Bảng8: Hệ thống tài khoản sử dụng tại Công ty
STT Tên tài khoản Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3
1 Tiền mặt 111
2 Tiền mặt (tiền Việt Nam) 1111
3 Tiền gửi Ngân hàng 112
4 Tiền gửi Ngân hàng (tiền Việt Nam) 1121
5 Ngân hàng Công Thương Khánh Hoà 11211
6 Ngân hàng Đầu Tư Phát Triển Khánh Hoà 11212
7 Ngân hàng Nông Nghiệp và PTNT KhánhHoà 11213
8 Ngân hàng TMCP Hàng Hải Nha Trang 11214
9 Phải thu khách hàng 131
10 Phải thu khách hàng hoạt động kinh doanh 1311 11 Phải thu khách hàng hoạt động đầu tư 131D 12 Phải thu khách hàng hoạt động tài chính 131T
… … … … …
115 Phải trả người bán 331
116 Phải trả người bán hoạt động kinh doanh 3311 117 Phải trả người bán hoạt động đầu tư 331D 118 Phải trả người bán hoạt động tài chính 331T
… … … … …
225 Xác định kết quả kinh doanh 911
Nhận xét:
Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà tổ chức các tài khoản cấp 1 theo đúng chế độ hiện hành của Bộ Tài Chính quy định. Bên cạnh đó, Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà còn mở thêm một số tài khoản chi tiết nhằm hạch toán phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
2.2.2. Công tác tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà
2.2.2.1. Khái quát chung
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán tại Công ty là: Việt Nam đồng. - Chưa sử dụng ngoại tệ trong giao dịch với khách hàng và các đối tác.
2.2.2.2. Kế toán tiền mặt tại quỹ Công ty 2.2.2.2.1.Kế toán tăng tiền mặt tại Công ty
2.2.2.2.1.1. Kế toán tăng tiền mặt do bán hàng thu ngaya) Chứng từ sử dụng a) Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng in;
- Hoá đơn giá trị gia tăng; - Phiếu thu;
b) Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 111 - Tiền mặt
- Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Tài khoản 333 - Thuế giá trị gia tăng đầu ra (33311)
c) Quy trình luân chuyển chứng từ
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào hợp đồng in đã ký với khách hàng tiến hành lập Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn giá trị gia tăng được lập thành 3 liên, liên tím của Hoá đơn giá trị gia tăng lưu tại cuốn, liên đỏ giao cho khách hàng, liên xanh chuyển cho Kế toán thanh toán, Kế toán thanh toán tiến hành nhập dữ liệu định khoản vào máy rồi tiến hành cập nhật. Sau đó, kế toán thanh toán in ra 2 liên Phiếu thu, rồi chuyển 2 liên của Phiếu thu này cùng với Hoá đơn giá trị gia tăng (liên 3) chuyển cho Thủ quỹ. Thủ quỹ nhận chứng từ tiến hành các thao tác nghiệp vụ kiểm tra, thu tiền, rồi ký xác nhận vào Phiếu thu, 1 liên của Phiếu thu giao cho khách hàng, liên còn lại cùng với Hoá đơn giá trị gia tăng chuyển trả cho Kế toán thanh toán để lưu trữ.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết Kế toán khoá sổ, in ra sổ chi tiết các tài khoản liên quan như tài khoản 111, 511, 333, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái liên quan như Sổ Cái các tài khoản 111, 511, 333.
Hàng ngày, thủ quỹ khoá sổ, in ra sổ quỹ tiền mặt để kiểm tra với lượng tiền thực tế tại quỹ.
d) Định khoản
- Căn cứ vào Hợp đồng số 000366, Hoá đơn số 005639 in ra Phiếu thu số 001235 ngày 03/09/2007 thu tiền in Báo Tuổi Trẻ.
Nợ 1111 : 31.500.000
Có 5112 : 30.000.000 Có 33311 : 1.500.000
- Căn cứ vào Hợp đồng số 000369, Hoá đơn số 005642 in ra Phiếu thu số 001236 ngày 03/09/2007 thu tiền in của Báo Thanh Niên
Nợ 1111 : 36.750.000
Có 5112 : 35.000.000 Có 33311 : 1.750.000
- Căn cứ vào Hoá đơn số 005641 Phiếu thu số 001241 ngày 04/09/2007 thu dịch vụ tách màu DNTN An Linh.
Nợ 1111 : 280.500
Có 5113 : 255.000 Có 33311 : 25.500
- Căn cứ vào Hợp đồng số 000569, Hoá đơn số 005688 in ra Phiếu thu số 001243 ngày 06/09/2007 thu tiền in của Báo Thể Thao.
Nợ 1111 : 20.368.000 Có 5112 : 19.389.095 Có 33311 : 969.905
- Căn cứ vào Hoá đơn số 005641 Phiếu thu số 001244 ngày 06/09/2007 thu dịch vụ tách màu Công ty TNHH Đức Thịnh
Nợ 1111 : 1.500.000 Có 5113 : 1.363.636 Có 33311 : 136.364
e) Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 4: Kế toán tăng tiền mặt do bán hàng thu ngay
f) Minh hoạ chứng từ sổ sách
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 06 tháng 09 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà Địa chỉ: 08 Lê Thánh Tôn - Nha Trang
Số tài khoản: Điện thoại: (058) 510286 MST: 4 2 0 0 3
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Anh Tuấn Tên đơn vị: Công ty TNHH Đức Thịnh
Địa chỉ: Diên An - Diên Khánh Số tài khoản: Hình thức thanh toán:
Tiền mặt MST: 4 2 0 0 5
STT Tên hàng hoá, dịchvụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá
A B C (1) (2)
01 Tách màu điện tử Lần 1 1.363.636
Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ;
Thuế suất : 10 % Tiền thuế giá trị gia tăng: Tổng cộng hoá đơn:
LT/2007N
Công ty Cổ Phần *SP -001244 * In & Thương Mại 06 -09-2007
Khánh Hòa ( 09:15:45 )
Họ và tên người nộp tiền : Nguyễn Anh Tuấn Địa chỉ :Diên An - Diên Khánh
Lý do nộp tiền : dịch vụ tách màu Số tiền : 1.500.000
Viết bằng chữ : Một triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Kèm theo : …02… chứng từ gốc
Giám Đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn )
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung c ấp dịch vụ
ĐVT : Đồng
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải Tài khoản đốiứng
Số dư đầu tháng
… … … …
001235 03/09/2007 Thu in Báo Tuổi Trẻ 111 001236 03/09/2007 Thu in Báo Thanh Niên 111
… … … … 30/09/2007 K/chuyển DTBH và cungcấp dịch vụ 911 Số phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Liên 2: Giao khách hàng 005641 Ngày 06 tháng 09 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà Địa chỉ: 08 Lê Thánh Tôn - Nha Trang
Số tài khoản:
Điện thoại: (058) 510286 MST: 4 2 0 0 3 2 2 1 3 9
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Anh Tuấn Tên đơn vị: Công ty TNHH Đức Thịnh Địa chỉ: Diên An - Diên Khánh Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 4 2 0 0 5 1 5 9 2 7
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C (1) (2) (3) = (1)x(2)
01 Tách màu điện tử Lần 1 1.363.636 1.363.636
Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ; 1.363.636
Thuế suất : 10 % Tiền thuế giá trị gia tăng: 136.364
Tổng cộng hoá đơn: 1.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn )
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung c ấp dịch vụ
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải Tài khoảnđối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng
… … … … …
001235 03/09/2007 Thu in Báo Tuổi Trẻ 111 30.000.000
001236 03/09/2007 Thu in Báo Thanh Niên 111 35.000.000
… … … … … 30/09/2007 K/chuyển DTBH và cung cấpdịch vụ 911 3.365.631.000 Số phát sinh trong tháng 3.365.631.000 3.365.631.000 Số dư cuối tháng SỔ CÁI Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải Tài khoảnđối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng …
… … … … …
001235 03/09/2007 VAT của thu in Báo Tuổi Trẻ 111 1.500.000
001236 03/09/2007 VAT của thu in Báo Thanh Niên 111 1.750.000
… … … … … 001389 30/09/2007 Chi nộp thuế 112 100.335.991 … … … … … Số phát sinh trong tháng 100.335.991 235.035.890 Số dư cuối tháng … g) Nhận xét * Mặt đạt được:
Việc lập các chứng từ, ghi chép, luân chuyển các chứng từ sổ sách đến việc hạch toán, lưu trữ đều được thực hiện nghiêm túc theo quy định của Bộ Tài Chính. Công ty hạch toán kế toán tăng tiền mặt do bán hàng căn cứ vào các chứng từ gốc rõ ràng như các hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu,...
* Mặt tồn tại:
Công ty còn hạn chế trong kiểm tra, tổng hợp khoản thu do bán hàng mà khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt và chưa giảm được khối lượng công việc cho kế toán, do chưa sử dụng Sổ Nhật ký thu tiền trong công tác hạch toán kế toán tăng tiền mặt do bán hàng thu ngay.
2.2.2.2.1.2. Kế toán tăng tiền mặt do thu nợ khách hànga) Chứng từ sử dụng a) Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng in
- Phiếu thu
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 111 - Tiền mặt (1111)
- Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng (1311)
c) Quy trình luân chuyển
Lưu đồ 2:Kế toán tăng tiền do thu nợ khách hàng
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào thời hạn thanh toán trong Hợp đồng in đã ký với khách hàng tiến hành lập Giấy báo thanh toán. Giấy báo thanh toán được gửi đến cho khách hàng. Khách hàng sau khi nh ận được Giấy báo thanh toán, họ đến Công ty giao Giấy báo thanh toán cho Kế toán thanh toán để tiến hành thanh toán. Căn cứ vào Giấy báo thanh toán Kế toán thanh toán nhập liệu vào máy, in ra Phiếu thu. Phiếu thu được in thành 2 liên, 2 liên này cùng với Giấy báo thanh toán chuyển cho Thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành các thao tác kiểm tra, thu tiền, sau đó ký xác nhận vào 2 liên của Phiếu thu. Liên 1 giao cho khách hàng, liên 2 cùng v ới Giấy báo thanh toán chuyển trả cho Kế toán thanh toán để lưu trữ.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết Kế toán khoá sổ kế toán, in ra sổ chi tiết tài khoản liên quan như tài khoản 111, tài khoản 131, Sổ Nhật ký chung và sổ cái liên quan như sổ cái các tài khoản 111, tài khoản 131
thực tế tại quỹ.
d) Định khoản
- Căn cứ Phiếu thu số 012358 ngày 06/09/2007 thu ti ền in của NXBGD TP.HCM Nợ 1111 : 85.000.000
Có 1311 : 85.000.000
- Căn cứ Phiếu thu số 12377 ngày 16/09/2007 thu dịch vụ tách màu cho Khatoco Nợ 1111: 1.660.900
Có 1311 : 1.660.900
- Căn cứ Phiếu thu số 012384 ngày 19/09/2007 thu ti ền in của báo Thanh Niên Nợ 1111 : 130.325.000
Có 1311 : 130.325.000
- Căn cứ vào Phiếu thu số 012394 ngày 25/09/2007 thu tiền tách phim của Công ty TNHH Chí Thành
Nợ 1111 : 2.305.000 Có 1311 : 2.305.000
e) Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 5: Kế toán tăng tiền do thu nợ khách hàng
f) Minh hoạ chứng từ sổ sách
GIẤY BÁO THANH TOÁN
Ngày …06… tháng …09… năm 2007
Kính gửi:NXB Giáo Dục TP. Hồ Chí Minh
Nội dung: Thanh toán tiền in sách Giá chưa thuế : 80.952.381 đồng VAT (5%) : 4.047.619 đồng Giá thanh toán : 85.000.000 đ ồng
Viết bằng chữ : Tám mươi lăm triệu đồng chẵn
* Cty CP In&TM Khánh Hoà mong quý khách hàng tiến hành các thủ tục cần thiết để thanh toán, chậm nhất là ba ngày kể từ ngày nhận được giấy báo thanh toán.
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải Tài khoảnđối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng …
… … … … …
012358 06/09/2007 Thu NXB Giáo Dục TP.HCM 112 85.000.000
… … … … …
001375 19/09/2007 Phải thu Báo Thể Thao Việt Nam 511 125.600.000
333 6.280.000 … … … … … Số phát sinh trong tháng 2.010.200.260 1.963.337.260 Số dư cuối tháng … g) Nhận xét * Mặt đạt được:
Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà rất rõ ràng về thời hạn thanh toán với các đối tác về khoản mục phải thu khách hàng, thường đã được thoả thuận trong hợp đồng giữa các bên.
Bên cạnh đó, Công ty tiến hành hạch toán kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc rõ ràng, hợp pháp như các Hợp đồng , Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu,...
Ngoài ra, từ việc lập các chứng từ, ghi chép, luân chuyển các chứng từ sổ sách đến việc hạch toán kế toán, lưu trữ tạ Công ty đều được thực hiện nghiêm túc theo quy định của Bộ Tài Chính.
* Mặt tồn tại:
Hiện tại, Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà chưa mở các tài khoản chi tiết cho các khoản phải thu của khách hàng bằng tiền mặt theo từng đối tượng khách hàng. Công ty hạch toán kế toán chung cho tất cả các khoản phải thu của khách hàng bằng tiền mặt không phân biệt là khách hàng quen thuộc có giao dịch thường xuyên, hay khách hàng lẻ ít khi giao dịch với Công ty.
Hơn nữa, Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà chưa sử dụng Sổ
Công ty Cổ Phần *SP -012358 * In & Thương Mại 06 -09-2007 Khánh Hòa ( 15:15:45 )
Họ và tên người nộp tiền : Nguyễn Thị Bích
Địa chỉ : 256 Nguyễn Thị Minh Khai, P.5, Q3, TP.HCM Lý do nộp tiền : Thu nợ hợp đồng in sách
Số tiền : 85.000.000
Viết bằng chữ : Tám mươi lăm triệu đồng chẵn. Kèm theo : …01… chứng từ gốc
Giám Đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nhật ký thu tiền trong công tác hạch toán kế toán tăng tiền do thu nợ khách hàng nên còn nhiều hạn chế trong việc tổng hợp, kiểm tra các khoản phải thu khách hàng, và chưa giảm được khối lượng công việc cho kế toán.
2.2.2.2.1.3. Kế toán tăng tiền mặt do thu khoản hoàn ứng a) Chứng từ sử dụng
- Giấy thanh toán tạm ứng - Phiếu thu
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 111 - Tiền mặt - Tài khoản 141 - Tạm ứng
c) Quy trình luân chuyển
Lưu đồ 3: Kế toán tăng tiền mặt do thu các khoản hoàn ứng
Sau khi hoàn thành chuyến công tác, người xin hoàn ứng viết Giấy thanh toán tạm ứng, kèm theo các chứng từ khác có liên quan như các Hoá đơn mua hàng (hoá đơn bán hàng thông thường, hoá đơn giá trị gia tăng ), các vé tàu, vé xe, các chi phí phát sinh phục vụ cho công tác giao dịch với đối tác… chuyển cho Kế toán thanh
toán. Kế toán thanh toán kiểm tra nhập liệu vào máy để in Phiếu thu. Phiếu thu lập thành 2 liên cùng với các chứng từ kèm theo khác chuyển cho Thủ quỹ, Thủ quỹ tiến hành kiểm tra, thu tiền, rồi ký xác nhận, 1 liên giao cho người hoàn ứng, các chứng từ còn lại chuyển cho Kế toán thanh toán lưu lại.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết Kế toán khoá sổ, in ra sổ chi tiết tài khoản liên quan như tài khoản 111, tài khoản 141, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản có liên quan như sổ cái các tài khoản 111, tài khoản 141 và các tài khoản khác có liên quan.
Thủ quỹ thì hàng ngày có thể khoá sổ in ra sổ quỹ tiền mặt để kiểm tra với lượng tiền thực tế tại quỹ.Nếu có bất kỳ sự chênh lệch nào thì Thủ quỹ tìm hiểu nguyên nhân.
d) Định khoản
- Căn cứ vào Phiếu thu số 012382 ngày 21/09/2007 thu hoàn ứng anh Thông Nợ 111 : 2.500.000
Có 141 : 2.500.000
- Căn cứ vào Phiếu thu số 012386 ngày 22/09/2007 thu hoàn ứng mua giấy in Nợ 1111 : 2.150.000
Có 141 : 2.150.000
- Căn cứ Phiếu thu số 0012388 ngày 23/09/2007 thu hoàn ứng đi công tác Đoan Nợ 111 : 2.500.000
Có 141 : 2.500.000
e) Sơ đồ chữ T