Sơ đồ kết nối hệ thống hạ tầng mạng WAN của BHXH tỉnh Hịa Bình tại hình 2.5 cho thấy sự liên kết nội bộ giữa Văn phịng BHXH Hịa Bình với 1 đơn vị 1 BHXH trực thuộc. Trong đó Văn phịng BHXH tỉnh Hịa Bình là Trung tâm đầu mối, sau đó là BHXH thành phố Hịa Bình và 11 BHXH huyện trực thuộc.
Theo sơ đồ trên, tại BHXH mỗi huyện, thành phố đều có hệ thống CSDL riêng biệt, độc lập. Để đảm bảo tính an toàn và bảo mật CSDL, tránh trường hợp lạm dụng và nhầm lẫn trong quá trình sử lý CSDL giữa các đơn vị trực thuộc với nhau, BHXH tỉnh Hòa Bình đã quy hoạch địa chỉ IP khác nhau tại mỗi BHXH huyện, thành phố và không liên kết dữ liệu qua lại giữa 11 đơn vị trực thuộc BHXH tỉnh. BHXH các huyện, thành phố chỉ kết nối với Văn phòng BHXH tỉnh để thực hiện nghiệp vụ hàng ngày và sao lưu, tổng hợp dữ liệu hàng tháng, hàng quý.
Các máy chủ và các máy trạm trong hệ thống được bảo vệ bởi thiết bị tường lửa Firewall ASA 5520 của hãng Cisco. Firewall ASA 5520 được cấu hình
để bảo vệ hệ thống máy tính chống lại những kẻ đột nhập qua khả năng ngăn chặn những phiên làm việc từ xa (Remote login). Ngăn chặn thông tin từ bên ngoài (Internet) vào trong mạng, trong khi cho phép người sử dụng hợp pháp được truy nhập tự do mạng bên ngoài. Firewall ASA 5520 ngăn chặn các dịch vụ ít tin cậy. Nó cịn được cấu hình để khóa dữ liệu từ các vị trí cụ thể trong khi vẫn đảm bảo cho dữ liệu cần thiết có thể đi qua. Ngồi ra trong hệ thống bảo mật tại BHXH tỉnh Hịa Bình cịn được trang bị thêm giải pháp bảo mật Kaspersky Endpoint Security for Business Advanced của hãng Kaspersky cho phép chống phần mềm độc hại, găn chặn việc khai thác các lỗ hổng trong các hệ thống, n mã hóa dữ liệu nhạy cảm, iểm sốt thiết bị....k
Ứng dụng trên hệ thống mạng WAN của BHXH tỉnh Hịa ình là hệ thống B kết nối CSDL từ huyện lên tỉnh và từ tỉnh xuống huyện.
Hệ thống CSDL quản lý đối tượng hưởng BHXH bao gồm các phần mềm liên kết với nhau, về cấu trúc, phần mềm đặt tại BHXH huyện, thành phố và đặt tại BHXH tỉnh là như nhau. Các phần mềm được viết với nhiều ngôn ngữ khác nhau, được triển khai trên mơ hình máy chủ khách.
Trong đó, cơng nghệ đang áp dụng đối với phần mềm: quản lý thu, xét duyệt dài hạn, xét duyệt ngắn hạn, quản lý đối tượng đang hưởng chế độ BHXH hàng tháng được áp dụng công nghệ WINFORM, phần mềm tiếp nhận và quản lý hồ sơ được và phần mềm cấp sổ BHXH áp dụng công nghệ WEBFORM và được sử dụng hệ quản trị CSDL là SQL Server. Riêng phần mềm quản lý đối tượng đang hưởng chế độ BHXH hàng tháng vẫn đang sử dụng hệ quản trị CSDL VFP (Visual FoxPro). Phần mềm tiếp nhận và quản lý hồ sơ được triển khai dưới phương thức CSDL tập trung CSDL đặt trên tỉnh và người dùng toàn tỉnh kết nối sử dụng phần mềm bằng quyền và mật khẩu cá nhân còn lại các phần mềm khác đều triển khai theo phương thức CSDL phân tán tại mỗi đơn vị đều có CSDL riêng và CSDL tại đơn vị này với đơn vị khác là duy nhất không liên kết với nhau.
- Quy trình xử lý dữ liệu tại các phần mềm để kết xuất ra dữ liệu cho cơng tác quản lý
Hình 2.6. Sơ đồ quy trình xử lý dữ liệu đối tƣợng hƣởng BHXH Chú thích sơ đồ:
TNHS: Tiếp nhận và quản lý hồ sơ QLT: Quản lý thu
QLS: Quản lý sổ thẻ
XDDH: Xét duyệt chế độ dài hạn XDNH: Xét duyệt chế độ ngắn hạn
BHXHNET: Quản lý danh sách đối tượng hưởng BHXH hàng tháng
Từ hình 2.6 cho thấy để tham gia vào quá trình BHXH đầu tiên, đơn vị sử dụng lao động hoặc người lao động (đối với chế độ BHXH tự nguyện) đến cơ quan BHXH làm thủ tục đăng ký ban đầu. Đầu tiên người lao động sẽ đăng ký hồ sơ ban đầu tại bộ phận “một cửa” phòng Tiếp nhận hồ sơ. Sau khi hoàn thiện thủ tục hồ sơ đăng ký ban đầu, hồ sơ đó được chuyển đến phòng thu để đơn vị hoặc người lao động làm thủ tục nộp tiền. Sau khi hoàn tất thủ tục tại phòng thu, hồ sơ sẽ được chuyển lên phòng quản lý sổ thẻ để in sổ BHXH hoặc in thẻ BHYT cho người lao động. Quá trình đầu vào của hồ sơ tham gia BHXH được hoàn tất. Hàng tháng, người sử dụng lao động hoặc người lao động phải có nghĩa vụ nộp tiền BHXH theo quy định của nhà nước.
Quá trình đầu ra của hồ sơ được thực hiện khi hồn tất q trình đầu vào và nghĩa vụ tham gia BHXH theo quy định của nhà nước. Đối tượng khi đủ điều kiện hưởng chế độ BHXH, người sử dụng lao động hoặc người lao động đến cơ quan BHXH làm thủ tục hưởng chế độ tại phòng Tiếp nhận và quản lý hồ sơ. Hồ sơ và CSDL sẽ được chuyển qua phòng Thu để kiểm tra điều kiện hưởng, sau đó phịng thu gửi hồ sơ qua phòng cấp sổ thẻ in tờ rời xác nhận q trình cơng tác cho đối tượng hưởng sau đó phịng cấp sổ thẻ chuyển hồ sơ đối tượng qua phòng chế độ BHXH. Phòng chế độ BHXH căn cứ vào hồ sơ đề nghị hưởng chế độ để phân loại hồ sơ hưởng và giải quyết chế độ cho người lao động. Đồng thời thực hiện việc xét duyệt hưởng và hồn thiện hồ sơ hưởng trình lãnh đạo đơn vị xem xét ra quyết định hưởng cho cho đối tượng sau đó trả về bộ phận “một cửa” phòng Tiếp nhận và quản lý hồ sơ để trả lại cho đối tượng hưởng.
b. Một số tồn tại
Các phần mềm hiện nay được viết với nhiều dạng ngôn ngữ khác nhau và đa số là CSDL phân tán dẫn đến q trình tổng hợp CSDL tồn tỉnh gặp rất nhiều khó khăn. Hàng quý các cán bộ nghiệp vụ phải kết xuất dữ liệu ra File DBF sau đó chuyển lên tỉnh để đồng bộ vào CSDL ung mới ra kết quả quyết tốn tồn ngành.ch
Dữ liệu đầu vào hiện thiếu phần nhập thông tin chức danh nghề trong phần mềm Quản lý thu dẫn đến sau này khi điều chỉnh chế độ phải nhập lại thủ công về thông tin chức danh nghề cho đối tượng hưởng.
Dữ liệu ra đầu ra các phần mềm: chưa đủ cho yêu cầu quản lý, ví dụ các phần mềm hiện nay của ngành chưa thiết kế được phần giao diện giám sát dành riêng cho cấp lãnh đạo quản lý để có thể kiểm tra kiểm soát các hoạt động của người dùng...
Phần mềm quản lý đối tượng đang hưởng chế độ BHXH hàng tháng (BHXHNET) được viết theo kiểu File/Server, không yêu cầu máy chủ CSDL riêng và có thể chạy độc lập trên máy trạm làm việc hoặc dùng các tập tin CSDL chia sẻ trên máy chủ. Chính điều đó là những hạn chế trong việc kết nối đến các phần mềm khác trong hệ thống. Khi kết nối tới các phần mềm khác như: Quản lý thu, Tiếp
nhận hồ sơ, ế toán.. vẫn chủ yếu thơng qua Export file có cấu trúc tương tự sau đó K . nhận file vào bằng cách Import file (Offline).
CSDL cách thông
Chế độ bảo mật của phần mềm BHXHNET chưa cao,
thường khi dùng trên mạng LAN là chia sẻ toàn bộ thư mục chứa CSDL và tại các máy trạm sẽ dùng đường dẫn để truy cập tệp CSDL. Dùng cách này thì mọi người tại các máy trạm có thể vơ tình hay cố xố mất ý tệp Data chứa CSDL hoặc có thể mở ile để chỉnh sửa dữ liệu thơ mà khơng thơng qua chương trình phần mềmF .
Phần mềm BHXHNET chưa tuân thủ chuẩn Thông tư 21 của Bộ Thông tin truyền thông về chuẩn UNICODE tiếng việt hiện vẫn sử dụng bộ Font TCVN3 , khơng tương thích với các phần mềm khác hiện đang dùng.
2.3.2.5. Cơ cấu tổ chức và sự phối hợp các bộ phận quản lý đối tƣợng hƣởng BHXH tại BHXH tỉnh Hịa Bình
Từ cơ cấu tổ chức và hệ thống quản lý thơng tin tại BHXH tỉnh Hịa Bình. Sự phối hợp giữa các bộ phận trong việc quản lý đối tượng hưởng BHXH được thực hiện tương đối đồng bộ và khoa học.
Cùng với việc ứng dụng CNTT vào quản lý BHXH tỉnh Hịa Bình đã xây dựng ban hành, niêm yết cơng khai quy trình, bộ thủ tục giải quyết chế độ, chính sách BHXH; thu và cấp sổ BHXH. Việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại BHXH tỉnh trong thời gian qua đã tạo bước tiến mạnh mẽ, tinh giản các thủ tục hành chính, các khâu trung gian khơng cần thiết, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho đối tượng đến giao dịch, giải quyết các chế độ chính sách BHXH, BHYT một cách công khai, minh bạch, tiết kiệm công sức và thời gian đi lại cho đối tượng. Việc thực hiện cơ chế “một cửa” sẽ hạn chế được sự lạm quyền, sách nhiễu của cán bộ, hình thành phong cách phục vụ văn minh, khoa học của cán bộ ngành Bảo hiểm xã hội. Hiện nay bộ phận Tiếp nhận và quản lý hồ sơ có 07 viên chức, Bộ Phận Thu có 15 viên chức, Bộ phận chế độ có 7 viên chức, bộ phận Cấp sổ thẻ có 0 09 viên chức đều đã tốt nghiệp đại học và đã kinh qua cơng tác tại các phịng nghiệp vụ nên cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ mới hiện nay của ngành. Với khối lượng công việc lớn, từ việc tiếp nhận hồ sơ, quản lý thu BHXH, giải quyết các chế độ
BHXH như hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, ốm đau, thai sản, dưỡng sức, cấp chốt sổ BHXH, chốt sổ thanh toán chế độ, chuyển công tác, bảo lưu thời gian tham gia BHXH, đính chính nhân thân, chức danh nghề, điều chỉnh thời gian tham gia BHXH trên sổ BHXH; đồng thời, tiếp nhận hồ sơ di chuyển của đối tượng hưởng BHXH hằng tháng; tiếp nhận hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp...nhưng do nắm chắc nghiệp vụ, và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận Thu, Tiếp nhận và quản lý hồ sơ, Chế độ, Cấp sổ thẻ đặc biệt là việc đưa ứng dụng CNTT vào hoạt động chuyên môn và quản lý, giải quyết các chế độ cho đối tượng, tạo nên dây chuyền làm việc khép kín, chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi trong việc trao đổi thông tin phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ nên BHXH tỉnh Hịa Bình ln thực hiện tốt việc quản lý đối tượng hưởng BHXH từ khâu đầu vào là công tác thu cho đến đầu ra là xét duyệt và chi trả các chế độ BHXH cũng như bảo quản và lưu trữ hồ sơ.
b) Một số tồn tại, hạn chế
Cán bộ lãnh đạo tại một số Phòng nghiệp vụ chưa thực sự quan tâm chỉ đạo sát sao, chặt chẽ việc triển khai ứng dụng CNTT gắn với việc cải cách hành chính.
BHXH tỉnh Hịa Bình chưa có cơ chế (tài chính, khen thưởng, kỷ luật...) bắt buộc các đơn vị, cán bộ công chức sử dụng CNTT để thay cho cách làm việc theo kiểu truyền thống sử dụng giấy tờ và xử lý thủ cơng là chính.
Việc chỉ đạo cán bộ tại từng bộ phận tham gia vào quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ và giải quyết chế độ cho đối tượng hưởng BHXH vẫn còn nhiều bất cập, nhiều khi Phòng CNTT lại phải đi làm thay cơng việc của các Phịng nghiệp vụ khác, như việc phải thường xun kiểm tra và thơng báo đến các Phịng nghiệp vụ chậm xử lý hồ sơ trên hệ thống phần mềm. Tâm lý chung là khi đã ứng dụng CNTT vào quản lý thì các đơn vị ln coi mọi vướng mắc bất kể do nghiệp vụ hay do lỗi k ỹ thuật đều là do Phòng CNTT phải chịu trách nhiệm, rất nhiều trường hợp do cán bộ chuyên mơn làm sai quy trình dẫn đến sai sót nghiệp vụ nhưng đề đổ lỗi do u CNTT, một bộ phận cán bộ, viên chức luônỷ lại chông chờ vào Phịng CNTT nên đã hạn chế tính chủ động sáng tạo trong giải quyết công việc.
2.4. Nguyên nhân chính ảnh hƣởng đến ứng dụng CNTT trong quản lý đối tƣợng hƣởng BHXH tại tỉnh Hịa Bình tƣợng hƣởng BHXH tại tỉnh Hịa Bình
BHXH Việt Nam và BHXH tỉnh Hịa Bình đã có nhiều văn bản kế hoạch có , tầm nhìn chiến lược về ứng dụng và phát triển CNTT. Song các văn bản đã ban hành phần lớn đều với mục đích triển khai thực hiện sự chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên, tính chủ động chưa cao, các chương trình dự án đã triển khai chưa đồng bộ. Việc đôn đốc, chỉ đạo, kiểm tra của thủ trưởng một số đơn vị có lúc cịn chưa kịp thời. Một số lãnh đạo chưa thật sự quan tâm sâu sát, chưa thể hiện vai trò đầu tàu, gương mẫu trong học tập và ứng dụng CNTT.
Nhận thức chung, đặc biệt là của cán bộ lãnh đạo các phòng nghiệp vụ và Giám đốc BHXH các huyện, thành phố về vai trò, tầm quan trọng của việc ứng dụng và phát triển CNTT, gắn với xu thế chung của quá trình hội nhập kinh tế quốc tế còn hạn chế. Nhiều cán bộ quản lý cao tuổi, ngại khó, ngại thay đổi, hoặc sai lầm cho rằng đầu tư ứng dụng CNTT là chỉ cần trang bị máy vi tính mà khơng cần có sự đầu tư về phần mềm ứng dụng, quy trình làm việc, đào tạo người sử dụng…Chính vì nhận thức chưa đầy đủ và sâu sắc, dẫn tới thiếu chủ động; chưa kết hợp chặt chẽ quá trình ứng dụng CNTT với cải cách hành chính.
Lãnh đạo tại một số đơn vị trực thuộc hầu như đứng ngoài cuộc việc triển khai các phần mềm nghiệp vụ của ngành hầu như chỉ liên quan đến phòng CNTT và các chuyên viên nghiệp vụ, chính vì đứng ngồi cuộc nên các đơn vị không xác định được mơ hình tổ chức để ứng dụng CNTT, khơng có quy chế và biện pháp để giám sát việc thực hiện xử lý nghiệp vụ bằng phần mềm CNTT do đó cơng tác chỉ đạo điều hành hiệu quả chưa cao.
Bên cạnh đó đa số cán bộ viên chức của BHXH tỉnh Hịa Bình chỉ qua các lớp , đào tạo ngắn hạn và chưa đáp ứng được những cơng việc địi hỏi trình độ kỹ thuật cao. số được đào tạo bài bản qua đại học chính quy rất ít. Trong khi đó, ý thức của một bộ phận cán bộ, viên chức trong việc học tập, nâng cao trình độ về CNTT chưa cao, thậm chí có người sợ khó, khơng có quyết tâm học tập nên hiệu quả sử dụng thiết bị thấp. BHXH tỉnh còn thiếu các cán bộ quản lý, định hướng CNTT có năng
lực, chuyên gia đầu ngành, nhân lực CNTT chất lượng cao. Năng lực tổ chức quản lý, đào tạo, sử dụng nguồn nhân lực CNTT còn nhiều hạn chế.
Hạ tầng CNTT đã được đầu tư trang bị, xây dựng, song nhìn chung vẫn thiếu tính đồng bộ, gần đây chững lại. Chưa có sự đầu tư đúng mức, đúng hướng và ưu tiên cho những lĩnh vực thiết thực và hiệu quả, chưa đáp ứng được so với nhu cầu ứng dụng và phát triển CNTT ngày càng cao của ngành. Số lượng máy tính thiếu nhiều, một số cán bộ viên chức vẫn chưa có máy tính để sử dụng. Một số máy đã quá lạc hậu, cũ nát, tốc độ chậm, chưa được thay thế. Mặt khác, do hạn chế về vốn đầu tư, phức tạp về thủ tục xây dựng cơ bản và sự lúng túng trong việc triển khai ở một số đơn vị cơ sở, nên các dự án xây mới trụ sở và trang bị hệ thống mạng LAN mới cho BHXH tuyến huyện chưa được triển khai.
Thu nhập thấp, phương thức hoạt động cịn nặng về hành chính, chưa có chính sách thu hút và đãi ngộ hợp lý nên chưa động viên, khuyến khích cán bộ CNTT giỏi vào làm việc và yên tâm công tác trong ngành.
Tóm tắt nội dung chƣơng 2
Qua sự trình bày tổng quan về BHXH tỉnh Hịa Bình, hệ thống thông tin quản lý đối tượng hưởng BHXH tại tỉnh Hịa Bình, sự quản lý điều hành và cơng tác