2.2. Thực trạng công tác quản lý đối tƣợng hƣởng BHXH (2011 - 2013) 2.2.1. Các đối tƣợng hƣởng BHXH tại BHXH tỉnh Hịa Bình
Đối tượng hưởng BHXH là những người tham gia BHXH khi không may bị ốm đau bệnh tật, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động về nghỉ hưu hoặc không may bị chết. Theo Luật BHXH số 71/2006/QH11 ban hành
BHXH CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ
1. BHXH Thành Phố HịaBình 7. BHXH huyện Mai Châu 2. BHXH huyện Kỳ Sơn 8. BHXH huyện Lạc Sơn 3. BHXH huyện Lương Sơn 9. BHXH huyện Yên Thủy 4. BHXH huyện Đà Bắc 10. BHXH huyện Kim Bôi 5. BHXH huyện Cao Phong 11. BHXH huyện Lạc Thủy 6. BHXH huyện Tân Lạc Giám đốc BHXH tỉnh Hịa Bình P.Giám đốc BHXH tỉnh Hịa Bình P.Giám đốc BHXH tỉnh Hịa Bình CÁC PHỊNG NGHIỆP VỤ 1. Phịng TCHC 6. Phòng Cấp sổ, thẻ 2. Phòng KHTC 7. Phòng Tiếp nhận và QLHS 3. Phòng Thu 8. Phòng CNTT 4. Phòng Chế độ BHXH 9. Phòng Kiểm tra 5. Phòng Giám định BHYT
ngày 29/06/2006 tại điều 4 chương 1 quy định các chế độ BHXH. BHXH tỉnh Hịa Bình đang quản lý các đối tượng hưởng BHXH như sau:
- Người lao động hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ- BNN; - Người lao động hưởng lương hưu, BHXH một lần;
- Người lao động hưởng chế độ tử tuất và thân nhân của người lao động hưởng chế độ tử tuất hàng tháng;
- Người lao động hưởng trợ cấp Bảo hiểm thất nghiệp
2.2.2. Phân tích cơng tác quản lý đối tƣợng hƣởng BHXH tại BHXH tỉnh Hịa Bình (2011 - 2013)
2.2.2.1. Bộ phận quản lý đối tƣợng hƣởng BHXH tại BHXH tỉnh Hịa Bình 1) Phịng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ
- Kiểm tra và tiếp nhận các loại hồ sơ liên quan đến việc tham gia và hưởng chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế của BHXH huyện và các tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm.
- Chuyển hồ sơ tiếp nhận và nhận lại kết quả giải quyết từ các phòng nghiệp vụ liên quan để trả lại cho BHXH huyện và các tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm. - Hướng dẫn, tư vấn các vấn đề liên quan về thủ tục hồ sơ, chế độ, chính sách BHXH, BHYT theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm.
- Hướng dẫn các phòng nghiệp vụ liên quan và BHXH huyện lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ của các phòng nghiệp vụ và BHXH huyện; thực hiện việc lưu trữ, quản lý hồ sơ theo quy định.
- Phân loại, xác định hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác quản lý, thống kê.
- Hướng dẫn, kiểm tra các phòng nghiệp vụ liên quan và BHXH huyện thực hiện các quy định, quy trình giải quyết cơng việc liên quan đến việc thực hiện cơ chế một cửa liên thơng tại cơ quan BHXH tỉnh.
2) Phịng Thu
- Chủ trì, phối hợp với các phịng nghiệp vụ liên quan xây dựng và phân bổ chỉ tiêu kế hoạch thu BHXH, thu bảo hiểm y tế hàng năm cho BHXH huyện và phòng
Thu trên cơ sở kế hoạch đã được BHXH Việt Nam giao. - Tổ chức thực hiện thu BHXH, BHYT theo kế hoạch.
- Kiểm tra, đối chiếu danh sách các đối tượng tham gia BHXH, bảo hiểm y tế; thẩm định và tổng hợp số thu BHXH, bảo hiểm y tế.
- Thẩm định hồ sơ đối tượng tham gia BHXH, bảo hiểm y tế.
- Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu BHXH, bảo hiểm y tế đối với BHXH huyện và các tổ chức, cá nhân tham gia BHXH, BHYT.
3) Phòng Cấp sổ, thẻ
- Tổ chức quản lý, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cấp sổ BHXH đối với BHXH huyện, đơn vị sử dụng lao động và đối tượng tham gia BHXH theo quy định.
- Hướng dẫn, kiểm tra BHXH quận, huyện, đơn vị sử dụng lao động nghiệp vụ lập tờ khai và cấp sổ, thẻ BHXH.
- Rà soát, đối chiếu tờ khai, danh sách đề nghị cấp sổ, thẻ BHXH đã được thẩm định với sổ, thẻ BHXH trước khi trình Giám đốc ký duyệt cấp sổ, thẻ BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện để đóng số sổ, thẻ và phát hành.
- Thực hiện kiểm tra đối chiếu tờ khai, xác nhận vào sổ BHXH về thời gian và mức đóng theo tờ khai làm cơ sở tính hưởng chế độ BHXH.
- Tiếp nhận, phân loại, khai thác sử dụng và tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác cấp sổ, thẻ BHXH.
- Tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình cấp, quản lý và sử dụng sổ, BHXH, thẻ BHYT; thực hiện chế độ thông tin, thống kê, tổng hợp, báo cáo theo quy định.
4) Phòng chế độ BHXH
- Giải quyết hồ sơ hưởng chế độ BHXH: hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp và thẩm định số liệu chi trợ cấp ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe và bảo hiểm thất nghiệp.
- Thẩm định hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, tử tuất, dưỡng sức phục hồi sức khỏe do đơn vị sử dụng chuyển đến làm căn cứ quyết toán.
- Cấp và quản lý giấy chứng nhận hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng.
- Quản lý đối tượng hưởng và mức hưởng trợ cấp BHXH, bảo hiểm thất nghiệp hàng tháng theo từng chế độ, bao gồm cả đối tượng tăng, giảm và di chuyển; điều chỉnh mức hưởng trợ cấp BHXH.
- Lập danh sách đối tượng hưởng các chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp; in danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH.
- Hướng dẫn, kiểm tra BHXH huyện trực thuộc tỉnh và các tổ chức, cá nhân về việc thực hiện chế độ, chính sách BHXH, bảo hiểm thất nghiệp.
2.2.2.2. Quy trình và phƣơng thức quản lý đối tƣợng hƣởng BHXH tại BHXH tỉnh Hịa Bình
1) Quản lý quá trình tham gia BHXH làm căn cứ hƣởng BHXH
Việc đăng ký tham gia BHXH bắt buộc do nhà nước quy định đến từng đơn vị sử dụng lao động, trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng tuyển dụng. Hồ sơ của từng người tham gia được người SDLĐ nộp lên cơ quan BHXH.
+ Người lao động: Kê khai 03 bản “Tờ khai tham gia BHXH, BHYT bắt buộc” (Mẫu số 01 TBH) nộp cho người sử dụng lao động.-
+ Người sử dụng lao động: Kiểm tra, đối chiếu tờ khai tham gia BHXH với hồ sơ gốc của từng người lao động; ký xác nhận và phải chịu trách nhiệm về những nội dung trên tờ khai của người; lập 02 bản “Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT bắt buộc” (Mẫu số 02a TBH) và bản sao quyết định thành lập hoặc chứng - nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì phải nộp bản hợp đồng lao động. Trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng, người sử dụng lao động phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định.
+ Cơ quan BHXH: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra số lượng, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, đối chiếu với hồ sơ của người lao động; ghi mã số quản lý đơn vị và từng người lao động trên danh sách và trên tờ khai tham gia BHXH bắt buộc (mã đơn vị và người lao động ghi theo quy định của BHXH Việt Nam). Ký, đóng dấu vào “Danh sách lao động tham gia BHXH bắt buộc” (Mẫu số 02a TBH); trong thời -
gian không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ phải trả lại đơn vị 01 bản danh sách để đơn vị thực hiện đóng BHXH.
Trường hợp có biến động về lao động; tiền lương hoặc mức đóng BHXH, BHYT:
+ Tăng lao động: Lập 02 danh sách (mẫu số 02a TBH) kê khai các trường - hợp lao động tăng do tuyển dụng hoặc chuyển từ đơn vị khác đến; lập 03 tờ khai (Mẫu số 01 TBH) kèm theo bản gốc các Quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao - động, bản sao giấy khai sinh của người lao động. Đối với người lao động từ nơi khác chuyển đến thì nộp bản ghi q trình đóng BHXH, BHTN. Hồ sơ nêu trên gửi cho cơ quan BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng.
+ Giảm lao động, điều chỉnh số tiền đóng BHXH bắt buộc, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp: Lập 02 bản danh sách điều chỉnh (mẫu số 03a TBH) kèm theo bản - chính các Quyết định liên quan đến tuyển dụng, thôi việc, ngừng việc… và các Quyết định về tiền lương, tiền công hoặc Hợp đồng lao động của người lao động.
+ Cơ quan BHXH: Tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định hồ sơ; ký, đóng dấu vào danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT; các Tờ khai (nếu có), thơng báo cho đơn vị đóng BHXH, BHYT; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT kịp thời cho người lao động [4, tr.38].
2) Lập hồ sơ hƣởng BHXH
Hồ sơ hưởng BHXH do người lao động và người sử dụng lao động lập theo quy định tại luật BHXH đối với từng chế độ hưởng BHXH, gửi cho cơ quan BHXH nơi quản lý đơn vị sử dụng lao động tham gia BHXH. Cơ quan BHXH có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ hưởng BHXH do đơn vị sử dụng lao động gửi đến thơng qua Phịng Tiếp nhận và quản lý hồ sơ (bộ phận một cửa của BHXH huyện và BHXH tỉnh). Mẫu biểu hồ sơ và ghi chép thực hiện theo quy định và hướng dẫn của tổ chức BHXH.
3) Thẩm định, xét duyệt hồ sơ hƣởng BHXH cho các đối tƣợng
Việc thẩm định, xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH do cơ quan BHXH chịu trách nhiệm thực hiện. Nội dung thẩm định, xét duyệt là việc xem xét tính đầy đủ về thủ
tục hồ sơ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ. Tính hợp pháp của hồ sơ thể hiện ở sự đúng đắn về thẩm quyền của người ký, đóng dấu và sự đảm bảo đủ điều kiện hưởng các chế độ BHXH của người lao động theo quy định của pháp luật cụ thể như sau:
* Chế độ ốm đau, thai sản
- Cán bộ chế độ nhận hồ sơ, kiểm tra thủ tục hồ sơ, tính pháp lý của hồ sơ; đối chiếu, thẩm định danh sách đề nghị hưởng chế độ ốm đau, thai sản, kiểm tra xác định tiền lương, thời gian đóng nộp BHXH của người lao động;
- Thực hiện nghiệp vụ xét duyệt chế độ theo quy định, đóng dấu đã duyệt chứng từ gốc và lập danh sách duyệt theo quy định;
- Chuyển hồ sơ đã duyệt cho ban lãnh đạo BHXH huyện, thành phố kiểm tra, ký duyệt;
- Chuyển một bộ danh sách duyệt cho kế tốn trưởng để ra thơng báo quyết toán theo mẫu và trả hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động;
- Cuối quý lập báo cáo tổng hợp giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe chuyển cho lãnh đạo BHXH huyện, thành phố ký và chuyển nộp về BHXH tỉnh theo quy định.
* Chế độ trợ cấp BHXH một lần, hưu trí, tử tuất
- Phòng Chế độ BHXH tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thủ tục hồ sơ, tính pháp lý; dự thảo các quyết định hưởng cho từng chế độ; ký thẩm định vào bản xác nhận q trình đóng BHXH theo sổ BHXH, bản điều chỉnh lương để tính hưởng chế độ BHXH; đóng dấu vào trang đầu và cuối sổ BHXH “đã giải quyết chế độ trợ cấp BHXH một lần” hoặc “đã giải quyết chế độ tử tuất” hoặc “đã giải quyết chế độ hưu thường xuyên”; chuyển hồ sơ Trưởng phòng ký duyệt thẩm định;
- Hồ sơ được chuyển tới Phịng Kế hoạch Tài chính để thẩm định số tiền trên - quyết định hưởng và giấy báo nhận tiền, đồng thời ký thẩm định và ghi ngày tháng nhận tiền vào giấy báo nhận tiền;
- Phòng Chế độ BHXH nhận lại hồ sơ, sắp xếp theo trình tự chuyển Giám đốc BHXH tỉnh ký; chuyển văn thư đóng dấu; chuyển trả Phịng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ;
- Đối với chế độ hưu trí, phịng Chế độ BHXH nhập dữ liệu và chuyển dữ liệu cho phòng Cấp và quản lý sổ, thẻ để in thẻ BHYT cho đối tượng hưu thường xuyên trong tháng;
- Trả hồ sơ về Tổ tiếp nhận hồ sơ BHXH huyện, thành phố;
- BHXH huyện, thành phố báo cho đối tượng tới nhận hồ sơ; bộ phận Kế toán tiến hành chi trả tiền cho đối tượng được hưởng theo quy định;
- Cuối tháng, quý, năm, kế toán BHXH huyện, thành phố thực hiện tổng hợp báo cáo số tiền chi lên BHXH tỉnh.
* Chế độ tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp
- Phòng Chế độ BHXH tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thủ tục hồ sơ, tính pháp lý; dự thảo các quyết định hưởng; viết tỷ lệ hưởng trợ cấp TNLĐ BNN vào trang cuối - sổ BHXH; chuyển hồ sơ Trưởng phòng ký duyệt thẩm định;
- Hồ sơ được chuyển tới Phòng Kế hoạch Tài chính để thẩm định số tiền trên - quyết định hưởng và giấy báo nhận tiền, đồng thời ký thẩm định và ghi ngày tháng nhận tiền vào giấy báo nhận tiền;
- Phòng Chế độ BHXH nhận lại hồ sơ, sắp xếp theo trình tự chuyển Giám đốc BHXH tỉnh ký; chuyển văn thư đóng dấu; chuyển trả phịng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ;
- Trả hồ sơ về Tổ tiếp nhận hồ sơ BHXH huyện, thành phố;
- BHXH huyện, thành trả hồ sơ cho đơn vị hoặc báo cho đối tượng tới nhận hồ sơ; phịng Kế tốn tiến hành chi trả tiền cho đối tượng được hưởng theo giấy lĩnh tiền và quy định;
- Cuối tháng, quý, năm, kế toán BHXH huyện, thành phố thực hiện tổng hợp báo cáo số tiền chi, số đối tượng lên BHXH tỉnh [6, tr.10].
4) Giải quyết chi trả chế độ BHXH cho ngƣời lao động
Việc giải quyết chi trả các chế độ BHXH cho người lao động do cơ quan BHXH có trách nhiệm thực hiện trên cơ sở hồ sơ hợp lệ đã được thẩm định, xét duyệt và các chế độ BHXH đã được quy định tại Luật BHXH và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hướng dẫn thi hành để chi trả
chế độ cho người lao động một lần hoặc thường xuyên hàng tháng. 5) Lƣu trữ hồ sơ hƣởng BHXH
Đây là cơng việc cuối cùng trong quy trình quản lý đối tượng hưởng BHXH. Nội dung chủ yếu của khâu này bao gồm việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH sao cho khoa học, tránh sự mất mát, thất lạc hư hỏng. Toàn bộ hồ sơ đối tượng hưởng BHXH sẽ được lưu trữ bằng phần mềm CNTT và chuyển hồ sơ gốc lên kho đánh mã, lưu trữ, phục vụ cho việc khai thác thông tin về sau.
2.2.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý đối tƣợng hƣởng BHXH tại BHXH tỉnh Hịa Bình
Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý đối tượng hưởng BHXH tại BHXH tỉnh Hịa Bình được thực hiện bởi quy định của BHXH Việt Nam và bộ máy tổ chức của BHXH tỉnh Hịa Bình, cơng tác quản lý đối tượng hưởng BHXH được chỉ đạo trực tiếp bởi 2 Phó Giám đốc và các Phòng nghiệp vụ liên quan cùng với BHXH các huyện, thành phố, hệ thống thông tin được kiểm soát từ khâu đầu vào là công tác quản lý thu BHXH, đến đầu ra là việc xét hưởng các chế độ BHXH và quản lý chi trả các loại trợ cấp BHXH cũng như việc lưu trữ hồ sơ đối tượng.
Thông tin đầu vào: là các kênh tiếp nhận đầu vào cả BHXH tỉnh và BHXH các huyện, thành phố, các dạng thơng tin hồ sơ cơng việc và q trình chuyển các thơng tin đó thành dữ liệu để quản lý.
Xử lý thông tin: từ nhập dữ liệu mềm, đối chiếu kiểm tra các dữ liệu bản cứng, các chương trình phần mềm xử lý, theo dõi và luân chuyển thông tin, hồ sơ cơng việc theo phân cấp, các phương thức tính tốn chế độ.
Thơng tin đầu ra: kết quả chu trình xử lý thơng tin và thơng báo cho cơng dân,