CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU
3.1 GIỚI THIỆU VỀ BIDV ĐỒNG THÁP
3.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban có liên quan đến hoạt động
động thanh tốn quốc tế
¾ Chức năng chung của các phòng:
Đầu mối đề xuất, tham mưu, giúp việc Giám đốc Chi nhánh xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác, các biện pháp, giải pháp triển khai nhiệm vụ thuộc chức năng nhiệm vụ được phân giao, các văn bản hướng dẫn, pháp chế thuộc lĩnh vực được giao.
Chủ động tổ chức triển khai nhiệm vụ được giao; trực tiếp thực hiện, xử lý, tác nghiệp các lĩnh vực nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được giao, theo đúng qui chế, Khối quan hệ khách hàng Khối tác nghiệp Khối quản lí nội bộ Khối trực thuộc Khối QLRR Phòng QHKH Phòng QLRR Phòng QT Tín dụng Phịng DVKH (bao gồm TTQT) Phịng Quản lý và dịch vụ kinh doanh Phịng Tài chính - KT PGD Sa Đéc Phòng Tổ chức hành nhánh Phòng KH- TH (bao gồm điện toán) PGD Tháp Mười PGD Hồng Ngự
thẩm quyền, quy trình nghiệp vụ, góp phần vào việc hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh của toàn Chi nhánh.
Chịu trách nhiệm hồn tồn về tính tn thủ đúng đắn chính xác, trung thực đảm bảo an tồn, hiệu quả trong phạm vi nghiệp vụ của Phòng được giao, góp phần đảm bảo an tồn và nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn Chi nhánh.
Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong Chi nhánh thep qui trình nghiệp vụ; chịu trách nhiệm về những ý kiến tham gia theo chức năng, nhiệm vụ của phòng về nghiệp vụ và các vấn đề chung của Chi nhánh.
Tổ chức lưu trữ hồ sơ, quản lý thông tin (thu thập, xữ lý, lưu trữ, phân tích, bảo mật, cung cấp…) tổng hợp và lập các báo cáo, thống kê trong phạm vi nhiệm vụ, nghiệp vụ của Phịng để phục vụ cơng tác quản trị điều hành của Chi nhánh, của BIDV và theo yêu cầu của các cơ quan quản lý Nhà nước.
Thường xuyên cải tiến phương pháp làm việc, đào tạo, rèn luyện cán bộ về phong cách giao dịch, kỹ năng nghiệp vụ và đào tạo nghề nghiệp để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, đáp ứng yêu cầu phát triển. Giữ uy tín, tạo hình ảnh, ấn tượng tốt đẹp về Chi nhánh/BIDV. Nghiên cứu, đề xuất nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ được phân cơng.
Xây dựng tập thể đồn kết vững mạnh, tuân thủ nội qui lao động, thỏa ước lao động tập thể, tham gia phong trào thi đua, góp phần xây dựng Chi nhánh vững mạnh. Thực hiện tốt cơng tác đào tạo cán bộ của Phịng để góp phần phát triển nguồn lực nhân lực của Chi nhánh.
¾ Nhiệm vụ chính của các Phịng ban liên quan đến hoạt động thanh
toán quốc tế:
+ Giám đốc: Giám đốc BIDV Đồng Tháp do Tổng giám đốc BIDV bổ
nhiệm, chịu trách nhiệm chung, ra quyết định điều hành mọi hoạt động của Ngân hàng; có quyền tổ chức, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỹ luật cán bộ công nhân viên của đơn vị. Đồng thời, tiếp nhận thơng tin từ Hội sở chính và Chi nhánh cấp dưới để hoạch định chiến lược phát triển kinh doanh cho Chi nhánh.
+ Phó giám đốc: Gồm hai người, có trách nhiệm hỗ trợ và giúp đỡ Giám
đốc trong việc điều hành mọi hoạt động của Chi nhánh theo sự phân công và ủy quyền của Giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được phân công thực hiện.
+ Phòng Dịch vụ khách hàng ( bao gồm thanh toán quốc tế):
Trực tiếp thực hiện tác nghiệp các giao dịch tài trợ thương mại với khách hàng.
Phối hợp với các Phòng liên quan để tiếp thị, tiếp cận phát triển khách hàng, giới thiệu và bán các sản phẩm về tài trợ thương mại. Theo dõi, đánh giá việc sử dụng các sản phẩm tài trợ thương mại, đề xuất cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Tiếp thu, tìm hiểu nhu cầu sử dụng dịch vụ liên quan đến nghiệp vụ đối ngoại. Tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng và đề xuất cách giải quyết; tư vấn cho khách hàng về các giao dịch đối ngoại, hợp đồng thương mại quốc tế…
Chịu trách nhiệm về việc phát triển và nâng cao hiệu quả hợp tác kinh doanh đối ngoại của Chi nhánh; chịu trách nhiệm về tính chính xác, đúng đắn. đảm bảo an toàn tiền, vốn, tài sản của Chi nhánh/BIDV và của khách hàng trong các giao dịch kinh doanh đối ngoại.
Quản lý, lưu trữ hồ sơ, thông tin (thu thập, lưu trữ, bảo mật, phân tích, xử lý và cung cấp) thuộc nhiệm vụ của Phòng và lập các báo cáo, thống kê các nghiệp vụ phục vụ quản trị điều hành theo qui định.
Khởi tạo hồ sơ thông tin khách hàng (tạo số CIF) và tiếp nhận các yêu cầu thay đổi thông tin từ khách hàng (thay đổi chủ tài khoản, Kế toán trưởng, người giao dịch…) để chuyển bộ phận quản lý thông tin khách hàng cập nhật vào phân hệ CIF.
Đề xuất với Giám đốc Chi nhánh về: Chính sách phát triển; cải tiến sản phẩm, dịch vụ Ngân hàng, quy trình giao dịch, phương thức phục vụ khách hàng.
Tham gia ý kiến với các Phịng trong quy trình tín dụng và quy trình quản lý rủi ro theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu Giám đốc Chi nhánh.
+ Phòng Quản trị tín dụng:
Trực tiếp thực hiện tác nghiệp và quản trị cho vay, bão lãnh đối với khách hàng theo qui định, quy trình của BIDV.
Thực hiện tính tốn, trích lập quỹ dự phịng rủi ro theo kết quả phân loại nợ của phòng Quan hệ khách hàng theo đúng các quy định của BIDV.
Gửi kết quả cho Phòng Quản lý rủi ro để thực hiện rà sốt, trình cấp có thẩm quyền quyết định.
Chịu trách nhiệm hoàn toàn trong tác nghiệp của Phịng; Tn thủ đúng quy trình kiểm sốt nội bộ trước khi giao dịch thực hiện. Giám sát khách hàng tuân thủ các điều kiện của hợp đồng tín dụng.
+ Phòng Quan hệ khách hàng:
Tham mưu, đề xuất chính sách, kế hoạch phát triển quan hệ khách hàng; Trực tiếp tiếp thị và bán sản phẩm (sản phẩm bán buôn, tài trợ thương mại, dịch vụ…).
Chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng và bán sản phẩm của Ngân hàng.
Trực tiếp đề xuất hạn mức, giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng.
Theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng. Kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay. Đôn đốc khách hàng trả nợ gốc, lãi. Đề xuất cơ cấu lại thới hạn trả nợ, theo dõi thu đủ nợ gốc, lãi, phí (nếu có) đến khi tất tốn hợp đồng tín dụng. Xử lý khi khách hàng khơng đáp ứng các điều kiện tín dụng. Phát hiện kịp thời các khoản vay có dấu hiệu rủi ro và đề xuất xử lý.
Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đề nghị miễm/giảm lãi, đề xuất miễm/giảm lãi và chuyển Phòng Quản lý rủi ro xử lý tiếp theo quy định.
Tuân thủ các giới hạn, hạn mức tín dụng của Ngân hàng đối với khách hàng. Theo dõi việc sử dụng hạn mức của khách hàng; Trực tiếp thẩm địch từ đầu các chỉ tiêu tài chính, kinh tế - kỹ thuật, hiệu quả dự án của khách hàng. Chịu trách nhiệm lập báo cao đề xuất tài trợ dự án trình Lãnh đạo/chuyển Phịng Quản lý rủi ro trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Chịu trách nhiệm phát triển nghiệp vụ tài trợ dự án. Tìm kiếm dự án tốt của khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Tư vấn, giới thiệu cho khách hàng lựa chọn sản phẩm, phương thức tài trợ, phương án thu xếp tài chính và các điều kiện cần đáp ứng.
+ Phòng Quản lý rủi ro:
Tham mưu đề xuất chính sách, biện pháp phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động tín dụng.
Quản lý, giám sát phân tích, đánh giá rủi ro tiềm ẩn đối với danh mục tín dụng của Chi nhánh, duy trì và áp dụng hệ thống đánh giá, xếp hạng tín dụng vào việc quản lý danh mục.
Đầu mối nghiên cứu, đề xuất trình lãnh đạo phê duyệt hạn mức, cơ cấu, giới hạn tín dụng cho từng ngành, từng nhóm và từng khách hàng phù hợp với chỉ đạo của BIDV và tình hình thực tế tạo Chi nhánh. Kiểm tra việc thực hiện giới hạn tín dụng của các Phòng liên quan và đề xuất xử lý nếu có vi phạm.
Đầu mối đề xuất trình Giám đốc kế hoạch giảm nợ xấu của Chi nhánh, của khách hàng và phương án cơ cấu lại các khoản nợ vay của khách hàng theo quy định.
Giám sát việc phân loại nợ và trích lập dự phịng rủi ro, tổng hợp kết quả phân loại nợ và trích lập dự phịng rủi ro gửi Phịng Tài chính kế toán để lập bảng cân đối kế toán theo qui định.
Đầu mối phối hợp các bộ phận liên quan thực hiện đánh giá tài sản đảm bảo theo đúng quy định của BIDV.
Thu thập quản lý thông tin về tín dụng, thực hiện các báo cáo về cơng tác tín dụng và chất lượng tín dụng của Chi nhánh, lập báo cáo phân tích thực trạng tài sản đảm bảo nợ vay của Chi nhánh.
Thực hiện việc xử lý nợ xấu.
Tham mưu, đề xuất xây dựng các quy định, biện pháp quản lý rủi ro tín dụng.
Trình lãnh đạo cấp tín dụng/ bảo lãnh cho khách hàng.
Phối hợp, hỗ trợ Phòng Quan hệ khách hàng để phát hiện, xử lý cá khoản nợ có vấn đề.
Chịu trách nhiệm hồn tồn về việc thiết lập, vận hành, thực hiện và kiểm tra, giám sát hệ thống quản lý rủi ro của Chi nhánh. Chịu trách nhiệm về an toàn, chất lượng, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động tín dụng theo phạm vi nhiêm vụ được giao. Đảm bảo mọi khoản tín dụng được cấp ra tuân thủ đúng qui định về quản lý rủi ro và trong mức chấp nhận rủi ro của BIDV và của Chi nhánh.
Phổ biến các văn bản quy định, quy trình về quản lý rủi ro tác nghiệp của BIDV và đề xuất, hướng dẫn các chương trình, biện pháp triển khai để phịng ngừa, giảm thiểu rủi ro tác nghiệp trong các khâu nghiệp vụ tại Chi nhánh.
Hướng dẫn, hỗ trợ các phòng nghiệp vụ trong Chi nhánh tự kiểm tra và phối hợp thực hiện việc đánh giá, rà soát, phát hiện rủi ro tác nghiệp ở các Phòng, các sản phẩm hiện có hoặc sắp có.
Áp dụng hệ thống quản lý, đo lường rủi ro để đo lường và đánh giá các rủi ro tác nghiệp xảy ra tại Chi nhánh và đề xuất giải pháp xử lý các sự cố rủi ro được phát hiện.
Xây dựng, quản lý dữ liệu thông tin về rủi ro tác nghiệp tại Chi nhánh. Tiếp thu, phổ biến các văn bản quy định, quy chế về chống rửa tiền của Nhà nước và của BIDV. Tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh về việc hướng dẫn thực hiện trong Chi nhánh.
Hướng dẫn, kiểm tra, hỗ trợ phòng Dịch vụ khách hàng và các phòng liên quan thực hiện cơng tác phịng chống rửa tiền.
Thực hiện chế độ báo cáo định kì/đột xuất theo quy định.
Là đầu mối phối hợp xây dựng quy trình quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại Chi nhánh.
Xây dựng và đề xuất với Giám đốc các chương trình cải tiến hệ thống quản lý chất lượng; đo lường mức độ đáp ứng sự hài lòng của khách hàng.
Xây dựng kế hoạch và phối hợp thực hiện kế hoạch triển khai, kiểm tra, đánh giá, duy trì hệ thống quản lý chất lượng tại các đơn vị trong Chi nhánh.
Phối hợp với các tổ chức để đánh giá cấp chứng nhận duy trì hệ thống quản lý chất lượng của Chi nhánh.
Đầu mối phối hợp với đoàn kiểm tra của BIDV và các cơ quan có thẩm quyền để tổ chức các cuộc kiểm tra/thanh tra/kiểm toán tại Chi nhánh theo quy định.
Tham mưu cho Giám đốc chi nhánh trong việc tổ chức kiểm tra thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO; Tham gia ý kiến về những vấn đề quản lý chất lượng tại Chi nhánh.
Đầu mối tiếp nhận, tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo phát sinh tại đơn vị liên quan đến sự việc và cán bộ thuộc thẩm quyền xử lý của Giám đốc Chi nhánh theo quy định của pháp luật và của BIDV.
Thực hiện các báo cáo, thống kê liên quan đến hoạt động kiểm tra, giám sát, phòng chống tham nhũng, tội phạm theo quy định.
Đề xuất, trình lãnh đạo phê duyệt các hạn mức kinh doanh, hạn mức giao dịch đối với từng nghiệp vụ, từng cấp độ, từng Phòng nghiệp vụ và Đơn vị trực thuộc. Giám sát độc lập việc tuân thủ các hạn mức trong hoạt động, đảm bảo vận hành hệ thống quản lý rủi ro (đề xuất, phê duyệt, cài đặt và tuân thủ các quy trình và hạn mức hoạt động).
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác quản lý tín dụng và xử lý nợ.
Là thường trực, kiêm thư kí Hội đồng tín dụng, Hội đồng xử lý rủi ro, Hội đồng bán nợ…theo quy định.
Tham gia ý kiến vào các văn bản do BIDV ban hành (quy định, hướng dẫn về cơng tác tín dụng, quản lý rủi ro, xử lý nợ).
Thực hiện thu thập, quản lý thơng tin về tín dụng, lập các báo cáo cơng tác tín dụng theo quy định và phục vụ quản trị điều hành của lãnh đạo.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Chi nhánh.