PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢNGHIÊN CỨU
1.3 Quy trình tuyển dụng nhân lực
1.3.2 Quy trình tuyển chọn nhân lực
Tuyển chọn nhân lực là quy trình kếtiếp của quy trình tuyển mộgiúp việc quyết định tuyển dụng được chính xác với u cầu của cơng việc. Cácứng viên sau khi được thơng qua q trình tuyển mộsẽ được tổchức xem xét tiếp tục dựa trên nhiều khía cạnh khác nhau trên cơ sở đápứng các yêu cầu của công việc, đểlựa chọn ra người thích hợp nhất cho vịtrí cơng việc được tuyển. Việc tuyển chọn dựa trên cơ sởcủa bản mô tảcông việc và bản yêu cầu đối với người được thực hiện cơng việc.
Q trình tuyển chọn phải trải qua rất nhiều bước, thơng qua mỗi bước sẽdần tìm kiếm được nhữngứng viên phù hợp nhất cũng như loại bỏcácứng viên không đạt yêu cầu. Khi thực hiện tuyển chọn không phải đều trải qua hết tất cảcác bước mà tùy thuộc vàođộkhó và tính chất của laođộng cần tuyển. Mỗi một tổchứcđều có cách tuyển chọn riêng khơng giống nhau, nhìn chung các tổchức sẽlựa chọn theo cách loại bỏdần nhữngứng viên qua từng bước đểviệc chọn lựa dễdàng hơn nhưng cũng có tổ chứcđểcácứng viên trải qua hết tất cảcác bước sau đó mới lựa chọn người thích hợp nhất. Việc thiết kếnội dung tuyển chọn u cầu tổchức phải làm thếnào đểcó được những thơng tin đặc trưng nhất và có độtin cậy cao, để đưa ra được quyết định tuyển chọnđúng người, đúng việc. Bộphận chuyên vềnhân lực sẽthiết kếquy trình tuyển chọn và tham gia vào tồn bộq trình này. Q trình tuyển chọbao gồm 9 bước sau
uyễn Hồng Thư
Tham quan cơng việc Ra quyết định tuyển chọn
Sơ đồ1.2 Quy trình tuyển chọn nhân lực
(Nguồn: ThS Nguyễn Văn Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, Giáo Trình Quản trịnhân lưc, NXB Lao động-Xã hội, Hà Nội 2004)
Bước 1 : Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Là buổi gặp mặt giữa nhà tuyển dụng với cácứng viên kéo dài trong một khoảng thời gian rất ngắn. Thơng qua đó nhằm xác lập mối quan hệgiữa người xin việc và người sửdụng lao động.
Nhà tuyển dụng căn cứvào những tiêu chuẩn đãđược xây dựng và thiết lập sẵn sẽ đưa ra nhận xét xem ngườiứng tuyển có đủtốchất và năng lực cho vịtrí cần tuyển hay khơng. Nếu nhân viên đó khơng đápứng đủtheo các yêu cầu thì nhà tuyển dụng có thểcân nhắc đểloại họngay lập tức. Khi phỏng vấn cần có sựcơng bằng khơng nên laoij bỏcácứng viên chỉthơng qua độtuổi, giới tính, tơn giáo, màu da và khuyết tật bẩm sinh. Nguyên nhân ban đầu đểloại bỏcácứng viên có thểkể đến khi họchưa đáp ứng được những yêu cầu vềkỹnăng, kinh nghiệm, đào tạo, các yêu cầu vềchứng chỉ, bằng cấp, kỹnăng chuyên môn yếu, hay có thái độkhơng tơn trọng tổchức,….
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc
Những người tham gia vào tuyển dụng cácứng viên có nhiệm vụtiếp đón các ứng viên, tiếp nhận hồsơ xin việc của họvà lựa chọn, xem xét và giữlại những hồsơ đạt yêu cầu cũng như loai bỏnhững hồsơ không phù hợp. Khi thực hiện quá trình sàng lọc các hồsơ củaứng viên đầu tiên người tuyển dụng nghiên cứu lý lịch, CV công việc, so sánh với bản tiêu chuẩn công việc của họtại thời điểm tuyển dụng. Khi nhận thấy điều khác thường trong hồsơ cần xem xét một cách tỷmỹ đểtránh những sai sót sau này. Những người thực hiện việc thu nhận hồsơ cần phải có thái độlịch sự với cácứng viên làm họtơn trọng và có cảm giác tốt vềtổchức.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Hoàng
Việc quyết định tiếp nhận hay loại bỏcácứng viên cần phải được sựnhất quán của tất cảhội đồng tuyển chọn.
Tất cảhồsơ xin việc cần được lưu trữvà phân loại trong sổxin việc đểphịng khi có việc cần.
Bước 3: Trắc nghiệm tuyển chọn
Trắc nghiệm là những phương pháp áp dụng các kỹthuật tâm lý khác nhau để đánh giá phẩm chất cá nhân đặc trưng cho công việc.
Trắc nghiệm tuyển chọn được thực hiện dưới hình thức thi viết hoặc thi tay nghề, áp dụng nhiều nhất đối với công nhân kỹthuật. Thông qua bài kiểm tra tay nghề hộiđồng tuyển dụng có thế đánh giá được khảnăng, trìnhđộlành nghềcủa họ. Cịn hình thức thi viết giúp kiểm tra năng lực vềlý thuyết, mức độtư duy, kỹnăng xửlý tình huống, lập kếhoạch và tổchức của cácứng viên. Tuy nhiên cũng có nhiều vấn đề xảy ra khi áp dụng phương pháp thi trắc nghiệm :
- Những thông tin được cung cấp là giảmạo, khơng chính xác với mục đích nhằm che dấu những nhược điểm của bản thân
-Đối với nhữngứng viên có tâm lý yếu hay sợhãi sẽgâyảnh hưởng đến kết quả trắc nghiệm mặc dù họcó năng lực tốt
- Giảm sựáp đặc trong khi thực hiện phỏng vấn trắc nghiệm bởi sẽhạn chếsự sáng tạo và linh hoạt của cácứng viên
- Tránh đềcập đến những vấn đềriêng tư, nhạy cảm như: tín ngưỡng, tơn giáo và cuộc sống riêng tư,….
Vì vậy khi biên soạn các câu hỏi trắc nghiệm cần gắn với yêu cầu của tổchức (dựa vào bản mô tảcông việc và bản yêu cầu công việc)
Thông thường trắc nghiệm nhân sự được chia ra làm các loại sau :
Trắc nghiệm thành tích
Được sửdụng nhiều trong các lĩnh vực như : giáo dục, thực hiện cơng việc,…đánh giá trìnhđộlành nghề, thành tích của cơng việc cao hay thấp như thời gian hồn thành cơng việc. Tùy vào u cầu của từng nghành nghềvà cơng việc mà có các bài trắc nghiệm phù hợp.
Nhằm tìm ra cácứng viên trong quá trìnhđào tạo đã thực hiện tốt, có biểu hiện tích cực trong thời gian tới khơng và có tiếp thu tốt những kiến thức, kỹnăng mới.
Thường được chia làm ba nhóm là : khảnăng thần kinh, khảnăng thuộc bản năng, khảnăng vận động tâm lý.
Trắc nghiệm tính cách và sởthích
Là loại trắc nghiệm nhằm tìm ra cácđặc điểm vềtâm lý củaứng viên như ước mơ, kỳvọng, mong muốn, khí chất,…. Con người có nhiều loại khí chất khác nhau như: khí chất sơi nổi, khí chất ưu tư, khí chất điềm tĩnh, khí chất linh hoạt tươngứng với chúng là các thuộc tính tâm lý khác nhau như: tốc độphảnứng, sựhưng phấn hay ức chế, tính thăng bằng, tính kích thích, tính cảm xúc, tính cứng rắn, tính kiên trì. Phương pháp này giúp tổchức có thểsửdụng đúng người vào đúng việc.
Trắc nghiệm tính trung thực
Trong bất cứcơng việc nào việc tuyển được những người có đức tính trug thực là cần thiết và quan trọng. Vì vậy mà nhà tuyển dụng thường dùng các trắc nghiệm tâm lý để đánh giá tính trung thực. Bài kiểm tra trắc nghiệm này thường bao gồm những mặt như: việc chấp hành kỷluật lao động khi khơng có sựgiám sát của nhà quản trị, phảnứng của cá nhân khi có người ăn cắp, khơng thật thà trong cơng việc, lạm dụng của công đểlấy lợi,…Những trắc nghiệm này giúp chúng ta dự đoán được hành vi của người lao động trong tương lai.
Trắc nghiệm y học
Trong một sốtrường hợp đặc biệt chúng ta phải sửdụng trắc nghiệm y học để tìm hiểu tâm lý của cácứng viên, phát hiện các bệnh như: HIV, bệnh truyền nhiễm, hay có sửdụng các chất gây nghiện không. Hiện nay biện pháp này được dùng đểphân tích máu và các mẫu nước tiểu.
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là cuộc đàm thoại sâu và chính thức giữa nhà tuyển chọn vàứng viên, để đánh giáứng viên theo các khía cạnh khác nhau mà thông qua nghiên cứu hồsơ xin việc hay trắc nghiệm chưa làm rõđược.
Phỏng vấn tuyển chọn giúp rà sốt lại những thơng tin mà q trình xem xét hồ sơ xin việc đã bỏqua, hoặc những chứng chỉchưa được nêu ra hết. Trong khi phỏng
vấn người tuyển dụng để đưa ra các câu hỏi và ngườiứng tuyển có nhiệm vụtrảlời các câu hỏi đó, ngược lạiứng viên cũngđược đưa ra câu hỏi cho nhà tuyển dụng.
Phỏng vấn tuyển chọn các mục tiêu sau:
- Phỏng vấn đểthu thập thơng tin của người xin việc như: trìnhđộchun mơn, kỹnăng giao tiếp, mục đích tìm việc, kinh nghiệm làm việc,....
- Phỏng vấn đểgián tiếp quảng cáo cho tổchức.
- Phỏng vấn đểcung cấp thông tin liên quan đến tổchức cho người xin việc.
- Thiết lập quan hệtốt với cácứng viên, tăng cường khảnăng giao tiếp của người tuyển chọn.
Đểtuyển được nhân viên đúng yêu cầu các doanh nghiệp thường áp dụng nhiều loại phỏng vấn khác nhau:
Phỏng vấn được thiết kếtrước và phỏng vấn không được thiết kếtrước
Phỏng vấn được thiết kếtrước: là hình thức mà các câu hỏi đãđược thiết kếsẵn, và có nhiều phương án trảlời, cácứng viên đọc phương án và lựa chọn câu trảlười đúng nhất. Đối với loại phỏng vấn này cácứng viên đều được làm các câu hỏi giống nhau.
Phỏng vấn không được thiết kếtrước: là loại phỏng vấn sửdụng những câu hỏi khác nhau tùy thuộc vào hoàn cảnh và câu trảlời của cácứng viên với mục đích xem xét tốc độnhanh nhạy của cácứng viên và khuyến khích họthểhiện bản thân mình.
Phỏng vấn hành vi
Là hình thức phỏng vấn dựa vào hành vi của người được phỏng vấn để đưa ra các câu hỏi tạo ra được những tình huống giả định màứng viên cần phải giải quyết. Các tình huống này dựa trên thực tếcơng việc đã xảy ra, thực tếcông việc càng phức tạp thì tình huống càng khó giải quyết, nhằm đánh giá độnhạy bén và khảnăng giải quyết vấn đềcủa cácứng viên.
Phỏng vấn tạo sựcăng thẳng
Là hình thức phỏng vấn mà người phỏng vấn cốtình tạo cho cácứng viên phải áp lực, thơng qua các câu hỏi mang tính chất nặng nề đánh vào tâm lý của cácứng viên, các câu hỏi được đưa ra với một tốc độnhanh và nhiều làm choứng viên cảm thấy thực sựáp lực nhằm đánh giá độnhạy cảm của họvà phảnứng đối với các tình
huống ln thay đổi bất thường. Loại phỏng vấn này thườngđược dùng cho cácứng viên làm công việc là luật sư, cảnh sát,...
Bảng 1.1 Những điều màứng viên và doanh nghiệp muốn tìm hiểu thông qua phỏng vấn
Ứng viên Doanh nghiệp
- Mức lương - Hiểu về cơng việc
-Đềbạt - Nhiệt tình, tận tâm trong công việc
- Cơ hội đểphát triển ? - Kỹnăng, năng khiếu
- An tồn -Động cơ, q trình cơng tác
-Điều kiện làm việc - Tính tình, khảnăng hịađồng với người khác
- Các hạn chế
(Nguồn: PGS.TS Nguyễn Tài Phúc-Ths. Bùi Văn Chiêm,
Giáo trình quản trịnhân lực, NXB-ĐH Huế, 2014)
Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thểlực của cácứng viên
Muốn đảm bảo được sựthống nhất từhội đồng tuyển chọn cho đến người phụ trách trực tiếp và sửdụng lao động thì cần phải có sựphỏng vấn trực tiếp của người phụtrách để đánh giá một cách cụthểrõ ràng hơn cácứng viên, đây là một bước nhằm xác định vai trò quan trọng của các cấp cơ sở. Nó giúp ta khắc phục được sựkhông đồng nhất giữa bộphận tuyển chọn và nơi sửdụng lao động.
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnhđạo trực tiếp
Người quản lý bộphận cần người sẽgặp trực tiếp cácứng viên đã qua các bước trên nhằm tìm hiểu và đánh giá kỹhơn vềkhảnăng, kinh nghiệm và sựquan
tâm củaứng viên với vịtrí công việc trống. Đồng thời, nhằm nâng cao sựhiểu biết lẫn nhau giữaứng viên với người quản lý tương lai của họ, tạo ra mối quan hệ hợp tác công việc sau này và nâng cao trách nhiệm của người quản lý bộphận với nhân viên mới.
Bước 7: Thẩm định các thông tin đã thu thập được
Mục tiêu của bước này làđánh giá thểlực củaứng viên nhằm lựa chọn người đápứng được yêu cầu vềsức khỏe đểcó thểlàm việc lâu dài cho tổchức. Các tiêu chuẩn vềthểlực do tổchức quy định. Bộphận nhân sựcó trách nhiệm cung cấp các tiêu chuẩn vềthểlực cho bộphận y tế đểlàm cơ sởcho việc đánh giá thểlực khi khám sức khỏe cho cácứng viên. Bước này cần phải được xem xét và đánh giá một cách khách quan, tránh được hiện tượng hình thức, qua loa, khơng chu đáo.
Bước 8: Tham quan cơng việc
Đểcung cấp choứng viên cái nhìn thực tếvềcơng việc, hiểu rõ hơn vềcông việc, tránh những mong đợi, đòi hỏi quá mức từ ứng viên.
Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn
Khi đã thuđược các thông cần thiết về ứng viên thông qua các bước trên đápứng được các yêu cầu tuyển chọn của tổchức thì hội đồng tuyển chọn sẽra quyết định tuyển chọn vớiứng viên. Khi có quyết định tuyển chọn thì trưởng phịng nhân lực gửi danh sách lên giám đốc và ký kết hợp đồng lao động. Trong hợp đồng cần phải ghi rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, thời gian thửviệc, tiền công, bảo hiểm xã hội… không được trái với các quy định của pháp luật về sửdụng lao động. Sau thời gian thửviệc nếu thấyứng viên đápứng được yêu cầu đặt ra, thì sẽra quyết định tuyển chọn chính thức, ký kết hợp đồng lao động theo thời hạn công việc cần, trả đầy đủtiền công cho người lao động và bốtrí họvào vịtrí cần người.