Quý I hằng năm, qua hệ thống phần mềm cấp sổ BHXH, kiểm tra các thơng tin về q trình đóng BHXH, BHTN của người lao động trên cơ sở dữ liệu về thu BHXH, BHTN của phịng Thu, phịng Kế hoạch tài chính và BHXH huyện để thực hiện in tờ rời sổ BHXH của năm trước, chuyển đóng dấu vào nơi quy định trên tờ rời sổ BHXH, sau đó chuyển Bộ phận một cửa Phịng Tiếp nhận và quản lý hồ sơ để chuyển cho người sử dụng lao động. Việc xác nhận sổ để giải quyết chế độ BHXH cũng được rút ngắn, cụ thể việc xác nhận sổ BHXH dưới 50 lao động/đơn vị: 02 ngày; Xác nhận sổ BHXH biến động từ 50 lao động trở lên/đơn vị: 03 ngày; Xác nhận sổ BHXH nghỉ hưu trí: 03 ngày thay vì 15 ngày như trước đây.
*Ứng dụng CNTT trong công tác xét duyệt hưởng các chế độ BHXH
Trước năm 1995, BHXH do Bộ Lao động Thương binh và ã hội chịu trách - x nhiệm quản lý và thực hiện. Khi đó việc xét duyệt các chế độ BHXH tại Hịa Bình được thực hiện bởi 2 ngành Lao động thương binh và xã hội và Liên đồn lao động tỉnh:
+ Phịng Chính sách xã hội thuộc Sở Lao động thương binh & xã hội tỉnh: - chịu trách nhiệm quản lý thực hiện về các chế độ trợ cấp dài hạn (hưu trí, tử tuất, tai
nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đối với người nghỉ việc).
+ Ban Bảo hiểm xã hội thuộc Liên đoàn lao động tỉnh: chịu trách nhiệm quản lý thực hiện các khoản chi trả trợ cấp ngắn hạn (trợ cấp đau ốm, thai sản và tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đối với người đang làm việc).
Tại thời điểm đó, cơng tác xét duyệt giải quyết chế độ hưởng BHXH ở tỉnh Hịa Bình hồn tồn làm bằng thủ cơng, để giải quyết được kịp thời chế độ cho người lao động, Sở Lao động Thương binh & Xã Hội hàng tháng phải thuê Trung - tâm tính tốn Hà Tây thuộc Cục thống kê tỉnh Hà Sơn Bình cũ, tính tốn về mức hưởng và in danh sách hưởng để chi trả.
Để giải quyết các chế độ dài hạn cho người lao động, đơn vị sử dụng lao động phải thực hiện việc kê khai q trình cơng tác và căn cứ vào quy định của pháp luật để tính tốn mức hưởng cho người lao động sau đó mang tồn bộ hồ sơ đến Sở lao động để xét duyệt sau khi xét duyệt song chuyển danh sách để Trung tâm tính tốn Hà Tây thực hiện việc lưu trữ và in danh sách chi trả. Thời gian giải quyết xong chế độ trợ cấp dài hạn tối thiểu là 6 tháng (kể tử khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ)
Để giải quyết các chế độ chi trả trợ cấp ngắn cho người lao động, đơn vị sử dụng lao động hoàn tất hồ sơ thủ tục gửi cho Ban Bảo hiểm xã hội thuộc Liên đồn Lao động tỉnh và thực hiện việc tính tốn lưu trữ hồn tồn thủ cơng. Thời gian giải quyết song chế độ trợ cấp ngắn hạn thường là 3 tháng (kể tử khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ)
Ngày 16/02/1995 BHXH Việt Nam ra đời để giúp Thủ tướng Chính phủ tổ chức thực hiện các chính sách, chế độ về BHXH, BHYT và quản lý quỹ BHXH. Qua một thời gian nghiên cứu, đến tháng 6/2000 BHXH Việt Nam đã ban hành phần mềm BHXHNET dùng riêng cho quản lý danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH thường xun. Thời gian này vì chưa có phần mềm xét duyệt nên trước khi ra quyết định hưởng, hàng tháng BHXH Hịa Bình phải mang toàn bộ hồ sơ hưởng BHXH về Ban hính sách BHXH Việt Nam để duyệt sau đó về nhập dữ liệu C vào phần mềm BHXHNET để ra quyết định và thực hiện việc in danh sách chi trả.
được hình thành và phát triển tương đối đồng bộ để giải quyết chế độ hưởng cho người lao động được chia ra làm 4 loại phần mềm hỗ trợ: Phần mềm quản lý quá , trình thu BHXH và quản lý sổ BHXH (SMS) để quản lý mức đóng và lưu trữ q trình công tác theo từng giai đoạn của người tham gia BHXH để làm căn cứ hưởng chế độ BHXH; Phần mềm xét duyệt ngắn hạn (OĐTS) để xét duyệt khoản chi trả trợ cấp ngắn hạn ốm đau, thai sản và nghỉ dưỡng sức Phần mềm xét duyệt dài hạn ; (XETDUYET) để xét duyệt các chế độ trợ cấp thường xuyên dài hạn cho người lao động; Phần mềm quản lý đối tượng chi trả (BHXHNET) để quản lý danh sách đối tượng hưởng BHXH thường xuyên hàng tháng.
Quá trình xét duyệt, giải quyết và quản lý đối tượng trở lên quy mô hơn và khoa học hơn do các phần mềm đã có sự liên thơng với nhau. Để xét duyệt hoặc ra quyết định hưởng cho người lao động khơng cần phải nhập lại q trình cơng tác như trước đây vì dữ liệu đã có ở bộ phận thu. Thời gian giải quyết hưởng chế độ ngắn hạn tối đa là 15 ngày (kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ). Thời gian giải quyết hưởng chế độ dài hạn tối đa là 30 ngày (kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ).
Từ năm 2011 đến nay, do những bất cập trong việc quản lý đối tượng, chuyển đi chuyển đến các tỉnh, trên toàn quốc đã xảy ra nhiều vụ việc tiêu cực liên quan đến việc đối tượng thông đồng với cán bộ BHXH gian dối để hưởng chế độ BHXH ở nhiều nơi, ví dụ như đối tượng chuyển hưởng trợ cấp BHXH sang tỉnh khác nhưng vẫn không cắt tại tỉnh cũ lĩnh trợ cấp BHXH ở 2 tỉnh khác nhau. Để khắc phục tình trạng này BHXH Việt Nam đã xây dựng phần mềm trực tuyến để tra cứu dữ liệu có địa chỉ: http://tracuu.vssic.gov.vn lưu trữ tồn bộ các thông tin hưởng chế độ một lần, dài hạn trên toàn quốc. Khi xét duyệt xong các BHXH các tỉnh, thành phố phải chuyển ngay dữ liệu về tập trung để so sánh tránh chi trả trùng lặp.
Toàn bộ hệ thống phần mềm quản lý đối tượng hưởng BHXH đã giúp công tác xét duyệt chế độ cho các đối tượng tiến hành dễ dàng hơn, mức độ chính xác cao và có thể xét duyệt cho nhiều đối tượng trong một thời gian ngắn hơn trước. Khi muốn tìm một đối tượng cụ thể chỉ cần vào mục tìm kiếm gõ tên đối tượng hoặc mã số sổ BHXH phần mềm sẽ cho ra kết quả nhanh, chính xác.
Nếu như trước đây khi xét duyệt chế độ cho một đối tượng nào đó thì cán bộ BHXH phải tìm hồ sơ, xem xét các vấn đề liên quan đến hồ sơ của đối tượng rồi mới căn cứ vào sổ BHXH và các giấy tờ kiên quan để xác định chế độ rồi phải tính tốn cho đối tượng công việc này mất rất nhiều thời gian và dễ sảy ra sai sót nhầm lẫn, nhưng khi áp dụng phần mềm đã khắc phục được điều này. Khi xét duyệt chế độ, phần mềm sẽ tính tốn và tìm ra chỗ sai, bất hợp lý trong q trình nhập dữ liệu sau đó đưa ra màn hình thơng báo cho cán bộ xét duyện chế độ điều chỉnh lại do vậy từ khi áp dụng phần mềm xét duyệt hưởng các chế độ BHXH hầu như khơng có việc duyệt sai chế độ. Kết quả đạt được sau 3 năm ứng dụng CNTT đối với nghiệp vụ xét duyệt hưởng chế độ thể hiện bảng dưới đây:
Bảng 2.4. Số liệu xét duyệt hƣởng các chế độ BHXH đƣợc quản lý bằng CNTT Đơn vị tính: ngƣời
Stt Đối tƣợng hƣởng BHXH Năm xét duyệt
2011 2012 2013
1 Ốm đau 12.079 9.756 11.350
2 Thai Sản 2.162 2.634 2.738
3 Tai nạn LĐ động một lần 10 9 13
4 Tai nạn LĐ thường xuyên 51 27 43
5 Hưu trí 1220 1259 1049
6 Tử tuất một lần 348 358 325
7 Tử tuất thường xuyên 348 358 325
8 Trợ cấp thất nghiệp 972 1.899 4.102
[Nguồn: BHXH tỉnh Hịa bình, báo cáo cơng tác xét duyệt 2011 - 2013]
Từ bảng 2.4 cho thấy từ năm 2011 2013 trung bình mỗi ngày Phịng chế độ - thực hiện giải quyết cho gần 80 đối tượng hưởng các loại trợ cấp BHXH các loại. Việc ứng dụng CNTT vào giải quyết và quản lý đối tượng hưởng giúp cán bộ xét duyệt có thể phụ trách thêm nhiều công việc khác và giảm được nhân lực trong công tác giải quyết chế độ hưởng. Trước đây năm 201 Phịng Chế độ BHXH có 12 0 người thì nay cũng giảm xuống chỉ còn 7 người. Thời gian người lao động được
thanh toán chế độ hưởng cũng giảm một cách rõ rệt, trước đây việc xét duyệt tất cả các chế độ BHXH thường tối thiểu phả mất một tháng từ khi hồn tất hồ sơ hợp lệ i thì nay giảm xuống cụ thể như sau: Xét duyệt chế độ ốm đau 10 ngày; ét duyệt x hưởng trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp 10 ngày; xét duyệt chế độ hưu trí 30 ngày; xét duyệt chế độ tử tuất 10 ngày. Làm các thủ tục di chuyển hưởng chế độ hưu trí, trợ cấp BHXH hàng tháng: Di chuyển nội tỉnh 02 ngày; di chuyển ngoại tỉnh: 04 ngày; tỉnh khác chuyển đến: 08 ngày.
* Ứng dụng CNTT trong quản lý đối tượng hưởng chế độ BHXH thường xuyên hàng tháng
Qua phần mềm Quản lý chi trả lương hưu và trợ cấp thường xuyên (BHXHNET). Hàng tháng, cán bộ Phòng Chế độ BHXH, căn cứ số đối tượng hưởng BHXH thường xuyên cuối kỳ trước; danh sách đối tượng tăng, giảm mới cần xét duyệt phát sinh trong tháng; danh sách điều chỉnh tăng, giảm lương hưu và trợ cấp hàng tháng; danh sách thôi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng; danh sách đối tượng chưa nhận lương hưu và trợ cấp BHXH để thực hiện việc điều chỉnh và in danh sách chi trả. Số đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH thường xuyên đang quản lý bằng CNTT thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.5. Đối tƣợng hƣởng BHXH thƣờng xuyên hàng tháng đƣợc quản lý bằng CNTT qua các năm 2011 - 2013
Năm
Đối tƣợng hƣởng BHXH
Hƣu trí Tai nạn lao động Tuất thƣờng xuyên Thất nghiệp
Số
ngƣời (triệu đồng) Số tiền ngƣời Số
Số tiền (triệu đồng) Số ngƣời Số tiền (triệu đồng) Số ngƣời Số tiền (triệu đồng) 2011 19.699 854.664.230 659 5.841 1.344 12.721 972 1.078 2012 20.958 858.009.533 686 5.855 1.702 12.781 1.899 2.814 2013 22.007 861.332.672 729 5.884 2.027 12.878 4.102 6.142
[Nguồn: Báo cáo tổng hợp đối tượng hưởng chế độ BHXHdài hạn 2011 - 2013] Từ bảng 2.5 cho thấy đối tượng hưởng BHXH thường xuyên như hưu trí, tai
nạn lao động, tử tuất, thất nghiệp đều tăng dần theo thời gian cụ thể đối tượng hưu trí năm 2012 tăng 6,4%, năm 2013 tăng 5%; tai nạn lao động năm 2012 tăng 4,1% năm 2013 tăng 6,3%; tuất thường xuyên năm 2012 tăng 4,1% năm 2013 tăng 6,3%; Bảo hiểm thất nghiệp năm 2012 tăng 26,6% năm 2013 tăng 19,1% tương ứng với việc tăng số người hưởng các chế độ BHXH thường xuyên đồng nghĩa với việc BHXH tỉnh Hịa Bình phải quản lý số tiền chi trả cũng tăng lên cụ thể riêng đối tượng hưu trí năm 2011 số tiền chi là trên 854,6 tỷ đồng thì đến năm 2013 số tiền tăng lên trên 861,3 tỷ đồng, trong khi đó việc quản lý chi trả phải hết sức chặt chẽ, chính xác không thể sai lệch dù chỉ một đồng cho các đối tượng vì thế nếu khơng ứng dụng CNTT vào cơng tác quản lý thì sẽ khơng đảm bảo hồn thành kế hoạch chi trả như hiện nay.
Từ năm 201 đến 31/121 /2013 Nhà nước đã ban hành Nghị định điều chỉnh lương hưu và trợ cấp BHXH với đợt điều chỉnh mức hưởng lương hưu và các loại 3 trợ cấp BHXH thường xuyên cụ thể là Tháng 6/2011 điều chỉnh theo Nghị định số 23/2011/NĐ CP ngày 01/5/2011 của Chính phủ; Tháng 6- /2012 điều chỉnh theo Nghị định số 35/2012/NĐ CP ngày 01/5/2012 của Chính phủ và tháng 8/2013 điều chỉnh - theo Nghị định số 73/2013/NĐ CP ngày 01/7/2013 của Chính phủ, đây là vấn đề hết - sức nhạy cảm, liên quan trực tiếp đến thu nhập hàng tháng của các đối tượng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH vì thế khi thực hiện phải đảm bảo tuyệt đối chính xác và đảm bảo thời gian không để chậm chễ ách tắc ảnh hưởng tới quyền lợi của đối tượng, các đợt điều chỉnh này không phải điều chỉnh đồng loạt mà mỗi đối tượng lại có những khung điều chỉnh khác nhau. Căn cứ vào quy định điều chỉnh mức hưởng đối với từng loại đối tượng BHXH Việt Nam sẽ có bản nâng cấp phần mềm phục vụ điều chỉnh đúng với từng loại đối tượng, sau khi cập nhật phần điều chỉnh tăng lương cán bộ phòng CNTT sẽ trực tiếp xử lý, mọi thao tác chỉ mất không quá 30 phút sau đó cũng bằng phần mềm cán bộ phòng Chế độ thực hiện việc đối chiếu kiểm tra rà soát lần cuối trước khi in danh sách chi trả do vậy chỉ trong một thời gian rất ngắn toàn bộ hơn 28 ngàn đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng đã được điều chỉnh kịp thời chính xác. Trong 3 năm từ 2011 đến 2013 tại
BHXH tỉnh Hịa Bình khơng có trường hợp nào thắc mắc, khiếu nại về tính sai tiền qua các đợt điều chỉnh. Ngoài ra hàng tháng cán bộ Phòng chế độ phải thường xuyên điều chỉnh tăng giảm cho hàng trăm đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH như đối tượng tăng mới, chuyển đi, chuyển đến, cắt giảm khi chết, hết hạn hưởng... Việc ứng dụng CNTT vào quản lý đã tự động tính tốn chính xác mức hưởng của từng loại đối tượng và tự động ra thông báo cắt đối tượng hết hạn hưởng như đối tượng hưởng chế độ tử tuất và đối tượng hưởng trợ cấp bảo hiểm thất nghiệp. Các loại báo cáo thống kê theo quy định đều được thực hiện đầy đủ kịp thời, giúp cho cơng tác Lãnh đạo điều hành, lập dự tốn các nguồn kinh phí chính xác kịp thời.
-KTTH, tháng Thực hiện chỉ đạo của Chính phủ tại văn bản số 6977/VPCP
8/2013, BHXH tỉnh Hịa Bình đã thực hiện chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH qua hệ thống Bưu Điện cho toàn bộ 210 xã phường, thị trấn. Sau một tháng triển khai thực hiện có những bất cập về địa chỉ chi trả do trước đây khi nhập phiếu trung gian từ Trung tâm tính tốn Hà Tây chuyển về địa chỉ chi trả cịn nhầm lẫn sai sót nhiều. BHXH tỉnh Hịa Bình đã phối hợp cùng Bưu điện tỉnh trong một thời gian rất ngắn ứng dụng CNTT để điều chỉnh lại toàn bộ địa chỉ hưởng trợ cấp BHXH cho hơn 10.000 đối tượng đảm bảo việc theo dõi chi trả khoa học và chính xác.
2.3.2. Phân tích các yếu tố ảnh hƣởng đến ứng dụng CNTT trong quản lý đối tƣợng hƣởng BHXH tại BHXH tỉnh Hịa Bình
2.3.2.1. Chủ trƣơng chính sách của BHXH Việt Nam và BHXH tỉnh Hịa Bình a. Về công tác lãnh đạo, chỉ đạo ứng dụng CNTT
BHXH Việt Nam đã quan tâm chỉ đạo đề ra nhiều chủ trương chính sách, xây dựng và ban hành nhiều văn bản, các chương trình, quy định, kế hoạch, dự án về ứng dụng và phát triển CNTT vào quản lý điều hành và giải quyết chế độ cho người lao động; trong đó tập trung triển khai các dự án đầu tư cơ sở hạ tầng trang thiết bị CNTT và triển khai các dự án phần mềm nghiệp vụ của ngành; đẩy nhanh tiến độ dự án "Hiện đại hóa BHXH Việt Nam" do Ngân hàng thế giới hỗ trợ; hiện đang triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 đối với tồn ngành BHXH và chính sách thu hút nguồn lực cán bộ CNTT tại BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc.
Các văn bản này cùng với các văn bản quy phạm pháp luật của Đảng và Nhà nước là cơ sở pháp lý, tiền đề quan trọng cho việc đầu tư, triển khai các ứng dụng CNTT được thống nhất, đồng bộ, góp phần thúc đẩy ứng dụng CNTT trong toàn hệ thống BHXH Việt Nam. Bảng 2.6. Một số văn bản chủ yếu về tổ chức ứng dụng CNTT Stt Số văn bản Thể loại văn bản Ngày văn bản Cơ quan
ban hành Trích yếu nội dung văn bản
1 3582/QĐ-BHXH Quyết định 26/12/2006 BHXH VN Quy định về quản lý hoạt động