Chiếm tỉ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp, sau chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí nhân công trực tiếp, do đó, hạch toán chi phí nhân công trực tiếp giữ vai trò quan trọng không kém chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Trong các công trình xây dựng, nhân công sử dụng tương đối linh hoạt, bên cạnh bộ phận lao động thường xuyên, công ty còn sử dụng nguồn lao động thuê ngoài thời vụ, chủ yếu là lao động tại địa phương. Do đó công tác quản lý gặp nhiều khó khăn. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp phải quản lý được nhân công về mặt số lượng và tính toán lương hợp lý trong từng giai đoạn thi công để tránh lãng phí nguồn nhân lực.
Bộ phận lao động thường xuyên hay còn gọi là lao động trong danh sách là bộ phận lao động ký hợp đồng lao động lâu dài với công ty như kỹ sư giám sát công trình, công nhân làm các bộ phận kết cấu, đồi hỏi trình độ tay nghề, lương trả cho bộ phận này tính theo thời gian. Đối với bộ phận lao động này, Kiến Phát trả lương theo tháng cố định, tiền lương mà lao động được nhận trong tháng được tính như sau:
Số lương nhận được trong tháng
=
Lương cố định hàng tháng
x Số ngày công lao động thực tế trong tháng Số ngày lao động quy đinh trong tháng
Với bộ phận lao động thuê ngoài thời vụ, thường là lao động của địa phương, thời gian làm việc ngắn, chủ yếu làm thời vụ trong 1 – 3 tháng và thay đổi liên tục. bộ phận lao động này thương có trình độ tay nghê thấp, chỉ làm những phần công việc không đòi
hỏi kỹ thuật phức tạp. Lương tính cho bộ phận lao động này là lương khoán theo ngày công:
Lương phải trả = Số ngày công trong tháng x Đơn giá 1 ngày công. Chứng từ sử dụng
−Bảng chấm công do kế toán lập và gửi xuống quản lý các tổ đội thi công để theo dõi chấm công hàng ngày. Cuối tháng, sau khi đã tổng hợp số công lao động trong tháng của nhân công, bảng chấm công này sẽ được chuyển về phòng kế toán để tính lương và phục vụ hạch toán. (Phụ lục 2.11)
−Bảng tổng hợp lương: do kế toán lập, tổng hợp số công và tiền lương nhận được của nhân công khi thanh toán lương. (Phụ lục 2.12)
−Hợp đồng lao động: được ký kết giữa công ty và người lao động, nhằm quy định các điều khoản và ràng buộc giữa công ty và người lao động trong quá trình thi công công trình. (Phụ lục 2.13)
Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng TK 1542 – Chi phí nhân
công trực tiếp. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng công trình, do đó, cũng được
theo dõi trên sổ chi tiết của công trình tương ứng.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng TK 33421 – Phải trả nhân công lao động tực tiếp để hạch toán.
Trình tự hạch toán
Hàng ngày, tổ trưởng hoặc quản lý các tổ đội sẽ chịu trách nhiệm chấm công cho công nhân, đến cuối tháng, tổng hợp số công lao động, chuyển cho kế toán. Dựa vào bảng chấm công cùng với hợp đồng lao động, tiến hành tính lương nhân công dựa trên mức đơn giá đã thỏa thuận trước, tổng hợp số lương phải trả trong tháng.
Sau đó, căn cứ bảo bảng tính lương, kế toán hạch toán lương vào chi phí nhân công trực tiếp: ghi Nợ cho TK 1542 – Chi phí nhân công trực tiếp, ghi có cho TK 33421 – Phải trả nhân công lao động trực tiếp.
Ví dụ: Trong tháng 11/2012, nhân công lao động thuê ngoài – Tổ làm sắt do anh Vũ Thế Hùng quản lý được tổng hợp số công trong và tính lương trong tháng theo Bảng chấm công tháng 11/2012 (Phụ lục 2.11) và Bảng tính và thanh toán lương tháng 11/2012 (Phụ lục 2.12). dựa vào bảng chấm công và đơn giá đã thỏa thuận và Hợp đồng thuê lao động (Phụ lục 2.13), kế toán tiến hành tính lương.
Sau đó hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp bằng bút toán: ghi Nợ cho TK 1542 – Chi phí nhân công trực tiếp: 13.909.500, ghi Có cho TK 33421 – Phải trả nhân công lao động trực tiếp: 13.909.500 (Đvt: VNĐ)
Sau khi hạch toán, kế toán tiến hành nhập lên phần mềm kế toán, sau đó, số liệu sẽ được tự động kết chuyển lên các sổ có liên quan như: Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.7),
Sổ cái TK 1542 – Chi phí nhân công trực tiếp (Phụ lục 2.14), Sổ chi tiết vụ việc TK 1542 – Chi phí nhân công trực tiếp chi tiết cho CT Honwu (Phụ lục 2.15).