1.4. CÁC BƯỚC PHÁT TRIỂN KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG
1.4.5. TIẾP NHẬN THÔNG TIN PHẢN HỒI
1. Nhận thức được phản hMi có mục đích tốt
Chúng ta có xu hướng phản ứng lại với những lời nhận xét không phải là lời khen. Tuy nhiên, nếu bạn muốn trở thành người chấp nhận phản hồi tốt, bước đầu tiên là nhận ra thiện chí của bất kì ai đang đưa ra lời đề nghị.
Thậm chí, đơi lúc người nhận xét có những lời nói khó nghe, nhưng họ khơng cố ý muốn làm tổn thương cảm xúc của bạn. Họ chỉ đang hy vọng những lời góp ý của mình giúp bạn hồn thành cơng việc tốt hơn thơi.
Khi suy nghĩ lại về những phản hồi, bạn là người đáng được khen ngợi đấy. Vì vậy, thay vì tức giận khi nghe nhận xét, hãy hít thở sâu và nhắc nhở bản thân rằng người này chỉ đang cố giúp đỡ bạn thơi.
2. Lắng nghe tích cực
“Tôi nghĩ đây là một ý kiến tốt, nhưng…”
Trước đây bạn đã nghe điều đó nhiều lần đúng khơng? Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, chỉ nghe những từ đầu tiên và ngay lập tức cảm thấy lo lắng khi nghe đến từ “nhưng”. Bạn quá ám ảnh với sự thật cơng việc khơng hồn hảo vì vậy rất sợ để nghe những từ tiếp theo.
Khơng có cách nào để áp dụng những lời góp ý hiệu quả nếu khơng suy nghĩ về nó. Bạn cần tiếp tục lắng nghe những điều mà người khác đang làm để có thể quay lại cơng việc và làm bất kì điều gì cần thiết để thay đổi rõ ràng và đúng hướng.
3. Đặt câu hỏi
Khi bạn nghĩ về việc tiếp nhận phản hồi một cách chuyên nghiệp, hãy ngồi yên ở đó và chấp nhận mọi điều đang diễn ra theo tự nhiên.
Nhưng không phải trong trường hợp nào cũng vậy. Khi lời góp ý của người khác đáng được xem xét, hãy đặt câu hỏi. Bạn cần có một cuộc thảo luận để đảm bảo cùng mọi người đưa ra ý kiến chung.
Ví dụ: Nếu đồng nghiệp góp ý bạn nên thay đổi phần bài trình bày của mình, đừng ngần ngại hỏi tại sao họ cần sự thay đổi đó. Hoặc nếu sếp của bạn nói rằng anh ấy muốn thấy bạn có nhiều ý tưởng hơn cho dự án, hãy hỏi một số câu hỏi làm rõ về cách anh ấy nghĩ bạn nên làm.
Đặt câu hỏi sau khi nhận được những lời nhận xét cho thấy trong lòng bạn đang ghi nhận chúng và bạn nghiêm túc với việc áp dụng chúng trong cơng việc.
4. Tóm tắt phản hMi
Khi nghe hết những góp ý, rất dễ dàng xảy ra sự nhầm lẫn. Vì vậy, để tránh lộn xộn, hãy tóm tắt những phản hồi bạn đã nghe được.
Ví dụ: “Tóm lại, bạn nghĩ bài thuyết trình sẽ thuyết phục hơn nếu tôi tạo biểu đồ để
làm nổi bật các két quả thay vì chỉ liệt kê chúng”.
Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo mình hiểu đúng về những gì cần cải thiện trước khi thay đổi.
5. Lịch sự
Có thể phản trực giác để cảm ơn ai đó đã chỉ ra thiếu sót của mình, kết quả là tạo thêm việc cho bản thân. Nhưng đó là việc quan trọng sau khi bạn đã được cung cấp những thơng tin hữu ích cho cơng việc của mình.
Hãy nhớ rằng, những lời góp ý xây dựng là để giúp bạn. Người ấy có đánh giá bài thuyết trình hay dự án của bạn tầm thường? Chắc chắn rồi. Tuy nhiên, họ đã dành thời gian để đưa ra cái nhìn sâu sắc hơn để cải thiện nó, và điều đó xứng đáng với lời cảm ơn.
6. Thực hiện chỉnh sửa
Nếu muốn thực sự sử dụng những phản hồi thật tốt, hãy quyết định dựa trên tiến trình cơng việc của bạn.
Ví dụ: Nếu sếp đề nghị thay đổi hướng giải quyết vấn đề, hãy lên lịch hẹn gặp sếp để nói về tiến trình cơng việc đã thực hiện. Hoặc, nếu đồng nghiệp đề xuất chỉnh sửa báo cáo, hãy đưa bản báo cáo đã hồn thành để xem họ nghĩ nó trơng như thế nào.
Khi mọi điều đã qua, hành động thường tốt hơn lời nói. Vì vậy, việc chứng minh rằng bạn lắng nghe phản hồi và áp dụng nó đã nói lên được thái độ và sự chuyên nghiệp của bạn.
Phản hồi là không thể tránh khỏi và rất quan trọng. Nó tồn tại để giúp bạn trở nên tốt hơn trong công việc. Điều quan trọng là bạn khơng chỉ chấp nhận mà cịn thực hiện nó.
Nói thường dễ dàng hơn làm, nhưng khơng cần phải quá phức tạp. Hãy sử dụng 6 lời khuyên này để bắt đầu chấp nhận lời phê bình một cách nghiêm túc và thực hiện cải tiến.