Chi phí sử dụng máy xây dựng ( hay còn gọi là chi phí sử dụng máy thi công) là chi phí đặc thù của ngành xây dựng, nó cũng chiếm một phần khá lớn trong tổng giá thành của sản phẩm xây lắp. Chi phí này phát sinh khi sử dụng máy xây dựng, phục vụ thi công công trình như máy khoan, máy ủi, máy xúc, máy đầm. Trong các doanh nghiệp xây lắp, tùy thuộc vào quy mô cũng như đặc điểm của mình có thể tự trang bị hoặc thuê ngoài máu xây dựng. Tuy nhiên, có thể dễ dàng thấy rằng, do đặc điểm thi công tại nhiều nơi, địa bàn rộng, do đó các doanh nghệp xây dựng thường thuê ngoài để thuận tiện hơn, tránh phải điều chuyển máy đi xa, lãng phí chi phí.
như máy trộn bê tông, máy dầm, xe tải,… chủ yếu vẫn còn thuê ngoài rất nhiều. Chi phí nguyên vật liệu phát sinh bao gồm:
+ Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng cho máy thi công như xăng dầu, phụ tùng thay thế;
+ Chi phí nhân công cho việc điều khiển máy xây dựng; + Chi phí thuê máy thi công hay mua dụng cụ máy; + Chi phí trả tiền thuê và vận chuyển máy xây dựng,…
Tại Kiến Phát, các đội chủ yếu sử dụng máy đi thuê, do vậy các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến máy xây dựng là rất ít. Việc ghi nhận các nghiệp vụ này tương tự như ghi nhận chi phí NVLTT, kế toán dựa vào các hóa đơn, chứng từ liên quan ( chủ yếu là hóa đơn mua xăng dầu để chạy máy) do các đội trưởng cung cấp để lập định khoản và ghi nhận chi phí.
Chứng từ sử dụng
− Hóa đơn giá trị gia tăng của nguyên vật liệu, nhiên liệu mua về phục vụ cho việc sử dụng máy xây dựng, hoặc thuê ngoài máy xây dựng. (Phụ lục 2.16)
− Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng, công cụ dụng cụ,…phục vụ cho việc vận hành và bảo dưỡng máy xây dựng của công ty.
− Bảng chấm công công nhân điều khiển máy xây dựng.
− Hóa đơn giá trị gia tăng về thuê ngoài máy xây dựng do nhà cung cấp lập. (Phụ lục
2.18)
− Các chứng từ thanh toán như Phiếu chi. (Phụ lục 2.17) Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí sử dụng máy xây dựng, kế toán sử dụng TK 1543 – Chi phí sử dụng máy xây dựng. Tài khoản này cũng được mở chi tiết cho công trình, nhưng không
được mở chi tiết thành các khoản mục nhỏ hơn, các chi phí phát sinh đến sử dụng máy xây dựng đều được tập hợp vào tài khoản này chứ không có sự phân loại chi tiết cho từng loại chi phí.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK 11111 – Tiền mặt VNĐ tại quỹ, TK 331113 – Phải trả ngắn hạn người bán,…
Trình tự hạch toán
Trong từng giai đoạn thi công, phát sinh nhu cầu dùng máy xây dựng, tùy theo điều kiện cụ thể mà tổ trưởng các tổ đội yêu cầu thuê ngoài hay sử dụng máy xây dựng của công ty. Tại Kiến Phát, máy xây dựng chủ yếu là những loại máy cơ bản, có giá trị và công suất nhỏ như máy đục, khoan, máy đầm cóc, máy trộn bê tông và xe tải vận chuyển, khi có nhu cầu sử dụng, các máy này có thể điều chuyển từ công trình này sang công trình khác. Khi phát sinh các loại chi phí liên quan đến sử dụng máy xây dựng của công ty như chi phí xăng, dầu,…căn cứ vào hóa đơn GTGT, các chứng từ thanh toán,… kế toán tiến hành hạch toán: ghi Nợ cho TK 1543 – Chi phí sử dụng máy xây dựng theo giá trị phát sinh không bao gồm thuế GTGT, ghi Nợ chi TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ theo giá trị ghi trên hóa đơn GTGT (nếu có) và ghi Có cho các TK thanh toán như TK 1111 – Tiền mặt VNĐ tại quỹ nếu như thanh toán ngay, hoặc TK 331113 – Phải trả ngắn hạn người bán nếu như chưa thanh toán. Với chi phí nhân công điều khiển máy xây dựng, kế toán căn cứ vào bảng chấm công, tiến hành tính lương và hạch toán vào chi phí máy xây dựng như sau: ghi Nợ cho TK 1543 – Chi phí sử dụng máy thi công và ghi Có cho TK 33421 – Phải trả nhân công lao động trực tiếp.
Ví dụ: Ngày 04/11/2012, công ty dùng máy ủi phục vụ thi công CT Honwu, trong đó, chi phí mua dầu Diezel phục vụ là 1.986.364 (VNĐ) do anh Nguyễn Mạnh Tưởng chịu trách nhiệm mua theo hóa đơn GTGT số 0015187 (Phụ lục 2.16), do Công ty CP vật tư – xăng dầu Hải Dương lập. Căn cứ vào hóa đơn GTGT 0015187 và Phiếu chi PC048 (Phụ lục 2.17), kế toán tiến hành hạch toán vào chi phí sử dụng máy xây dựng tháng 11 như
Ghi Nợ cho TK 1543 – Chi phí sử dụng máy xây dựng: 1.986.364, ghi Nợ cho TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 198.636 và ghi Có cho TK 11111 – Tiền mặt Việt Nam tại quỹ: 2.185.000 (Đvt: VNĐ).
Khi có nhu cầu sử dụng các loại máy thi công cỡ lớn mà công ty chưa trang bị được hoặc thiếu, thì công ty sẽ thuê ngoài, khi đó, giá trị hạch toán vào chi phí máy xây dựng sẽ là giá trị thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ. Căn cứ vào hợp đồng thuê máy (nếu có) hoặc hóa đơn GTGT, kế toán hạch toán như sau: ghi Nợ cho TK 1543 – Chi phí sử dụng máy xây dựng giá thanh toán không bao gồm thuế GTGT, ghi Nợ cho TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ theo giá trị trên hóa đơn GTGT và ghi Có cho TK 331113 – Phải trả ngắn hạn người bán theo tổng giá thanh toán.
Ví dụ: Ngày 30/11/2012, Kiến Phát có thuê một sơ máy xây dựng, phục vụ thi công cho CT Honwu của Công ty TNHH Ngọc Dương theo hóa đơn GTGT số 0000323 (Phụ
lục 2.18). căn cứ vào hóa đơn GTGT do bên Công ty TNHH Ngọc Dương lập, kế toán
tiến hành hạch toán: ghi Nợ cho TK 1543 – Chi phí sử dụng máy xây dựng: 76.854.545, ghi Nợ cho TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 7.685.455 và ghi Có cho TK 331113 – Phải trả ngắn hạn người bán: 84.540.000 (Đvt: VNĐ).
Sau khi hạch toán xong, kế toán tiến hành nhập vào phần mềm kế toán và phần mềm sẽ tự động lên các sổ: Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.7), Sổ chi tiết vụ việc TK 1543 – Chi phí sử dụng máy xây dựng chi tiết cho CT Honwu (Phụ lục 2.19), Sổ cái TK 1544 – Chi phí sử dụng máy xây dựng (Phụ lục 2.20).