a) Chứng từ sử dụng
- Uỷ nhiệm chi
- Hoá đơn giá trị gia tăng - Giấy báo nợ
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng - Tài khoản 331 : Phải trả người bán
c) Quy trình luân chuyển
Khi nhận được hoá đơn do nhà cung cấp chuyển đến, kế toán viết uỷ nhiệm chi thành 4 liên, chuyển giám đốc và kế toán trường xem xét và ký duyệt, 4 liên uỷ nhiệm chi sau khi đã duyệt được chuyển đến cho ngân hàng còn hoá đơn giá trị gia tăng chuyển trả cho kế toán thanh toán, sau khi ngân hàng làm xong thủ tục và đã chuyển số tiền trả cho người bán rồi thì công ty sẽ nhận được giấy báo nợ, 1 liên uỷ nhiệm chi. căn cứ vào giấy báo nợ, uỷ nhiệm chi của ngân hàng cùng với hoá đơn và các chứng từ khác có liên quan kế toán thanh toán nhập vào máy.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết kế toán khoá sổ in ra sổ chi tiết 112, 331, in ra sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản 112, 331.
d) Định khoản
- Căn cứ vào Uỷ nhiệm chi 032567, giấy báo nợ 017580 ngày 20/09/2007 thanh toán tiền Cty TNHH Công Thành
Nợ 331 : 69.020.000 Có 112 : 69.020.000
- Căn cứ vào Uỷ nhiệm chi 034589, giấy báo nợ 047589 ngày 21/09/2007 trả tiền DNTN Thanh Hoài
Nợ 331 : 67.000.000 Có 112: 67.000.000
- Căn cứ vào Uỷ nhiệm chi 036567, giấy báo nợ 017680 ngày 23/09/2007 thanh toán tiền Cty TNHH Tân Bình Minh
Nợ 331 : 39.020.000 Có 112 : 39.020.000
- Căn cứ vào Uỷ nhiệm chi 037892, giấy báo nợ 017689 ngày 24/09/2007 trả tiền Công ty Học Liệu Giáo Dục
Nợ 331 : 27.000.000 Có 112: 27.000.000
- Căn cứ vào Uỷ nhiệm chi 042567, giấy báo nợ 017580 ngày 25/09/2007 thanh toán tiền Công ty Giấy Tân Mai
Nợ 331 : 36.120.000 Có 112 : 36.120.000
e) Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 15: Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do trả nợ người bán
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007 Tài khoản 331: Phải trả người bán
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải
Tài khoản
đối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng … … … … … … 012372 16/09/2007 Trả Cty CP Đồng Nai 112 50.000.000 … … … … … 012401 30/09/2007 Phải trả Cty XNK ngành in 112 116.000.000 … … … … … Số phát sinh trong tháng 1.256.286.600 1.258.000.560 Số dư cuối tháng …
UỶ NHIỆM CHI (PAYMENT ORDER)
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN (A/T, M/T, T/T)
Tên đơn vị trả tiền(Payer): … Cty CP In&TM Khánh Hoà … Số tài khoản (Account No.): …… 006-58-89-336678-9 ……… Tại Ngân hàng(At bank): ………… NHNo&PTNT ………… Chi nhánh(Branch): ………Tỉnh, TP(City, Pro).NT-KH
Tên đơn vị nhận tiền(Beneficiary): … DNTN Thanh Hoài … Số tài khoản(Account No.): …… 006-58-66-558976-6 …….. Tại Ngân hàng(At bank): ……… NHNo&PTNT ……… Chi nhánh(Branch): …………...Tỉnh, TP (City, Pro).NT-KH
Số tiền bằng chữ(Amount in words): …… Sáu mươi bảy triệu đồng chẵn……….. Nội dung thanh toán(Payment detail):.. Thanh toán tiền hàng… Đơn vị trả tiền Ngân Hàng A Ngân Hàng B
g) Nhận xét
* Mặt đạt được:
Sử dụng chứng từ gốc rõ ràng như các Uỷ nhiệm chi, Giấy báo có, ...trong hạch toán các khoản thu lãi ngân hàng.
Thực hiện đầy đủ nghiêm túc các quy định của Bộ Tài Chính trong việc lập các chứng từ, ghi chép, luân chuyển các chứng từ sổ sách đến việc hạch toán, lưu trữ chứng từ sổ sách..
Có tài khoản ở nhiều Ngân hàng nên việc thanh toán cho các đối tác rất đúng hẹn và nhanh chóng kể cả các đối tác xa như các đối tác ở TP.HCM
* Mặt tồn tại:
Công ty chưa mở chi tiết các tài khoản phải trả người bán trong các giao dịch với đối tác thông qua các ngân hàng, nên vi ệc xem xét các khoản nợ chưa tốt
Công ty chưa được sử dụng Sổ Nhật ký chi tiền gửi Ngân hàng trong hạch toán kế toán giảm tiền gửi Ngân hàng do trả nợ người bán, nên chưa thuận tiện trong việc kiếm tra, đối chiếu, các khoản còn nợ người bán.
2.2.2.3.3.Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do nộp thuế
Số(No): …034589… Lập ngày: …21/09/07…
PHẦN DO NGÂN HÀNG GHI (For Bank Use) TÀI KHOẢN NỢ(Debit
Account)
……… TÀI KHOẢN CÓ(Credit
Account)
………
SỐ TIỀN BẰNG SỐ
a) Chứng từ sử dụng
- Tờ khai thuế - Uỷ nhiệm chi
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng
- Tài khoản 333 : Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
c) Quy trình luân chuyển
Lưu đồ 13 : Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do nộp thuế
nhiệm chi thành bốn liên trình lên giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển ngân hàng để chi tiền, căn cứ vào giấy báo nợ, uỷ nhiệm chi cùng các chứng từ có liên quan làm căn cứ nhập liệu.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán thanh toán tiến hành các thủ tục khoá sổ in ra sổ chi tiết các tài khoản 112, 333 và kế toán tổng hợp in ra sổ cái các tài khoản 112, 333, sổ nhật ký chung và các sổ sách có liên quan khác.
d) Định khoản
- Căn cứ vào giấy báo nợ 080855 ngày 30/09/2007 chi nộp thuế Nợ 333 : 100.335.991
Có 112 : 100.335.991
e) Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 17: Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do nộp thuế
f) Minh hoạ chứng từ sổ sách
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải Tài khoảnđối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng …
… … … … …
001235 03/09/2007 VAT của thu in Báo Tuổi Trẻ 111 1.500.000
… … … … … 001389 30/09/2007 Chi nộp thuế 112 100.335.991 … … … … … Số phát sinh trong tháng 100.335.991 156.056.890 Số dư cuối tháng … SỔ CÁI Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 112: Tiền gửi Ngân hàng
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải
Tài khoản
đối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng …
… … … … …
003302 12/09/2007 Thu nợ in báo Thể Thao 131 160.250.700
003378 17/09/2007 Thu nợ in báo Tuổi Trẻ 131 62.250.700
… … … … …
036890 20/09/2007 Thu lãi tiền gửi tại Ngân hàng Đầu Tưvà Phát Triển Khánh Hoà 515 2.170.435
… … … … …
036896 20/09/2007 Thu lãi tiền gửi tại Ngân hàng NôngNghiệp và Phát Triển Nông Thôn 515 2.586.635
… … … … …
017580 20/09/2007 Trả nơ Cty TNHH Công Thành 331 69.020.000
… … … … …
017589 21/09/2007 Trả nơ DNTN Thanh Hoài 331 67.000.000
… … … … … 080855 30/09/2007 Chi nộp thuế 333 100.335.991 … … … … … Số phát sinh trong tháng 2.729.065.723 1.235.557.684 Số dư cuối tháng … SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007 ĐVT : Đồng Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải
Tài khoản
đối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số tháng trước chuyển sang … …
… … … … … …
001235 03/09/2007 Thu in Báo Tuổi Trẻ
Tiền mặt 111 31.500.000
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ 511 30.000.000
Thuế và các khoản phải nộp Nhà
Nước 333 1.500.000
012336 03/09/2007 Chi mua than
Nguyên liệu, vật liệu 152 270.000
Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 133 13.500
Tiền mặt 111 283.500
001236 03/09/2007 Thu in Báo Thanh Niên
Tiền mặt 111 36.750.000
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ 511 35.000.000
Thuế và các khoản phải nộp Nhà
Nước 333 1.750.000
… … … … … …
Tiền mặt 111 10.000.000
Tiền gửi Ngân hàng 112 10.000.000
… … … … … …
012333 07/09/2007 Rút TGNH ĐT&PTKH nhập quỹ
Tiền mặt 111 25.000.000
Tiền gửi Ngân hàng 112 25.000.000
012359 07/09/2007 Mua giấy Couche
Nguyên liệu, vật liệu 152 31.000.000
Tiền mặt 111 31.000.000
… … … … … …
012363 09/09/2007 Nộp tiền Ngân hàng Công Thương
Tiền gửi Ngân hàng 112 3.500.000
Tiền mặt 111 3.500.000
… … … … …
003302 12/09/2007 Thu nợ in báo Thể Thao
Tiền gửi Ngân hàng 112 160.250.700
Phải thu khách hàng 131 160.250.700
… … … … …
012373 13/09/2007 Trả tiền hàng Cty TNHH Tín Hưng
Phải trả người bán 331 33.000.000
Tiền mặt 111 33.000.000
… … … … …
012379 15/09/2007 Chi tạm ứng Anh Thông
Tạm ứng 141 31.000.000
Tiền mặt 111 31.000.000
… … … … …
012350 16/09/2007 Rút TGNH Công Thương nhập quỹ
Tiền mặt 111 30.000.000
Tiền gửi Ngân hàng 112 30.000.000
012377 16/09/2007 Thu tách màu Khatoco
Tiền mặt 111 1.660.900
Phải thu khách hàng 131 1.660.900
… … … … …
003378 17/09/2007 Thu nợ in báo Tuổi Trẻ
Tiền gửi Ngân hàng 112 62.250.700
Phải thu khách hàng 131 62.250.700
… … … … …
012385 20/09/2007 Chi trả nợ DNTN Alpha
Phải trả người bán 331 50.000.000
Tiền mặt 111 50.000.000
036890 20/09/2007 Thu lãi tiền gửi tại Ngân hàng Đầu Tưvà Phát Triển Khánh Hoà
Tiền gửi Ngân hàng 112 2.170.435
Doanh thu tài chính 515 2.170.435
Phải trả người bán 331 69.020.000
Tiền gửi Ngân hàng 112 69.020.000
036896 20/09/2007 Thu lãi tiền gửi tại Ngân hàng NôngNghiệp và Phát Triển Nông Thôn
Tiền gửi Ngân hàng 112 2.586.635
Doanh thu tài chính 515 2.586.635
… … … … …
017589 21/09/2007 Trả nơ DNTN Thanh Hoài
Phải trả người bán 331 67.000.000
Tiền gửi Ngân hàng 112 67.000.000
… … … … …
012389 30/09/2007 Chi lương người lao động
Phải trả người lao động 334 205.620.000
Tiền mặt 111 205.620.000
080855 30/09/2007 Chi nộp thuế
333 100.335.991
Tiền gửi Ngân hàng 112 100.335.991
Cộng mang sang trang sau … …
g) Nhận xét
* Mặt đạt được:
Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà sử dụng chứng từ gốc rõ ràng, hợp pháp như các Uỷ nhiệm chi, Tờ khai thuế,...trong việc hạch toán kế toán các khoản thuế phải nộp bằng tiền gửi Ngân hàng..
Bên cạnh đó, Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà còn thực hiện đầy đủ nghiêm túc các quy định của Bộ Tài Chính trong việc lập các chứng từ, ghi chép, luân chuyển các chứng từ sổ sách đến việc hạch toán, lưu trữ chứng từ sổ sách tại Công ty.
* Mặt tồn tại:
Công ty chưa được sử dụng Sổ Nhật ký chi tiền gửi Ngân hàng trong hạch toán kế toán giảm tiền gửi Ngân hàng do trả tiền thuế, nên chưa thuận tiện trong việc kiếm tra, đối chiếu, các khoản còn nợ thuế.
2.3. Đánh giá khái quát về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổphần In và Thương mại Khánh Hoà phần In và Thương mại Khánh Hoà
2.3.1. Các mặt đạt được tại Công ty
Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà luôn thực hiện nghiêm túc các quy định của Bộ Tài Chính từ việc lập các chứng từ, ghi chép, luân chuyển các chứng từ sổ sách đến việc hạch toán kế toán, lưu trữ các chứng từ tại Công ty.
Ngoài ra, Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà thường xuyên cập nhật các quy định mới về chế độ kế toán, thuế của Bộ Tài Chính nhằm có những điều chỉnh hợp lý trong công tác hạch toán kế toán với các quy định mới.
Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà tiến hành công tác hạch toán kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc rõ ràng như các Giấy nghỉ hưởnng BHXH, Bảng
chấm công, Bảng thanh toán lương, Phiếu chi, Giấy nộp tiền, Giấy báo có, Uỷ nhiệm chi, Hoá đơn giá trị gia tăng, Phiếu thu, các Biên lai giao dịch, Giấy báo Nợ, Hợp đồng, Hoá đơn giá trị gia tăng, Giấy báo thanh toán, Hoá đơn giá trị gia tăng, Giấy đề nghị tạm ứng, Hoá đơn bán hàng thông thư ờng,... Sau khi tiến hành hạch toán hoàn tất, tất cả các chứng từ kế toán có liên quan được Công ty lưu trữ đầy đủ và cẩn thận.
Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà có tài khoản ở nhiều Ngân hàng nên việc thanh toán cho các đối tác rất đúng hẹn và nhanh chóng kể cả các đối tác xa như các đối tác ở TP.HCM. Bên cạnh đó, việc mở tài khoản tại nhiều Ngân hàng giúp nâng cao hiệu quả của đồng vốn, cũng như tạo nhiều thuận lợi trong giao dịch với các khách hàng, đối tác trong các giao dịch phải thu, phải trả, đặc biệt là các khách hàng, đối tác ở xa như TP.HCM, Hà Nội,…Ngoài ra, Công ty thường rất đúng hạn trong thanh toán với các đối tác, cũng như đưa ra thời hạn thanh toán cho khách hàng rất rõ ràng, thường được quy định cụ thể trong từng Hợp đồng kinh tế. Công ty quản lý vấn đề về nguyên liệu vật liệu đầu vào khá tốt, vì đã mở nhiều tiểu khoản khá chi tiết nhằm quản lý chặt chẽ trong khâu nguyên liệu, vật liệu đầu vào, giúp nhà quản lý có những quyết định phù hợp trong dự trù vật tư, tạo điều kiện hoạt động sản xuất liên tục.
2.3.2. Các điểm còn tồn tại Công ty
Bên cạnh những mặt đã đạt được Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà cần hoàn thiện hơn nữa trong công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền, nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý Công ty, đặc biệt Công ty cần phải quan tâm đúng mức về các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán cũng quan tâm đào tạo cho nhân viên kế toán, đặc biệt về mặt tin học quản lý.
Cụ thể, Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà chưa đạt hiệu quả cao trong quản lý do chưa mở tiểu khoản chi tiết cho các khoản phải thu của khách hàng, cũng như các khoản phải trả người bán cho từng đối tượng khách hàng phải thu, từng đối tượng người bán phải trả, nên dẫn đến việc quản lý các khoản phải thu, phải trả còn hạn chế.
Công tác tổ chức sổ sách còn có điểm hạn chế là Công ty chưa mở Sổ Nhật ký đặc biệt ( như Sổ Nhật ký thu tiền mặt, Sổ Nhật ký chi tiền mặt, Sổ Nhật ký thu tiền gửi Ngân hàng, Sổ Nhật ký chi tiền gửi Ngân hàng) nên chưa thuận tiện trong công tác kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp các khoản liên quan đến thu tiền và chi tiền như các khoản phải thu, khoản phải trả, khoản tiền gửi Ngân hàng, khoản tạm ứng, khoản trả thuế,...
Hiện tại, Công ty còn có điểm hạn chế trong khâu lập Phiếu chi. Phiếu chi chỉ in thành 2 liên, nên chưa hoàn thiện trong trường hợp đối tác yêu cầu giữ 1 Phiếu chi. Hơn nữa, do Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên trong quá in ấn có thể xảy ra những sai sót nếu Phiếu chi chỉ 2 liên thì khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu trong trường hợp máy vi tính có sự cố hay thất lạc Phiếu chi.
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ THƯƠNG MẠI KHÁNH HOÀ
ĐỀ XUẤT 1: ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHIẾU CHI TIỀN MẶT a. Sự cần thiết của đề xuất
Các khoản chi luôn là vấn đề quan tâm của hầu hết các Công ty nên rất cần được quản lý một cách chặt chẽ. Đối với tất cả các công ty nói chung Công ty C ổ phần In và Thương mại Khánh Hoà nói riêng việc quản lý khoản chi có hiệu quả sẽ nâng cao hiệu quả sử dụng tiền, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Mà các khoản tiền chi ra đều căn cứ vào Phiếu chi để hạch toán, do đó công tác tổ chức Phiếu chi tiền mặt hợp lý là đều các Công ty luôn xem trọng.
b. Nội dung của đề xuất
Để công tác tổ chức Phiếu chi tiền mặt được hoàn thiện hơn nữa, Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà nên tiến hành lập Phiếu chi tiền mặt thành 3 liên, 1 liên của Phiếu chi sẽ luân chuyển bên ngoài (giao cho đối tác), 2 liên còn lại sẽ luân chuyển trong nội bộ Công ty (1 liên giao cho kế toán thanh toán, 1 liên giao cho Thủ quỹ lưu trừ).
Kế toán thanh toán căn cứ vào 1 liên Phiếu chi được giao để hạch toán kế toán các khoản mục liên quan đến vốn bằng tiền, do đó liên Phiếu chi giao cho kế toán