a) Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng in;
- Hoá đơn giá trị gia tăng; - Phiếu thu;
b) Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 111 - Tiền mặt
- Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Tài khoản 333 - Thuế giá trị gia tăng đầu ra (33311)
c) Quy trình luân chuyển chứng từ
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào hợp đồng in đã ký với khách hàng tiến hành lập Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn giá trị gia tăng được lập thành 3 liên, liên tím của Hoá đơn giá trị gia tăng lưu tại cuốn, liên đỏ giao cho khách hàng, liên xanh chuyển cho Kế toán thanh toán, Kế toán thanh toán tiến hành nhập dữ liệu định khoản vào máy rồi tiến hành cập nhật. Sau đó, kế toán thanh toán in ra 2 liên Phiếu thu, rồi chuyển 2 liên của Phiếu thu này cùng với Hoá đơn giá trị gia tăng (liên 3) chuyển cho Thủ quỹ. Thủ quỹ nhận chứng từ tiến hành các thao tác nghiệp vụ kiểm tra, thu tiền, rồi ký xác nhận vào Phiếu thu, 1 liên của Phiếu thu giao cho khách hàng, liên còn lại cùng với Hoá đơn giá trị gia tăng chuyển trả cho Kế toán thanh toán để lưu trữ.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết Kế toán khoá sổ, in ra sổ chi tiết các tài khoản liên quan như tài khoản 111, 511, 333, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái liên quan như Sổ Cái các tài khoản 111, 511, 333.
Hàng ngày, thủ quỹ khoá sổ, in ra sổ quỹ tiền mặt để kiểm tra với lượng tiền thực tế tại quỹ.
d) Định khoản
- Căn cứ vào Hợp đồng số 000366, Hoá đơn số 005639 in ra Phiếu thu số 001235 ngày 03/09/2007 thu tiền in Báo Tuổi Trẻ.
Nợ 1111 : 31.500.000
Có 5112 : 30.000.000 Có 33311 : 1.500.000
- Căn cứ vào Hợp đồng số 000369, Hoá đơn số 005642 in ra Phiếu thu số 001236 ngày 03/09/2007 thu tiền in của Báo Thanh Niên
Nợ 1111 : 36.750.000
Có 5112 : 35.000.000 Có 33311 : 1.750.000
- Căn cứ vào Hoá đơn số 005641 Phiếu thu số 001241 ngày 04/09/2007 thu dịch vụ tách màu DNTN An Linh.
Nợ 1111 : 280.500
Có 5113 : 255.000 Có 33311 : 25.500
- Căn cứ vào Hợp đồng số 000569, Hoá đơn số 005688 in ra Phiếu thu số 001243 ngày 06/09/2007 thu tiền in của Báo Thể Thao.
Nợ 1111 : 20.368.000 Có 5112 : 19.389.095 Có 33311 : 969.905
- Căn cứ vào Hoá đơn số 005641 Phiếu thu số 001244 ngày 06/09/2007 thu dịch vụ tách màu Công ty TNHH Đức Thịnh
Nợ 1111 : 1.500.000 Có 5113 : 1.363.636 Có 33311 : 136.364
e) Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 4: Kế toán tăng tiền mặt do bán hàng thu ngay
f) Minh hoạ chứng từ sổ sách
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 06 tháng 09 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà Địa chỉ: 08 Lê Thánh Tôn - Nha Trang
Số tài khoản: Điện thoại: (058) 510286 MST: 4 2 0 0 3
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Anh Tuấn Tên đơn vị: Công ty TNHH Đức Thịnh
Địa chỉ: Diên An - Diên Khánh Số tài khoản: Hình thức thanh toán:
Tiền mặt MST: 4 2 0 0 5
STT Tên hàng hoá, dịchvụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá
A B C (1) (2)
01 Tách màu điện tử Lần 1 1.363.636
Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ;
Thuế suất : 10 % Tiền thuế giá trị gia tăng: Tổng cộng hoá đơn:
LT/2007N
Công ty Cổ Phần *SP -001244 * In & Thương Mại 06 -09-2007
Khánh Hòa ( 09:15:45 )
Họ và tên người nộp tiền : Nguyễn Anh Tuấn Địa chỉ :Diên An - Diên Khánh
Lý do nộp tiền : dịch vụ tách màu Số tiền : 1.500.000
Viết bằng chữ : Một triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Kèm theo : …02… chứng từ gốc
Giám Đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn )
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung c ấp dịch vụ
ĐVT : Đồng
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải Tài khoản đốiứng
Số dư đầu tháng
… … … …
001235 03/09/2007 Thu in Báo Tuổi Trẻ 111 001236 03/09/2007 Thu in Báo Thanh Niên 111
… … … … 30/09/2007 K/chuyển DTBH và cungcấp dịch vụ 911 Số phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Liên 2: Giao khách hàng 005641 Ngày 06 tháng 09 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà Địa chỉ: 08 Lê Thánh Tôn - Nha Trang
Số tài khoản:
Điện thoại: (058) 510286 MST: 4 2 0 0 3 2 2 1 3 9
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Anh Tuấn Tên đơn vị: Công ty TNHH Đức Thịnh Địa chỉ: Diên An - Diên Khánh Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 4 2 0 0 5 1 5 9 2 7
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C (1) (2) (3) = (1)x(2)
01 Tách màu điện tử Lần 1 1.363.636 1.363.636
Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ; 1.363.636
Thuế suất : 10 % Tiền thuế giá trị gia tăng: 136.364
Tổng cộng hoá đơn: 1.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn )
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung c ấp dịch vụ
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải Tài khoảnđối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng
… … … … …
001235 03/09/2007 Thu in Báo Tuổi Trẻ 111 30.000.000
001236 03/09/2007 Thu in Báo Thanh Niên 111 35.000.000
… … … … … 30/09/2007 K/chuyển DTBH và cung cấpdịch vụ 911 3.365.631.000 Số phát sinh trong tháng 3.365.631.000 3.365.631.000 Số dư cuối tháng SỔ CÁI Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải Tài khoảnđối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng …
… … … … …
001235 03/09/2007 VAT của thu in Báo Tuổi Trẻ 111 1.500.000
001236 03/09/2007 VAT của thu in Báo Thanh Niên 111 1.750.000
… … … … … 001389 30/09/2007 Chi nộp thuế 112 100.335.991 … … … … … Số phát sinh trong tháng 100.335.991 235.035.890 Số dư cuối tháng … g) Nhận xét * Mặt đạt được:
Việc lập các chứng từ, ghi chép, luân chuyển các chứng từ sổ sách đến việc hạch toán, lưu trữ đều được thực hiện nghiêm túc theo quy định của Bộ Tài Chính. Công ty hạch toán kế toán tăng tiền mặt do bán hàng căn cứ vào các chứng từ gốc rõ ràng như các hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu,...
* Mặt tồn tại:
Công ty còn hạn chế trong kiểm tra, tổng hợp khoản thu do bán hàng mà khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt và chưa giảm được khối lượng công việc cho kế toán, do chưa sử dụng Sổ Nhật ký thu tiền trong công tác hạch toán kế toán tăng tiền mặt do bán hàng thu ngay.