CHƯƠNG I : CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ của các Phòng ban
Mỗi phòng banđảm nhiệm các chức năng khác nhau cụ thể như sau: Giám đốc:
- Quản lý trực tiếp các hoạt động của từng phịng ban.
- Đưa ra các chính sách, nội quy cho các phòng ban thực hiện để đạt chỉtiêu. - Chịu trách nhiệm hoàn toàn kết quảhoạt động kinh doanh của công ty.
- Đưa ra các quyết định mang tính chiến lược và xử lý vấn đề quan trọng trong công ty.
Bộphận nhân sự:
- Tổ chức thực hiện tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của công ty. - Chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho việc ký hợp đồng với nhân sự mới.
- Tổng kết và thực hiện giám sát bảng chấm công, lương tháng của các nhân viên trong tháng để Giám đốc phê duyệt.
- Liên tục tìm hiểu các quy chế của pháp luật của nhà nước về vấn đề nhân sự và lĩnh vực công ty đang kinh doanh giúpcông ty chấp hành tốt quy định được ban hành.
Bộphận kho:
Kế toán
- Kiểm tra các chứng từvà thực hiện việc nhập, xuất hàng.
- Nhận các chứng từ giao hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.
- Lưu trữphiếu nhập, phiếu xuất kho.
- Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.
- Báo cáo kịp thời, đầy đủ, chính xác các thơng tin liên quan đến công việc cho Trưởng bộphận hoặc Ban Giám đốc (khi có yêu cầu).
Kho hàng
- Theo dõi số lượng sản phẩm xuất/ nhập tồn hàng ngày. - Theo dõi quá trình nhập hàng, đơn đốc việc mua hàng. - Trực tiếp thực hiện thủtục mua hàng và theo dõi nhập hàng.
- Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất. - Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổvỡ hay hư hỏng.
- Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho. - Định kỳhàng tháng kiểm tra lại các kệhàng.
- Báo cáo kịp thời, đầy đủ, chính xác các thơng tin liên quan đến cơng việc cho Trưởng bộphận hoặc Ban Giám đốc (khi có yêu cầu).
Bộphận Marketing:
- Báo cáo định kỳ mỗi tháng/ mỗi quý/ mỗi năm với Giám đốc công ty về tình hình thực hiện nhiệm vụ, đồng thời báo cáo với trưởng phòng Marketing để bảo đảm hoạt động kinh doanh khơng trì trệ, gâyảnh hưởng đến doanh thu của công ty.
Nhiệm vụ nhân viên Marketing
- Nghiên cứu và tìm kiếm các sản phẩm phù hợp với thị hiếu của khách hàng mục tiêu.
- Quản lý lượng hàng hóa tồn kho và lên kếhoạch đặt hàng. - Lên kếhoạch xây dựng và quản lý Fanpage.
- Sáng tạo các chương trình Marketing cho sản phẩm, tổ chức các mini game để tăng tương tác cho Fanpage.
- Truyền đạt ý tưởng Marketing và phối hợp với các bộphận liên quan. - Trực tiếp triển khai các chương trình Marketing.
- Chạy quảng cáo Facebook, chịu trách nhiệm tối ưu các chỉsốnhằm giảm tối đa chi ngân sách chạy quảng cáo.
- Tìm kiếm các sản phẩm có tiềm năng, tìm kiếm và kết nối với khách hàng tiềm năng.
- Thiết lập ngân sách Marketing, chịu trách nhiệm trong phạm vi ngân sách được giao.
Nhiệm vụ nhân viên sàn Thương mại điện tử
- Quản lý kênh bán hàng Thương mại điện tử (Tiki, Shopee, Lazada,…): quản lý tin đăng, giải đáp các thắc mắc của khách hàng, tư vấn bán hàng, quản lý đơn hàng.
- Theo dõi, đánh giá hiệu quả của từng chiến dịch, chương trình khuyến mãi, Marketing.
- Thu thập, phân tích các dữliệu liên quan đến xu hướng của thị trường nhằm có những kếhoạch thích nghi và tối đa hóa tiềm năng bán hàng.
- Xây dựng, đề xuất các chương trình khuyến mãi, các hoạt động truyền thông, Digital Marketing, nhằm gia tăng lượng khách hàng truy cập và mua sắm.
- Tổng hợp, phân tích và báo cáo kết quả kinh doanh theo từng chương trình, từng tháng.
Nhiệm vụ của nhân viên tìm kiếmvà phát triển sản phẩm
- Tìm kiếm các sản phẩm chất lượng bán chạy trên các trang mạng xã hội cũng như các sàn thương mại điện tử như:Facebook, Taobao, 1688, Tmall,...
- Đánh giá mức độ tiềm năng của sản phẩm và dự đốn nhóm khách hàng sẽ nhắm tới.
- Tìm kiếm nguồn cung cấp sản phẩm uy tín, sản phẩm chất lượng.
- Tìm kiếm hình ảnh/ video về sản phẩm mới sau khi được quản lý Marketing phê duyệt.
- Xây dựng bố cục một video và Landing Page về sản phẩm mới để nhân viên Marketing tiến hành chạy quảng cáo nhằm tiếp cận khách hàng mục tiêu, những video gốc này sẽ được chuyển cho bộ phận Media nếu Marketing yêu cầu thiết kếvideo bắt mắt hơn.
- Viết content cho các bài viết sản phẩm sau khi đã tìm kiếm và phát triển sản phẩm. - Quản lý Fanpage, dùng công cụ iseeding.com để tăng tương tác của khách hàng
đối với các bài viết sản phẩm đang chạy quảng cáo giúp tăng thúc đẩy ý định tiêu dùng của khách hàng, đồng thời, quản lý lượng bình luận của khách hàng.
- Đo lường, thống kê và báo cáo các chỉ số định kỳ(doanh thu, chi phí, lợi nhuận bán hàng và tỷlệkpi đạt được theo tháng/ quý/ năm.
Bộphận Media:
- Lên ý tưởng, nội dung làm sản phẩm đểquảng cáo.
- Chụp hình và chỉnh sửa hìnhảnh chuyên nghiệp theo nội dung.
- Quay video quảng cáo sản phẩm chuyên nghiệp với những công dụng nổi bật của sản phẩm nhằm thu hút sựquan tâm của khách hàng.
- Chịu trách nhiệm trong việc thiết kếbanner sản phẩm, các chương trình khuyến mãi,....
- Thiết kế landing page chuyên nghiệpđể quảng cáo sản phẩm, tăng tỉ lệ chuyển đổi.
- Thực hiện việc thiết kế các ấn phẩm và dựng video phù hợp với từng dự án truyền thông cho công ty.
- Nghiên cứu những phương tiện truyền thông sẽ đem lại hiệu quả cho công ty. Bộphận kinh doanh
Bộ phận bán hàng (Sale)
- Trảlời tin nhắn của khách hàng thắc mắc vềnhững sản phẩm trên Fanpage. - Gọi điện xác nhận chốtđơn hàng sau khi khách hàng quyết định mua sản phẩm, lấy dữliệu khách hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại) đểtiến hành giao hàng.
Bộ phận chăm sóc khách hàng
- Giải đáp những phàn nàn của khách hàng sau khi mua sản phẩm.
- Gọi điện hỗtrợ cho khách hàng, giúp khách hàng thực hiện quá trình mua sắm dễdàng và giải quyết những khó khăn khi mua sắm trực tuyến.
- Lưu trữthông tin các khách hàng tiềm năng để duy trì lượng tương tác và tỉ lệ mua hàng cao.
quá trình vận chuyển sau khi giao cho khách hàng.