3 Các loại thư tín dụng
4.2.2.5 Khi khách thanh toán bằng phiếu trả tiền trước (voucher)
* Quy trình thanh tốn voucher:
- Xác định rõ phương thức thanh toán này khi khách làm thủ tục đăng ký với khách sạn, yêu cầu khách xuất trình voucher.
- Kiểm tra so sánh bản voucher của khách với bản voucher mà cơng ty du lịch gửi đến, nếu giống nhau thì chấp nhận thanh tốn và chỉ thanh tốn cho những dịch vụ với số tiền nhất định đã được khách sạn và công ty du lịch thống nhất, những khoản dôi ra thì khách phải trả thêm, những khoản khơng sử dụng thì khách cũng khơng được trả lại tiền.
- Sau khi thanh toán xong giữ lại cả hai bản của voucher để thanh tốn với cơng ty du lịch.
- Đến cuối tháng tất cả các phiếu trả tiền trước của cùng một công ty (đại lý) du lịch sẽ được tập hợp và chuyển cho cơng ty du lịch đó để thanh tốn. Trước khi thanh toán cho khách sạn, đại lý thường trừ và giữ lại khoản tiền dành cho mình theo tỷ lệ đã thoả thuận với khách sạn.
* Những điều cần lưu ý khi thanh tốn voucher:
- Khi tiếp nhận hình thức thanh tốn bằng voucher, nhân viên cần kiểm tra xem các đại lý trung gian đó có hợp đồng thanh tốn bằng voucher với khách sạn khơng. Nếu khơng có hợp đồng thanh tốn bằng voucher nhân viên cần báo ngay cho người phụ trách giải quyết.
- Khi nhận voucher nhân viên cần kiểm tra kỹ, so sánh hai bản voucher của khách và của khách sạn xem có giống nhau khơng. Nếu hai bản voucher giống nhau thì voucher mới được chấp nhận cung cấp dịch vụ và thanh toán.
- Khách mua Voucher chỉ được sử dụng các dịch vụ ghi rõ trong voucher. Nếu khách sử dụng thêm các dịch vụ khác sẽ phải tự thanh toán với khách sạn. Nếu khách không sử dụng những dịch vụ đã ghi trong voucher hoặc sử dụng chưa hết cũng không được khấu trừ.
Sau khi thanh toán giữ lại cả hai bản của voucher để thanh tốn với cơng ty phát hành voucher.