Chi phí chung chiếm tỉ trọng nhỏ nhất trong giá thành sản phẩm xây lắp, nhưng lại là khoản chi phí khó quản lý nhất. Chúng phát sinh nhằm phục vụ những hoạt động chung tại công trường, nên tương đối đa dạng và giá trị dao động lớn, nếu không được kiểm soát chặt chẽ thì dễ bị lạm dụng gây lãng phí chi phí. Do đó, cần phải quản lý chặt chẽ và hạch toán đầy đủ, chính xác cho loại chi phí này.
Chi phí chung bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau như: lương của nhân viên quản lý công trường, các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp thi công và nhân viên quản lý công trường, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng chung cho các tổ đội, các chi phí dịch vụ mua (thuê) ngoài, các chi phí phải trả như điện nước và các chi phi bằng tiền khác.
Chứng từ sử dụng
−Bảng tính và thanh toán lương của nhân viên quản lý công trường. (Phụ lục 2.21)
−Bảng kê trích nộp các khoản theo lương do kế toán lập: căn cứ vào mức lương cũng như các điều khoản quy định, kế toán tiến hành trích lập Bảo hiểm xã hội (mức trích lập 17%), Bảo hiểm y tế (3%), Bảo hiểm thất nghiệp (1%) tính vào chi phí. (Phụ lục 2.22)
−Hóa đơn giá trị gia tăng về dịch vụ, hàng hóa thuê mua ngoài do nhà cung cấp lập.
(Phụ lục 2.23)
−Phiếu chi tiền. (Phụ lục 2.24)
−Hóa đơn tiền điện. (Phụ lục 2.25)
−Hóa đươn tiền nước. (Phụ lục 2.26)
−Các chứng từ liên quan khác,… Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí chung, kế toán sử dụng TK 1544 – Chi phí chung để tập hợp chi phí, TK này cũng được mở chi tiết theo công trình để thuận tiện cho việc theo dõi.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản như TK 11111 – Tiền mặt VNĐ tại quỹ, TK 331113 – Phải trả ngắn hạn người bán, TK 3341 – Phải trả công nhân viên, TK 3383 – Bảo hiểm xã hội, TK 3384 – Bảo hiểm y tế, TK 3389- Bảo hiểm thất nghiệp,...
Trình tự hạch toán
- Đối với lương của nhân viên quản lý công trường:
Hàng tháng, kế toán căn cứ vào bảng chấm công, tính và hạch toán lương nhân viên quản lý công trường: ghi Nợ cho TK 1544 – Chi phí chung, ghi Có cho TK 3341 – Phải trả người lao động.
Ví dụ: Ngày 29/12/2012, căn cứ vào bảng thanh toán lương của nhân viên quản lý CT Honwu tháng 12/2012 (Phụ lục 2.21), kế toán hạch toán như sau: ghi Nợ cho TK 1544 –
Chi phí chung: 10.350.000, ghi Có cho TK 3341 – Phải trả công nhân viên: 10.350.000 (Đvt: VNĐ).
Đối với các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp thi công, kế toán căn cứ vào bảng trích lập các loại bảo hiểm, hạch toán: ghi Nợ TK 1544 – Chi phí chung, ghi Có cho TK 338 – Phải trả phải nộp khác. Tại Công ty Cổ phần Tư vấn & Xây dựng Kiến Phát, nhân công thuê ngoài thời vụ thay đổi liên tục, do đó, hầu hết không đủ điều kiện trích lập bảo hiểm, do đó, nghiệp vụ này ít, nên kế toán sẽ tính tiền bảo hiểm vào lương cho những trường hợp đủ điều kiện. Năm 2012, đến tháng 12/2012, nhân viên quản lý công trình Honwu mới đủ điều kiện trích nộp bảo hiểm.
Ví dụ: Ngày 29/ 12/ 2012, kế toán tiến hành tính và trích nộp bảo hiểm cho nhân viên quản lý CT Honwu theo tỉ lệ quy định, căn cứ vào Bảng kê trích nộp các khoản theo lương tháng 12/ 2012 (Phụ lục 2.22), kế toán tiến hành hạch toán khoản trích vào chi phí như sau: ghi Nợ cho TK 1544 – Chi phí chung: 9.366.750, ghi Có cho TK 338 – Phải trả phải nộp khác: 9.366.750 (Đvt: VNĐ).
- Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động chung,
Khi có nhu cầu, sẽ mua về dùng ngay, không qua kho, kế toán hạch toán trực tiếp vào chi phí chung mà không qua tài khoản vật tư nào. Kế toán sẽ hạch toán như sau: Ghi Nợ cho TK 1544 – Chi phí chung, ghi Nợ cho TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ, ghi Có cho TK 11111 – Tiền mặt VNĐ tại quỹ.
Ví dụ: Ngày 06/11/2012, anh Nguyễn Thành Đô có mua xăng phục vụ việc di chuyển, khảo sát CT Honwu theo Hóa đơn GTGT số 0042018 (Phụ lục 2.23) của Chi nhánh xăng dầu Hải Dương – cửa hàng xăng dầu số 56 Cẩm Phúc, căn cứ vào Hóa đơn GTGT và Phiếu chi PC049 (Phụ lục 2.24), kế toán tiến hành hạch toán:
Ghi Nợ cho TK 1544 – Chi phí chung: 430.000, ghi Nợ cho TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 43.000 và ghi Có cho TK 11111 – Tiền mặt VNĐ tại quỹ: 473.000 (Đvt: VNĐ).
Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định sử dụng cho hoạt động chung
Với đặc thù thi công tại nhiều công trình và có sự điều chuyển máy móc thiết bị giữa chúng, cho nên chi phí khấu hao các tài sản phục vụ cho hoạt động chung khó có thể tập hợp trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. Do đó, với loại chi phí này, kế toán tiến hành tập hợp chung và cuối kì tiến hành phân bổ cho các công trình. Tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao tài sản dùng cho hoạt động chung tại các công trường được Kiến Phát ựa chọn là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Các tài sản dùng chung cho nhiều công trình sẽ được trích khấu hao riêng để thuận tiện cho việc quản lý và theo dõi, hàng tháng, kế toán tiến hành trích khấu hao các tài sản này vào Bảng tính khấu hao tài sản cố định – Tài sản phục vụ hoạt động chung tại công trường (Phụ lục 2.25). Cuối tháng, căn cứ vào Sổ chi tiết vụ việc TK 1541 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình Honwu (Phụ lục 2.10) và các công trình có liên quan, tiến hành tính và phân bổ chi phí khấu hao tính vào chi phí chung cho công trình Honwu theo công thức:
Chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chi phí chung phân bổ cho CT Honwu = Chi phí NVLTT trong tháng của CT Honwu x
Tổng chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động chung trong tháng Tổng chi phí NVLTT trong
tháng của các CT có liên quan
Ví dụ: Tháng 11/2012, chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động chung của các công trình được tính theo Bảng tính khấu hao tài sản cố định – TSCĐ phục vụ hoạt động chung cho các công trình (Phụ lục 2.25) có chi phí khấu hao cần phân bổ là 11.160.516, căn cứ vào Sổ chi tiết TK 1521 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CT Honwu (Phụ lục 2.10) và Sổ cái TK 1521 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Phụ lục 2.9) có số phát sinh
NVLTT tháng 12 của Honwu là 2.147.212.675, tổng chi phí NVLTT trong tháng là 3.557.271.506 (Đvt: VNĐ). Kế toán tiến hành phân bổ theo công thức trên:
(Đvt: VNĐ)
Chi phí chung sau khi được tính toán sẽ được phân bổ cho các công trình theo Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (Phụ lục 2.26). Căn cứ vào các bảng trên, kế toán tiến hành hạch toán vào chi phí chung công trình Honwu như sau: ghi Nợ cho TK 1544 – Chi phí chung: 6.736.624, ghi Có cho TK 214 – Hao mòn TSCĐ: 6.736.624 (Đvt: VNĐ)
Đối với các chi phí dịch vụ thuê ngoài, chi phí phải trả như tiền điện, nước, phí KCN, các chi phí bằng tiền khác hầu hết được thanh toán ngay bằng tiền mặt, do đó, kế toán hạch toán tương tự trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán ngay dùng cho hoạt động chung.
Sau khi hạch toán các nghiệp vụ, kế toán tiến hành nhập lên phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động kết chuyển lên các sổ liên quan như: Sổ nhật ký chung (Phụ lục 2.7), Sổ cái TK 1544 – Chi phí chung (Phụ lục 2.27) và Sổ chi tiết vụ việc TK 1544 – Chi phí chung chi tiết CT Honwu (Phụ lục 2.28).
Chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chi phí chung phân bổ cho
CT Honwu
= 2.147.212.675 x 11.160.516 = 6.736.624 3.557.271.506
CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ CÔNG TẤC KẾ TOÁN CHI PHÍ XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG KIẾN PHÁT.