2.1.1. Vài nét vềTổng công ty Bảo hiểm PVI
Tổng Công ty Bảo hiểm PVI có tên giao dịch là Bảo hiểm PVI, có trụsởchính là PVI Tower được đặtở01 Phàm Văn Bạch- Quận Cầu Giấy- Hà Nội.Tổng Công ty Bảo hiểm PVI được thành lập ngày 01/08/2011 bởi Tổng Cơng ty Cổphần Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam (nay là Cơng ty cổphần PVI) với tư cách là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do CTCP PVI sởhữu 100% vốn điều lệ.Đơn vịthành viên của Tập đồn Dầu khí Việt Nam là Cơng ty cổphần PVI- PVI Holdings, PVI Holdings là định chếTài chính- Bảo hiểm hàng đầu tại Việt Nam, tổchức duy nhất hoạt động đầy đủtrong lĩnh vực Bảo hiểm trên thịtrường.
Bảo hiểm PVIlà thành viên của PVI Holdings, hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh Bảo hiểm phi nhân thọ được thành lập năm 1996 với vốn điều lệ20 tỷ đồng. PVI là nhà bảo hiểm phi nhân thọlớn nhất Việt Nam, thịphần của PVI liên tục tăng mạnh qua từng năm, đứng đầu thịtrường bảo hiểm công nghiệp.Vềquy mô vốn chủsở hữu và tổng tài sản thì PVI ln là doanh nghiệp bảo hiểm đứng đầu, tính đến 12/2016 PVI hiện là DNBH phi nhân thọ đứng đầu thịtrường vềquy mô vốn và tổng tài sản. Bảo hiểm PVI là doanh nghiệp bảo hiểm đầu tiên tại thịtrường Việt Nam được xếp hạng tín nhiệm quốc tếvới hệthống kinh doanh được mởrộng trên phạm vi toàn quốc, với 32 Cơng ty thành viên và 95 Phịng kinh doanh khu vực và gần 2.137 đại lý nhằm đảm bảo phục vụvà đápứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng với đội ngũ cán bộ nhân viên có trìnhđộng, năng lực và kinh nghiệm. Hiện nay, PVI là doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọtrên thịtrường, kinh doanh bảo hiểm gốc, tái bảo hiểm, giám định tổn thất, hoạt động đầu tư mua trái phiếu Chính phủ, mua cổphiếu, trái phiếu doanh nghiệp.
Trong suốt những năm qua, Bảo hiểm PVI thành công trên thịtrường bảo hiểm phi nhân thọbởi vì ln giữvững tầm nhìn, là giữvai trò là Nhà bảo hiểm hàng đầu Việt Nam với thương hiệu mang tầm Quốc tế. Ln hồn thành sứmệnh đểtrởthành nhà bảo hiểm có hệthống bán lẻchuyên nghiệp với chất lượng dịch vụvượt trội mang
lại lợi ích và sựan tâm cao nhất cho khách hàng. PVI luôn khẳng địnhđược vịthếnhà bảo hiểm công nghiệp số1 thịtrường, dẫn đầu trong các lĩnh vực bảo hiểm năng lượng, bảo hiểm hàng không, bảo hiểm thiệt hại- tài sản, bảo hiểm tàu thuyền, bảo hiểmkỹthuật; là đối tác lớn, tin cậy của các tập đoàn trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, PVI cũng ln xây dựng môi trường làm việc tốt nhất đểphát huy tối đa nguồn nhân lực vững mạnh, tạo dựng sựthành đạt cho từng cá nhân và đóng góp cho sựphát triển chung của ngành cũng như quốc gia.
Với phương châm “Trung thành, tận tụy với khách hàng” các dịch vụcủa Bảo hiểm PVI ln được khách hàng đánh giá là có chất lượng tốt, độan tồn cao, phí bảo hiểm cạnh tranh. Là nhà bảo hiểm chuyên nghiệp, Bảo hiểm PV ln tích cực hỗtrợ khách hàng trong cơng tác tư vấn và xây dựng chương trình quản lý rủi ro, đềphịng hạn chếtổn thất. Bảo hiểm PVI đã vàđang thu xếp bảo hiểm cho các tài sản, cơng trình xây dựng lớn của ngành Dầu khí.Ngồi ra, bảo hiểm PVI cịn là doanh nghiệp Bảo hiểm tiên phong trong việc cung cấp chương trình bảo hiểm ra thịtrường nước ngồi như các dựán đóng giàn khai thác tại Hàn Quốc, bảo hiểm cho các hoạt động khai thácởvùng chồng lấn PM3 giữa Malaysia- Việt Nam. Ngoài các lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm dầu khí, Bảo hiểm PVI đang đẩy mạnh cung cấp các dịch vụbảo hiểm ngồi lĩnh vực dầu khí như: bảo hiểm hàng khơng, bảo hiểm ngân hàng, bảo hiểm xe cơ giới, con người, tàu thuyền, tài sản và bảo hiểm xây dựng lắp đặt. Thực hiện cam kết của mình với khách hàng, khi xảy ra sựkiện bảo hiểm, Bảo hiểm PVI ln phối hợp cùng với các bên có liên quan kịp thời xác định nguyên nhân tổn thất, tiến hành bồi thường nhanh chóng và thỏa đáng cho khách hàng.
Bảo hiểm PVI quyết tâm giữvững vịtrí đứng đầu thịtrường bảo hiểm trong các lĩnh vực quan trọng và phấn đấu trởthành công ty bảo hiểm hàng đầu Việt Nam, duy trì tốc độ tăng trưởng, nâng cao năng lực tái bảo hiểm, tăng cường các quỹdựphòng, tập trung hơn nữa vào lĩnh vực đầu tư tài chính đểkinh doanh bảo hiểm ngày một hiệu quảvà đápứng nhu cầu bảo hiểm ngày càng tăng theo sựphát triển của nền kinh tế đất nước.
2.1.2.Giới thiệu vềCông ty Bảo hiểm PVI Huế
Công ty Bảo hiểm PVI Huếlà công ty thành viên của Tổng công ty Bảo hiểm PVI được đặt tại địa chỉsố10/1 Lê Hồng Phong, P. Phú Nhuận, Thành phốHuế. Công
ty Bảo hiểm PVI Huếthành lập theo giấy phép điều chỉnh số63 GPĐC 3/KDBH ngày 02 tháng 05 năm 2013 của Bộtrưởng BộTài chính. Công ty Bảo hiểm PVI Huếlà thành viên của Tổng Công ty Bảo hiểm PVI (tiền thân là Tơng Cơng ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam)
Điện thoại: 0234.3965599, 3965595; Fax:0234.3935669
Công ty Bảo hiểm PVI Huế đang triển khai hoạtđộng ở hai tỉnh, bao gồm: Quảng Trị và Thừa Thiên Huế.Đây là haiđịa bàn vớiđặc thù khó khăn, các dự ánđầu tư vào địa bàn chưa nhiều và gần như khơng có dự án lớnđể đơn vị triển khai cung cấp các hợpđồng lớn. Do vậy, ngay từ những ngàyđầu thành lập,đánh giá đượcđịa bàn hoạtđộng, xuyên suốt bốn năm qua, PVI Huế đã xácđịnh lấy thị trường khối bán lẻ làm mục tiêuđể phát triển bền vững. Tuy nhiên thực tế cho thấy,đây lại là thị trường có sự cạnh tranh khốc liệt nhất, là thị trường mà hầu hết doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nàođều tham gia hoạtđộng.
Bằng việc đổi mới mơ hình tổchức quản lý, chú trọng đào tạo phát triển nguồn nhân lực chất lượng, nâng cao chất lượng dịch vụ, đẩy mạnh áp dụng công nghệthông tin, phát triển các kênh phân phối sản phẩm mới, tăng cường mạnh mẽcông tác quản lý khai thác, giám định bồi thường nhằm kiểm soát chặt chẽvà giảm tỷlệbồi thường, PVI Huế đã từng bước cải thiện tình hình kinh doanh bảo hiểm. PVI Huếcũngđã có đượcđược những thành cơng nhất định, cụthể, kểtừ1/6/2017, Phịng KDKV Quảng Bìnhđã tách hoàn toàn ra khỏi đơn vị đểthành lập Công ty Bảo hiểm PVI Quảng Bình. Ngồi ra PVI Huếlà đơn vị đầu tiên làm đại lý thu bảo hiểm y tế(BHYT) và bảo hiểm xã hội (BHXH) tựnguyện trên địa bàn TP Huế, Thịxã Hương Trà, Hương Thủy đãđược BHXH TT Huếcấp chứng chỉ
2.1.2.2. Cơ cấu tổchức, chức năng, nhiệm vụcác phịng ban
Cơ cấu của Cơng ty Bảo hiểm PVI Huế bao gồm 03 Phòng Kinh doanh theo số thứ tự1,2,3 và 02 Phòng Kinh doanh khu vực: Phòng Kinh doanh khu vực Bắc TT Huế(KDKV1), Phòng Kinh doanh Khu vực Quảng Trị (KDKV2); và 03 phịng chức năng: 01 Phịng hành chính- kế tốn, 01 Phịng giải quyết khiếu nại, 01 Phòng giám định bồi thường. Từ tháng 6/2017 Cơng tyđã thành lập thêm Phịng Quản lý và Phát triển Kinh doanh theo chỉ đạo của Tổng cơng ty.
Phịng KD3 Phịng KDKVHuế 1 Phịng KDKVHuế 2 Phịng hành chính kế tốn Phịng giám định- bồi thường BAN GIÁM ĐỐC
Phịng giải quyết khiếu nại Phịng Quản lí và PTKD
Phòng KD2 Phòng KD1
Đại học Ki nh t ê Huê
Khóa luận tốt nghiệp GVH D : TS. H oàng ThịD iệu Thúy
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Sơ đồ2: Cơ cấu bộmáy tổchức của Công ty Bảo hiểm PVI Huế
Đại học Ki nh t ế́ Huê
Khóa luận tốt nghiệp GVH D : TS. H oàng ThịD iệu
Thúy
79
SVTH: Nguyễn ThịMai Hoa
Giám đốc:
Giám đốc là ngườiđứngđầu công ty, chịu trách nhiệm chung cho mọi hoạtđộng của Công ty Bảo hiểm PVI Huế theo chức năng, nhiệm vụ của giámđốc theo quyđịnh của luật doanh nghiệp, luật kinh doanh bảo hiểm,điều lệ tổchức của Công ty Bảo hiểm PVI và cácđiều luật liên quan. Trực tiếp chỉ đạo và phân công các cơng việc lớn, quan trọng, các vấnđề có tính chiến lược trên tất cả các công tác phù hợp với quyđịnh phân công của Tổng Công ty Bảo hiểm PVI.Điều hành hoạtđộng kinh doanh của Công ty Bảo hiểm PVI Huế theo mục tiêu, chiến lược, kế hoạchđãđược Tổng công ty phê duyệt. Trực tiếp chỉ đạo, phê duyệt các hoạtđộng của công ty và phân công trực tiếp theo dõi các phịng ban.
Phó giám đốc:
Là người giúp việc cho giámđốc, theo sự phân quyền, ủy quyền của giámđốc. Phó giám đốc thực hiện cơng việc phù hợp với quyđịnh hiện hành của PVI, PVI Huế, pháp luật của Nhà nước và báo cáo với Giámđốc các công việcđã thực hiện; trực tiếp chỉ đạo, phê duyệt các hoạtđộng ủy quyền, công tác giámđịnh bồi thường, ký phê duyệt các chứng từ kế toán, các hồ sơ bảo hiểm.
Các phịng kinh doanh 1,2,3
Các phịng kinh doanh có nhiệm vụ mở rộng phát triển kênh bán hàng, khai thác qua đại lý các dịch vụ bảo hiểm; thực hiện xây dựng thu BHYT, BHXH. Tìm hiểu, cập nhật và tuân thủ các quy trình cơng việc, biểu mẫu ISO phát triển của tổng công ty và công ty.Phụ trách công tác nghiên cứu chuyên sâu các nghiệp vụ, quy trình khai thác, các điều khoản văn bản nội bộ và các quy định khác của pháp luận liên quan. Hỗ trợ thu nghiệp vụ BHYT, BHXH cho văn phòng thị xã Hương Thủy và Hương Trà; ngồi ra, chăm sóc khách hàng trước và sau khi cấpđơn.
Phòng Kinh doanh khu vực Huế1 (Bắc Thừa Thiên Huế)
Phòng Kinh doanh Khu vực Huế1 có nhiệm vụmởrộng phát triển kênh bán hàng, khai thác qua đại lý các dịch vụbảo hiểm ngồi ngành.Tìm hiểu, cập nhật và tn thủcác quy trình cơng việc, mẫu biểu ISO của tổng công ty và công ty; phối hợp với phòng giải quyết khiếu nại đểtham gia giám định các tổn thất thuộc khách hàng. Giải quyết công nợcá nhân, phát triển doanh thu và sốlượng đại lý cá nhân; rà sốt,
phối hợp để đính kèm hợp đồng vào PIAS. Bên cạnh đó, nghiên cứu chuyên sâu các nghiệp vụ, quy trình khai thác, các điều khoản văn bản nội bộvà các quy định khác của pháp luận liên quan.Ngồi ra, phịng cịn phát triển hoạt động bán lẻcủa cá nhân; chăm sóc khách hàng trước và sau cấp đơn và quản lý, nhận, cấp cácấn chỉ.
Phòng Kinh doanh khu vực Huế2(Quảng Trị)
Hoạchđịnh chiến lược phát triển dịch vụ bảo hiểm tại tỉnh Quảng Trị; báo cáo số liệu doanh thu, chi phíđịnh kỳ hàng tháng cho giámđốc. Liên hệ các phịng của công ty để giải quyết các phát sinh trong hoạtđộng kinh doanh; nghiên cứu chuyên sâu các nghiệp vụ, quy trình khai thác, các điều kiện,điều khoản, văn bản nội bộ và các quy định của pháp luật liên quan.Cấp bảo hiểm, thu phí bảo hiểm, theo dõi công nợ; quản lý hồ sơ khách hàng của phòng. Phòng cịn tiếp nhận thơng tin và xử lý u cầu của khách hàng đồng thờiđề xuất các phương án dịch vụ đối với ban giámđốc. Cùng phối hợp với phịng giải quyết khiếu nại hồn thiện hồ sơ bồi thường và chăm sóc khách hàng theo quy định.
Phịng hành chính-kếtốn
Có nhiệm vụ thu thập, xử lý thơng tin, số liệu kế toán theođối tượng và nội dung cơng việc kế tốn theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Thiết lập sổ sách kế toán và chứng từ kế toán theo quyđịnh của pháp luật.Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh tốn nợ, kiểm tra việc quản lý sửdụng tài sản và nguồn hình thành tài sản. Phân tích số liệu tài chính, số liệu kế tốn, tham mưu đề xuất các giải pháp yêu cầu quản trị và giải quyết kinh tế tài chính của cơng ty.Thực hiện các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị, báo cáo hành chính chịu trách nhiệm thực hiện thanh tốn chi phí kinh doanh, chi phí bồi thường và chi phí khác.Hạch tốn tiền lương, thưởng; kiểm tra chi phí kinh doanh của các phịng kinh doanh, phòng kinh doanh khu vực
Phòng giámđịnh bồi thường
Tham mưu cho giám đốc công tác giámđịnh và giải quyết khiếu nại tất các các nghiệp vụ tại PVI Huế.Kiểm tra công tác giải quyết khiếu nại trong phân cấp tại các phòng và các văn phòng khu vực; kiểm tra tiếnđộ giải quyết khiếu nại và có phương án cụ thể để đẩy nhanh tiếnđộ giải quyết khiếu nại. Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ
về công tác giámđịnh và giải quyết khiếu nại.Giải quyết hồ sơ bồi thường ngoài hệ thống garage bão lãnh, giải quyết hồ sơ và bồi thường nội bộ tạiđịa bàn Thừa Thiên Huế; phối hợp với các phịng kinh doanh trong cơng tác giámđịnh tổn thất.Thực hiện công việc phát sinh, giải quyết hồ sơ bồi thường văn phòng Quảng Trị, Thừa Thiên Huế và một số công việc hồ sơ bồi thường khác.Quản lý, lưu trữ hồ sơ bồi thường; tập hợpđề nghị thanh tốn chuyển tiền cho khách hàng với phịng tài chính- kế tốn
Phịng giải quyết khiếu nại
Tham gia, thực hiện công tác giámđịnh và giải quyết khiếu nại; tham mưu cho giám đốc công tác giámđịnh và giải quyết khiếu nại PVI Huế.Thực hiện giámđịnh và bồi thường xe cơ giới tạiđịa bàn Thừa Thiên Huế ( Hyndai, Văn Đàn, Thống Phong, TiếnĐạt, Vũ Thăng, Dũng Dich, AZ auto care,…). Giải quyết khiếu nại các nghiệp vụ khác xe cơ giới và con người (Bảo hiểm hàng hóa); Phụ trách hồ sơ bồi thường nội bộvà hồ sơbồi thườngđịa bàn Quảng Trị. Giải quyết khiếu nạiđối với các nghiệp vụ: tai nạn hộ sử dụngđiện, xe máy, tai nạn chủ ni chó, giải quyết tai nạn con người. Chịu trách nhiệm các phát sinh tổn thất qua Thaco Huế từ giámđịnh và hoàn thiệnđầy đủ hồ sơ chuyển về phòng giải quyết khiếu nại; tổng hợp hồ sơ và chuyển kế toán chuyển tiền cho khách hàng.
Phòng Quản lý và Phát triển Kinh doanh
Từ tháng 6/2017 Tổng cơng tyđã thành lập Phịng Quản lý và Phát triển Kinh doanh, điềuđó thể hiện rõ sự quan tâm của Tổng công ty đối với công tác quản lý nghiệp vụ tạiđơn vị. Phịng cũngđã kiện tồn bộ máy với 2 nhân sự chính thức và 01 nhân sự kiêm nhiệm.
Từ tháng 10/2017, Tổng công ty cũngđã bổ nhiệm chức danh kiểm soát tuân thủ/quản lý nghiệp vụ tạiđơn vị để thực hiện cơng tác kiểm sốt cơng tác khai thác, giải quyết khiếu nại và một phần cơng tác kế tốn tạiđơn vị.Với vai trị và nhiệm vụ mới, cán bộ KSTT bướcđầuđã phát huy vàđápứngđược nhiệm vụ đề ra. Cán bộ đã thực hiện kiểm soát 100%đơn bảo hiểm tuân thủ yêu quyđịnh của Tổng công ty và của Cơng ty, khi phát hiện sai phạm, nhanh chóng hướng dẫn cho cán bộ kinh doanh để điều chỉnh kịp thời.
2.1.2.3. Sản phẩm và dịch vụ
Hiện tại, Công ty Bảo hiểm PVI Huế đang kinh doanh gần 40 nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ.Công tyđã quan tâm và khai thác những nhu cầuđa dạng của khách hàng để phục vụ ngày một tốt hơn, điều này chứng tỏ số lượng nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ ngày càng tăng.Mỗi năm có những sản phẩm bảo hiểm mới rađời nhưng cũng có những sản phẩm bị thay thế. Khi phát triển một sản phẩm mới, ban lãnhđạo của công ty đã phải xây dựng cho nó một chiến lược cung cấp chất lượng dịch vụ khách hàng bảo hiểm, phù hợp với nhu cầu, mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng.
Công ty chủ yếu tập trung vào các sản phẩm bán lẻ chủ đạo bao gồm 8 loại nghiệp vụ. Bảo hiểm xe cơ giới và bảo hiểm con người là 2 nghiệp vụ được công ty chú trọngđầu tư khai thác mạnh nhất. Bảo hiểm kỹ thuật, bảo hiểm trách nhiệm và bảo hiểm thân tàu cũng là những nghiệp vụ mà PVI Huế đang đẩy mạnh khai thác vàđem lại nguồn doanh thu khơng hề nhỏ cho cơng ty. Ngồi ra, cơng ty cịn có các sản phẩm bán lẻ về Bảo hiểm Cháy- tài sản, bảo hiểm hàng hóa và bảo hiểm hàng khơng.
2.1.2.4. Quy trình thực hiện bán bảo hiểm và xửlý rủi ro bảo hiểm tại Công ty Bảo hiểm PVI H uế Công ty Bảo hiểm PVI H uế
Bước 1:Tìm kiếm khách hàng, tiếp xúc và tư vấn khách hàng
Với khách hàng có nhu cầu tham gia bảo hiểm sẽ được nhân viên/đại lý giới thiệu các thông tin như mức phí bảo hiểm, các tiện ích sản phẩm bảo hiểm, những lợi ích có thể nhậnđược trong tương lai để chứng tỏ cho khách hàng thấy sản phẩm có thể đápứngđược nhu cầu của họ.
Nhân viên có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn khách hàng mới bằng cáchđề nghị khách hàng doanh nghiệp giới thiệu thêm khách hàng mới, hoặc thông qua mối quan hệ, qua truyền thơng.Khách hàng có thể mua sản phẩm bảo hiểm sản phẩm bảo hiểm tại văn phịng của cơng ty hoặc quađại lý, người môi giới.
Bước 2: Lập giấy chứng nhận bảo hiểm cho khách hàng
Khi khách hàng đồng ý tham bảo hiểm, nhân viên lấy thông tin cá nhân của KH