b. Nhân tố bên ngoà
2.2.2.4. Sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán được xây dựng trên cơ sở của bộ tài chính và có vận dụng linh hoạt với tình hình thực tế kinh doanh của cơng ty. Sổ sách được tổ chức có hệ thống, phản ánh đầy đủ, có hiệu quả kết quả kinh doanh của cơng ty. Cơng ty đã lựa chọn ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy. Bên cạnh đó, kế tốn in sổ theo hình thức Kế tốn máy vi tính được hỗ trợ trên nền của sổ Nhật ký chung. Cuối quý, kế toán in các sổ chi tiết tài khoản, sổ cái và các sổ quỹ của các TK 111, 112 (chi tiết từng ngân hàng), để đóng sổ, ký và lưu giữ. Dựa vào đó, kế tốn có thể lập các báo cào tài chính cuối tháng hoặc cuối năm để kế tốn trưởng có thể dễ dàng kiểm sốt, cũng như báo cáo với hội đồng quản trị để đưa ra các quyết định đúng đắn trong tương lai của công ty.
Với hình thức Kế tốn máy, sổ kế tốn bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết trong đó có Nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết của từng tài khoản.
Sổ Nhật ký chung (Phụ lục số 16 ): Phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh trong kỳ kế toán.
Sổ cái: TK 511 (Phụ lục số 17 ), TK 131, TK 112, TK 632 (Phụ lục số 18 ), TK 156 … dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi đã được ghi nhận vào sổ Nhật ký chung.
Sổ chi tiết các tài khoản: TK 511 (Phụ lục số 19), TK 131, TK 112, TK 632, TK 156 … dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi đã được ghi nhận vào sổ Nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ
Khi cập nhật số liệu vào phần mềm, thì phần mềm kế tốn đã được lập trình sẵn từ đó sẽ được máy mặc nhận và tự chuyển ghi nhận doanh thu bán hàng vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết có liên quan.
Khi kế tốn nhập số liệu vào “Hóa đơn bán hàng” phần mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết thuế GTGT, sổ chi tiết bán hàng theo khách hàng, sổ cái các TK 511, 333, 131. Khi kế toán lập “Phiếu xuất kho” phần mềm sẽ tự động vào sổ Nhật ký chung , sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ cái tài khoản 632, 156. Khi kế tốn thu tiền của nhân viên bán hàng hoặc thu tiền bán hàng thì kế tốn vào “Phiếu thu”, phần mềm sẽ tự động ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 111. Khi phát sinh các chi phí liên quan đến bán hàng, kế tốn vào “Hóa đơn chứng từ khác” phần mềm sẽ tự động ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 642, 111, 112, 331.
Cuối quý (hoặc bất kì thời điểm cần thiết nào), kế tốn có thể kiểm tra việc đối chiếu số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết do phần mềm tự động xử lý cho chính xác. Sau đó, kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu kế tốn và báo cáo tài chính sau khi in ra giấy. Theo đó là các sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được in ra đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.