Bên cạnh những ưu điểm nổi bật về quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức công tác kế toán, quá trình hạch toán của phòng kế toán còn một số hạn chế nhất định trong một số khía canh. Qua thời gian ngắn tìm hiểu và tiếp cận với công tác quản lý, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tập hợp chi phí xây dựng nói riêng, em nhận thấy còn một số tồn tại cần phải khắc phục tại công ty như sau:
Về công tác luân chuyển chứng từ kế toán
Tại Kiến Phát, việc luân chuyển chứng từ từ các công trường về phòng kế toán không được giao cho cố định nhân viên nào, chứng từ phát sinh ở bộ phận nào thì bộ phận đó sẽ chuyển về phòng kế toán, một mặt nó giúp cho điều chuyển chứng từ về phòng kế toán nhanh hơn, tuy nhiên, trong một số điều kiện thì nó lại là điểm yếu, khiến cho chứng từ về văn phòng chậm, thậm chí, kế toán viên còn phải về tận công trường để lấy chứng từ, do đó, cũng gây ảnh hưởng phần nào đến công tác hạch toán kế toán. Đặc biệt, đối với
công trình mà công ty nhận thầu ở tỉnh xa, các chứng từ ban đầu (Hoá đơn thuế GTGT, Bảng thanh toán lương, hợp đồng kinh tế ...) được nộp về phòng kế toán không đúng theo thời gian quy định dẫn đến có công trình đã thi công 1 hoặc 2 tháng rồi nhưng chưa có chi phí tập hợp, đến tháng sau lại tập hợp dồn cả mấy tháng. Điều này ảnh hưởng tới sự chính xác, kịp thời của số liệu .
Về hạch toán chi phí xây dựng
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Hạch toán vật tư: vật tư trong công ty được
nhập xuất thẳng, tức mua và chuyển đến các công trình ngay, không nhập qua kho công ty, do đó công tác quản lý đòi hỏi phải chặt chẽ, đánh giá đúng, đủ giá trị vật tư cần dùng cho công trình. Việc hạch toán vật tư mở chi tiết cho từng công trình, đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ về mặt số lượng và giá trị, làm cơ sở cho việc tập hợp chi phí hợp lý và chính xác. Chi phí nguyên vật liệu không được dự trữ trong kho, do đó, trong trường hợp mua mà bên bán chưa có hoặc xuất hàng chậm trễ sẽ gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ thi công công trình. Nguyên vật liệu sử dụng bao gồm nhiều loại, số lượng cũng như giá trị cung hoàn toàn khác nhau, tuy nhiên lại không được phân loại thành nguyên vật liệu chính – phụ, nên việc theo dõi giá trị của từng loại khó khăn hơn. Điều này cũng ảnh hưởng tới việc điều chỉnh định mức nguyên vật liệu phục vụ cho công trình trong những trường hợp có dấu hiệu bất thường xảy ra.
+ Đối với công tác chi phí nhân công trực tiếp: Trong kì các nghiệp vụ ứng trước tiền lương diễn ra thường xuyên, do đó, nếu không theo dõi và quản lý nhân công tốt sẽ có khả năng ứng tiền thừa hoặc nhân công bỏ việc, gây khó khăn cho công tác tập hợp chi phí cho công trình. Bên cạnh đó, sự điều chuyển nhân công giữa các công trình cũng diễn ra thường xuyên, do đó, để hạch toán chính xác giá trị nhân công cho mỗi công trình, đòi hỏi phải theo dõi thật chặt chẽ, chính xác. Chấm công của lao động được điều chuyển cũng phải tách riêng ra theo từng công trình, tránh sự bỏ sót hoặc chấm công nhầm, gây mất tính chính xác trong giá thành công trình.
+ Đối với công tác chi phí máy thi công: Trong khi đó công ty còn hạn chế về số lượng máy móc thiết bị, dẫn đến việc thi công phụ thuộc khá lớn, không có tính chủ động. Mặt khác, vì số lượng máy thi công của công ty là ít, chủ yếu là thuê ngoài nên các chi phí khác liên quan đến sử dụng máy thi công như chi phí nhân công lái máy, chi phí khấu hao máy xây dựng phát sinh lẻ tẻ, đôi khi gây lơ là cho công tác quản lý. Bên cạnh đó, không sử dụng các tài khoản chi tiết hơn cho chi phí sử dụng máy xây dựng của công ty và thuê ngoài, do đó, nếu muốn theo dõi tình hình sử dụng máy xây dựng để điều chuyển cũng như lên kế hoạch sử dụng máy cũng bất tiện hơn.
+ Về hạch toán chi phí chung: chi phí chung phát sinh tương đối nhiều, tuy nhiên
giá trị so với các loại chi phí khác lại tương đối khiêm tốn. tuy nhiên, do đặc điểm phát sinh hỗn tạp, nhiều loại, nên đôi khi kế toán vẫn hạch toán nhầm lẫn. Ví dụ như chi phí nguyên vật liệu dùng cho thi công trực tiếp và cho công việc chung của công trường như cát, đá, sắt, thép,… vẫn còn hạch toán nhầm lẫn trong một số khoản mục, nhất là khi chúng phát sinh với giá trị nhỏ, kế toán thường cho vào chi phí chung, nhưng như thế là không chính xác, làm ảnh hưởng đến đánh giá chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Các loại chi phí phát sinh với giá trị không lớn và không thường xuyên. Do đó kế toán đã không phân chia ra theo dõi theo các tài khoản chi phí cụ thể hơn, điều này cũng gây khó khăn cho việc đánh giá mức độ phát sinh của các chi phí, nhất là trong điều kiện có sự biến động bất thường cần phải điều chỉnh.