a) Chứng từ sử dụng
- Phiếu chi
- Giấy đề nghị tạm ứng
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 111 - Tiền mặt - Tài khoản 141 - Tạm ứng
c) Quy trình luân chuyển
Công ty Cổ Phần *SP-012380*
In & Thương Mại 19 -09-2007 Khánh Hòa ( 07:55:15 )
Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Thị Na Địa chỉ : Phòng Kế toán – Kinh doanh
Lý do chi tiền : Gửi tiền vào tài khoản tại ngân hàng NN&PTNT Số tiền : 100.000.000 đồng
Viết bằng chữ : Một trăm triệu đồng chẵn. Kèm theo : …… chứng từ gốc
Giám Đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Lưu đồ 8: Kế toán giảm tiền mặt do chi tạm ứng
Người xin tạm ứng viết giấy đề nghị tạm ứng, trình giám đốc và kế toán trưởng xem xét, ký chấp thuận. Giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt được chuyển đến kế toán thanh toán làm căn cứ nhập liệu in Phiếu chi thành 2 liên cùng với giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành kiểm tra, ký, chi tiền cho người tạm ứng, 1 liên của phiếu chi lưu lại, liên còn lại cùng các chứng từ có liên quan chuyển trả cho kế toán thanh toán để lưu chứng từ.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết kế toán khoá sổ, in ra sổ chi tiết các tài khoản 111, 141, sổ nhật ký chi tiền, sổ cái tài khoản 141, 111 và các tài khoản liên quan khác.
Hàng ngày, thủ quỹ có thể tiến hành khoá sổ và in ra sổ quỹ tiền mặt để đối chiếu với số lượng tiền thực tế có tại quỹ của công ty.
d) Định khoản
- Căn cứ vào phiếu chi 012369 ngày 15/09/2007 chi t ạm ứng cho anh Thông Nợ 141 : 21.000.000
Có 1111 : 21.000.000
- Căn cứ vào phiếu chi 012371 ngày 15/09/2007 chi t ạm ứng cho anh Giáp Nợ 141 : 10.000.000
- Căn cứ vào phiếu chi 012376 ngày 15/09/2007 chi t ạm ứng cho anh Nhân Nợ 141 : 21.000.000
Có 1111 : 21.000.000
- Căn cứ vào phiếu chi 012377 ngày 20/09/2007 chi t ạm ứng cho anh Thông Nợ 141 : 31.000.000
Có 1111: 31.000.000
- Căn cứ vào phiếu chi 012387 ngày 28/09/2007 chi t ạm ứng cho anh Giáp Nợ 141 : 6.000.000
Có 1111: 6.000.000
e) Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 11.: Kế toán giảm tiền mặt do chi tạm ứng
f) Minh hoạ chứng từ sổ sách
Cty Cp In&TM Khánh Hoà
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 20 tháng 09 năm 2007 Kính gửi: Giám Đốc Công ty Cổ phần In và Thương Mại Khánh Hoà Họ và tên: Nguyễn Đình Thông Bộ phận: Cung ứng vật tư Đề nghị tạm ứng số tiền: 31.000.000 đồng
Viết bằng chữ: Ba mươi mốt triệu đồng chẵn Lý do tạm ứng: Mua vật tư
Kèm …….. chứng từ
Giám đốc Kế toán trưởng Người đề nghị (Ký, đóng dấu, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công ty Cổ Phần *SP -012377 * In & Thương Mại 20 -09-2007 Khánh Hòa ( 10:15:45 )
Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Đình Thông Địa chỉ :
Lý do chi tiền : Mua vật tư Số tiền : 31.000.000 đồng
Viết bằng chữ : Ba mươi mốt triệu đồng chẵn. Kèm theo : …… chứng từ gốc
Giám Đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 141: Tạm ứng
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải
Tài khoản
đối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng …
… … … … …
012377 20/09/2007 Chi tạm ứng anh Thông 111 31.000.000
001382 21/09/2007 Anh Thông hoàn ứng 111 2.500.000
… … … … …
Số phát sinh trong tháng 82.625.266 15.230.500
Số dư cuối tháng …
g) Nhận xét
* Mặt đạt được:
Trong quá trình hạch toán kế toán, Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà đều căn cứ vào các chứng từ gốc rõ ràng, hợp pháp như các Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, ...
Ngoài ra, Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà luôn tuân thủ nghiêm túc trong việc thực hiện các quy định của Bộ Tài Chính về việc lập các chứng từ, ghi chép sổ sách, cũng như việc luân chuyển các chứng từ sổ sách đến việc hạch toán kế toán và lưu trữ tại Công ty.
* Mặt tồn tại:
Sổ Nhật ký chi tiền chưa được sử dụng trong hạch toán kế toán giảm tiền do chi tạm ứng, nên chưa thuận tiện trong việc kiếm tra, đối chiếu, các khoản tạm ứng của nhân viên.
2.2.2.2.2.5. Kế toán giảm tiền mặt do chi trả lương cho người lao động
a) Chứng từ sử dụng
- Phiếu chi
- Bảng chấm công
- Giấy nghỉ hưởng BHXH - Bảng thanh toán lương
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 111 - Tiền mặt
- Tài khoản 334 - Phải trả người lao động
Lưu đồ 9: Kế toán giảm tiền mặt do trả lương người lao động
Các bộ phận gửi Giấy nghỉ hưởng BHXH, Bảng chấm công cho kế toán thanh toán lập bảng thanh toán lương, nhập liệu vào máy, in Phiếu chi thành 2 liên, trình Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, chuyển cho Thủ quỹ căn cứ theo bảng thanh toán lương mà trả lương cho người lao động, người lao động ký nhận lương, khi đã trả đủ lương thủ quỹ ký xác nhận rồi lưu lại 1 liên của Phiếu thu, liên còn lại cùng với bảng thanh toán lương chuyển trả kế toán thanh toán lưu trữ.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết kế toán khoá sổ, in ra sổ chi tiết các tài khoản 111, 334, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 334, 111 và các tài khoản liên quan khác.
Hàng ngày, thủ quỹ có thể tiến hành khoá sổ và in ra sổ quỹ tiền mặt để đối chiếu với số lượng tiền thực tế có tại quỹ của công ty.
d) Định khoản
- Căn cứ vào phiếu chi 012389 ngày 30/09/2007 chi lư ơng Nợ 334 : 539.980.000
Có 1111 : 539.980.000
e) Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 12:Kế toán giảm tiền do chi lương
f) Minh hoạ chứng từ sổ sách
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 334: Phải trả người lao động
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải
Tài khoản
đối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng …
… … … … …
001370 15/09/2007 Chi phí nhân công 622 25.000.000
… … … … …
012410 30/09/2007 Chi lương 111 539.980.000
Số phát sinh trong tháng 539.980.000 539.980.000
Số dư cuối tháng …
Công ty Cổ Phần *SP -012389 * In & Thương Mại 30-09-2007 Khánh Hòa ( 09:25:45 )
Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Thị Na Địa chỉ :
Lý do chi tiền : Chi lương Số tiền : 539.980.000 đồng
Viết bằng chữ : Năm trăm ba mươi chín triệu chín trăm tám mươi ngàn đồng chẵn. Kèm theo : …… chứng từ gốc
Giám Đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 111: Tiền mặt
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải
Tài khoản
đối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng …
… … … … …
001235 03/09/2007 Thu in Báo Tuổi Trẻ 511 30.000.000
001235 03/09/2007 Thu in Báo Tuổi Trẻ 333 1.500.000
012336 03/09/2007 Chi mua than 152 270.000
012336 03/09/2007 Chi mua than 133 13.500
001236 03/09/2007 Thu in Báo Thanh Niên 511 35.000.000
001236 03/09/2007 Thu in Báo Thanh Niên 333 1.750.000
… … … … …
012331 06/09/2007 Rút TGNH Hàng Hải nhập quỹ 112 10.000.000
… … … … …
012333 07/09/2007 Rút TGNH ĐT&PTKH nhập quỹ 112 25.000.000
… … … … …
012359 07/09/2007 Mua giấy Couche 152 31.000.000
… … … … …
012363 09/09/2007 Nộp tiền Ngân hàng Công Thương 112 3.500.000
… … … … …
012373 13/09/2007 Trả tiền hàng Cty TNHH Tín Hưng 331 33.000.000
… … … … …
012379 15/09/2007 Chi tạm ứng Anh Thông 141 31.000.000
… … … … …
012350 16/09/2007 Rút TGNH Công Thương nhập quỹ 112 30.000.000
… … … … …
012377 16/09/2007 Thu tách màu Khatoco 131 1.660.900
… … … … …
012385 20/09/2007 Chi trả nợ DNTN Alpha 331 50.000.000
… … … … …
012389 30/09/2007 Chi lương người lao động 334 539.980.000
… … … … …
Số phát sinh trong tháng 2.249.887.638 2.156.856.547
g) Nhận xét
* Mặt đạt được:
Nghiêm túc thực hiện các quy định của Bộ Tài Chính trong việc lập các chứng từ, ghi chép, luân chuyển các chứng từ sổ sách đến việc hạch toán, lưu trữ.
Hạch toán căn cứ vào các chứng từ gốc rõ ràng như các Giấy nghỉ hưởng BHXH, Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Phiếu chi, ...
* Mặt tồn tại:
Sổ Nhật ký chi tiền mặt chưa được sử dụng trong hạch toán kế toán giảm tiền do chi lương, nên chưa thuận tiện trong việc kiếm tra, đối chiếu, các khoản chi lương cho nhân viên các phòng, phân xưởng trong Công ty.
2.2.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng
2.2.2.3.1.Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng
2.2.2.3.1.1.Kế toán tăng tiền gửi Ngân hàng do thu nợ khách hàng bằng chuyển khoản
a) Chứng từ sử dụng
- Giấy báo có - Uỷ nhiệm chi
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng - Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng
c) Quy trình luân chuyển
Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản sẽ viết uỷ nhiệm chi, chuyển đến Ngân hàng mà khách hàng đó có m ở tài khoản, sau khi Ngân hàng hoàn thành các thủ tục chuyển tiền xong, Ngân hàng giao giấy báo có, kèm theo uỷ nhiệm chi của khách hàng thanh toán cho Công ty C ổ phần In và Thương mại Khánh Hoà, Kế toán thanh toán nhận được giấy báo có và uỷ nhiệm chi tiến hành nhập liệu vào máy, tiến hành cập nhật, sau đó lưu lại các chứng từ tại Công ty.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết kế toán khoá sổ, in ra các sổ chi tiết 112, 131 và các tài khoản khác có liên quan, in ra sổ cái tài khoản 112, tài khoản 131 và sổ nhật chung.
d) Định khoản
- Căn cứ vào giấy báo có 003302, Uỷ nhiệm chi số 016080 ngày 12/09/2007 thu nợ tiền in báo Thể Thao
Nợ 112 : 160.250.700 Có 131 : 160.250.700
- Căn cứ vào giấy báo có 003316, Uỷ nhiệm chi số 017589 ngày 13/09/2007 thu nợ tiền in vé Công ty Dịch vụ và Vận tải Khánh Hoà
Nợ 112 : 33.690.000 Có 131 : 33.690.000
- Căn cứ vào giấy báo có 003365, Uỷ nhiệm chi số 018009 ngày 14/09/2007 thu nợ tiền in hoá đơn
Nợ 112 : 31.950.000 Có : 31.950.000
- Căn cứ vào giấy báo có 003378, Uỷ nhiệm chi số 019215 ngày 17/09/2007 thu nợ tiền in báo Tuổi Trẻ
Nợ 112 : 60.250.700 Có 131 : 60.250.700
- Căn cứ vào giấy báo có 003398, Uỷ nhiệm chi số 020318 ngày 21/09/2007 thu nợ tiền in vé số
Nợ 112 : 130.690.000 Có 131 : 130.690.000
e) Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 13: Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng do thu nợ khách hàng
UỶ NHIỆM CHI (PAYMENT ORDER)
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN (A/T, M/T, T/T) Tên đơn vị trả tiền(Payer): … Công ty Dịch Vụ Vận Tải Khánh Hoà … Số tài khoản (Account No.): …… 006-58-76-678059-8 ……
Tại Ngân hàng(At bank): ………… NHNo&PTNT ………… Chi nhánh(Branch): ………Tỉnh, TP(City, Pro).NT-KH
Tên đơn vị nhận tiền(Beneficiary): … Cty CP In và Thương Mại Khánh Hoà … Số tài khoản(Account No.): ………….. 006-58-89-336678-9……..
Tại Ngân hàng(At bank): ………. NHNo&PTNT ……… Chi nhánh(Branch): …………...Tỉnh, TP (City, Pro)…. .NT-KH ….
Số tiền bằng chữ(Amount in words): … Ba mươi ba triệu sáu trăm chín mươi ngàn đồng chẵn ……….. Nội dung thanh toán(Payment detail):.. Thanh toán tiền hàng…
Đơn vị trả tiền Ngân Hàng A Ngân Hàng B
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải Tài khoảnđối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng …
012358 06/09/2007 Thu NXB Giáo Dục TP.HCM 112 85.000.000
001375 19/09/2007 Phải thu Báo Thể Thao Việt Nam 511 125.600.000
333 6.280.000 … … … … … Số phát sinh trong tháng 2.356.893.000 2.319.550.260 Số dư cuối tháng … g) Nhận xét * Mặt đạt được:
Sử dụng chứng từ gốc rõ ràng như các Uỷ nhiệm chi, Giấy báo có,... trong hạch toán các khoản thu nợ khách hàng bằng chuyển khoản..
Thực hiện đầy đủ nghiêm túc các quy định của Bộ Tài Chính trong việc lập các chứng từ, ghi chép, luân chuyển các chứng từ sổ sách đến việc hạch toán, lưu trữ chứng từ sổ sách.
* Mặt tồn tại:
Sổ Nhật ký thu tiền gửi Ngân hàng chưa được sử dụng trong hạch toán kế toán tăng tiền gửi Ngân hàng do thu nợ khách hàng, nên chưa thuận tiện trong việc kiếm tra, đối chiếu, các khoản thu nợ khách hàng.
Công ty chưa mở mã chi tiết cho từng đối tượng khách hàng nên còn hạn chế trong việc quản lý các khoản phải thu khách hàng hàng bằng tiền gửi Ngân hàng.
2.2.2.3.1.2. Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng do thu lãi tiền gửi a) Chứng từ sử dụng
- Giấy báo có
Số(No): ……017589…… Lập ngày: …13/09/07…..
PHẦN DO NGÂN HÀNG GHI (For Bank Use) TÀI KHOẢN NỢ(Debit
Account) ………
…… TÀI KHOẢN CÓ (Credit
Account)
……… ……
SỐ TIỀN BẰNG SỐ
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng
- Tài khoản 515 : Doanh thu hoạt động tài chính
c) Quy trình luân chuyển
Lưu đồ 11: Kế toán tăng tiền gửi Ngân hàng do thu lãi tiền gửi
Định kỳ Ngân hàng tính lãi và gửi Giấy Báo Có, kế toán thanh toán căn cứ và Giấy Báo Có của Ngân hàng nhập liệu vào máy tính để xử lý.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết kế toán khoá sổ, in ra sổ chi tiết tài khoản 112, tài khoản 515, sổ cái các tài khoản 112, tài khoản 515 và sổ nhật ký chung.
d) Định khoản
- Căn cứ vào giấy báo có 036890 ngày 20/09/2007 thu lãi ti ền gửi ngân hàng đầu tư và phát triển Khánh Hoà
Nợ 112 : 2.170.435 Có 515 : 2.170.435
- Căn cứ vào giấy báo có 036896 ngày 20/09/2007 thu lãi ti ền gửi ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn
Nợ 112 : 2.586.653 Có 515 : 2.586.653
- Căn cứ vào giấy báo có 036890 ngày 20/09/2007 thu lãi ti ền gửi ngân hàng công thương
Nợ 112 : 2.768.590 Có 515 : 2.768.590
- Căn cứ vào giấy báo có 036896 ngày 20/09/2007 thu lãi ti ền gửi ngân hàng TMCP Hàng Hải
Nợ 112 : 1.877.785 Có 515 : 1.877.785
e) Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 14: Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng do thu lãi tiền gửi
f) Minh hoạ chứng từ sổ sách
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 515: Doanh thu hoạt động tài chính
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải Tài khoảnđối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng
… … … … …
036896 20/09/2007 Thu lãi Ngân hàng TMCPHH 112 1.877.785
… … … … …
012403 30/09/2007 K/chuyển xác định kết quả kinh doanh 911 9.403.463
Số phát sinh trong tháng 9.403.463 9.403.463
Số dư cuối tháng
g) Nhận xét
* Mặt đạt được:
Sử dụng chứng từ gốc rõ ràng như các Uỷ nhiệm chi, Giấy báo có,... trong hạch toán các khoản thu lãi ngân hàng.
Thực hiện đầy đủ nghiêm túc các quy định của Bộ Tài Chính trong việc lập các chứng từ, ghi chép, luân chuyển các chứng từ sổ sách đến việc hạch toán, lưu trữ chứng từ sổ sách.
* Mặt tồn tại:
Sổ Nhật ký thu tiền gửi Ngân hàng chưa được sử dụng trong hạch toán kế toán tăng tiền gửi Ngân hàng do thu lãi tiền gửi Ngân hàng, nên chưa thuận tiện trong việc kiếm tra các khoản lãi.
2.2.2.3.2. Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng
2.2.2.3.2.1. Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do trả nợ người bána) Chứng từ sử dụng a) Chứng từ sử dụng
- Uỷ nhiệm chi
- Hoá đơn giá trị gia tăng - Giấy báo nợ
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng - Tài khoản 331 : Phải trả người bán
c) Quy trình luân chuyển