Trong các công trình xây dựng, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp luôn là loại chi phí chiếm tỉ trong lớn trong giá thành của sản phẩm xây lắp, tỉ trọng loại chi phí này có thể lên tới 80% tổng giá thành. Do đó, hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đóng vai trò quan trọng bậc nhất trong kế toán chi phí, có ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành của sản phẩm.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, được bảo quản trong các kho ngay tại công trường, chịu nhiều tác động của môi trường bên ngoài, dễ bị thất thoát, lãng phí, giá cả vật tư luôn biến động theo thị trường có thể gây bất lợi cho công ty nếu như không có sự quản lý chặt chẽ.
Căn cứ vào dự toán và tiến độ thi công trong từng giai đoạn, kế toán và chủ nhiệm công trường sẽ có kế hoạch mua nguyên vật liệu sao cho đáp ứng nhu cầu thi công, đồng thời tránh tồn kho nhiều quá, gây lãng phí chi phí.
Phương pháp tính giá vật tư xuất dùng cho công trình được công ty áp dụng theo phương pháp thực tế đích danh.
Chứng từ sử dụng
−Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01GTKT – 3LL) do nhà cung cấp lập thành 3 liên, giao cho công ty liên 3. (Phụ lục 2.4)
−Hợp đồng mua bán giữa công ty và nhà cung cấp. (Phụ lục 2.5)
−Phiếu xuất xuất nhập thẳng do cán bộ quản lý kho tại công trường lập thành 4 liên, một liên lưu tại công trình, 3 liên còn lại cán bộ kho chuyển về phòng kế toán để phục vụ công tác hạch toán. (Phụ lục 2.6)
−Các chứng từ thanh toán khác như phiếu chi tiền, giấy báo Nợ,… Tài khoản sử dụng
Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng TK 1541 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để hạch toán. TK này được mở chi tiết theo từng công trình,
hạng mục công trình.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như:
−TK 1521 – Nguyên vật liệu
−TK 331113 – Phải trả ngắn hạn người bán
−TK 11111 – Tiền mặt VNĐ tại quỹ Phương pháp hạch toán
Các cán bộ giám sát công trình, hằng ngày phải kiểm tra tiến độ và nhu cầu về nguyên vật liệu của các tổ đội thi công, kết hợp theo dõi với dự toán đã lập. Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, các cán bộ này sẽ viết giấy yêu cầu lên Giám đốc, sau khi yêu cầu được ký duyệt, Giám đốc sẽ cử cán bộ mua vật tư chịu trách nhiệm mua vật tư dựa trên hợp đồng mà Giám đốc đã kí với nhà cung cấp. Do tại các công trình, Kiến Phát không xây dựng kho lớn chứa nguyên vật liệu, nên nguyên vật liệu được mua về và dùng ngay cho các hạng mục mà không lưu kho. Dựa trên hợp đồng mua bán đã ký với nhà cung cấp, nhà cung cấp tiến hành vận chuyển hàng tới địa điểm do công ty yêu cầu, thường là tại công trình. Tại đây, cán bộ mua hàng, cán bộ giám sát về vật tư dựa trên hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán, tiến hành kiểm nhận nguyên vật liệu thực tế, lập biên bản giao nhận, phiếu nhập xuất thẳng giao cho quản lý của các tổ đội thi công. Phiếu nhập xuất thẳng được lập làm 4 liên, một lưu tại công trường, còn lại cán bộ mua hàng chuyển về phòng kế toán cùng với hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập để phục vụ công tác hạch toán.
Tại phòng kế toán, kế toán viên căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập xuất thẳng, tiến hành hạch toán theo hai nghiệp vụ mua hàng và xuất dùng. Đầu tiên, kế toán phản ánh nghiệp vụ mua hàng như sau: ghi Nợ cho TK 1521 – Nguyên vật liệu theo giá mua nguyên vật liệu chưa thuế, ghi Nợ cho TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ theo giá trị thuế GTGT ghi trên hóa đơn, ghi Có cho TK 331113 – Phải trả ngắn hạn người bán theo
dùng nguyên vật liệu bằng bút toán: ghi Nợ cho TK 1541 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo giá trị xuất dùng thực tế, ghi Có cho TK 1521 – Nguyên vật liệu theo giá trị thực tế xuất – chính là giá trị ghi trên phiếu nhập xuất thẳng. Như vậy, có thể thấy rằng, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh dưới hình thức mua vật liệu dùng ngay nhưng kế toán vẫn hạch toán như nghiệp vụ mua vật tư nhập kho, nguyên vật liệu luôn được hạch toán vào TK 1521 – Nguyên vật liệu trước để thuận tiện cho việc theo dõi nguyên vật liệu phát sinh, tổng giá mua luôn được hạch toán vào TK 331113 – Phải trả ngắn hạn người bán để thuận tiện theo dõi công nợ và chủ động lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp.
Ví dụ: Ngày 14/12/2012, Hóa đơn GTGT số 0000120 (Phụ lục 2.4), Công ty CP Tư vấn & Xây dựng Kiến Phát mua Sikafloor phục vụ thi công công trình Honwu theo Hợp đồng mua bán số 201212/KP – HM (Phụ lục 2.5) ký ngày 1/12/2012 với nhà cung cấp là Công ty TNHH MTV xây dựng & thương mại Hoàn Minh. Theo đó, Công ty TNHH MTV xây dựng & thương mại Hoàn Minh sẽ vận chuyển nguyên vật liệu tới CT Honwu, tại đây, cán bộ mua hàng và cán bộ quản lý vật tư sẽ kiếm nhận hàng, đối chiếu với Hóa đơn GTGT (Phụ lục 2.4) và hợp đồng đã ký, nhận nguyên vật liệu, đồng thời, cán bộ quản lý vật tư tiến hành viết Phiếu nhập xuất thẳng số PN011 (Phụ lục 2.6) giao nguyên vật liệu cho các tổ đội thi công. Sau đó, cán bộ mua hàng chuyển Hóa đơn GTGT và Phiếu nhập xuất thẳng về phòng kế toán. Kế toán hạch toán theo hai nghiệp vụ mua hàng và xuất dùng.
Với nghiệp vụ mua hàng, kế toán: ghi Nợ cho TK 1521 – Nguyên vật liệu: 62.310.000, ghi Nợ cho TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 6.231.000 và ghi Có cho TK 331113 – Phải trả ngắn hạn người bán: 68.541.000 (Đvt:VNĐ).
Sau đó, phản ánh nghiệp vụ xuất dùng nguyên vật liệu: ghi Nợ cho TK 1541 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 62.310.000, ghi Có cho TK 1521 – Nguyên vật liệu: 62.310.000 (Đvt:VNĐ).
Sau khi định khoản, kế toán tiến hành nhập vào phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ tự động lên sổ nhật ký chung (Phụ lục 2.7), sổ cái TK 1521 – Nguyên vật liệu (Phụ lục
2.8), sổ cái TK 1541 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Phụ lục 2.9) và sổ chi tiết vụ
việc TK 1541 – Nguyên vật liệu trực tiếp chi tiết cho CT Honwu. (Phụ lục 2.10)