣởng. Phong trào thi đua phát động phải có nội dung, tiêu chí cụ thể. Q trình tổ chức phong trào thi đua phải có sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban trong doanh nghiệp. Tập trung đẩy mạnh việc triển khai các
của DN; thực hiện tốt các phong trào thi đua do địa phƣơng nơi DN đóng trên địa bàn. Thực hiện tốt công tác kiểm tra, giám sát. Kịp thời giải quyết việc khiếu nại tố cáo liên quan đến công tác thi đua, khen thƣởng trong DN.
Xây dựng, hồn thiện các tiêu chí cụ thể trong thực hiện các phong trào thi đua, công tác khen thƣởng làm căn cứ để bình xét khen thƣởng đảm bảo cơng khai, cơng bằng, kịp thời, quan tâm khen thƣởng thành tích đột xuất, khen chuyên đề, khen thƣởng sáng kiến, sáng tạo, khen thƣởng tập thể nhỏ, công nhân. Coi đây là biện pháp đột phá trong nâng cao chất lƣợng khen thƣởng. Chú trọng việc khen thƣởng động viên bằng vật chất và tinh thần, thƣởng xứng đáng với công trạng đạt đƣợc của tập thể, cá nhân.
Ba là: Tập trung thực hiện tốt công tác phát hiện, bồi dƣỡng, tổng kết và nhân rộng các điển hình tiên tiến. Triển khai đồng bộ cả 4 khâu: Phát hiện; bồi dƣỡng; tổng kết và nhân điển hình tiên tiến: Xác định rõ đối tƣợng, xây dựng tiêu chí điển hình trong từng ngành, lĩnh vực sản xuất kinh doanh; Tăng cƣờng kiểm tra, giám sát việc thực hiện các tiêu chí, nội dung thi đua, qua đó kịp thời phát hiện điển hình; trên cơ sở các mơ hình, gƣơng điển hình tiên tiến đã phát hiện để lựa chọn, tiến hành xây dựng kế hoạch bồi dƣỡng; Kịp thời tổng kết mơ hình, điển hình, khen thƣởng thành tích xuất sắc, đột xuất đối với các điển hình tiên tiến; Phát động các phong trào thi đua học tập, làm theo gƣơng điển hình tại DN.
Bốn là: Kiện toàn đội ngũ cán bộ làm công tác thi đua, khen thƣởng theo
hƣớng chun nghiệp, có năng lực, trình độ phù hợp; có khả năng tổng hợp, xử lý thơng tin nhanh, có tính ổn định. Nâng cao vai trị, trách nhiệm của cấp ủy Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, ngƣời đứng đầu DN. Tăng cƣờng kiểm tra, giám sát, kịp thời phát hiện, ngăn ngừa tiêu cực trong cơng tác thi đua, khen thƣởng, tránh tình trạng khen thƣởng tràn lan, khơng thực chất.
1.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh
Giảm chi phí chính là mục tiêu cuối cùng của cơng tác quản lý chi phí. Để thực hiện đƣợc các mục tiêu đó, các nhà quản lý phải thấy đƣợc các yếu tố tác động đến sự phát sinh chi phí. Có nhiều yếu tố chủ quan và khách quan ảnh hƣởng đến sự tăng giảm chi phí, trong đó có một số nhân tố chủ yếu sau:
1.3.1. Sự tiến bộ của Khoa học kỹ thuật và công nghệ
Khoa học kỹ thuật và công nghệ là sự phát triển liên tục các thành phần vật chất của lực lƣợng sản xuất gắn liền với việc tích luỹ kiến thức, hồn thiện hệ thống
quản lý sản, nâng cao tiềm kực sản xuất và đƣợc thể hiện trong mức tăng hiệu quả kinh tế. Khoa học kỹ thuật và cơng nghệ ngày càng phát triển thì nó ngày càng tác