Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình
thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính (Phụ lục 1.9)
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HONWU THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG KIẾN PHÁT. 2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến công tác Kế toán chi
phí xây dựng công trình Honwu thuộc Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Kiến Phát.
2.1.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Kiến Phát.
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.
- Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG KIẾN PHÁT. - Tên giao dịch quốc tế: KIEN PHAT DESIGN AND CONSTRUCTION JOIN
STOCK COMPANY.
- Địa chỉ: Lô 60.29, QH 14, đường Bùi Thị Xuân, KĐTM phía đông Nam Cường, TP Hải Dương.
- Quy mô: Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng (Năm tỉ đồng). - Chức năng, nhiệm vụ của công ty:
Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, kết cấu hạ tầng:
Thiết kế, thi công, giám sát các công trình dân dụng, công nghiệp, kết cấu hạ tầng; Tư vấn đầu tư xây dựng,...
- Ngành nghề kinh doanh:
Khảo sát địa hình, đo đạc địa chính, địa chất công trình (thủy lợi, thủy điện, giao thông, xây dựng); lập quy hoạch đô thị, nông thôn, khu công nghiệp, địa điểm dân cư tập trung; tư vấn lập và quản lý dự án; thiết kế kiến trúc, tư vấn và lắp đặt nội thất, ngoại thất các công trình dân dụng, công nghiệp, kết cấu hạ tầng; dịch vụ thẩm tra hồ sơ dự án, tổng
dự án công trình; tư vấn đầu tư (không bao gồm tư vấn pháp luật); dịch vụ dịch thuật; giám sát thi công xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kĩ thuật, công trình điện đến 35KV; tư vấn quản lý dự án, đấu thầu các công trình xây dựng.
- Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Kiến Phát được thành lập ngày 10/ 11/2006, với mục đích là huy động và sử dụng hiệu quả nguồn vốn và tài sản trong việc sản xuất và kinh doanh xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp giao thông và các lĩnh vực khác, tạo công ăn việc làm cho người lao động, đóng góp vào ngân sách nhà nước và phát triển công ty ngày càng vững mạnh. Cho đến nay, công ty đã mở rộng hoạt động sang tư vấn thiết kế, giám sát công trình, đấu hầu các công trình xây dựng...và không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động và uy tín của công ty. Trong đó, công ty đã thực hiện hàng loạt dự án xây dựng trên địa bàn tỉnh Hải Dương và các tỉnh lân cận, bao gồm các công trình công nghiệp, thủy lợi, trường học,... như: trường mầm non Hoa Sứ (TP.Hải Dương), công ty HONWU Việt Nam ( KCN Cẩm Giàng- Hải Dương),...
2.1.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Kiến Phát là doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, ngành nghề hoạt động mang tính cạnh tranh cao, giá cả vật tư luôn biến đổi.
- Kiến Phát là công ty chuyên thực hiện các hoạt động về xây dựng, bao gồm từ khâu tư vấn, khảo sát thiết kế, cho đến thi công lắp đặt, giám sát công trình;
- Quy mô công trình đa dạng, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng đòi hỏi phải có một nguồn vốn đầu tư lớn;
- Điều chuyển nhân viên và tài sản giữa các công trình diễn ra thường xuyên, liên tục; - Nhân công chủ yếu là thuê ngoài, lao động thời vụ.
Việc tổ chức sản xuất tại Công ty được thực hiện theo phương thức khoán gọn các công trình, hạng mục công trình, khối lượng hoặc công việc cho các đội xây dựng. Trong giá khoán gọn bao gồm tiền lương, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ thi công, chi phí chung của bộ phận khoán gọn.
Cụ thể: Khi đã ký kết được hợp đồng xây dựng, công ty sẽ giao cho các đội tổ chức thi công thông qua hợp đồng giao khoán. Các đội được Công ty cho phép thành lập bộ phận quản lý, được dùng lực lượng sản xuất của đơn vị hoặc có thể thuê ngoài nhưng phải đảm bảo tiến độ thi công, an toàn lao động, chất lượng công trình. Việc giám sát về kỹ thuật và chất lượng công trình do công ty tiến hành quản lý.
Do đó, hoạt động kinh doanh của Kiến Phát mang đầy đủ đặc điểm của DN xây dựng.
2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.
- Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh:
Kiến Phát là công ty cổ phần có quy mô xếp vào loại vừa và nhỏ, mang toàn bộ đặc điểm của loại hình công ty cổ phần theo quy định của Luật Doanh Nghiệp.
Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình tập trung. Có cấu tổ chức bao gồm Hội đồng quản trị, Giám đốc quản lý trực tiếp các bộ phận Kế toán - Tài chính, Phân tích – Dự toán, , Thiết kế - Kỹ thuật, Hành chính, cán bộ quản lý các phòng ban và các bộ phận quản lý cấp dưới, cuối cùng là các đội thi công chịu sự quản lý của các phòng. Cụ thể như sau:
+ Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lí của công ty, quyết định mọi việc liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty.
+ Giám đốc: Là người giữ vai trò chỉ đạo chung, chịu trách nhiệm trước nhà nước và đơn vị cấp trên về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như đại diện cho quyền lợi của toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty.
+ Phòng Kế toán – Tài chính: Bao gồm công tác tài chính và kế toán của công ty. Có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch tài chính, phân tích lựa chọn dự án đầu tư, theo dõi tình hình tài chính, đảm bảo tài chính cho các hoạt động của công ty. Lên kế hoạch thanh toán toàn bộ công nợ, hạch toán toàn bộ chi phí đầu vào và các chi phí khác có liên quan đến tình hình hoạt động của công ty.
+ Phòng Phân tích – Dự toán: Bao gồm công tác phân tích và lập dự toán cho công trình, hạng mục công trình.
+ Phòng Thiết kế - Kĩ thuật: Tiếp nhận hồ sơ dự án, thăm dò và thiết kế kỹ thuật cho công trình, hạng mục công trình, tư vấn thiết kế, xây dựng,...
+ Phòng hành chính : Có chức năng tổ chức lao động trong biên chế, điều động công nhân trong Công ty và thực hiện các công việc có tính chất phục vụ cho hoạt động quản lý Công ty như in ấn, lưu trữ,...
+ Các đội thi công công trình: Nhiệm vụ chính của các đội thi công công trình là đảm bảo đúng tiến độ thi công và chất lượng công trình.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Kiến Phát (Phụ lục 2.1)
2.1.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và chính sách kế toán áp dụng.
Kiến Phát là công ty có quy mô vào loại vừa và nhỏ, do vậy áp dụng chính sách kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 14/ 09/2006, quy định về Chế độ kế toán dành cho công ty nhỏ và vừa.
2.1.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Tư vấn & Xây dựng Kiến Phát được tổ chức theo mô hình tập trung, trong đó, kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân
Tổ chức bộ máy kế toán: Bao gồm kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp và các kế toán viên chịu trách nhiệm về từng mảng tiền, tiền lương và bảo hiểm và kế toán công trường chịu trách nhiệm về mảng vật tư cùng với công nợ, và kế toán chịu trách nhiệm về tài sản cố định, công cụ dụng cụ, thuế. Cụ thể như sau:
+Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty, giúp Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán đồng thời lập kế hoạch tài chính cho công ty. Đồng thời kiêm nhiệm vị trí Kế toán tổng hợp do đó cũng có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. Đồng thời theo dõi tổng hợp các khoản phải thu, phải trả nội bộ và bên ngoài. Là người lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước.
+ Kế toán tiền mặt và ngân hàng, tiền lương và các khoản bảo hiểm: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi hàng ngày, lập UNC, viết séc, làm thủ tục vay vốn ngân hàng. Theo dõi tình hình nhân công, hàng tháng tính lương và trích lập các khoản bảo hiểm cho công nhân thi công trực tiếp tại công trường cũng như các nhân viên khác tại công ty.
+ Kế toán công trường: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu mua, sử dụng hợp lý nguyên vật liệu tại các công trình, theo dõi tình hình giá cả cũng như mức dự toán về nguyên vật liệu trong từng giai đoạn để lên kế hoạch mua bán, đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời, tránh thất thoát, lãng phí. Đồng thời, quản lý tình hình công nợ với nhà cung cấp và khách hàng.
+ Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ và kế toán thuế: chịu trách nhiệm quản lý tình hình tăng giảm tài sản cố định trong công ty, hàng tháng tính và trích lập khấu hao hợp lý. Đồng thời cũng quản lý việc sử dụng công cụ dụng cụ, tính phân bổ giá trị công cụ dụng cụ hợp lý cho tưng loại, từng bộ phận. Hàng tháng tính và quyết toán thuế GTGT phải nộp, hàng quý tính thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính, chịu trách nhiệm quyết toán các loại thuế, đảm bảo nghĩa vụ đối với Nhà nước.
2.1.1.4.2. Chính sách kế toán áp dụng
Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/ 01/ XX đến ngày 31/ 12/ XX. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng.
Chế độ kế toán áp dụng: Theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/ 09/ 2006. Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
− Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo nguyên tắc giá gốc.
− Phương pháp tính trị giá hàng tồn kho cuối kì: Áp dụng theo phương pháp bình quân dao động theo ngày.
− Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng, áp dụng theo quyết định số 206/2003 ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính.
Về phầm mềm kế toán áp dụng trên máy vi tính, công ty sử dụng phầm mềm kế toán Fast để hạch toán.
Giao diện của phần mềm (Phụ lục 2.3).
2.1.2.Đánh giá ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty.
2.1.2.1. Nhân tố bên trong.
Nhân tố bên trong doanh nghiệp có ảnh hưởng lớn đến công tác kế toán tại doanh nghiệp, bao gồm: đặc thù ngành nghề kinh doanh, , đội ngũ lao động và khả năng ứng dụng khoa học công nghệ trong sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp,…
Đặc thù ngành nghề kinh doanh
Đặc thù ngành nghề kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp tới công tác kế toán của các doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh riêng thì công tác kế toán cũng sẽ được tổ chức sao cho phù hợp và thuận tiện nhất cho việc quản lý chi phí, đồng thời các ngành nghề kinh doanh có tính đặc thù riêng như bảo hiểm, xây dựng, tài chính thì công tác kế toán còn chịu sự chi phối trực tiếp của các văn bản hướng dẫn hạch toán tương ứng. Kế toán chi phí trong doanh nghiệp phụ thuộc phần lớn vào ngành nghề kinh doanh,
điểm của các chi phí đó khác nhau rất nhiều, do đó, với mỗi loại hình doanh nghiệp thì công tác kế toán cũng phải được tổ chức sao cho phù hợp và thuận tiện và mang lại hiệu quả cao nhất. Kiến Phát là công ty kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, ngành nghề có tính đặc trưng cao, do vậy công tác kế toán của Kiến Phát không chỉ chịu sự chi phối của chế độ và chuẩn mực kế toán Việt Nam mà còn chịu sự ảnh hưởng bởi đặc thù của ngành xây dựng.
Năng lực và trình độ của đội ngũ lao động
Năng lực và trình độ của đội ngũ lao động có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hạch toán kế toán nói chung và kế toán chi phí nói riêng tại công ty, thể hiện qua việc hạch toán đầy đủ, kịp thời và phù hợp với chế dộ và chuẩn mực kế toán hiện hành. Không chỉ vậy, năng lực của đội ngũ lao động còn có tác động trực tiếp đến việc vận dụng hạch toán kế toán trên máy vi tính. Khả năng tiếp thu và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác hạch toán kế toán cũng có ảnh hưởng đến việc giảm khối lượng công việc hạch toán một cách đáng kể, nâng cao hiệu quả công tác hạch toán kế toán. Khả năng ứng dụng kế toán trên máy vi tính phụ thuộc tương đối nhiều vào nguồn nhân lực tại công ty, do đó, nâng cao năng lực của đội ngũ nhan viên kế toán cũng là nâng cao hiệu quả công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán chi phí nói riêng.
2.1.2.2. Nhân tố bên ngoài.
Khi nhắc đến nhân tố bên ngoài tức là những nhân tố mang tính vĩ mô trong nền kinh tế, đó là những nhân tố tồn tại khác quan bên ngoài doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể lựa chọn như: nhân tố chính trị - xã hội, tình hình phát triển của nền kinh tế, luật pháp,… Các nhân tố bên ngoài có thể là cơ hội những cũng có thể là những rào cản cho doanh nghiệp. Kiến Phát cũng như các doanh nghiệp khác, công tác kế toán của công ty cũng chịu sự ảnh hưởng mạnh mẽ của các nhân tố bên ngoài này.