2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ và đóng tại văn phòng Công ty nhằm đảm bảo việc lãnh đạo tập trung, thống nhất từ ban giám đốc đến các bộ phận của Công ty. Theo mô hình này, mọi việc xử lý thông tin kế toán đều tập trung tại phòng kế toán của Công ty, còn các chi nhánh và xí nghiệp có các kế toán làm nhiệm vụ thu nhập, phân loại chứng từ và định kì chuyển các chứng từ, báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán. Tại đây, các kế toán phụ trách sẽ có nhiệm vụ kiểm tra và vào sổ các nghiệp vụ kinh tế căn cứ theo các chứng từ.
Bộ máy kế toán của Công ty thể hiện qua sơ đồ sau:
S
SƠƠĐĐỒỒTTỔỔCCHHỨỨCCBBỘỘMMÁÁYYKKẾẾTTOOÁÁNN
Ghi chú:
: Mối quan hệ dọc mang tính chất chỉ đạo
: Mối quan hệ ngang mang tính chất tác nghiệp
KT tiền lương & các khoản nộp NS Phó phòng KT TM & T.T NB KT TSCĐ & ĐTXD cơ bản KT tiêu thụ & công nợ KT các đơn vị sản xuất KT các đơn vị KD KÊ TOÁN TRƯỞNG
2.1.3.2. Chức năng - nhiệm vụ.
Kế toán trưởng: là người đứng đầu phòng kế toán , chỉ đạo thực hiện công tác kế toán thống kê thông tin kinh tế theo chế độ quản lý kinh tế, đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính của nhà nước tại doanh nghiệp.
Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán thống kê trong doanh nghiệp và kiểm tra việc chấp hành chế độ tài chính kế toán, bảo vệ vật tư tài sản tiền vốn trong doanh nghiệp.
Giúp giám đốc trong việc tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, kiểm kê, củng cố và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán trong doanh nghiệp.
Kế toán trưởng có quyền yêu cầu các bộ phận trong doanh nghiệp cung cấp đầy đủ, kịp thời những tài liệu cần thiết cho công tác kế toán.
Ngoài ra còn kiêm về phần hành kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu kế toán để lập bảng tổng kết tài sản.
Phó phòng kế toán: Là người chịu trách nhiệm thanh quyết toán với các đơn vị cơ sở, giúp cho kế toán trưởng trong việc điều hành mọi hoạt động, đồng thời kiểm tra công tác quyết toán toàn văn phòng.
Kế toán tiền lương và các khoản nộp ngân sách: Theo dõi thanh toán
lương và các khoản trích theo lương toàn Công ty, bên cạnh đó còn theo dõi các khoản thuế GTGT đầu vào và đầu ra, các chỉ tiêu thống kê vật tư, lập báo cáo thống kê cùng theo dõi nhập xuất, phân bổ vật tư, công cụ tại văn phòng kế hoạch chi phí của các phòng ban và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước.
Kế toán tiền mặt và thanh toán nội bộ: Theo dõi tiền mặt, theo dõi việc thu chi hằng ngày, bên cạnh đó theo dõi tình hình thanh toán với người cung cấp dịch vụ, thanh toán tạm ứng nội bộ, thanh toán nội bộ giữa văn phòng và các đơn vị sản xuất công nghiệp trực thuộc.
Kế toán TSCĐ và ĐTXD cơ bản: Quản lý, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, kiểm tra khấu hao TSCĐ ở từng đơn vị phụ thuộc theo kế hoạch. Đồng thời theo dõi quyết toán sửa chữa lớn, đầu tư xây dựng cơ bản.
Kế toán tiêu thụ và theo dõi công nợ: Theo dõi việc bán hàng hoá của các chi nhánh, theo dõi công nợ tại Công ty cũng như khách hàng thông qua các chi nhánh .
Kế toán các đơn vị kinh doanh: Theo dõi việc mua hàng nhập kho, bán ra và di chuyển giữa các đơn vị trực thuộc với nhau, lập báo cáo, bảng kê. Cuối tháng gửi toàn bộ hóa đơn, chứng từ về văn phòng kế toán trưởng để thanh quyết toán.
2.1.3.3. Tình hình kế toán áp dụng tại Công ty.
Để phù hợp với tình hình thực tế và tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính, Công ty đã sử dụng hình thức kế toán “ Nhật Ký Chung” để quản lý số liệu và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Việc lựa chọn hình thức kế toán Nhật Ký Chung có nhiều ưu điểm là rõ ràng, dễ hiểu, thuận tiện trong việc xử lý và kiểm tra chính xác của công tác kế toán.
Theo hình thức này khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Công ty hoặc các số liệu chi nhánh báo về, hàng ngày hoặc đinh kỳ 3-5 ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và nhập vào máy theo trình tự thời gian trên sổ Nhật ký chung. Riêng các nghiệp vụ liên quan đến mua bán chịu vật tư, hàng hoá thì được nhập vào sổ Nhật ký chuyên dùng, các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt thì nhập vào Sổ Quỹ. Đối với các tài khoản cần theo dõi chi tiết thì cùng với việc ghi vào sổ Nhật ký, kế toán ghi vào sổ chi tiết có liên quan.
Định kỳ, căn cứ vào các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán thích hợp.
Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp sổ liệu trên các sổ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Căn cứ vào Bảng tổng hợp chi tiết và Sổ Cái để lập Bảng Cân đối phát sinh. Đó là cơ sở để lập Báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung thể hiện rõ qua sơ đồ SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
Chứng từ gốc
Báo cáo kế toán Bảng cân đối kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Sổ cái Sổ nhật kí
chuyên dùng
2.1.4. Đánh giá khái quát tình hình tài chính ở Công ty
* Tình hình tài chính của Công ty:
Bảng 2.1: Bảng phân tích cơ cấu tài sản trong 3 năm 2009-2011
2009 2010 2011 Chênh lệch 2010/2009 Chênh lệch 2011/2010
Số tiền Số tiền Số tiền (+)/(-) (+)/(-)
TÀI SẢN ( đồng) % (đồng) % (đồng) % (đồng) % (đồng) %
A.Tài sản ngắn hạn 4.739.536.872 67,2 6.919.097.449 78,04 12.167.356.583 87 2.179.560.577 45,99 5.248.259.134 75,9
I.Tiền và các khoản tương đương tiền 444.045.901 6,29 1.118.438.229 12,62 2.135.199.084 15,3 674.392.327 151,9 1.016.760.855 90,9
1.Tiền 444.045.901 6,29 1.118.438.229 12,62 985.199.084 7,04 674.392.327 151,9 -133.239.145 -12
2.Các khoản tương đương tiền 1.150.000.000 8,22 1.150.000.000
II.Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 257.525.000 3,65 257.525.000 2,9 115.000.000 0,82 0 -142.525.000 -55
1.Đầu tư ngắn hạn 257.525.000 3,65 257.525.000 2,9 150.000.000 1,07 0 -107.525.000 -42
2.Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn -35.000.000 -0,25 0 -35.000.000
III.Các khoản phải thu ngắn hạn 2.155.425.784 30,5 3.464.322.066 39,07 4.284.351.383 30,6 1.308.896.282 60,73 820.029.317 23,7
1.Phải thu khách hàng 2.006.018.170 28,4 2.965.983.287 33,45 3.839.402.984 27,5 959.965.116 47,85 873.419.697 29,5
2.Trả trước cho người bán 63.334.146 0,9 302.132.255 3,41 456.481.378 3,26 238.798.109 377 154.349.123 51,1
3.Các khoản phải thu khác 101.328.574 1,44 210.170.042 2,37 68.187.263 0,49 108.841.469 107,4 -141.982.779 -68
4.Dự phòngphải thu ngắn hạn khó đòi -15.255.106 -0,22 -13.963.518 -0,16 -79.720.242 -0,57 1.291.588 -8,47 -65.756.724 471
IV.Hàng tồn kho 1.708.244.321 24,2 1.940.298.362 21,88 5.292.278.273 37,8 232.054.042 13,58 3.351.979.911 173
1.Hàng tồn kho 1.770.257.682 25,1 1.996.941.122 22,52 5.334.041.981 38,1 226.683.441 12,81 3.337.100.859 167
V.Tài sản ngắn hạn khác 174.295.867 2,47 138.513.792 1,56 340.527.843 2,44 -35.782.074 -20,5 202.014.050 146
1.Chi phí trả trước ngắn hạn 127.590.248 1,81 127.629.934 1,44 15.682.635 0,11 39.686 0,03 -111.947.299 -88
2.Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 39.084.832 0,55 811.186 0,01 101.881.473 0,73 -38.273.646 -97,9 101.070.287 125
3.Tài sản ngắn hạn khác 7.620.787 0,11 10.072.673 0,11 222.963.735 1,59 2.451.886 32,17 212.891.062 2114
B.Tài sản dài hạn 2.318.887.369 32,9 1.946.808.705 21,96 1.817.164.878 13 -372.078.664 -16,1 -129.643.827 -6,7
I.Các khoản phải thu dài hạn 0 0 0
II.Tài sản cố định 2.307.667.369 32,7 1.934.429.305 21,82 1.734.846.523 12,4 -373.238.064 -16,2 -199.582.782 -10
Tài sản cố định hữu hình 2.307.667.369 32,7 1.934.429.305 21,82 1.734.846.523 12,4 -373.238.064 -16,2 -199.582.782 -10
Nguyên giá 5.633.107.488 79,8 6.036.016.096 68,08 6.419.213.330 45,9 402.908.608 7,15 383.197.233 6,35
Giá trị hao mòn lũy kế -3.325.440.119 -47,1 -4.101.586.791 -46,3 -4.684.366.807 -33,5 -776.146.672 23,34 -582.780.016 14,2
IV.Các khoản ĐTTC dài hạn
V.Tài sản dài hạn khác 11.220.000 0,16 12.379.400 0,14 82.318.355 0,59 1.159.400 10,33 69.938.955 565
1.Chi phí trả trước dài hạn 249.375 249.375
2.Tài sản dài hạn khác 11.220.000 0,16 12.379.400 0,14 82.068.980 0,59 1.159.400 10,33 69.689.580 563
TỔNG CỘNG TÀI SẢN 7.058.424.240 100 8.865.906.154 100 13.984.521.461 100 1.807.481.913 25,61 5.118.615.307 57,7
Qua bảng phân tích cho thấy: Quy mô của Công ty tăng liên tục trong 3 năm qua. Tổng tài sản 2010 tăng lên so với 2009 là 2.179.560.577 đồng (46%), năm 2011 tăng lên so với 2010 là 5.248.259.134 đồng (75,85%). Sự gia tăng này gắn liền với sự gia tăng đầu tư cơ sở vật chất và tài sản lưu động trong đó TSLĐ tăng nhiều nhất. Để phân tích rõ hơn tình hình biến động tài sản cần xem xét biến động của từng loại tài sản .
+ Tài sản ngắn hạn năm 2010 tăng so với năm 2009 là 2.179.560.577 đồng, tương đương với giảm 45,99%, trong đó:
- Các khoản phải thu ngắn hạn tăng 1.308.896.282 đồng, tương đương với tăng 60,73%. Điều này cho thấy trong năm công ty đã bị khách hàng chiếm dụng vốn khá nhiều.
- Hàng tồn kho tăng 232.054.042 đồng, tương đương với tăng 13,58%. Cho thấy trong năm hàng tồn kho của công ty có hiện tượng ứ đọng, đây là một dấu hiệu không tốt về khả năng luân chuyển vốn của công ty.
+ Tài sản dài hạn năm 2010 lại giảm so với năm 2009 là 372.078.664 đồng, tương đương giảm 16,05%, trong đó chủ yếu là sự giảm của tài sản cố định, giảm 373.238.064 đồng tương đương giảm 16,17%, chứng tỏ trong năm công ty có xu hướng hạn chế việc đầu tư cào tài sản cố định.
Như vậy, năm 2010 thì tài sản ngắn hạn tăng so với năm 2009, tài sản dài giảm, nhưng mức giảm này đã được bù đắp rất nhiều bằng mức tăng của tài sản ngắn hạn, dẫn đến tổng tài sản năm 2010 đã tăng so với năm 2009.
Mặt khác, năm 2011 tài sản ngắn hạn vẫn tăng trong khi tài sản dài hạn thì giảm. Mức giảm của tài sản dài hạn đã được bù đắp bằng mức tăng của tài sản ngắn hạn, dẫn đến tổng tài sản năm 2011 tăng so với năm 2010 là 5.118.615.307 đồng, tương đương với tăng 57,73%. Tốc độ tăng nhanh hơn so với năm 2010. Cụ thể:
+ Tài sản ngắn hạn năm 2011 tăng so với năm 2010 là 248.259.134 đồng, tương đương tăng 75,85%, trong đó:
- Các khoản phải thu ngắn hạn của công ty năm 2011 tăng so với năm 2010 là 820.029.317 đồng, tương đương với tăng 23,67%. Điều này cho thấy trong năm
2011 công ty đã bị chiếm dụng vốn nhiều hơn, điều này có thể là do chính sách bán hàng của công ty để thu hút thêm được nhiều khách hàng, bởi vì khoản phải thu chủ yếu là phải thu từ khách hàng. Nhưng điều này cũng không tốt lắm vì vốn của công ty đã bị chiếm dụng nhiều. Vì vậy Công ty nên tìm ra đối sách vừa có thể thu hút khách hàng mà vốn thì không bị chiếm dụng nhiều.
- Vào cuối năm 2011 giá trị hàng tồn kho cũng tăng 3.351.979.911 đồng (172,76%) so với năm 2010, tăng mạnh hơn so với năm 2010, điều này cho thấy dấu hiệu không tốt về khả năng luân chuyển vốn của công ty, hàng tồn kho bị ứ đọng nhiều sẽ không tốt cho công ty.
+ Tài sản dài hạn của công ty năm 2011 lại giảm so với năm 2010 là 129.643.827 đồng, tương đương giảm 6,66%, trong đó chủ yếu là sự giảm của tài sản cố định
Như vậy, năm 2011 thì tài sản dài hạn lại giảm so với năm 2010, nhưng mức giảm này đã được bù đắp bằng mức tăng của tài sản ngắn hạn, dẫn đến tổng tài sản năm 2011 tăng so với năm 2010 với tốc độ tăng nhanh hơn.
TSCĐ có xu hướng giảm qua 3 năm, do Công ty đã hoàn thành việc mua sắm máy móc thiết bị đầy đủ phục vụ cho quá trình sản xuất. Biến động về TSCĐ trong bảng phân tích trên cũng giải thích tỷ trọng TSCĐ từ 32,69% năm 2009 giảm xuống còn 21,82% cuối năm 2010 và giảm xuống còn 12,41 % vào cuối năm 2011, điều này cho thấy quy mô TSCĐ đã giảm qua 3 năm.
Bảng 2.2: Bảng phân tích cơ cấu nguồn vốn trong 3 năm 2009-2011
2009 2010 2011 Chênh lệch 2010/2009 Chênh lệch 2011/2010 NGUỒN VỐN
Số tiền % Số tiền % Số tiền % (+)/(-) % (+)/(-) %
A.Nợ phải trả 4.424.290.216 62,68 5.788.607.595 65,29 9.208.025.889 65,84 1.364.317.379 30,84 3.419.418.294 59,07 I.Nợ ngắn hạn 3.902.707.646 55,29 5.439.796.197 61,36 8.620.551.824 61,64 1.537.088.551 39,39 3.180.755.626 58,47
1.Vay và nợ ngắn hạn 2.967.164.712 42,04 2.903.079.213 32,74 5.893.608.928 42,14 -64.085.500 -2,16 2.990.529.715 103,01
2.Phải trả người bán 456.973.821 6,47 1.653.142.466 18,65 1.498.522.712 10,72 1.196.168.645 261,76 -154.619.754 -9,35
3.Người mua trả tiền trước 44.198.014 0,63 49.177.255 0,55 102.631.223 0,73 4.979.242 11,27 53.453.968 108,70
4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 146.352.041 2,07 121.935.647 1,38 231.070.917 1,65 -24.416.394 -16,68 109.135.270 89,50
5.Phải trả người lao động 164.846.223 2,34 276.442.799 3,12 553.485.951 3,96 111.596.575 67,70 277.043.152 100,22
6.Chi phí phải trả 20.709.381 0,29 247.756.063 2,79 271.794.392 1,94 227.046.682 1096,35 24.038.329 9,70
7.Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạnkhác 102.463.464 1,45 188.262.754 2,12 69.437.701 0,5 85.799.300 83,74 -118.825.053 -63,12 II.Nợ dài hạn 521.582.570 7,39 348.811.398 3,93 587.474.065 4,20 -172.771.172 -33,12 238.662.667 68,42 1.Vay dài hạn 521.582.570 7,39 348.811.398 3,93 536.188.169 3,83 -172.771.172 -33,12 187.376.771 53,72 2. Dự phòng trợ cấp mất việc làm 16.085.897 0,12 16.085.897 3.Dự phòng tài sản dài hạn 35.200.000 0,25 35.200.000 B.Nguồn vốn chủ sở hữu 2.634.134.024 37,32 3.077.298.559 34,71 4.776.495.572 34,16 443.164.534 16,82 1.699.197.013 55,22 I.Vốn chủ sở hữu 2.615.747.878 37,06 3.070.670.832 34,63 4.758.662.630 34,03 454.922.955 17,39 1.687.991.798 54,97
1.Vốn đầu tư của chủ sở hữu 2.000.000.000 28,33 2.500.000.000 28,20 4.000.000.000 28,60 500.000.000 25,00 1.500.000.000 60,00
2.Quỹ đầu tư phát triển 203.954.733 2,89 219.472.452 2,48 242.323.838 1,73 15.517.719 7,61 22.851.386 10,41
3.Quỹ dự phòng tài chính 50.042.241 0,71 66.889.641 0,75 90.713.007 0,65 16.847.400 33,67 23.823.366 35,62
4.Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 24.802.911 0,35 41.550.005 0,47 63.798.621 0,46 16.747.095 67,52 22.248.615 53,55
5.Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 336.947.993 4,77 242.758.734 2,74 361.827.165 2,59 -94.189.259 -27,95 119.068.431 49,05 II.Nguồn kinh phí và quỹ khác 18.386.147 6.627.726 17.832.942
Quỹ khen thưởng, phúc lợi 18.386.147 0,26 6.627.726 0,07 17.832.942 0,13 -11.758.421 -63,95 11.205.215 169,07 Tổng cộng nguồn vốn 7.058.424.240 100 8.865.906.154 100 13.984.521.461 100 1.807.481.913 26 5.118.615.307 58
Qua bảng phân tích cho thấy: Tổng nguồn vốn vào cuối năm 2010 tăng hơn 1.807.481.913 đồng (25,61%) so với năm 2009 và vào cuối năm 2011 tăng hơn 5.118.615.307 đồng (57,73%) so với năm trước đó. Sự gia tăng này chủ yếu do khoản nợ phải trả của Công ty ngày càng tăng và sự bổ sung nguồn vốn cũng tăng qua các năm.
Nợ phải trả: Xu hướng biến động tăng khoản nợ này, quan trọng nhất vẫn là khoản nợ ngắn hạn (nợ vay và nợ nhà cung cấp) cuối năm 2010, giá trị khoản nợ ngắn hạn tăng so với năm trước đó là 1.364.317.379 đồng (30,84%) và cuối năm 2011 tăng 3.419.418.293 đồng (59,07%) so vói năm 2010. Sự biến động này là do khoản nợ phải thu khách hàng của Công ty ngày càng tăng và để đáp ứng nhu cầu thanh toán Công ty phải vay nợ ngân hàng thanh toán tiền mua hàng phục vụ cho sản xuất. Mức tăng liên tục khoản nợ ngắn hạn đã làm cho tỷ trọng khoản nợ này tăng từ 39,39% vào đầu năm 2010 lên tới 59,07% năm 2011.
Bên cạnh đó nguồn vốn chủ sở hữu cũng tăng lên nhưng với tốc độ chậm hơn so với nợ phải trả chủ yếu là do Công ty đã bổ sung nguồn vốn và lợi nhận chưa phân phối, điều này cho thấy hoạt động kinh doanh năm 2011 có hiệu quả hơn. Như vậy, kết quả phân tích trên cho thấy: Toàn bộ tài sản của Công ty chủ yếu là TSLĐ. TSCĐ chiếm tỷ trọng nhỏ trong toàn bộ tài sản của đơn vị.
Toàn bộ nguồn vốn của Công ty chủ yếu là nợ ngắn hạn, trong đó nợ vay đóng vai trò quan trọng, sự tăng hay giảm nó kéo theo sự thay đổi rất lớn đối với