b. Nhân tố bên ngoà
2.2.1. Đặc điểm kế toán bán hàng
2.2.1.1. Phương thức bán hàng và hình thức bán hàng áp dụng tại Cơng ty
Cơng ty TNHH Thu Vạn ln đi trước đón đầu, áp dụng cơng nghệ tiên tiến vào sản xuất, ln giữ chữ tín với khách hàng và các đối tác, luôn lấy chất lượng sản phẩm làm mục tiêu phấn đấu và xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh. Cơng ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực chế biến và khai thác vật liệu xây dựng, cung cấp …. Nhóm hàng vật liệu xây dựng mà Cơng ty kinh doanh là nhóm hàng chịu thuế GTGT 10%.
Các đối tượng khách hàng chủ yếu mà TNHH Thu Vạn đang cung cấp vật liệu xây dựng đa dạng, từ bán buôn, bán lẻ cho các cá nhân hay tổ chức có nhu cầu, như:
Nhằm đẩy mạnh cơng tác bán hàng đồng thời để phù hợp với khả năng thanh tốn của từng đối tượng, Cơng ty đa dạng hóa các phương thức bán hàng và hình thức thanh tốn để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng như sau:
- Phương thức bán buôn: Công ty thường bán buôn cho khách hàng trên cơ sở
những hợp đồng kinh tế hoặc những đơn đặt hàng. Căn cứ vào những hợp đồng đã ký, bên mua cử cán bộ đến kho của công ty nhận hàng theo đúng địa chỉ và thời gian ghi trên hợp đồng, trong trường hợp khách hàng có u cầu thì Cơng ty sẽ vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện vận tải của đơn vị đến địa điểm bên mua yêu cầu, cước vận chuyển do bên bán hoặc bên mua chịu, tùy theo thỏa thuận giữa hai bên. Trong bán bn, cơng ty áp dụng nhiều hình thức thanh tốn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong quá trình thanh tốn nhằm thu hút thêm khách hàng cho cơng ty, cụ thể:
+ Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt đối với những khách hàng mua không thường xuyên hoặc những khách muốn thanh toán ngay bằng tiền mặt.
+ Chuyển khoản thanh tốn tiền hàng: Khách hàng có thể chuyển tiền hoặc thanh toán bằng ủy nhiệm chi cho Công ty qua ngân hàng mà Công ty mở tài khoản tại đó.
+ Người mua ứng tiền trước: Phương thức này được công ty áp dụng đối với những khách hàng có nhu cầu đặt hàng mua theo yêu cầu, những khách hàng mới, mua một lúc với số lượng lớn mà Cơng ty chưa đáp ứng được ngay.
+ Thanh tốn chậm: Phương thức này áp dụng đối với các khách hàng thường xun của cơng ty, có uy tín, quan hệ mua bán lâu dài với Công ty.
- Phương thức bán lẻ: Với phương thức này, khi khách hàng muốn mua hàng thì
sẽ có nhân viên kinh doanh ra tư vấn trực tiếp tại văn phịng Cơng ty hoặc qua điện thoại giúp khách hàng lựa chọn được sản phẩm phù hợp. Khi khách hàng đồng ý mua, nhân viên kinh doanh sẽ xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng. Phương thức thanh toán là phương thức thanh toán trực tiếp. Đối với những khu vực hỗ trợ giao nhận hàng miễn phí, sản phẩm sẽ được giao đến địa chỉ của khách hàng. Hàng hố sau khi giao chính thức được coi là tiêu thụ chuyển từ Công ty sang người mua và được người mua thanh toán, hay tạm chấp nhận thanh tốn số hàng mà cơng ty giao đó, sau đó kế tốn mới tiến hành hoạch tốn doanh thu bán hàng của Cơng ty.
Trong những năm gần đây, Công ty TNHH Thu Vạn tiếp tục mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh để trở thành một trong những Công ty mạnh trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh và phát triển mở rộng sang các tỉnh lân cận. Công ty TNHH Thu Vạn nhằm mục tiêu hướng tới phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn và chuyên nghiệp hơn, cơng ty đã hồn thiện các chính sách về sản phẩm, giá cả và phong cách phục vụ như:
+ Cam kết cung cấp hàng hóa chất lượng đạt chuẩn kỹ thuật: Quyết tâm trở thành nhà cung cấp hàng đầu và tin cậy nhất về vật liệu xây dựng; sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả kinh tế là mục tiêu hàng đầu.
+ Phong cách phục vụ và tư vấn chuyên nghiệp: Xây dựng đội ngũ nhân viên có kiến thức sâu và giàu kinh nghiệm về sản phẩm mà Công ty cung cấp. Ln có nhân viên kinh doanh tư vấn trực tiếp khi có khách hàng.
+ Văn hóa làm việc hiện đại: Khơng ngừng củng cố chất lượng và tính chun nghiệp của đội ngũ nhân lực; tạo lập môi trường làm việc năng động, sáng tạo nhằm phát huy tốt nhất thế mạnh của từng cá nhân.
+ Chính sách đối với hàng bán bị trả lại: Công ty chấp nhận nhận lại hợp đồng đã ký kết, hàng hóa bị trả lại nếu hợp đồng đó vi phạm cam kết, sản phẩm dịch vụ kém chất lượng, không đúng như quảng cáo và quy cách mà người mua đã ký kết với công ty. Trường hợp này xảy ra khi khách hàng ký kết hợp đồng mà khách hàng không kiểm tra kỹ nội dung các khoản quy định mà chấp nhận ký luôn. Trong trường hợp khi nhận hàng khách hàng khơng kiểm tra hàng hóa mà tiến hành nhận hàng chuyển về kho, sau khi nhập kho phát hiện hàng hóa khơng đúng với hợp đồng, công ty sẽ chấp nhận phần hàng bán bị trả lại do không đúng với hợp đồng đã ký kết với khách hàng.
+ Chính sách chiết khấu thương mại: Hiện nay, Cơng ty đang áp dụng chính sách chiết khấu thương mại cho các khách hàng có đơn đặt hàng lớn, các khách hàng quen thuộc, lâu năm và uy tín đối với cơng ty. Với từng nhóm đối tượng khách hàng thì chính sách chiết khấu thương mại của cơng ty có sự khác biệt. Cụ thể:
• Loại 1: Với khách hàng uy tín lâu năm (đã gắn bó với cơng ty từ 5 năm trở lên) mua hàng hóa với giá trị hóa đơn từ 200.000.000 đồng trở lên sẽ áp dụng mức chiết khấu từ 3 % trên một hợp đồng kinh tế.
• Loại 2: Với khách hàng uy tín, gắn bó từ 2 đến 4 năm với cơng ty, mua hàng hóa với giá trị hóa đơn từ 100.000.000 đồng sẽ áp dụng mức chiết khấu 1 - 2% tùy thuộc thời gian giao kết hợp đồng và mức độ thường niên trên một hợp đồng kinh tế.
• Loại 3: Khách hàng mới không được hưởng chiết khấu.
2.2.1.3 Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng tại Cơng ty
Kế tốn ghi nhận doanh thu bán hàng cho Công ty căn cứ vào những hợp đồng kinh tế hoặc những đơn đặt hàng đã ký. Trong q trình bán hàng, Cơng ty sẽ vận chuyển hàng hóa đến địa điểm của khách hàng nếu khách hàng yêu cầu, cước vận chuyển do bên bán hoặc bên mua chịu, tùy theo thỏa thuận giữa hai bên. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty. Khi được bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh tốn về số hàng chuyển giao (một phần hoặc tồn bộ) thì số hàng được bên mua chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ. Khi đó kế tốn cơng ty mới bắt đầu tiến hành hạch toán doanh thu số hàng đã tiêu thụ.