CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
1.1 KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.1.3 Chức năng của kế toán quản trị
KTQT hay còn đƣợc gọi là kế toán quản lý là một l nh vực chuyên mơn của kế tốn.
Việc phản ánh và quản lý toàn diện các đối tƣợng nguồn lực của doanh nghiệp bằng KTQT khơng chỉ có những chức năng chung của kế tốn mà cịn có những chức năng riêng.
KTQT có chức năng thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin theo yêu cầu quản trị. Và ra các quyết định điều hành hoạt động cho đơn vị mình. Mục đích của nó là cung cấp những thông tin phù hợp và kịp thời cho quản lý doanh nghiệp đƣa ra quyết định. Từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả nhất.
Thông tin mà KTQT cung cấp bao gồm thông tin tài chính và phi tài chính. Đáp ứng đƣợc nhu cầu của cả nhà quản lý và các bộ phận chức năng khác.
Cụ thể, KTQT là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế tốn, có chức năng tổng hợp là hạch toán, phản ánh và cung cấp số liệu kinh tế, tài chính về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cho đội ngũ quản lý hoặc các bộ phận khác nhằm đạt đƣợc mục tiêu kinh doanh. Bên cạnh đó, để đảm bảo chức năng hỗ trợ đội ngũ quản lý trong quá trình hoạt động kinh doanh, KTQT cung cấp những
thơng tin mang tính đặc thù phục vụ cơng tác quản lý của từng doanh nghiệp. Về cơ bản, chức năng KTQT đƣợc thể hiện trong Hình 1.1.
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp 1.1.3.1 Lập kế hoạch và dự toán
Theo lý thuyết cơ bản về kinh doanh, nhà quản trị cần lập kế hoạch kinh doanh dựa trên kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, chính sách kinh doanh và các kế hoạch này đƣợc xác định trƣớc trong các cuộc họp nội bộ của hội đồng quản trị. Đây là cơ sở thông tin để đƣa ra các khuyến nghị về dự toán vốn, báo cáo kinh doanh và các tài liệu cốt lõi xác định đối tƣợng kinh doanh và phƣơng hƣớng tổ chức. Nhiệm vụ lập kế hoạch và dự toán KTQT để xác định các
Ra quy ế t đ ị nh Ho ạ ch đ ị nh T ổ ch ứ c th ự c hi ệ n Ki ể m tra, đánh giá Thông tin ch ứ ng minh quy ế t đ ị nh Thông tin d ự tốn Thơng tin k ế t qu ả Thông tin bi ế n đ ộ ng và nguyên nhân Nhà qu ả n tr ị K ế toán qu ả n tr ị Hình 2. 1 : Các ch ứ c năng k ế toán qu ả n tr ị
yếu tố trên là hết sức cấp thiết. Trên cơ sở kế hoạch đã đƣợc vạch ra từ trƣớc, KTQT cần tổng hợp thơng tin và phân tích dựa trên phƣơng hƣớng phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nguồn thông tin do KTQT cung cấp là cơ sở để các nhà quản lý xem xét thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, xem xét tình trạng sức khoẻ của doanh nghiệp và dự đốn tình hình tài chính của doanh nghiệp, đồng thời mang yếu tố thực tiễn và có chức năng dự báo. Thông thƣờng, các đơn vị thƣờng lập dự toán ngân sách, giúp ngƣời quản lý lập kế hoạch và sau đó thực hiện kế hoạch. KTQT s đóng vai trị ghi chép và phân tích các dữ liệu liên quan là nguồn dữ liệu hữu ích giúp nhà quản lý đƣa ra các kế hoạch và ƣớc tính khả thi và hiệu quả nhất.
1.1.3.2 Trong quá trình tổ chức thực hiện
Ngƣời quản trị chủ yếu dựa vào nguồn số liệu do bộ phận kế toán cung cấp để lập kế hoạch kinh doanh, phân bổ hợp lý giữa các cá nhân, bộ phận, công đoạn sản xuất, kết nối giữa các tổ chức, tạo thành một tổ chức kinh doanh thống nhất, nhịp nhàng với các cá nhân, để đơn vị có điều kiện thuận lợi. việc thực hiện các mục tiêu đã thiết lập.
1.1.3.3 Trong quá trình kiểm tra, đánh giá
Chức năng của KTQT là lƣu trữ và cung cấp thông tin đƣợc thể hiện bằng việc thống kê các hoạt động kinh doanh, các vƣớng mắc trong quá trình kinh doanh và hoạt động kinh doanh. KTQT dựa trên các kế hoạch và chiến lƣợc do ban lãnh đạo xây dựng. Khi kế hoạch đƣợc đƣa vào quy trình kinh doanh, các khuyến nghị ban đầu cần đƣợc tuân theo để phù hợp với hiệu quả kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Đây s là nguồn thông tin, là thơng tin cơ bản mà kế tốn cung cấp cho đội ngũ quản lý, từ các báo cáo, dự báo đội ngũ quản lý cần điều chỉnh cho phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế. Nếu có sai lệch so với kế hoạch, đề xuất các giải pháp để đảm bảo hiệu quả của kế hoạch kinh doanh. Ngồi ra, việc lựa chọn hình thức đánh giá cũng rất quan trọng, nếu ngƣời quản lý có phƣơng pháp đánh giá phù hợp thì tiến độ thực hiện s đƣợc đẩy nhanh và cấp dƣới s có động lực để hồn thành tốt nhiệm vụ. Vì vậy, chức năng thông tin và chức năng dự báo của KTQT là rất
quan trọng, nếu thơng tin khơng chính xác hoặc chƣa đƣợc kiểm tra, phân tích thì có khả năng ảnh hƣởng đến việc thực hiện các quy trình, mục tiêu kinh doanh và mục tiêu của doanh nghiệp.
1.1.3.4 Trong quá trình ra quyết định
Điều đầu tiên cần xem xét là mối quan hệ bổ sung giữa KTQT và quản lý cấp cao. Lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp s yêu cầu bộ phận kế toán cung cấp thơng tin về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, báo cáo mọi hoạt động kinh doanh cùng kỳ hoặc báo cáo kết quả hàng năm để phục vụ cho những nỗ lực xây dựng chính sách kinh doanh trong tƣơng lai. Hiểu đƣợc mức độ phù hợp và tính khả thi của từng kế hoạch dựa trên sách vở và thực tế, để bạn có thể lập kế hoạch điều chỉnh khi có vấn đề hoặc nắm đƣợc tiến độ. Thơng tin cần cung cấp là thông tin tổng hợp và chi tiết về tất cả các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Các nhà quản lý cấp trung cũng là ngƣời sử dụng thƣờng xuyên các thông tin do bộ phận KTQT cung cấp. Thông tin mà các nhà quản lý cấp trung thƣờng cần từ KTQT là các nguồn lực hiện có, các nguồn lực s có trong tƣơng lai gần, nguồn nhân lực, kinh phí, tiến độ và cung cấp thƣớc đo tiến độ của dự án. Dòng vốn lƣu động cần đƣợc lập kế hoạch và dự tốn để giám sát q trình hoạt động của doanh nghiệp.
Hoặc đối với những đơn vị thực hiện nhiệm vụ, bộ phận kế tốn cung cấp cho bộ phận những thơng tin cần thiết để đƣa ra các quyết định hoạt động phù hợp. Lƣợng thông tin cần cung cấp cho các bộ phận liên quan, nhân viên và công nhân nhà máy hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày thƣờng là thông tin cơ bản về tiền lƣơng, tiền cơng, chính sách và ngh a vụ phải thực hiện, trách nhiệm và các trách nhiệm liên quan, số ngày nghỉ, khám sức khỏe định kỳ, … Hoặc đối với các dây chuyền sản xuất chuyên dụng, dây chuyền tự động hóa trong các doanh nghiệp quy mơ lớn, con số có thể tính bằng giây.
1.1.4 Vai trị kế tốn quản trị
Theo định ngh a của KTQT, vai trò của KTQT tƣơng ứng với từng chức năng của nhà quản trị, nhƣ:
- Vai trò của KTQT phục vụ chức năng lập kế hoạch và dự toán
KTQT cung cấp thơng tin về điều kiện tài chính, hoạt động của đơn vị, đối thủ cạnh tranh, điều kiện thị trƣờng, thị hiếu khách hàng và các sáng kiến công nghệ ... Giá trị do thơng tin KTQT cung cấp có ý ngh a quan trọng đối với việc truyền đạt và hƣớng dẫn nhà quản trị lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn , chiến lƣợc kinh doanh và cạnh tranh.
- Vai trò của KTQT phục vụ chức năng thực hiện
KTQT cung cấp thông tin cho việc xây dựng và phát triển cơ cấu nguồn lực kinh tế hợp lý của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin cho các thông tin do doanh nghiệp tạo ra hàng ngày. Thơng tin do KTQT cung cấp phải có tác dụng phản hồi về hiệu quả và chất lƣợng của các hoạt động đã và đang thực hiện để nhà quản lý kịp thời điều chỉnh và cơ cấu lại hoạt động kinh doanh.
- Vai trò của KTQT phục vụ chức năng kiểm tra, đánh giá
KTQT cung cấp thơng tin về tình hình thực tế của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, thông tin về chênh lệch giữa thực tế và ƣớc tính, giúp nhà quản lý kiểm sốt việc thực hiện các mục tiêu ƣớc tính và đề ra các biện pháp cải thiện kết quả hoạt động trong tƣơng lai.
- Vai trò của KTQT phục vụ chức năng ra quyết định
KTQT thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin liên quan đến phƣơng án kinh doanh để giúp nhà quản trị lựa chọn phƣơng án tốt nhất. Đối với việc ra quyết định chiến lƣợc, thông tin do KTQT cung cấp phải giúp nhà quản lý xác định các mục tiêu của tổ chức và đánh giá xem liệu các mục tiêu này có thể đạt đƣợc trên thực tế hay khơng. Đối với các quyết định hoạt động, KTQT cung cấp thông tin để giúp các nhà quản lý đƣa ra quyết định về việc sử dụng các nguồn lực của tổ chức và theo dõi các nguồn lực đó đang và đang đƣợc sử dụng nhƣ thế nào.
1.1.5 Một số nội dung cơ bản của kế toán quản trị
Theo giáo trình KTQT của tác giả Phạm Văn Dƣợc (2006) thì các nội dung chính của KTQT bao gồm:
1.1.5.1 Hệ thống kế tốn chi phí
Chi phí có thể đƣợc hiểu là giá trị của các nguồn lực mà tổ chức đã bỏ ra cho các hoạt động sản xuất và điều hành để đạt đƣợc một mục đích nhất định. Bản chất của chi phí là phải có tổn thất để đổi lấy kết quả, có thể ở dạng sản phẩm, tiền, nhà máy, v.v., hoặc kiến thức và các dịch vụ khác khơng có dạng vật chất hoặc không đƣợc cung cấp.
Tuy nhiên, mục đích của KTQT trong l nh vực chi phí là cung cấp cho các nhà quản lý những thơng tin thích hợp, hữu ích và kịp thời cho các quyết định kinh doanh. Vì vậy, đối với KTQT, giá thành có thể là chi phí thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, hoặc có thể là chi phí thực hiện ƣớc tính. cơ hội kinh doanh. Vì vậy, u cầu tất yếu của kế tốn chi phí là phải phân loại chi phí theo nhiều chuẩn mực khác nhau để đáp ứng các mục tiêu quản lý khác nhau. Một số chi phí lập kế hoạch, kiểm sốt và ra quyết định:
- Chi phí có thể kiểm sốt đƣợc và khơng kiểm sốt đƣợc: Chi phí có thể kiểm sốt đƣợc của cấp quản lý là chi phí do cấp đó xác định. Các khoản chi phí nằm ngồi quyền quyết định của ban giám đốc đƣợc gọi là chi phí khơng kiểm sốt đƣợc.
- Chi phí chênh lệch: là chi phí đƣợc đƣa vào một phƣơng án nhƣng không hoặc chỉ một phần trong phƣơng án khác, dẫn đến một phƣơng sai chi phí. Chi phí chênh lệch là thơng tin để ngƣời quản lý lựa chọn các phƣơng án. Chi phí cơ hội: Doanh thu tiềm năng bị mất khi một sản phẩm thay thế cho một sản phẩm khác.
- Chi phí chìm: là những chi phí đã bỏ ra trong quá khứ và không thể tránh đƣợc dù lựa chọn bất kỳ phƣơng án nào.
1.1.5.2 Thiết lập thơng tin kế tốn quản trị cho việc ra quyết định
Phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lƣợng – lợi nhuận: phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lƣợng – lợi nhuận là xem xét mối quan hệ nội tại của các nhân tố: giá bán, sản lƣợng, chi phí khả biến, chi phí bất biến và kết cấu mặt hàng, đồng thời xem xét sự ảnh hƣởng của các nhân tố đó đến lợi nhuận của cơng
ty. Phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lƣợng – lợi nhuận có ý ngh a vô cùng quan trọng trong việc khai thác khả năng tiềm tàng của công ty, là cơ sở để đƣa ra các quyết định nhƣ: chọn dây chuyền sản xuất, định giá sản phẩm, chiến lƣợc bán hàng…
Phân tích thơng tin KTQT để đƣa ra quyết định đầu tƣ ngắn hạn và dài hạn.
Quá trình ra quyết định của doanh nghiệp là lựa chọn nhiều phƣơng án khác nhau, mỗi phƣơng án đƣợc coi là bao gồm rất nhiều thơng tin kế tốn, đặc biệt là thông tin về chi phí đầu tƣ, nhằm đạt đƣợc lợi nhuận, tính kinh tế tối đa. Các nhà quản lý doanh nghiệp thƣờng phải lựa chọn nhiều phƣơng án kinh doanh khác nhau. Mỗi kế hoạch hành động là một tình huống khác nhau, có chủng loại, số lƣợng, các khoản mục chi phí và doanh thu khác nhau và chúng chỉ có một điểm chung là đều phụ thuộc nhiều vào thơng tin kế tốn nên đòi hỏi ngƣời quản lý phải cân nhắc và xem xét để đƣa ra quyết định đúng đắn nhất. Và để đảm bảo đƣa ra các quyết định đúng đắn, nhà quản lý cần có các cơng cụ phù hợp để giúp họ phân biệt giữa thông tin phù hợp và thông tin không phù hợp, thông tin nào cần đƣợc loại bỏ khỏi cơ sở dữ liệu, cấu trúc thông tin cần đƣợc xem xét và chỉ thông tin cần thiết phù hợp với quyết định kinh doanh.
1.1.5.3 Dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách là phép tính dự báo một cách toàn diện các mục tiêu kinh tế - tài chính mà doanh nghiệp cần đạt đƣợc trong một thời gian hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức và phƣơng tiện huy động các nguồn lực để đạt đƣợc mục tiêu và sứ mệnh đó. Ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán nhƣ: dự toán bán hàng, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự tốn nhân cơng, dự tốn sản xuất chung, dự tốn chi phí. Chi phí bán hàng, Ƣớc tính chi phí quản lý, Ƣớc tính chi phí bán hàng, Ƣớc tính vốn đầu tƣ, Ƣớc tính tiền mặt, Ƣớc tính báo cáo thu nhập, Ƣớc tính bảng cân đối kế toán. Dự toán là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của từng bộ phận, từ đó xác định trách nhiệm của từng bộ phận phục vụ cho quá trình tổ chức và lập kế hoạch.
Dự tốn là cơng cụ của nhà quản lý, chính vì thế địi hỏi nhà quản lý phải am hiểu các loại dự tốn để thích ứng với từng nhu cầu riêng lẻ và từng hòan cảnh
cụ thể của từng tổ chức trong từng thời kỳ, từng giai đọan. Tùy theo cách thức phân loại s có các loại dự tốn ngân sách sau đây:
Phân loại theo thời gian gồm dự toán ngân sách ngắn hạn và dự toán ngân
sách dài hạn. Trong đó:
+ Dự toán ngân sách ngắn hạn: Dự toán ngân sách ngắn hạn là dự toán đƣợc lập cho thời kỳ kế hoạch một năm, đƣợc chia thành các kỳ ngắn hơn là hàng quý, hàng tháng. Ngân sách ngắn hạn thƣờng liên quan đến các hoạt động kinh doanh hàng ngày của một tổ chức nhƣ mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền mặt, sản xuất, v.v. Hƣớng dẫn phƣơng hƣớng mọi hoạt động của Tổ chức trong năm kế hoạch.
+ Dự toán ngân sách dài hạn: Dự toán ngân sách dài hạn cịn đƣợc gọi là dự tốn ngân sách vốn, đây là dự toán đƣợc lập liên quan đến tài sản dài hạn, thời gian sử dụng tài sản vào các hoạt động kinh doanh thƣờng hơn một năm. Dự toán dài hạn thƣờng bao gồm việc dự toán cho các tài sản lớn phục vụ cho hoạt động sản xuất và hệ thống phân phối nhƣ nhà xƣởng, máy móc thiết bị…để đáp ứng yêu cầu chiến lƣợc kinh doanh. Đặc điểm cơ bản của dự toán ngân sách vốn là lợi nhuận dự kiến lớn, mức độ rủi ro cao, thời gian thu hồi vốn dài.
Phân loại theo chức năng gồmdự toán hoạt động, dự tốn tài chính. Trong
đó:
+ Dự toán hoạt động: Dự toán hoạt động bao gồm các dự toán liên quan đến các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Vì dự tốn tiêu thụ là dự báo về mức tiêu thụ của cơng ty trong thời kỳ ngân sách, nên dự tốn sản xuất đƣợc áp dụng cho các công ty sản xuất nhằm ƣớc tính sản lƣợng sản xuất đủ để đáp ứng tiêu dùng, từ đó tính giá thành. Trong sản xuất, dự tốn mua hàng đƣợc doanh nghiệp