* Sơ đồ 3.5 qui trình thanh tốn L/C:
Chú thích:
(1)Người nhập khẩu dựa vào hợp đồng mua bán ngoại thương ký với người xuất khẩu làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng mở L/C, yêu cầu ngân hàng này mở một L/C cho người xuất khẩu hưởng.
Ở Việt Nam, giấy xin mở L/C được lập thành 2 bản có chữ ký của giám đốc đơn vị, theo mẫu in sẵn của ngân hàng. Khi viết giấy xin mở L/C người nhập khẩu cần ghi rõ những nội dung chủ yếu sau :
- Mở L/C loại nào, mở bằng điện hay bằng thư….
Ngân hàng mở L/C Ngân hàng thông báo L/C
Người nhập khẩu Người xuất khẩu
(2)(1) (1) (7) (8) (3) (5) (6) (6) (4) (5)
- Họ tên, địa chỉ đầy đủ của người được hưởng L/C (nói rõ cả địa chỉ, điện tín) - Số tiền của L/C
- Ghi rõ ký hiệu quốc tế của loại ngoại tệ mở L/C
- Trình bày tóm tắt về hàng hố, tên hàng, số lượng, chất lượng đơn giá….
- Yêu cầu về chủng loại chứng từ, số lượng từng loại, tên người ký phát chứng từ mà người xuất khẩu phải cung cấp.
- Nơi gửi hàng ( sân bay, nhà ga, bến cảng….) và nơi hàng đến. - Hàng có được phép chuyển tải khơng.
- Hàng có giao từng phần hay khơng. - Ngày giao hàng cuối cùng.
- Thời hạn xuất trình chứng từ để thanh tốn. - Ngày và địa điểm hết hạn hiệu lực của L/C
Khi đề nghị mở L/C người nhập khẩu thường phải ký quỹ mở L/C. Việc ký quỹ có thể thực hiện bằng ngoại tệ, hoặc VNĐ tương đương theo tỷ giá ngân hàng cơng bố. Số tiền ký quỹ nhiều hay ít tuỳ thuộc vào sức mạnh tài chính và uy tín của nhà nhập khẩu với ngân hàng mở L/C……Nếu nhà nhập khẩu khơng có tiền và có u cầu thì ngân hàng sẽ có thể cho nhà nhập khẩu vay để mở L/C.
Khi được ngân hàng chấp nhận mở L/C thì nhà nhập khẩu phải trả phí mở L/C ( ở nước ta quy định mức phí này bằng 1 % số tiền của L/C).
(2) Căn cứ vào đơn xin mở L/C, ngân hàng mở L/C sẽ lập một L/C cho người xuất khẩu và chuyển bản chính cho ngân hàng thơng báo L/C ở nước người xuất khẩu.
(3) Ngân hàng thông báo L/C nhận L/C bằng văn bản và gửi L/C cho người xuất khẩu.
Nếu L/C được mở bằng điện thì ngân hàng phải chuyển nguyên văn bức điện và bản xác nhận của mình cho người xuất khẩu. Ngân hàng thơng báo không được dịch, hay diễn giải nội dung của bức điện. Nếu ngân hàng diễn giải sai nội dung thì ngân hàng sẽ phải chịu trách nhiệm.
Nếu L/C mở bằng thư thì ngân hàng thơng báo phải chuyển bản chính (bản gốc) L/C cho người xuất khẩu.
Ngân hàng thơng báo được thu thủ tục phí thơng báo (ai là người trả khoản phí này đã được ghi rõ trong L/C)
(4) Giao hàng
Sau khi nhận được L/C, người xuất khẩu sẽ phải tiến hành kiểm tra những nội dung đã ghi trong L/C, đối chiếu với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương. Nếu :
- Các nội dung trong L/C đã phù hợp với hợp đồng đã ký thì tiến hành giao hàng. - Nếu có nội dung nào cần sửa đổi hoặc bổ sung thì phải điện thơng báo cho người nhập khẩu. Nếu người nhập khẩu điện qua trả lời đồng ý (qua ngân hàng mở L/C) thì những nội dung sửa đổi bổ sung mới có hiệu lực thi hành. Và người xuất khẩu thực hiện việc giao hàng theo đúng các điều khoản ghi trong L/C
(5) Sau khi hoàn tất việc giao hàng, người xuất khẩu phải hồn chỉnh ngay bộ các chứng từ hàng hố và hối phiếu theo yêu cầu của L/C và xuất trình cho ngân hàng mở
L/C, thơng qua ngân hàng thơng báo để xin thanh tốn.
(6) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ thanh toán nếu thấy phù hợp với L/C thì tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu hoặc chấp nhận hối phiếu qua ngân hàng thông báo L/C. Nếu không thấy phù hợp, ngân hàng sẽ từ chối thanh toán hoặc từ chối chấp nhận hối phiếu và gửi trả lại bộ chứng từ cho người xuất khẩu.
Trên thực tế, khi nhận được bộ chứng từ, ngân hàng mở L/C có thể chuyển ngay bộ chứng từ cho người nhập khẩu , nếu người nhập khẩu kiểm tra và thông báo kiểm tra và thông báo chứng từ phù hợp với yêu cầu của L/C thì ngân hàng mở L/C mới trả tiền, nếu không phù hợp sẽ từ chối trả tiền. Cách thanh toán này giúp ngân hàng tránh được những rủi do đáng tiếc có thể xảy ra do việc khơng cẩn thận trong việc kiểm tra chứng từ để trả tiền của ngân hàng.
(7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu để người nhập khẩu làm căn cứ nhận hàng.
(8) Người nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì hồn trả tiền cho ngân hàng, nếu khơng phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền cho ngân hàng.
Qua quy trình thanh tốn trên cho chúng ta thấy rằng, phương thức tín dụng chứng từ là một phương thức thanh toán rất chặt chẽ về mặt thủ tục. Hơn thế nữa, trong phương thức này, ngân hàng mở L/C không chỉ là một trung gian trong thanh tốn
mà cịn là người có nghĩa vụ trả tiền cho nhà xuất khẩu trong thời hạn hiệu lực của
L/C, nếu nhà xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ phù hợp với L/C. Vì vậy đây là phương thức thanh toán đảm bảo chắc chắn quyền lợi cho nhà xuất khẩu.