Một quá trình đàm phán thường diễn ra trong thời gian ngắn nhưng ấn tượng của nó sẽ kéo dài, vì vậy dù cuộc đàm phán có đạt được như kỳ vọng hay khơng có thể khơng quan trọng bằng việc chúng ta để lại ấn tượng thế nào với đối tác, để hướng tới mục tiêu lâu dài hơn. Như vậy có thể nói, cuộc đàm phán thành cơng hay khơng có thể nhờ vào khả năng nắm bắt ngôn ngữ cơ thể của đối phương. Khi đàm phán, nhà đàm phán tài ba là người biết khi nào nên trì hỗn hay thúc đẩy quá trình đàm phán. Họ biết xoa dịu và bình ổn những căng thẳng. Để làm được điều đó thay vì chỉ chú ý vào những lời nói, cách chủ yếu họ sử dụng để đánh giá xung quanh là quan sát những cử chỉ không lời. Nếu chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của đối phương, bạn sẽ "nghe" được nhiều điều mà có thể họ khơng trực tiếp nói ra thông qua nhiều dạng thức của giao tiếp không lời như chuyển động của đầu, dụi mắt, xoa ngón tay, bàn tay, cánh tay hoặc chân, đổi thư thế, đổi hoặc dậm chân ..
Tuy nhiên để tận dụng những điều bạn cảm nhận và nhìn thấy được trong đàm phán, dựa trên ngơn ngữ cơ thể mà bạn thấy không phải ai cũng có thể làm được một cách thuần thục mà cần có sự học hỏi, tích lũy kiến thức cần có. Mỗi người trong mọi xã hội đều có khả năng sử dụng ngơn ngữ cơ thể trong giao tiếp dưới nhiều hình thức khác nhau, tuy nhiên khơng phải ai sinh ra cũng có sẵn những kỹ năng trong việc “giải mã”- đọc chính xác được các dấu hiệu không lời từ đối phương và sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách hiệu quả. Vậy làm thế nào để chúng ta cải thiện được kỹ năng giao tiếp phi ngơn ngữ của mình?
Cần có sự tinh ý, biết quan sát để nắm bắt những biểu cảm nhỏ trên gương mặt của đối phương, hay những động tác tưởng như là thói quen hay thao tác thường ngày. qua đó có thể dịch những thơng điệp khơng lời, biến những tín hiệu im lặng đó thành lợi thế trên đàm phán.khám phá xem các nhà đàm phán khác đang tiết lộ điều gì qua ngơn ngữ cơ thể và những biểu hiện nhỏ nhất.
Chúng ta cũng cần phải tìm hiểu văn hóa của đối phương khi đàm phán để có thể đánh giá những biểu cảm nhỏ và hiểu được ý nghĩa của chúng vì ở mỗi địa phương các nhau cùng một ý nghĩa như nhau nhưng lại được thể hiện bởi các hành động khác nhau. Ví dụ như ở châu Mỹ, phụ nữ chào nhau có thể chạm cả hai tay cùng một lúc thay cho một cái bắt tay. Bắt tay không phải ở nơi nào cũng giống
nơi nào. Người Đức bắt tay chỉ lắc lên xuống một lần. Người Pháp thường bắt một tay trong khi đặt tay kia lên vai người đối diện. Người Nhật có thể bắt tay trước khi cúi đầu chào.Trong kinh doanh quốc tế, những khác biệt về văn hóa nếu khơng được tìm hiểu và nắm rõ thì bạn sẽ rất dễ gây ra hiểu lầm ngồi ý muốn với đối tác., điều này khơng chỉ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc kiểm sốt tình hình mà cịn tạo được ấn tượng tốt đẹp cũng như khơng khí thoải mái và thân thiện với đối phương.
Tìm hiểu tính cách, nắm bắt động cơ chiến thuật ,cử chỉ của đối phương qua đó chuẩn bị những kỹ năng cần khi đàm phán.
Vì ngơn ngữ cơ thể có thể có âm thanh hoặc khơng có âm thanh và sự giao tiếp có âm thanh khơng chỉ qua lời nói, mà cịn từ những âm thanh mà bạn vơ thức phát ra. Giả sử bạn đang đàm phán với những nhà đàm phán có kinh nghiệm trong cách đọc hiểu ngơn ngữ cơ thể, thì cách bạn phản ứng- khơng phản ứng cũng tạo nên kết quả khác biệt trong q trình đàm phán. Cho nên ngồi việc nắm bắt ngôn ngữ cơ thể của đối phương bạn cần kiểm soát biểu cảm và cử chỉ của chính mình bằng cách chú ý những điều sau:
Tăng cường kiến thức và khả năng biểu đạt cảm xúc,hay hiểu những nút nóng về cảm xúc trong đàm phán cơng việc - các tình huống khiến người ta mất kiểm sốt.
Rèn luyện: Phần nhiều cử chỉ là phản xạ tự nhiên, tự động kết hợp với những gì có trong tâm trí chúng ta khi đang suy nghĩ tại bất kỳ thời điểm nào để thể hiện ra bên ngồi mà hầu như ta hồn tồn khơng tự nhận biết về ngôn ngữ cơ thể của riêng mình.Trong thực tế, nghệ thuật sử dụng ngơn ngữ cơ thể thông qua những biểu hiện rất đơn giản, nhưng để cải thiện khả năng giao tiếp đòi hỏi mỗi người phải tinh tế, khéo léo, học hỏi, rèn luyện bằng cách tập chú ý quan sát thái độ và hành vi của đối phương để nhận thức cái hay, cái dở, bắt chước những cử chỉ đẹp, loại bỏ những hành vi xấu nhằm điều chỉnh cử chỉ, hành động của mình một cách hợp lí, kiềm chế được ngơn ngữ cơ thể, khiến mỗi chúng ta trở nên tinh tế hơn trong giao tiếp.
Cần phải xác định phong cách động cơ đàm phán của mình,đối tác của mình là ai,động cơ của họ là gì để lên kế hoạch để chuẩn bị thật tốt, cân nhắc những
cử chỉ, biểu cảm phù hợp để truyền đạt được những điều mình muốn một cách hiệu quả nhất.
Thiếu tự tin có thể dẫn tới căng thẳng. Nếu ngơn ngữ cơ thể của bạn thể hiện rằng bạn đang căng thẳng, đối phương của bạn có thể cho rằng bạn khơng đủ đảm bảo để duy trì vị trí đàm phán. Nên có sự đầu tư chỉnh chu về nội dung, thơng tin cần thiết để tránh rơi vào tình huống bất ngờ khiến chúng ta bối rối.
Đừng tin vào mọi điều bạn nhìn thấy. Dù bạn biết rõ về ngơn ngữ cơ thể đến đâu, cũng đừng mang chúng áp dụng cho từng người cụ thể, nhất là người mà bạn khơng biết rõ. Mỗi người có ngơn ngữ cơ thể riêng. Dù sự im lặng thường chỉ ra rằng ai đó đang bình tĩnh, nhưng cũng có thể khi đó họ đang giận dữ. Ngồi thẳng đứng có thể thể hiện sự cứng rắn, kiên quyết, nhưng cũng có thể vì người đó... đang bị đau lưng. Do đó, hãy tìm hiểu về ngôn ngữ cơ thể và liên hệ những quan sát của mình với lời nói của người đàm phán để biết được ý nghĩa thực sự đúng đắn.
Nếu bạn có sự nghiên cứu nghiêm túc về ngơn ngữ cơ thể trong giao tiếp, và rèn luyện cho mình sự tinh ý quan sát và nắm bắt được những tín hiệu phi ngơn ngữ này, bạn sẽ có khả năng trang bị những vũ khí vơ hình để đạt được những đàm phán thành cơng, giả dụ như tạo nên bối cảnh đàm phán theo ý mình,dễ dàng nhận ra thời điểm bạn hay nhà đàm phán khác đang sử dụng cảm xúc để tác động tới kết quả đàm phán – đồng thời học cách sử dụng những kiến thức này để đạt được lợi ích,có khả năng vạch ra chiến lược đàm phán mà chưa từng được sử dụng trước đây,hơn khéo thay đổi chiến lược khi đọc được tín hiệu từ những nhà đàm phán khác, vượt qua những khó khăn thường gây cản trở tới những cuộc đàm phán của bạn..
Ngôn ngữ cơ thể làm phong phú thêm ngơn ngữ nói và cách giao tiếp khơng chỉ trong q trình đàm phán . Đơi khi khơng cần nói mà ánh mắt, vẻ mặt của bạn đã nói lên tất cả tâm tình của bạn. Ứng dụng của ngơn ngữ cơ thể có thể được biểu hiện qua giao tiếp hàng ngày, trong cả cuộc sống và trong công việc …. Sự kết hợp giữa lời nói và cử chỉ sẽ giúp chúng ta thể hiện bản thân một cách toàn diện và gây ấn tượng mạnh hơn với người nghe. Tuy nhiên, ngôn ngữ cơ thể phải được sử dụng một cách hợp lí, tế nhị và bài bản ngay từ khi bắt đầu mọi cuộc đàm phán. Tránh
lạm dụng quá mức sẽ dẫn tới phản tác dụng. Nếu thực hiện đúng, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và hạn chế những xung đột hay tai nạn khơng đáng có.