Để đánh giá khả năng ứng dụng CNTT của một tổ chức người ta thường xem xét 2 yếu tố chủ yếu, đó là mức độ ứng dụng CNTT vào trong các hoạt động của tổ chức và khả năng thực hiện các ứng dụng CNTT của các thành viên trong tổ chức đó. Việc ứng dụng CNTT trong tổ chức khơng chỉ phụ thuộc vào khả năng tài chính của tổ chức mà nó cịn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như con người, mơi trường, chính sách,...
Có thể chia thành năm nhóm yếu tố chủ yếu ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình ứng dụng CNTT của tổ chức, đó là: ự hỗ trợ về mặt chủ trương chính sách yếu tố S , con người và nguồn nhân lực điều kiện vật chất, hệ thống quản lý thô, ng tin, hiệu quả của cơ cấu tổ chức.
1.6.1. Chủ trƣơng chính sách
Chủ trương chính sách của tổ chức là yếu tố quyết định và đóng vai trị quan trọng nhất trong các yếu tố tác động để thúc đẩy quá trình ứng dụng và phát triển CNTT của tổ chức.
Tổ chức chịu ảnh hưởng bởi 2 loại chính sách: Chính sách bên trong và chính sách bên ngồi. Chính sách bên trong là các chính sách do tổ chức đề ra cịn chính sách bên ngồi là chính sách mơi trường, đây có thể là chính sách của Chính phủ, Nhà nước hoặc của tổ chức cấp trên mà tổ chức đó chịu ảnh hưởng ban hành.
Chính sách là một hệ thống các mục tiêu và biện pháp nhằm phát triển tiềm lực và ứng dụng CNTT của tổ chức. Nó bao gồm hệ thống các văn bản pháp quy của Nhà nước hay của ngành, từ định hướng chiến lược cho đến các khía cạnh cụ thể nhằm đạt được các mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng CNTT của tổ chức. Chính sách đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản, các thủ tục khi triển khai ứng dụng CNTT như: tính pháp lý của văn bản điện tử, chữ ký số, chính sách cơng nhận các giao dịch qua mạng, thanh toán điện tử, v.v...
Chính sách thu hút và khuyến khích các hoạt động CNTT rất quan trọng, nó đảm bảo cho sự chuẩn bị đầy đủ về mặt nhân lực để triển khai ứng dụng CNTT. Bên cạnh đó chính sách ứng dụng và phát triển CNTT cần sự nhất quán và định hướng lâu dài, có định hướng rõ ràng, khoa học, kịp thời cập nhật sự biến động nhanh chóng của cơng nghệ. Vấn đề này rất quan trọng đối với các tổ chức nhà nước khi thay đổi người quản lý cấp cao thường dẫn đến việc thay đổi chính sách. 1.6.2. Yếu tố con ngƣời
Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt của việc triển khai ứng dụng CNTT, nếu đánh giá cơ sở vật chất là phần xác thì đây được coi là phần hồn trong quá trình ứng dụng CNTT của bất cứ tổ chức nào.
Yếu tố con người có vai trị rất quan trọng đối với q trình ứng dụng CNTT, một quốc gia, địa phương, hay một tổ chức có nguồn nhân lực, nền tảng tri thức khoa học cao thì việc triển khai tin học hóa sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn rất nhiều so với các quốc gia, địa phương hay tổ chức có nền tảng thấp hơn bởi vì với nền tảng
tri thức ở mức cao có thể rút ngắn được thời gian trong quá trình tiếp thu và ứng dụng tri thức đó vào thực tế.
Nhân lực trong hoạt động ứng dụng CNTT bao gồm đội ngũ lãnh đạo và các nhà hoạch định chính sách, nhà khoa học, chuyên gia CNTT, đội ngũ nhân viên. Để tiến hành ứng dụng CNTT đòi hỏi phải có nguồn nhân lực có chất lượng.
Nhận thức, khả năng hoạch định chiến lược và đưa ra những quyết sách đúng đắn của nhà lãnh đạo, quản lý là sự hỗ trợ tốt nhất cho công tác ứng dụng CNTT của tổ chức. CNTT là một lĩnh vực còn khá mới mẻ, do vậy cơ cấu về tuổi tác của cán bộ, nhân viên là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ nhanh hay chậm và chiều sâu của quá trình tổ chức ứng dụng CNTT.
Ứng dụng và phát triển CNTT rất cần đến khả năng của đội ngũ chuyên gia trong việc triển khai và phát triển ứng dụng. Để xây dựng nền tảng tri thức và nhân lực CNTT đòi hỏi cần phải có chiến lược đúng đắn để tích lũy, nâng cao tri thức và có kế hoạch sử dụng, củng cố nguồn nhân lực đó.
Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực CNTT sẽ dẫn đến việc ứng dụng CNTT có hiệu quả. Ngồi vấn đề về khả năng của đội ngũ cán bộ, cần nâng cao ý thức và định hướng kỹ năng làm việc của tổ chức cho họ.
1.6.3. Điều kiện cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất hạ tầng là yếu tố rất quan trọng đặc biệt đối với công tác ứng dụng CNTT, do yếu tố đặc trưng của CNTT là phải có phương tiện để thực hiện, không thể ứng dụng CNTT khi tổ chức khơng có những u cầu đáp ứng tối thiểu về trang bị cơ sở vật chất.
Các hoạt động ứng dụng CNTT của tổ chức bị ảnh hưởng, chi phối trực tiếp từ các yếu tố liên quan đến sự phát triển của hạ tầng kỹ thuật CNTT. Hạ tầng kỹ thuật phát triển tốt thì việc áp dụng CNTT trong tổ chức được thuận lợi, ngược lại, hạ tầng kỹ thuật kém thì việc ứng dụng CNTT sẽ khó triển khai, việc thực hiện cần có sự lựa chọn và bước đi phù hợp.
Tình trạng cơ sở vật chất về CNTT của tổ chức ảnh hưởng đến hiệu quả của việc triển khai ứng dụng CNTT. Tổ chức có tình trạng cơ sở vật chất tiên tiến, phân
bổ hợp lý sẽ thuận lợi để triển khai ứng dụng CNTT, ngược lại, nếu vật chất lạc hậu hoặc phân bổ không hợp lý sẽ dẫn đến không đáp ứng được các yêu cầu khi triển khai, hiệu quả sẽ thấp.
Quá trình triển khai ứng dụng CNTT cũng bị chi phối rất lớn bởi yếu tố chi phí mà tổ chức sẵn sàng bỏ ra. Quốc gia, địa phương có sự phát triển tốt về KTXH sẽ hỗ trợ tốt cho việc đảm bảo kinh phí cho hoạt động ứng dụng CNTT, ngược lại, KTXH kém phát triển thì hoạt động ứng dụng CNTT cũng bị ảnh hưởng ít nhiều.
Yếu tố đánh giá sự quyết tâm của tổ chức với việc ứng dụng CNTT là mức độ sẵn sàng chi trả kinh phí cho mục tiêu ứng dụng CNTT. Các loại chi phí chính cho hoạt động ứng dụng CNTT bao gồm chi phí duy trì hệ thống, chi phí hoạt động, đầu tư thiết bị và ứng dụng phụ trợ, phí đào tạo và đãi ngộ, v.v... Hoạt động ứng dụng CNTT là liên tục vì vậy việc duy trì nguồn kinh phí, tiến độ đầu tư cũng như đảm bảo và cân đối kinh phí cho phù hợp với quy mô và mục tiêu ứng dụng CNTT của tổ chức là rất quan trọng.
Quy mô đầu tư cho các hoạt động CNTT ảnh hưởng đến kết quả của việc ứng dụng CNTT một cách rộng rãi hay trong phạm vi hẹp, chiều sâu của ứng dụng CNTT trong tổ chức. Đây là yếu tố quyết định sự đồng bộ và tốc độ triển khai của dự án đầu tư ứng dụng CNTT.
1.6.4. Hệ thống quản lý thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,…thực hiện hoạt động thu thập, xử lý thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là mơi trường. Nó được biểu hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả của xử lý được chuyển đến các đích hoặc được cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu [14, tr.24].
Hệ thống thông tin ứng dụng CNTT có các chức năng sau:
- Chức năng nhập dữ liệu: Người sử dụng nhập dữ liệu từ bên ngồi vào hệ thống thơng qua các thiết bị ngoại vi để tạo cơ sở dữ liệu và xử lý.
- Chức năng xử lý dữ liệu: Dữ liệu sau khi được nhập vào máy tính sẽ được xử lý bằng hàng loạt các thao tác như tính tốn, so sánh, sắp xếp theo thứ tự, phân loại, tóm tắt, phân tích…để biến đổi thành những thơng tin hữu dụng.
- Chức năng cung cấp thơng tin: Mục đích của hệ thống thông tin là cung cấp các sản phẩm thơng tin có chất lượng đến người sử dụng phù hợp với yêu cầu đặt ra. Các sản phẩm này có thể hiển thị trên màn hình hoặc in ra trên giấy.
- Chức năng lưu trữ dữ liệu và thông tin: Các dữ liệu và thông tin đã được xử lý sẽ được giữ lại theo một cách tổ chức nào đó như dưới dạng các trường, các biểu ghi, các tệp hoặc các cơ sở dữ liệu để sử dụng sau này.
- Chức năng kiểm tra các hoạt động của hệ thống: Hệ thống thông tin phải tạo ra các thơng tin phản hồi về các q trình vào, ra, xử lý và lưu trữ dữ liệu để có thể đánh giá và điều chỉnh hiệu quả hoạt động của hệ thống.
1.6.5. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một yếu tố tác động khá nhiều đối với quá trình ứng dụng CNTT của một tổ chức. Nếu coi yếu tố vật chất là phần xác, yếu tố con người là phần hồn thì cơ cấu tổ chức là việc sắp xếp, phối hợp và trao đổi qua lại giữa 2 yếu tố trên để có thể hoạt động một cách hồn hảo. Việc bố trí, phối hợp một cách hợp lý sẽ làm tăng hiệu quả cơng việc và ngược lại.
Tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức quyết định đến sự phát triển và việc triển khai ứng dụng CNTT của tổ chức. Sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các thành phần của tổ chức là yếu tố làm đơn giản hóa q trình ứng dụng CNTT vào hoạt động của mình. Tổ chức có bộ máy càng tinh giản, gọn nhẹ thì việc triển khai ứng dụng CNTT sẽ thuận lợi hơn những tổ chức có bộ máy cồng kềnh, phức tạp.
Việc bố trí rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, điều hành tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới sẽ tạo ra cách tiếp cận mang tính tổng quát và các quy trình phối hợp chặt chẽ, rõ ràng, gắn trách nhiệm cụ thể cho từng đối tượng giúp cho việc triển khai các hệ thống CNTT mà tổ chức xây dựng trở nên đơn giản hơn.
1.7. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống BHXH Việt Nam 1.7.1. Kết quả đạt đƣợc
a) Chính sách phát triển ứng dụng CNTT vào quản lý tại BHXH Việt Nam
- Là cơ quan thuộc Chính phủ có nhiệm vụ tổ chức thực hiện chính BHXH, BHYT và BHTN cho người lao động và cho các đối tượng xã hội khác (trẻ em dưới 6 tuổi, người nghèo, người mất khả năng lao động, người có cơng, v.v). Để triển khai thực hiện tốt Nghị định số 64/2007/NĐ CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về - ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Quyết định phê duyệt chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015, chủ trương ứng dụng CNTT trong hiện đại hóa các hoạt động của ngành BHXH Việt Nam của Ban hỉ đạo ứng dụng CNTT c ngành. BHXH Việt nam đã ban hành hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của BHXH giai đoạn 2012 - 2015 nhằm xây dựng mục tiêu và giải pháp ứng dụng CNTT trong giai đoạn tới góp phần quan trọng trong việc thực hiện thành cơng giải pháp Chính phủ điện tử trong ngành BHXH nói chung và thực hiện thành cơng chủ trương hiện đại hóa các nghiệp vụ BHXH nói riêng.
- BHXH Việt Nam đã sớm tập trung vào các mặt: Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức để nâng cao trình độ nghiệp vụ, đáp ứng với nhiệm vụ đòi hỏi ngày càng cao; áp dụng CNTT vào việc quản lý đối tượng, thực hiện giải quyết hồ sơ hưởng các chế độ BHXH một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời; thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong ngành, nhất là cải cách thủ tục hành chính trong việc tiếp nhận hồ sơ, giải quyết chế độ. Xây dựng quy trình xét duyệ hồ sơ hưởng t BHXH phù hợp với từng chế độ, giảm thiểu các giấy tờ, thủ tục không cần thiết cho người lao động và đơn vị sử dụng lao động.
b) Việc triển khai ứng dụng CNTT trong hệ thống BHXH Việt Nam
- Toàn ngành BHXH Việt Nam hiện đang quản lý 62.403.163 người tham gia BHXH, BHYT. Với sự quyết tâm của cán bộ công chức đến nay 63/63 BHXH các tỉnh, thành phố trong cả nước đã triển khai ứng dụng CNTT. Tất cả các mảng nghiệp vụ đều sử dụng các phần mềm CNTT để quản lý và giải quyết các chế độ cho người tham gia BHXH, BHYT.
được những kết quả nhất định, có tác động tích cực đến công tác chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt đã từng bước thay đổi phương pháp làm việc và môi trường làm việc dựa trên việc ứng dụng CNTT trong toàn ngành. Việc đầu tư xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật CNTT bao gồm trang thiết bị máy tính, các thiết bị ngoại vi đã từng bước phát huy hiệu quả. Thống nhất sử dụng các phần mềm dùng chung trong các đơn vị thuộc BHXH Việt Nam. Hầu hết cán bộ công chức làm việc trong các hoạt động nghiệp vụ của ngành BHXH đều có kỹ năng tin học cơ bản, biết khai thác, sử dụng thành thục các phần mềm nghiệp vụ hiện tại và sử dụng các phần mềm văn phịng phục vụ trong cơng việc hiệu quả.
- Theo áo cáo đánh giá 05 năm thực hiện Luật BHXH (từ năm 2007- 2012), b Ngành BHXH đã tiếp nhận, giải quyết chế độ BHXH bắt buộc cho trên 600.000 người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng; trên 2,4 triệu người hưởng trợ cấp BHXH một lần; trên 20 triệu lượt người hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe. Riêng năm 2012, có 6.362.923 lượt người hưởng chế độ BHXH, trong đó, 110.786 người hưởng BHXH hàng tháng, 565.573 lượt người hưởng trợ cấp BHXH một lần và 5.223.001 lượt người hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe. Năm 2013, con số tương ứng là 7.165.332 lượt người hưởng chế độ BHXH, trong đó, 119.014 người hưởng chế độ BHXH hàng tháng, 6.535.005 lượt người hưởng trợ cấp 01 lần và chế độ ngắn hạn [Nguồn: Tạp chí BHXH số thứ 5 ngày 17/4/2014].
c) Về phát triển hạ tầng cơ sở và nhân lực trong ứng dụng CNTT vào hệ thống BHXH.
* Phát triển hạ tầng kỹ thuật phần cứng
- Máy tính cá nhân: Theo báo cáo thống kê về thực trạng cơ sở hạ tầng CNTT của ngành năm 2013, máy tính cá nhân để bàn (máy PC) tồn ngành có 18.349 máy tính PC/22.500 người đạt tỷ lệ 81,6%
Hạ tầng mạng và máy chủ tại BHXH Việt Nam gồm 3 trụ sở chính Trụ sở BHXH Việt Nam số 7 Tràng Thi:
3 đường ADSL và một đường cáp quang, được kết nối vào thiết bị Load Balancing để chia sẻ internet cho toàn bộ hệ thống.
Thiết bị mạng có Firewall, Router, Switch Cissco, Loadbalance Planet, Modem ADSL, Modem NTU, UPS 2KVA online.
Hệ thống máy chủ gồm có: 5 bộ được xây dựng như sau:
+ 01 Máy chủ DC: Quản lý tài khoản người dùng (Account), máy chủ phân giải tên miền DNS Server;
+ 01 Máy chủ Mail: Quản lý tài khoản thư điện tử (Account mail); + 01 Máy chủ Firewall (ISA Server): Quản lý sử dụng Internet; + 01 Máy chủ ứng dụng: cài đặt phần mềm quản lý văn bản; + 01 Máy chủ dự phòng.
Trụ sở 150 Phố Vọng: Được xây dựng bao gồm 2 thành phần riêng biệt: Mạng LAN nhà 11 tầng được xây dựng cùng với dự án xây dựng chỉ đáp ứng