b. Nhân tố bên ngoà
2.2.2. Thực trạng kế tốn bán hàng tại cơng ty
2.2.2.1. Chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại Công ty được lập đúng theo biểu mẫu, đúng nội dung, ký chứng từ theo đúng quy định và hướng dẫn của Luật kế toán và Chế độ kế tốn doanh nghiệp Việt Nam theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016. Công ty căn cứ vào đặc điểm hoạt động lựa chọn loại chứng từ sử dụng trong kế tốn. Ngồi ra, tuỳ theo nội dung từng phần hành kế tốn các chứng từ cơng ty sử dụng cho phù hợp bao gồm cả các hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Dưới đây là các chứng từ để làm căn cứ pháp lý để tổ chức hạch toán bán hàng và ghi sổ kế toán tại đơn vị:
+ Hóa đơn GTGT: Căn cứ vào phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế giữa hai bên
(nếu có), kế tốn viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT bao gồm: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, mức thuế suất, tổng thuế GTGT, tổng tiền thanh tốn
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Lưu tại phịng kế tốn
+ Phiếu thu: Đối với các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thủ quỹ lập phiếu
thu. Đây là căn cứ xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thu tiền, ghi sổ quỹ. Trên phiếu thu thủ quỹ ghi đầy đủ nội dung và ký tên vào Người lập phiếu sau đó chuyển cho Kế tốn trưởng sốt xét và Giám đốc ký duyệt, thủ quỹ tiến hành thu tiền đồng thời Người nộp tiền ký vào Phiếu thu và ghi rõ họ tên. Phiếu thu được lập thành 3 liên:
Liên 1: Thủ quỹ giữ để ghi nhận vào Sổ quỹ tiền mặt. Liên 2: Giao cho người nộp tiền.
Liên 3: Chuyển lại 1 liên cho kế toán tổng hợp để lấy căn cứ hạch tốn vào phần mềm.
Cuối ngày, tồn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán viên hạch tốn trên phần mềm kế tốn MISA.
+ Giấy báo Có, Sổ phụ ngân hàng: Là chứng từ được ngân hàng cung cấp cho
Cơng ty để xác nhận các khoản thanh tốn qua các tài khoản ngân hàng của Công ty và các khoản lãi tiền gửi từ ngân hàng. Khi khách hàng chuyển trả tiền hàng vào tài khoản của công ty tại ngân hàng hay đến định kỳ nhận lãi tiền gửi hàng tháng, ngân hàng sẽ gửi giấy Báo có để thơng báo về khoản tiền khách hàng chuyển trả hay khoản lãi tiền gửi cơng ty được nhận. Hàng tháng, kế tốn tổng hợp và kế tốn bán hàng có nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu số liệu trên phần mềm và sổ sách của công ty với số liệu được gửi từ ngân hàng.
+ Phiếu xuất kho: Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho
Số lượng trên phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Ngồi ra cịn một số chứng từ khác như: Hóa đơn cước phí vận chuyển, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, hợp đồng kinh tế, …
Tổ chức luân chuyển chứng từ trong Công ty
Sau khi một hợp đồng mua bán xi măng được ký kết với khách hàng, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu lần 1, làm khoản đặt cọc để thực hiện hợp đồng kinh tế (Nếu có). Phiếu thu này sẽ được in thành 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại tại cơng ty.
Sau khi có hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc đơn đặt hàng, đến thời điểm giao hàng, Kế toán viết Phiếu xuất kho giao cho thủ kho, thủ kho xuất hàng. Sau khi xuất hàng xong, lô hàng đã được giao cho cán bộ mua hàng của bên mua hoặc giao cho cán bộ giao hàng của cơng ty, kế tốn làm Biên bản xác nhận nợ, cho khách hàng ký nhận, Biên bản này được lập làm hai liên, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại quyển Biên bản gốc tại công ty. Trong trường hợp khách hàng thanh tốn ln số cịn lại bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản hết tiền hàng trước khi hồn thành việc giao hàng thì khơng cần lập Biên bản xác nhận nợ. Đồng thời kế tốn lập hóa đơn GTGT với đầy đủ các nội dung, hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên, trong đó liên đỏ được dùng để giao cho khách hàng. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán ghi nhận Doanh thu bán hàng.
Đối với những khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế tốn khơng lập phiếu thu mà theo dõi qua các chứng từ ngân hàng.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ này để nhập liệu vào phần mềm kế tốn máy Misa, sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ có liên quan. Cuối kỳ, kế toán tiến hành in các sổ theo quy định của Nhà nước và lưu giữ tại công ty.