CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀVẤN ĐỀNGHIÊN CỨU
2.1.3.Cơ cấu tổchức và chức năng, nhiệm vụcủa các phòng ban
2.1. Tổng quan vềCông ty Bảo Việt Thừa Thiên Huế
2.1.3.Cơ cấu tổchức và chức năng, nhiệm vụcủa các phòng ban
a. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
2.2.2.376. Công ty Bảo Việt Thừa Thiên Huế nằm trong mơ hình quản lý chung của Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam, đó là cơ chế quản lý thống nhất cùng sức mạnh tài chính, hay nói cách khácđó là một thực thể thống nhất và hạch tốn tồn bộ cơng ty. Cơng ty hiện có 5 phịng và 4 phịngđại diện đặt tại các huyện, hiện có 32 cán bộ nhân viên đang phục vụ cho công tác kinh doanh, ngồi ra cịn cóđội ngũ đại lý với tổng số khoảng 200, phần lớn đều có khả năng khai thác, cần cù và có tinh thần trách nhiệm.
2.2.2.377. Hệ thống tổ chức quản lý tại công ty Bảo Việt Thừa Thiên Huế được áp dụng theo quy mơ hình trực tuyến chức năng. Mơ hình này cho phép người lãnhđạo có tồn quyền quản lý, chỉ đạo và phát huy chức năng của các phòng ban trực thuộc, các phòng tiến hành nghiên cứu theo nhiệm vụ và chức năng của mình sauđó đề xuất ý kiến để ban giám đốc đưa ra quyết định cuối cùng.
GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Phịng Phi Hàng Hải Phòng Hàng Hải Phòng kế tốn Phịng tổng hợp Phòng thanh tra pháp
chếPhòng tổ chức nhânsự Phòng định giá bảohiểm
Phòng giải quyết khiếu nại và bồi thườngPhịng dịch vụ khách
hàng
Phịng bảo hiểm phía
Bắc Phịng bảo hiểm phíaNam Phịng giao dịch PhúLộc Phịng bảo hiểm PhúVang
2.2.2.378. Hiện này, cơng ty có 9 phịng ban chức năng hoạt động theo mơ hình sau: 2.2.2.379. 2.2.2.380. 2.2.2.381. 2.2.2.382. 2.2.2.383. Qu an hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
2.2.2.384. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Bảo Việt Thừa Thiên Huế
2.2.2.385. (Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty Bảo Việt Thừa Thiên Huế)
2.2.2.386. - Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, vừa đại diện cho nhà nước, vừa đại diện cho tồn thể cán bộ cơng ty, thực hiện quản lý điều hành cơng ty theo đúng đường lối chính sách của cơng ty.
2.2.2.387. Chức danh Giám đốc do Tổng Giám đóc cơng ty bổ nhiệm, là người chịu trách nhiệm về tồn bộ hoạt động kinh doanh của cơng ty. Giámđóc điều khiển hệ thống quản lý trên cơ sở kết hợp đồng bộ phương pháp quản lý hành chính và quản lý kinh tế tài chính. Thể hiện cụ thểqua các chức năng:
2.2.2.388. + Tổ chức điều hành hoạt động của các phòng bảo hiểm trực thuộc và quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng quản lý và nghiệp vụ.
2.2.2.389. + Ban hành quy chế tổ chức hoạt động của các phòng bảo hiểm trực thuộc và quy
2.2.2.390. định chức năng, nhiệm vụ của các phòng quản lý và nghiệp vụ.
2.2.2.391. + Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm trưởng, phó phịng các phịng quản lý, nghiệp vụ cơng ty (trừ phịng tài chính kế tốn) và các phịng bảo hiểm trực thuộc.
- Phó giám đốc: Tham mưu cho Giám đốc cơng ty trong công việc quản lý điều hành công việc hàng ngày và chịu trách nhiệm trước Giám đóc, trước pháp luật về những cơng việc Giám đốc uy quyền.
- Phịng phi hàng hải: Có chức năng trực tiếp kinh doanh các dịch vụ bảo hiểm xe cơ giới, tàu song, tàu cá, con người,…đồng thời có chức năng tham mưu cho Giám đốc khai thác các hợp đồng bảo hiểm, thu phí bảo hiểm, tiếp nhận tờ khai tai nạn, giám định tổn thất, lập hồ sơ tai nạn và chuyển cho bồi thường.
- Phòng hàng hải: Trực tiếp kinh doanh các dịch vụ bảo hiểm hàng hóa, tàu biển, xây dựng và lắp đặt, cháy, tài sản…đồng thời tham mưu, tư vấn cho Giám đốc công ty để nâng cao các nghiệp vụ chun mơn.
- Phịng kế tốn: Có nhiệm vụ thanh quyết tốn các hợp đồng, quản lý thu phí bảo hiểm gốc, chi trả tiền bồi thường, tổng hợp số liệu báo cáo tài chính, quyết tốn kinh doanh lãi (hay lỗ), thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước.
- Phịng tổng hợp: Có chức năng tổng hợp tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, báo cáo Giám đốc, quản lý và giải quyết công việc hằng ngày, tiếp nhận và giữ công văn đi đến, tổ chức và phục vụ các hội nghị cơ quan, tổng kết,…Phòng tổng hợp là cơ quan tham mưu của lãnhđạo doanh nghiệp.
- Phòng thanh tra pháp chế: Có nhiệm vụ nghiên cứu các văn bản pháp quy của Nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh doanh bảo hiểm, kiểm tra tính chất pháp lý của các hợp đồng bảo hiểm cũng như hồ sơ bồi thường. Ban thanh tra còn kiểm tra cá
2.2.2.392. đơn vị trong việc thực hiện ký kết hợp đồng bảo hiểm và thủ tục bồi thường, phát hiện các trường hợp trục lợi bảo hiểm,…
- Phòng tổ chức nhân sự: Chịu trách nhiệm về những vấn đề liên quan đến đội ngũ cán bộ của doanh nghiệp như cân đối lực lượng với nhu cầu kinh doanh, có kế hoạch và xây dựng quy trình tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và đánh giá hiệu quả cơng tác của cán bộ, xây dựng chính sách khen thưởng, kỷ luật nhằm đảm bảo kích thích người lao động, thực hiện các chế độtheo Bộ luật Lao động và quy định của lãnh đạo doanh nghiệp,..
- Phòngđịnh giá bảo hiểm: Thực chất là tính phí bảo hiểm của các sản phẩm bảo hiểm. Về nguyên tắc, phí bảo hiểmđược bộ Tài chính xét duyệt trên cơ sở định phí của các doanh nghiệp. Phòngđịnh giá bảo hiểm phải căn cứ xác suất rủi ro, đến sản phẩm đó, tình hìnhđầu tư trên thị trường v.v…để dịnh phí bảo hiểm cho sản phẩm sẽ triển khai hợp lý, đảm bảo nguyên tắc kinh doanh của doanh nghiệp bảo hiểm.
- Phịng giải quyết khiếu nại và bồi thường: Phịng có trách nhiệm giải quyết những tranh chấp về quyền lợi của họ được hưởng trong từng vụ tổn thất của từng loại hợp đồng bảo hiểm. Giải quyết khiếu nại và bồi thường tốt thỏa mãn khách hàng sẽ là động lực hỗ trợ khâu khai thác phát triển có hiệu quả.
- Phịng dịch vụ khách hàng: Là bộ phận phục vụ khách hàng được bảo hiểm. Bộ phận này có nhiệm vụ hỗ trợ các phòng, cácđại lý,…trong việc quản lý khách hàng cũng như phục vụ khách hàng theo yêu cầu. Chẳng hạn, trả lời các yêu cầu của khách hàng về các thông tin liên quan, giải thích ngơn ngữ trong đơn bảo hiểm, thông báo cho khách hàng biết về phí bảo hiểm ,thời gian thu phí, cách tính tốn lãi cổ phần, lãiđầu tư v.v…
- Văn phịng chi nhánh (phịng bảo hiểm phía Bắc, phía Nam, Phú Vang, Phú Lộc) có trách nhiệm thực hiện các hoạt động kinh doanh theo phân cấp của quản lý doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có quy mơ khác nhau , có doanh nghiệp là Tổng cơng ty, có doanh nghiệp là cơng ty… cho nên mơ hình tổ chức cũng có những nét khác nhau.