Bảng chấm công (Mẫu 01a – LĐTL):
Bảng chấm công là chứng từ phản ánh thời gian lao động của người lao động trong một khoảng thời gian nhất định. Trong các doanh nghiệp xây lắp thì bảng chấm công phản ánh thời gian lao động của công nhân là số ngày lao động (ngày công) trong một tháng. Bảng chấm công được kế toán tiền lương lập bao gồm số ngày trong tháng và số nhân công - dựa trên số nhân công đã ký hợp đồng và được chuyển xuống các đơn vị thi công, tại đây, tổ trưởng hoặc quản lý các tổ đội sẽ tiến hành chấm công hàng ngày. Cuối tháng tổng hợp lại số công và chuyển lên phòng kế toán để tính lương. Bảng chấm công là căn cứ quan trọng để kế toán hạch toán chi phí nhân công và lương phải trả người lao động. Ngoài ra, nó còn là cơ sở để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng nhân công của công ty. Bảng chấm công được lập một liên và được lưu trữ tại phòng kế toán không chỉ để phục vụ công tác kế toán mà còn các công tác quản lý khác.
Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu 01b – LĐTL)
Bảng chấm công làm thêm giờ là chứng từ phản ánh thời gian lao động thêm của người lao động sau thời gian lao động quy định. Về cơ bản, nó cũng tương tự với bảng chấm công, chỉ khác nhau về thời gian lao động.
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Mẫu 11 – LĐTL)
Đây là chứng từ phản ánh số tiền lương phải trả công nhân viên lao động của công ty, được tính căn cứ vào bảng chấm công đồng thời cũng phản ánh số trích lập bảo hiểm từ lương và số trích lập vào chi phí trong kì. Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công, kế toán tiến hành tính lương nhận được của người lao động, xác định số trích lập từ lương của người lao động vào bảo hiểm (Tỉ lệ trích hiện hành: Bảo hiểm xã hội 7%, Bảo hiểm y tế 1.5%, Bảo hiểm thất nghiệp 1%), xác định số trích vào chi phí (Tỉ lệ trích hiện hành: Bảo hiểm xã hội 17%, Bảo hiểm y tế 3%, Bảo hiểm thất nghiệp 1%). Đây là chứng từ quan trọng, làm căn cứ để hạch toán chi phí cũng như các khoản bảo hiểm cho người lao động. Chứng từ được lập thành một liên và lưu tại phòng kế toán.
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (Mẫu 10 – LĐTL)
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương là chứng từ phản ánh các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn (nếu có) phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn (nếu có). Hàng tháng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, kế toán tiền lương tiến hành lập bảng kê trích nộp các khoản theo lương trong tháng đó. Chứng từ được lập thành một iên và lưu tại phòng kế toán. Chứng từ là căn cứ quan trọng để kế toán hạch toán các khoản trích theo lương và tính vào chi phí trong kỳ.
Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT)
Phiếu nhập kho phản ánh giá trị của các nguyên vật liệu hay công cụ dụng cụ khi nhập kho. Chứng từ do thủ kho lập khi có ngiệp vụ nhập kho như mua hàng, nhập kho thành phâm hoàn thành,....Khi có nghiệp vụ nhập, thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho, lập thành bốn liên.
Phản ánh giá trị của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi có nghiệp vụ xuất dùng. Phiếu xuất kho được lập và lưu trữ tương tự như phiếu xuất kho.
Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01GTKT – 3LL)
Hóa đơn GTGT phản ánh giá trị mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa nhà cung cấp và khách hàng và phần thuế GTGT phải nộp của đơn vị cung cấp, phần thuế GTGT được khấu trừ của khách hàng (dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh). Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập thành ba liên, liên 1 và liên 2 được lưu tại bộ phận kế toán của nhà cung cấp, còn liên 3 thì được giao cho khách hàng làm căn cứ để hạch toán và được lưu tại bộ phận kế toán. Đây là căn cứ quan trọng để hạch toán chi phí cũng như nghĩa vụ thuế giữa công ty và cơ quan Thuế.
Bảng phân bố nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu 07 – VT)
Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phản ánh giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được phân bổ vào chi phí trong kì cho từng đối tượng (bộ phận) kế toán. Bảng phân bổ do kế toán lập và tiến hành tính toán phân bổ giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã xuất dùng từ các kì trước theo tiêu thức nhất định như phân bổ theo tháng. Chứng từ này được lập tại bộ phận kế toán vật tư thành một liên và được lưu làm căn cứ quan trọng để hạch toán chi phí trong kì.
Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định (Mẫu 06 – TSCĐ)
Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định là chứng từ phản ánh nguyên giá, giá trị hao mòn của tài sản cố định và giá trị còn lại trong quá trình sử dụng. Đây là chứng từ được kế toán tài sản cố định lập định kì (năm, tháng, quý) căn cứ trên nguyên giá và tiêu thức phân bổ của tài sản cố định. Đây là căn cứ quan trọng để kế toán hạch toán giá trị sử dụng của tài sản vào chi phí trong kì và được lập thành một liên lưu tại bộ phận kế toán.
Phiếu chi tiền phản ánh số tiền mặt tại quỹ mà thủ quỹ đã chi ra cho nghiệp vụ nào đó như mua hàng, thanh toán, tạm ứng. Phiếu chi do kế toán lập thành ba liên, một liên lưu tại quyển, một liên giao cho người nhận tiền và một liên được đính kèm chứng từ và lưu tại phòng kế toán. Phiếu chi được lập ra nhằm mục đích làm căn cứ xác nhận việc chi tiền mặt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là văn bản phản ánh mối quan hệ và những ràng buộc giữa người lao động và đơn vị thuê lao động. Hợp đồng lao động do nhân viên hành chính lập thành hai bản có giá trị như nhau dựa trên thỏa thuận giữa nhà quản lý công ty và người lao động, mỗi bên sẽ giữ một bản làm căn cứ để thực hiện nghĩa vụ và quyền lợi của mình.
Biên bản nghiệm thu
Biên bản nghiệm thu là văn bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành của tổ đội thi công đã đúng như cam kết cả về chất lượng và tiến độ, làm căn cứ để thanh toán giá trị công việc đã thực hiện. Biên bản nghiệm thu được chủ nhiệm công trình lập (hoặc bộ phận có trách nhiệm của công ty) theo mẫu thành một bản và có chữ ký xác nhận của hai bên và được lưu làm căn cứ thanh toán tại phòng kế toán.
Hợp đồng thuê máy.
Hợp đồng thuê máy phản ánh mối quan hệ giữa công ty với đơn vị cho thuê máy xây dựng, trong đó bên cho thuê cam kết cung cấp dịch vụ cho công ty theo những điều khoản nhất định do hai bên thỏa thuận. Hợp đông được bên cho thuê lập thành hai bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản và được lưu tại bộ phận kế toán. Đây là căn cứ để hai bên tiến hành thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.