Để phù hợp với tình hình thực tế và tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính, Công ty đã sử dụng hình thức kế toán “ Nhật Ký Chung” để quản lý số liệu và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Việc lựa chọn hình thức kế toán Nhật Ký Chung có nhiều ưu điểm là rõ ràng, dễ hiểu, thuận tiện trong việc xử lý và kiểm tra chính xác của công tác kế toán.
Theo hình thức này khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Công ty hoặc các số liệu chi nhánh báo về, hàng ngày hoặc đinh kỳ 3-5 ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và nhập vào máy theo trình tự thời gian trên sổ Nhật ký chung. Riêng các nghiệp vụ liên quan đến mua bán chịu vật tư, hàng hoá thì được nhập vào sổ Nhật ký chuyên dùng, các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt thì nhập vào Sổ Quỹ. Đối với các tài khoản cần theo dõi chi tiết thì cùng với việc ghi vào sổ Nhật ký, kế toán ghi vào sổ chi tiết có liên quan.
Định kỳ, căn cứ vào các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán thích hợp.
Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp sổ liệu trên các sổ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Căn cứ vào Bảng tổng hợp chi tiết và Sổ Cái để lập Bảng Cân đối phát sinh. Đó là cơ sở để lập Báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung thể hiện rõ qua sơ đồ SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
Chứng từ gốc
Báo cáo kế toán Bảng cân đối kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Sổ cái Sổ nhật kí
chuyên dùng