2.1.5.1. Đặc điểm công ty
Công ty hoạt động trong lĩnh vực in và liên quan tới in nên chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng, như các hợp đồng in báo Thanh Niên, báo Tuổi Trẻ, báo Thể Thao, báo Khánh Hoà, vé số kiến thiết, … Hiện tại công ty có nhiều đối tác trên toàn tỉnh, một số đối tác ở thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và trên cả nước.
Công ty chủ yếu giao dịch bằng Việt Nam đồng, có mở tài khoản ở nhiều Ngân hàng khác nhau nhằm thuận tiện cho việc thanh toán với các đối tác.
2.1.5.2. Yếu tố tự nhiên
Nước ta nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới gió mù, đặc biệt khu vực miền Trung bị ảnh hưởng rất rõ rệt mà lượng vật tư cung cấp cho công ty chủ yếu được lấy từ thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội nên công ty gặp nhiều khó khăn trong công tác vận chuyển khi mùa mưa đến.
Tuy nhiên công ty hiện đang có trụ sở nằm ngay trên trục giao thông chính của thành phố, và có mặt bằng ở vị thế khá tốt, rất thuận tiện cho việc giao hàng cho khách.
2.1.5.3. Yếu tố kỹ thuật
Với công nghệ mới ngày nay và những đòi hỏi của khách hàng về chất lượng sản phẩm ngày càng cao như độ sắc nét, màu sắc, hình ảnh độ bền, … Do đó, một trong những ưu tiên hàng đầu là công ty cần phải đầu tư vào máy móc thiết bị và cả
việc học hỏi ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất, nhằm ngày càng nâng cao chất lượng và tìm cách hạ giá thành sản phẩm song vẫn đáp ứng những yêu cầu khắt khe của khách hàng, tạo ra một sản phẩm có nét riêng đủ sức cạnh tranh trên thị trường và tạo lập thương hiệu cho công ty.
2.1.5.4. Yếu tố chính trị
Với luật xuất bản ra đời năm 1994 cho phép hầu hết các thành phần kinh tế tham gia và ngành in, chính điều này tạo nên sức ép rất lớn đối với Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà như công ty TNHH Cát Thành, công t y TNHH Lệ Dung, Khatoco, Đông Á, … và hàng trăm cơ s ở in lụa nhỏ lẻ khác tham gia vào ngành in trên toàn tỉnh nói riêng và trên cả nước nói chung. Vì vậy, tình hình cạnh tranh vốn gay gắt ngày càng gay gắt hơn
2.1.5.5. Yếu tố về đối thủ cạnh tranh
Qua tìm hiểu thị trường toàn tỉnh hiện tại công ty có các đối thủ cạnh tranh, chủ yếu tập trung ở thành phố Nha Trang như:
Ba đơn vị in nội bộ của nhà xuất bản chính trị Quốc Gia
Hai đơn vị tư nhận là: công ty TNHH Cát Thành, công ty TNHH Lê Dung Hai đơn vị phụ thuộc là: in Khatoco, in bao bì Đông Á,
Và khoảng hàng trăm cơ sở in lụa với số lượng các đơn vị hoạt động trong ngành in ngày càng tăng, vì vậy lượng khách hàng của công ty đã bị phân tán nhiều, mức độ cạnh tranh ngày càng cao. Do đó, đ òi hỏi công ty phải mở rộng thêm thị trường tìm kiếm những khách hàng mới.
2.1.6. Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới
Bảng 6: Bảng kế hoạch sản xuất kinh doanh ba năm tới (2008-2009-2010)
Chỉ tiêu ĐVT Năm2008 Năm2009 Năm2010
Vốn điều lệ Triệu đồng 3.050 3.050 3.050
Tổng doanh thu Triệu đồng 32.000 34.000 36.000
Tổng chi phí Triệu đồng 31.000 32.950 34.850
LNST Triệu đồng 720 756 828
Tỷ lệ cổ tức/Vốn điều lệ % 29,5 31,5 33,5
Thu nhập bình quân Triệu/tháng/người 2,5 2,7 2,9
Nhận xét:
Theo dự kiến Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà có ý định trong việc tăng thêm vốn điều lệ, cũng như tăng thêm mức cổ tức thanh toán cho các cổ đông, tạo thêm thu nhập chính đáng cho người lao động.
Bên cạnh đó, Công ty còn có định hướng tiếp tục bổ sung thêm nhiều máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như trong công tác quản lý, như các máy in offset, máy scan, máy vi tính,…
Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho người lao động trong công ty. Đầu tư thêm xe nâng hàng, xe vận chuyển hàng dùng cho nội bộ.
Xây dựng cảnh quan mặt tiền kết hợp bố trí kho xưởng tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động làm việc và hoạt động giao dịch với khách hàng.
Ngoài ra công ty dự định có những biện pháp cụ thể trong việc xử lý phế liệu, rác công nghiệp tránh ảnh hưởng đến sức khoẻ người lao động.
Công ty có hướng lên kế hoạch và có những biện pháp cụ thể trong việc hướng đến nhiều lĩnh vực kinh doanh mới theo xu hướng khai thác được thế mạnh của thành phố du lịch.
2.2. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần In và Thương Mại Khánh Hoà
2.2.1. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần In vàThương Mại Khánh Hoà Thương Mại Khánh Hoà
2.2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Sơ đồ 3: Bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà
Kế toán trưởng (kế toán tổng hợp): là người có quyền hành cao nhất trong bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và Hội đồng quản trị về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
* Về nhiệm vụ chuyên môn, kế toán trưởng có trách nhiệm:
- Tổ chức công tác kế toán thống kê một cách hợp lý và khoa học
- Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời và đầy đủ về toàn bộ tài sản công ty, phân tích hoạt động kinh doanh của công ty.
- Tính toán và trích lập đầy đủ các khoản nộp ngân sách Nhà Nước, trích lập quỹ của công ty, và thanh toán đúng hạn các khoản vay, các khoản phải trả.
- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời theo đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao mòn, hư hỏng,… đồng thời đề xuất biện pháp xử lý.
- Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán quy định - Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty.
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn thi hành các chế độ kế toán mới do Bộ Tài Chính ban hành.
- Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên kế toán trong công ty.
* Về vai trò kiểmsoát, kế toán trưởng có trách nhiệm:
phụ cấp đối với người lao động.
- Việc thực hiện kế hoạch sản xuất, kỹ thuật tài chính, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, các dự toán chi phí sản xuất kinh doanh.
- Việc kiểm tra tài sản và đánh giá lại tài sản theo đúng chế độ quy định. - Về việc xử lý và giải quyết các khoản thiếu hụt, nợ khó đòi và các khoản thiệt hại khác.
- Hỗ trợ Giám Đốc trong việc phân tích hoạt động kinh doanh và củng cố hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý.
Kế toán tổng hợp: Tiếp nhận chứng từ, tổng hợp số liệu lên báo cáo quyết toán, rồi trình lên kế toán trưởng xem xét và ký duyệt.Tổ chức kiểm tra, kiểm soát và lưu trữ chứng từ. Đồng thời theo dõi cả phần kế toán tài sản cố định, quản lý tài sản cố định và tính khấu hao theo quy định của Bộ Tài Chính.
Kế toán vật tư (kiêm Thủ Quỹ): Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, hàng hoá trực tiếp quản lý kho vật tư. Khi có nhu cầu phát sinh về vật tư thì kế toán vật tư lập dự trù lượng vật tư cần mua cho kế toán trưởng và Giám Đốc xem xét và ký duyệt. Kiểm tra, giám sát việc sử dụng vật tư theo định mức đề ra. Quyết toán tình hình sử dụng vật tư. Đồng thời kiêm nhiệm theo dõi cả phần thủ quỹ, quản lý tiền mặt của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp thu chi tiền mặt, phát lương cho, lập sổ quỹ.
Kế toán thanh toán (Lao động -Tiền lương): Chịu trách nhiệm theo dõi công nợ, thu chi của công ty. Đồng thời tập hợp các chứng từ có liên quan, làm cơ sở tính lương cho người lao động, đảm bảo tính đúng quy định, tính đủ và kịp thời hạn.
Kế toán tính giá hợp đồng: Chịu trách nhiệm đưa ra giá của hợp đồng, giá phải hợp lý và phù hợp với thoả thuận của hai bên. Song phải đảm bảo bù đắp được chi phí bỏ ra, tiếp đến thông báo cho phòng kỹ thuật để tiến hành sản xuất.
2.2.1.2. Hình thức kế toán Công ty áp dụng
Hình thức kế toán Công ty áp dụng: theo mô hình kế toán tập trung. Tất cả công việc kế toán từ khâu thu thập chứng từ, lập chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp và lập hệ thống báo cáo của công ty đều do phòng kế toán phòng kế toán thực hiện. Các bộ phận chỉ thu thập chứng từ cà gửi về phòng kế toán tại đây các nhân viên phòng kế toán sẽ tiến hành các thao tác đề xử lý kịp thời đúng theo quy định của Bộ Tài Chính.
Hình thức này thuận tiện cho việc chỉ đạo, kiểm tra của kế toán trưởng và Giám Đốc. Công ty có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung ở Khánh Hoà, nên việc thu thập chứng từ để lập hệ thống báo cáo kế toán được xử lý kịp thời.
Tuy nhiên, nếu quy mô công ty phát triển mạnh hơn nữa và địa bàn hoạt động phân tán khắp nơi thì hình thức này không còn phù hợp nữa, vì khi đó thông tin có thể xử lý không kịp thời.
Phần mềm kế toán hiện sử dụng tại Công ty là: KH-SOFT, phần mềm máy tính sau khi được cài đặt trên máy và khi ta chạy chương trình kế toán, nó xuất hiện với giao diện sau
KH-SOFT có ba phân hệ chính là kế toán ngân quỹ, kế toán vật tư và kế toán tổng hợp.
Kế toán ngân quỹ: là phân hệ dùng hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc thu chi của công ty. Các chứng từ sử dụng trong hạch toán của phân hệ kế toán ngân quỹ là các Hoá đơn giá trị gia tăng, các hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị tạm ứng đã được duyệt, …và in ra các phiếu thu, phiếu chi.
Sau khi chạy chương trình kế toán, vào phân hệ Kế toán ngân quỹ, tiến hành Nhập chứng từ, chọn tháng năm hạch toán, Phiếu thu tiền mặt, tiền Việt Nam đồng, rồi nhấp OK.
Tiếp đến tiến hành điền các thông tin đầy đủ theo biểu mẫu của phần mềm kế toán như sau nhập số hiệu của hoá đơn, số hoá đơn, kèm theo số hợp đồng nếu có, ngày hạch toán, định khoản nợ có, số tiền chưa thuế, mức thuế suất, mã của người lập phiếu, các thông tin liên quan của người nộp tiền như họ tên, điện thoại, mã số, mã số thuế, địa chỉ, lý do thu tiền, rồi tiến hành cập nhật.
Kế toán vật tư: là phân hệ dùng hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc xuất nhập vật tư của công ty. Các chứng từ sử dụng trong hạch toán của phân hệ kế toán vốn bằng tiền là các Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho nội bộ, … và in ra các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.
Kế toán tổng hợp: là phân hệ dùng hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến phân bổ, tính khấu hao, hay các nghiệp vụ chưa hạch toán ở hai phân hệ kế toán ngân quỹ và kế toán vật tư. Các chứng từ sử dụng trong hạch toán của phân hệ kế toán tổng hợp là các bảng phân bổ khấu hao, các bảng phân bổ khác,…
Hàng tháng, quý, hoặc cuối năm kế toán khoá sổ sau đó in ra các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, các báo cáo khác tuỳ theo yêu cầu của công ty như báo cáo doanh thu hàng tháng, báo cáo nh ập xuất tồn,…
2.2.1.3. Danh mục chứng từ kế toán tại Công ty
Bảng 7: Các loại sổ sử dụng tại công ty
Loại sổ
Tên sổ SCT STH Trách nhiệm Chi tiết
Sổ nhật ký chung X Kế toán trưởng
… … … …
Sổ cái X Kế toán trưởng
Bảng cân đối số phát sinh X Kế toán trưởng
Sổ quỹ tiền mặt X Thủ quỹ Tiền Việt Nam
Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền
mặt X Kế toán thanhtoán Tiền Việt Nam
Sổ tiền gửi ngân hàng X Kế toán thanhtoán Từng Ngânhàng
… … … …
Nhận xét:
Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà đã và đang sử dụng các loại sổ sách phù hợp với hình thức kế toán mà công ty đã lựa chọn và đúng theo các biểu mẫu theo quy định liên quan kế toán của Bộ Tài Chính ban hành.
Đồng thời, Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà đã mở các sổ chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc trưng của Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà.
Bảng 8: Tổ chứng chứng từkế toán
Loại chứng từ
Tên chứng từ HD BB TL Số hiệu Sốliên
Bảng chấm công X 01a-LĐTL 01
Bảng thanh toán tiền lương X 02-LĐTL 01
Giấy đi đường X 04-LĐTL 01
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ X 06-LĐTL 01
Phiếu thu X 01-TT 03
Phiếu chi X 02-TT 03
Uỷ nhiệm chi 04
Giấy đề nghị tạm ứng X 03-TT 01
Giấy thanh toán tiền tạm ứng X 04-TT 01
Giấy đề nghị thanh toán X 05-TT 01
Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt X 08a-TT 02
Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH X 01 Hoá đơn GTGT X 01GTKT-3LL 03 Giấy báo có 03 Giấy báo nợ 03 … … … … Nhận xét:
Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà đã tuân thủ các quy định liên quan đến kế toán do Bộ Tài Chính ban hành, ngoài ra công ty còn thi ết lập một số
chứng từ khác phục vụ cho công tác hạch toán của công ty.
Việc lập chứng từ được căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty và yêu cầu của công tác kiểm tra theo dõi xử lý. Sự phân rõ trách nhiệm trong việc lập và lưu trữ chứng từ nên đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong lập chứng từ.
Hầu hết các nghiệp vụ liên quan đến tài sản, hoạt động của Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà đều được xem xét cẩn thận, kèm theo các chứng từ gốc hay tất cả chứng từ liên quan.
Công tác bảo quản chứng từ được thực hiện tốt, chứng từ thuộc trách nhiệm bộ phận nào thì bộ phận đó lưu trữ, mọi cung cấp cho bên ngoài phải có sự đồng ý của Giám Đốc và Kế toán trưởng.
2.2.1.4. Tổ chức hệ thống tài khoản tại Công ty
Bảng8: Hệ thống tài khoản sử dụng tại Công ty
STT Tên tài khoản Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3
1 Tiền mặt 111
2 Tiền mặt (tiền Việt Nam) 1111
3 Tiền gửi Ngân hàng 112
4 Tiền gửi Ngân hàng (tiền Việt Nam) 1121
5 Ngân hàng Công Thương Khánh Hoà 11211
6 Ngân hàng Đầu Tư Phát Triển Khánh Hoà 11212
7 Ngân hàng Nông Nghiệp và PTNT KhánhHoà 11213
8 Ngân hàng TMCP Hàng Hải Nha Trang 11214
9 Phải thu khách hàng 131
10 Phải thu khách hàng hoạt động kinh doanh 1311 11 Phải thu khách hàng hoạt động đầu tư 131D 12 Phải thu khách hàng hoạt động tài chính 131T
… … … … …
115 Phải trả người bán 331
116 Phải trả người bán hoạt động kinh doanh 3311 117 Phải trả người bán hoạt động đầu tư 331D 118 Phải trả người bán hoạt động tài chính 331T
… … … … …
225 Xác định kết quả kinh doanh 911
Nhận xét:
Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà tổ chức các tài khoản cấp 1 theo đúng chế độ hiện hành của Bộ Tài Chính quy định. Bên cạnh đó, Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà còn mở thêm một số tài khoản chi tiết nhằm hạch toán phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.