5. Kết cấu của đề tài
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty
Công ty Cổ phần Hải sản Nha Trang được thành lập và chính thức đi vào hoạt động quý IV năm 1999 ( trước đây là công ty F115).
Tên thương hiệu của công ty là: Nha Trang FISCO. Địa chỉ: 194 Lê Hồng Phong – Nha Trang – Khánh Hòa. Điện thoại: (84)058. 388 1548 / 058.388. 4049.
Fax: (84)058.884 158.
Email: Fisco@hcm.vnn.vn / Sale@nhatrangfisco.com. Website: www.nhatrang.fisco.com.
Giám đốc: Ông Trần Quốc Nam.
Phó giám đốc: Ông Nguyễn Phương Đông.
Công ty CP Hải sản Nha Trang là công ty Cổ phần tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp 2005. Nguồn vốn của công ty là nguồn vốn góp của các thành viên cùng nhau chia lợi nhuận và cùng chịu lỗ tương ứng với phần vốn góp và chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty (nếu có) trong phạm vi cổ phần của mình sở hữu.
Việc di dời trụ sở của công ty trong địa bàn tỉnh phải được hội đồng quản trị quyết định và cơ quan có thẩm quyền cho phép. Nếu di dời ra ngoài địa bàn tỉnh phải được đại hội đồng cổ đông quyết định, nơi sở tại chấp nhận và đăng kí theo luật định.
Công ty sẽ xin đặt cơ sở sản xuất, chi nhánh, đại lý, văn phòng giao dịch, gian hàng trưng bày mẫu để giới thiệu sản phẩm trong và ngoài nước tại Nha Trang - Khánh Hòa trong thời gian tới trong điều kiện được chấp nhận theo quy định của Nhà nước.
Thời gian hoạt động của công ty là 50 năm. Việc giải thể công ty trước thời hạn hay gia hạn thời gian hoạt động của công ty sẽ do Đại hội đồng cổ đông quyết định và được sự chấp thuận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Vốn điều lệ của công ty khi mới thành lập là 5 tỷ đồng, số vốn này được chia thành 1.000 cổ phiếu, trị giá mỗi cổ phiếu là 5 triệu đồng. Đến năm 2002, số vốn này tăng lên 10 tỷ đồng và theo số liệu mới của công ty thì số vốn điều lệ là 15 tỷ đồng. Vốn của công ty đã được điều chỉnh theo sát tình hình từng thời kỳ để đảm bảo quyền lợi cho các cổ đông và đáp ứng yêu cầu kinh doanh của công ty.
Khi vốn của công ty tăng hoặc giảm phải do Đại hội đồng cổ đông quyết định và đến Sở kế hoạch và Đầu tư để đăng kí. Các sáng lập viên công ty phải đăng kí mua toàn bộ cổ phiếu theo vốn điều lệ khi thành lập. Số tiền góp vốn của những người mua cổ phiếu phải được gửi vào tài khoản phong tỏa của một ngân hàng kèm theo danh sách và số tiền đã góp được ngân hàng cấp giấy chứng nhận. Số tiền này chỉ được lấy ra khi Công ty được cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh.
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ và nguyên tắc hoạt động 2.1.2.1.Chức năng
Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán kinh tế độc lập và tự chủ về tài chính. Mục đích kinh doanh của công ty là chế biến thủy hải sản xuất khẩu.
2.1.2.2.Nhiệm vụ
Bước đầu tổ chức thu mua và chế biến nguyên vật liệu sau đó đẩy mạnh sản xuất chế biến các mặt hàng tinh chế tiêu chuẩn cao cấp như: tôm tẩm bột, tôm PTO luộc, mực sushi, mực tẩm bột, chả giò rế, ghẹ chân bơi tẩm bột bạch tuộc và các loại hải sản tinh chế cao cấp khác đảm bảo chất lượng sản phẩm xuất đi Mỹ, Nhật…
Công ty còn được thành lập nhằm mục tiêu thu mua, kinh doanh, sản xuất, chế biến các mặt hàng xuất khẩu và tiêu thụ nội địa, tiêu thụ nguyên liệu.
2.1.2.3.Nguyên tắc hoạt động
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đông được triệu tập để tiến hành các thủ tục thành lập, thảo luận thông qua điều lệ của công ty.
Đại hội đồng cổ đông thành lập phải có ít nhất cổ đông đại diện cho 75% vốn điều lệ của công ty và được biểu quyết theo số phiếu quá bán. Trong trường hợp triệu tập lần thứ nhất không đạt túc số thì triệu tập lần hai, giữ nguyên chương trình nghị sự và không xét đến túc số đại hội vẫn hợp lệ.
Đại hội đồng bất thường được triệu tập khi có nhóm thành viên đại diện cho ít nhất 25% vốn điều lệ yêu cầu. Đại hội đồng cổ đông thường kì do Chủ tịch hội đồng quản trị triệu tập một năm một lần khi kết thúc một năm tài chính hoặc bất kì lúc nào mà Chủ tịch hội đồng quản trị hoặc kiểm soát viên thấy cần để giải quyết các công việc kinh doanh của công ty trong khuôn khổ điều lệ gồm những việc chủ yếu sau
Quy định phương hướng nhiệm vụ phát triển của công ty và công việc kinh doanh, hàng năm thảo luận và thông qua bảng tổng kết tài chính xem xét việc phát triển vốn và cổ phiếu.
Bầu, bãi, miễn thành viên Hội đồng quản trị và kiểm soát viên công ty. Quyết định số lợi nhuận chia cho các cổ đông phân chia trách nhiệm về các thiệt hại xảy ra đối với các công ty trong kinh doanh.
Xem xét quyết định các giải pháp khắc phục các biến động lớn về tài chính của công ty.
Xem xét sai phạm của Hội đồng quản trị gây thiệt hại cho công ty.
Quyết định gia hạn hay giải thể công ty trước thời hạn. Điều kiện để Đại hội đồng cổ đông thường kì hợp lệ là khi số cổ đông hiện diện phải đại diện cho ít nhất 75% mức vốn điều lệ trên tổng số.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý 2.1.3.1.Sơ đồ tổ chức công ty 2.1.3.1.Sơ đồ tổ chức công ty
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức công ty
(Nguồn: Công ty CP Hải Sản Nha Trang)
2.1.3.2.Phân công trong bộ máy quản lý của công ty
Hội đồng quản trị (HĐQT)
Là cơ quan quản lý công ty do Đại hội đồng bầu ra và thay mặt cho Hội đồng cổ đông giữa hai kì đại hội.
Có năm thành viên, chủ tịch và phó chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu trong số năm thành viên trên. Chủ tịch Hội đồng quản trị do Hội đồng quản trị bầu ra theo thể thức tín nhiệm biểu quyết quá bán trên số thành viên dự họp.
Hội đồng quản trị
Phó giám đốc tài chính Phó giám đốc kinh doanh
Văn phòng đại diện Phòng Kế Toán Phòng Tổ chức Phòng Kinh doanh Quản đốc phân xưởng Cơ điện Tổ cấp dưỡng Kho vật tư Y tế công ty Tạp vụ, tiếp tân Tổ lái xe Đội bảo vệ Kho thành phẩm Tổ thu mua Giám đốc
Quyền hạn và trách nhiệm của Hội đồng quản trị
- Có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi việc liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty.
- Chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về sai phạm trong quản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho công ty.
- Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người được ủy quyền thay mặt công ty trước cơ quan nhà nước và các đơn vị kinh tế khác.
- Chấp hành điều lệ công ty và các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, đề nghị Đại hội đồng cổ đông bổ sung sửa đổi điều lệ khi cần thiết.
- Thông qua các vấn đề tăng giảm cổ phần, mệnh giá cổ phiếu, tham gia liên doanh đầu tư mới để trình ra Đại hội đồng.
- Lập quy chế, quản trị công ty, cử đại diện giữ các chức vụ quản lý hay quản trị công ty.
- Thông qua các quy chế lao động, tiền lương, thưởng phạt và các chế độ phúc lợi trên cơ sở chấp hành luật pháp nhà nước.
Giám đốc
Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, quyết định. Giám đốc là người điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền hạn và trách nhiệm được giao.
Chức năng
- Lãnh đạo, điều hành công ty thực hiện các nghị quyết của HĐQT, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước HĐQT về hoạt động của công ty và các đơn vị trực thuộc.
- Do HĐQT bổ nhiệm và bãi nhiệm, chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả và hiệu quả kinh doanh trước HĐQT.
- Điều hành giám sát, kiểm tra hoạt động của công ty Nha Trang FISCO. - Đại diện hợp pháp cho công ty để ký kết tất cả các hợp đồng hay văn bản cam kết kinh tế, hành chính khác phù hợp với pháp luật nhà nước Việt Nam.
Nhiệm vụ
- Lập dự báo các chiến lược phát triển, quy chế, chính sách dài hạn liên quan đến các hoạt động của công ty trình HĐQT xem xét, phê duyệt.
- Tổ chức và duy trì các điều kiện công tác, điều kiện môi trường làm việc tốt nhất để đạt hiệu quả kinh tế, đảm bảo đời sống và phát triển cán bộ nhân viên công ty.
- Đảm bảo các quy chế chính sách chế độ lao động phù hợp theo pháp luật Việt Nam.
- Quyết định và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự, tuyển dụng, kí hợp đồng lao động và bổ nhiệm, bãi nhiệm, quyết định mức lương, phê duyệt bảng thanh toán lương, trợ cấp của công ty.
Phó giám đốc
Chức năng
- Phối hợp và giúp đỡ giám đốc trong việc tổ chức, triển khai các quyết định, nghị quyết, các chỉ đạo của HĐQT, điều lệ và các vấn đề khác của công ty.
- Tham mưu cho giám đốc trong việc đề ra các chính sách, mục tiêu, kế hoạch phát triển của công ty và cho các đơn vị trực thuộc công ty.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật, HĐQT và giám đốc trong phạm vi mình được phân công hoặc ủy quyền.
- Khi giải quyết các công việc liên quan giữa các phòng ban, phân xưởng phải chủ động bàn bạc với cán bộ quản lý liên quan trước khi quyết định. Nếu không được nhất trí thì báo cáo ngay giám đốc để giải quyết.
Nhiệm vụ
- Tổ chức các cuộc họp chuyên môn định kì hay đột xuất trong phạm vi trách nhiệm quản lý và sau đó phải báo cáo giám đốc về nội dung chương trình kết quả cuộc họp.
- Quyết định phân công quyền cho các phòng ban có liên quan trong việc điều động, phân công tổ chức thực hiện kế hoạch công tác.
- Tổ chức giám sát, kiểm tra và đánh giá hiệu quả của công tác để đề xuất lên giám đốc các biện pháp khen thưởng kỉ luật cần thiết.
- Trao đổi bàn bạc với giám đốc trong việc xây dựng các quy định, tiêu chuẩn quản lý để thúc đẩy sáng kiến cải tiến trong hệ thống.
- Đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ, không ngừng thúc đẩy sự phát triển của nhân viên.
Phòng kinh doanh
Chức năng
- Xúc tiến hoạt động tiếp thị bán hàng và lập kế hoạch kinh doanh. Cung cấp vật tư nguyên liệu nhập khẩu.
- Tổ chức hoạt động tiếp thị, bán hàng.
- Xây dựng các chiến lược quản lý khách hàng, quản lý hồ sơ kinh doanh. - Ghi nhận tập trung giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
- Tổ chức thu mua hàng nhập khẩu. Tham mưu cho ban giám đốc về những vấn đề liên quan đến vật tư, nguyên liệu chế biến thu mua từ nước ngoài.
- Hỗ trợ các đơn vị giải quyết các vấn đề vật tư, nguyên liệu sản xuất được thuận lợi và hiệu quả.
- Tính toán đàm phán giá bán.
Nhiệm vụ
- Xây dựng chính sách và mục tiêu kinh doanh từng thời kì theo chiến lược chung.
- Đề xuất phương pháp quảng cáo, tiếp cận truyền thông, mở rộng thị trường. Xác lập các kênh thông tin để thu thập thông tin về thị trường, chính sách phục vụ kinh doanh.
- Tổ chức nghiên cứu thị trường, thông tin về khách hàng, xử lý và dự báo, đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng.
- Lập kế hoạch và thực hiện xúc tiến thương mại, tiếp xúc khách hàng. - Xây dựng và quản lý danh sách khách hàng, phân khúc xác định thị trường mục tiêu.
- Liên hệ với các tổ chức bên ngoài để làm thủ tục, chứng từ xuất khẩu. - Cập nhật và báo cáo thông tin thị trường.
- Tính toán đàm phán giá bán. Phòng tổ chức hành chính
Chức năng
- Quản lý nhân sự
Xây dựng cơ cấu tổ chức và điều phối nguồn nhân lực. Lập kế hoạch và thực hiện đào tạo tuyển dụng nhân viên.
Thực hiện đánh giá xác định nhu cầu lao động đánh giá nhân viên và đề xuất thi đua khen thưởng và kỉ luật.
- Tổ chức lao động tiền lương
Xây dựng các chính sách về lương, thưởng, kỉ luật cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Quản lý hồ sơ lao động toàn công ty.
Xây dựng nội quy về chế độ đối với người lao động: an toàn lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm lao động, bảo hiểm y tế.
- Hành chính quản trị và hành chính văn thư: Tổ chức các cuộc hội nghị.
Quản lý và cung cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng. Nhận và chuyển công văn cập nhật thông tin chính sách. Lưu trữ hồ sơ tài liệu, quản lý con dấu.
Nhiệm vụ
- Tổ chức thực hiện các quyết định, quy định của ban giám đốc công ty. - Xây dựng hệ thống quy chế, quy trình, quy định cho công ty và quản lý việc chấp hành nội quy.
- Tổ chức lễ tân tiếp đón khách, đối tác.
- Xây dựng môi trường làm việc văn minh hiện đại. Phòng tài vụ
Thực hiện mọi chế độ hạch toán kế toán, thống kê theo nhà nước quy định, kiểm tra lập sổ sách kế toán tài sản và bảng thống kê tài sản năm và tình hình tài
chính của công ty. Niên độ của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm.
Cuối mỗi niên độ phòng kế toán cần lập 4 bảng tổng kết sau: - Bảng cân đối kế toán.
- Bảng báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh và ghi rõ lỗ lãi, lỗ của từng ngành kinh doanh.
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. - Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Các bảng tổng kết này được gửi đến ủy viên kiểm soát trước 15 ngày và gửi đến văn phòng công ty trước 20 ngày để ủy viên kiểm soát và HĐQT xem xét.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức sản xuất
Tổ chức sản xuất kinh doanh trong công ty là sự phối hợp chặt chẽ giữa sức lao động và tư liệu sản xuất lao động và tư liệu sản xuất cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ sản xuất, quy mô và công nghệ nhằm tạo ra của cải vật chất cho xă hội với hiệu quả kinh tế cao. Cơ cấu sản xuất phản ánh sự bố cục về chất và tính cân đối về lượng của quá trình sản xuất. Cơ cấu tổ chức sản xuất là cơ sở vật chất kĩ thuật của doanh nghiệp vì vậy phải được đầu tư cho thỏa đáng. Cơ cấu sản xuất được coi là cơ sở khách quan để tạo lập bộ máy quản lý công ty.
2.1.4.1.Cơ cấu tổ chức sản xuất
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất.
( Nguồn: Công ty CP Hải Sản Nha Trang)
Cơ cấu sản xuất
Bộ phận SX phụ trợ Bộ phận SX chính Bộ phận phục vụ SX PX chế biến II PX chế biến I PX cơ điện Hệ thống kho tàng PX sản xuất đá Tổ vận tải Tổ vệ sinh
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ cơ cấu phân xưởng sản xuất chính
( Nguồn: Công ty CP Hải Sản Nha Trang)
2.1.4.2.Các bộ phận trong cơ cấu sản xuất của công ty
Với cơ cấu sản xuất như trên ta thấy có sự phối hợp nhịp nhàng phù hợp với quy trình công nghệ mà công ty đang áp dụng. Điều này cho phép công ty sản