Công ty cổ phần Nhựa 2/4 là một đơn vị vừa sản xuất vừa kinh doanh nên số lượng hàng cũng như nhà cung cấp của Công ty khá đông. Mà trong kinh doanh, một doanh nghiệp mua chịu và bán chịu là công việc diễn ra hàng ngày. Tuy nhiên, vấn đề ở đây là làm sao giảm quản lý các khoản phải thu để thu hồi các khoản nợ một cách nhanh nhất cũng như bảo đảm thanh toán các khoản nợ đến hạn cho nhà cung cấp nhằm giữ uy tín trong kinh doanh. Đây là vấn đề chung cho các doanh nghiệp.
Một số biện pháp được đề ra như sau:
Đối với các khoản phải thu:
Nhà quản trị tài chính Công ty phải thiết lập chính sách tín dụng hợp lý và tổ chức thực hiện nó. Đồng thời giám sát tài khoản nhờ thu và thay đối chính sách tài chính cho phù hợp để gia tăng doanh số bán. Cụ thể:
- Phải phân tích vị thế tín dụng của khách hàng: tức là xác minh phẩm chất tín dụng của khách hàng và so sánh với những tiêu chuẩn tín dụng tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được, tuy không thể xác minh một cách chính xác nhưng cũng có thể đánh giá điều đó dựa trên các dữ liệu về những lần mua chịu trước đó cũng như qua các nhà cung cấp trước khi ký kết hợp đồng để thấy được khách hàng có khả năng như thế nào trong thanh toán các khoản nợ nhằm thu hồi, giảm rủi ro có thể xảy ra và khi đó Công ty có thể chủ động trong thanh toán các khoản nợ của mình. Việc thu thập thông tin về tư cách tín dụng của khách hàng có thể được qua điều tra trực tiếp như thông qua báo cáo tài chính của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phân tích thông tin thu thập từ các nhà cung cấp trước… Đồng thời cũng có thể thông qua trung tâm xử lý số liệu về tư cách tín dụng của các doanh nghiệp để thu thập thông tin.
Chính sách tín dụng với tiêu chuẩn tín dụng không quá cao và cũng không quá thấp. Nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá cao sẽ loại bỏ nhiều khách hàng tiềm năng và có thể giảm lợi nhuận. Ngược lại, nếu các tiêu chuẩn được đặt ra qua thấp có thể thúc đẩy doanh số tăng nhưng sẽ có rất nhiều khách hàng có mức độ rủi ro tín dụng cao, làm tăng các khoản nợ khó đòi và doanh nghiệp phải chí phí thu tiền cao hơn.
- Trong hợp đồng cần quy định rõ thời hạn thanh toán và theo dõi thực hiện hợp đồng khách hàng. Với những khách hàng có quan hệ lâu năm với Công ty và có uy tín trong thanh toán nợ, Công ty nên kéo dài thời hạn thanh toán và số nợ lớn hơn so với những khách hàng khác. Nên tăng thời hạn thanh toán, cụ thể: hiện tại Công ty cho thanh toán chậm trong vòng 30 ngày, thì Công ty có thể tăng thêm thời hạn thanh toán để những khách hàng ở xa có thể thanh toán đúng hạn nhằm bảo đảm Công ty có thể thu hồi nợ, khi đó khoản tiền thu được đảm bảo và hệ số thanh toán bằng tiền sẽ cải thiện rất nhiều. Đồng thời quan hệ bạn hàng được giữ vững cũng như thu hút được nhiều khách hàng do đó doanh thu bán hàng tăng thêm.
- Khuyến khích khách hàng mua hàng của Công ty bằng cách cho khách hàng trả góp tiền hàng đối với những khách hàng quen. Và những khách hàng mới ký kết hợp đồng lần đầu thì cần tìm hiểu tài chính và có phương thức đảm bảo thanh toán như thế chấp, ký cược,…nhằm hạn chế rủi ro do không thu hồi được nợ.
- Yêu cầu khách hàng ứng trước tiền mua hàng theo % giá trị hàng hoá mua nhằm hạn chế tăng các khoản phải thu và tăng lượng tiền mặt tại Công ty. Khi đó sẽ rút ngắn kỳ thu tiền bình quân, tăng vòng quay các khoản phải thu.
- Hiện tại Công ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu cho những khách hàng mua với số lượng lớn và trả tiền trước thời hạn. Nhưng cần tính toán, đối chiếu với lãi suất các khoản vay ngân hàng để có thoả thuận và đưa ra tỷ lệ chiết khấu phù hợp, thông thường tỷ lệ chiết khấu nhỏ hơn hoặc bằng các lãi suất tiền vay.
- Khuyến khích khách hàng thanh toán nợ đúng hạn, không để kéo dài khoản nợ để giảm kỳ thu tiền bình quân và tăng vòng quay khoản phải thu. Khi đó khả năng thanh toán của Công ty sẽ cao hơn. Không nên để những khoản nợ kéo dài vì khi đó Công ty phải chịu một chi phí cơ hội do chưa thu được nợ và đưa vốn đó vào chi phí kinh doanh
- Đối với những khách hàng vừa là nhà cung cấp thì nên bù trù công nợ để hạn chế các khoản phải thu.
Do đó, những khoản nợ kéo dài có thể tính thêm tiền phạt tuỳ thời gian quá hạn để Công ty có thể bù đắp vào chi phí cơ hội bị mất. Tuy nhiên, những quy định
này phải được nói rõ trong cam kết mua bán giữa hai bên để tránh gây khó khăn, áp lực cho khách hàng cũng như sẽ giảm lượng khách hàng của Công ty
Bên cạnh đó, chính sách thu tiền tức là các biện pháp áp dụng để thu hồi những khoản nợ mua hàng quá hạn cũng là vấn đề đang được đặt ra tại Công ty. Việc đòi nợ phải vừa mềm dẻo, vừa khôn khéo nhưng cũng phải rất cương quyết. Công ty nên thông báo cho khách hàng khoảng 15 ngày trước khi hết thời hạn thanh toán để khách hàng chủ động hơn tránh việc trì hoãn. Công ty có thể gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp, uỷ quyền cho người đại diện, tiến hành các thủ tục pháp lý,…Rõ ràng là khi doanh nghiệp cố gắng đòi nợ bằng cách áp dụng những biện pháp cứng rắn hơn thì cơ hội thu hồi nợ cũng lớn hơn, nhưng các biện pháp cũng cứng rắn thì chi phí thu tiền càng cao. Thêm vào đó, một số khách hàng có thể khó chịu khi bị đòi tiền gắt gao và cứng rắn, do đó doanh thu tương lai sẽ có thể bị giảm xuống.
Công ty có thể áp dụng các biện pháp sau:
Thời hạn Những hành động cần thiết
15 ngày trước ngày hết hạn
Gởi hoá đơn cho khách hàng và thông báo giá trị, thời hạn của hoá đơn. Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền theo đúng thời hạn cam kết trên hoá đơn.
10 ngày sau ngày hết hạn
Gởi hoá đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán tiền. Đồng thời khuyến cáo sẽ giảm tín nhiệm trong các yêu cầu tín dụng.
15 ngày sau ngày hết hạn
Gởi hoá đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán tiền. Đồng thời thông báo sau 30 ngày nữa nếu không thanh toán sẽ xoá các tín dụng được thành lập.
30 ngày sau ngày hết hạn Gọi điện thoại khẳng định thông báo lần cuối.
75 ngày sau ngày hết hạn
Quyết định xoá bỏ giá trị tín dụng của khách hàng dù đã nộp tiền. Nếu quá lớn sẽ nhờ sự can thiệp của luật pháp.
80 ngày sau ngay hết hạn Lập dự phòng đối với khoản thu khó đòi. Nếu quá lớn sẽ nhờ sự can thiệp của luật pháp.
Đối với khoản phải trả:
Bên cạnh việc quản lý các khoản thu, việc quản lý các khoản phải trả cũng có tầm quan trọng rất lớn. Bởi quản lý các khoản phải trả chính là những giải pháp nhằm chiếm dụng tối đa, hợp lý vốn của các tổ chức để trong quá trình kinh doanh không thiếu vốn. Đồng thời thanh toán những khoản nợ với nhà cung cấp để đảm bảo uy tín trong kinh doanh.
- Công ty thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các khoản còn nợ và các khoản đã thanh toán, theo dõi thời hạn thanh toán để biết xem những khoản nợ nào đến hạn phải thanh toán gấp, những khoản nợ nào có thể kéo dài thời hạn để chủ động trong thanh toán và vận dụng số tiền bổ sung vào thanh toán những khoản nợ đến hạn. Vì hiện tại Công ty chưa theo dõi khoản nợ phải trả theo thời hạn thanh toán mà chỉ theo dõi số tiền nợ.
- Công ty nên tìm hiểu tỷ lệ chiết khấu của nhà cung cấp để có quyết định trả nợ ngay hoặc trong thời hạn chiết khấu. Để làm điều này, Công ty cần so sánh số tiền mà Công ty được hưởng so với chi phí cơ hội do trả sớm.
- Quyết định thanh toán đúng hạn hay thanh toán chậm các khoản nợ. Đối với một số nhà cung cấp, nếu kéo dài thời hạn thanh toán ta có thể chịu một khoản tiền phạt. Khi đó chi phí nợ của Công ty lớn hơn chi phí cơ hội được hưởng. Khi đó chúng ta nên thanh toán đúng hạn và ngược lại chúng ta nên chọn cách trả chậm.
- Nhà quản trị tài chính có thể “tận dụng” tín dụng thương mại bằng cách trì hoãn việc thanh toán các khoản tiền mua trả chậm vượt quá thời hạn phải trả. Khi điều đó được áp dụng trong thực tế thì chi phí của tín dụng thương mại giảm, thực tế này được minh hoạ dưới bảng sau. Nguyên nhân làm giảm chi phí là do doanh nghiệp từ bỏ khoản tiền chiết khấu để trả cho việc sử dụng nguồn ngân quỹ đó trong khoảng thời gian dài hơn những điều kiện tín dụng đã được quy định trong thoả thuận mua bán. Không có nhà cung cấp nào lại áp dụng các biện pháp xiết chặt hay phạt vạ trong trường hợp người mua đôi khi chậm thanh toán một vài ngày so với thời hạn quy định trong hợp đồng. Mức độ rộng lượng đó tuỳ thuộc vào từng nhà cung cấp và các điều kiện kinh tế, cạnh tranh tại thời điểm diễn ra giao dịch. Tuy
nhiên khi áp dụng sách lược trì hoãn thanh toán này, doanh nghiệp có thể phải chịu một số hậu quả như làm tổn hại đến vị thế tín dụng và danh tiếng của Công ty, hệ quả là rút cục doanh nghiệp phải chịu những chi phí tín dụng cao hơn trong những giao dịch sau, bởi các nhà cung cấp có thể quy định thêm một số loại phí tài chính khác trong hợp đồng.
Bảng 2.16: Ảnh hưởng của việc trì hoãn thanh toán đối với chi phí danh nghĩa của tín dụng thương mại
Điều kiện tín dụng Số ngày từ khi có
hoá đơn cho đến khi trả tiền
Số ngày trì hoãn
thanh toán 1/10 net 30 2/10 net 30 3/10 net 30
30 45 60 90 0 15 30 60 18.2% 10.4% 7.3% 4.5% 36.7% 21.0% 14.7% 9.2% 55.7% 31.8% 22.3% 13.9%
(Nguồn: Phòng Kế Toán Công ty cổ phần Nhựa 2/4)
- Tận dụng tối đa nguồn vốn hiện có, hạn chế vay ngân hàng, nhất là những khoản vay ngắn hạn vì thời hạn thanh toán nhanh, làm giảm khả năng thanh toán của Công ty và gây nên những khó khăn về tài chính và uy tín của Công ty.
- Khi mua hàng nên trả trước một số tiền để tạo lòng tin với nhà cung cấp trong việc cung cấp hàng cho Công ty.
- Nên tìm hiểu nhiều nhà cung cấp để có sự so sánh, đánh giá để có cơ sở lựa chọn nhà cung cấp nào là nhà cung cấp lâu dài nhằm hưởng những chính sách ưu đãi của họ. Nên thoả thuận rõ ràng về chất lượng hàng hoá, thời hạn thanh toán như thanh toán chậm hơn so với thời hạn trong hợp đồng 5-10 ngày để khi có sự cố xảy ra dễ dàng ứng phó.
- Đối với những nhà cung cấp vừa là khách hàng của Công ty, nên thực hiện trao đổi trong trường hợp cần thiết, nhằm giảm giá trị các khoản phải trả và những khoản phải thu của họ.
- Những khoản thuế, phải trả khác, nên thường xuyên theo dõi và điều chỉnh kịp thời, tránh nợ quá lâu.
- Những khoản phải trả công nhân viên chủ yếu là lương nên thanh toán đúng hạn, nhằm tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên yên tâm trong công tác và làm việc hăng say, tích cực và tạo hiệu quả công việc cho Công ty.