CHƯƠNG 5 : LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN VÀ HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ
5.4. Đánh giá tác động của tiến độ dự án đến hiệu quả tài chính
Quản trị dự án bản chất là sự quản trị nằm trong khuôn khổ mối quan hệ tam giác giới hạn giữa ba yếu tố Thời gian, Chi phí (Nguồn lực) và Chất lượng (hoặc Mục tiêu) của dự án. Bởi dự án chỉ thực hiện trong một quỹ thời gian xác định, do đó cách tiếp cận quản trị thơng thường nhất là quản trị về mặt thời gian, thơng qua đó phân bổ các nguồn lực (con người, chi phí và các nguồn lực khác) để đạt được mục tiêu hoặc chất lượng.
Rút ngăn tiến độ là kỹ thuật cân đối giữa chi phí và thời gian nhằm thực hiện dự án trong thời hạn nhất định với các nguồn lực cho phep. Để ứng dụng được mơ hình CPM, kỹ thuật rút ngăn tiến độ được xây dựng trên giả thiết dự án có 2 phương án kết hợp giữa chi phí và thời gian: phương án bình thường và phương án rut tiến độ cho mỗi cơng việc. Thời gian bình thường có thể hiểu chính là dữ kiện thời gian bình thường trong kỹ thuật PERT cịn thời gian rút ngăn là kết quả của việc huy động các nguồn lực bổ sung (ví dụ nhân lực làm thêm giờ, tăng cường thiết bị, bổ sung nguyên vật liệu hoặc thuê ngoài, v.v.).
Một trong những lý do quan trọng nhất đằng sau nhu cầu về quản trị dự án hiệu quả, đáp ứng về mặt thời gian là sự rút ngắn của vịng đời dự án, sản phẩm. Ví dụ, ngày nay trong ngành cơng nghiệp cơng nghệ cao vịng đời sản phẩm trung bình khoảng 1-3 năm. Trong khi 30 năm trước đây, vòng đời phổ biến của sản phẩm là từ 10-15 năm. Một nguyên tăc tiên quyết trong thế giới phát triển sản phẩm công nghệ cao là: một dự án chậm trễ 6 tháng có thể dẫn đến sự mất mát 33% thị phần doanh thu sản phẩm. Do đó, tốc độ trở thành một lợi thế cạnh tranh, càng ngày các doanh nghiệp càng phải dựa vào tốc độ của các dự án để có các sản phẩm và dịch vụ mới ra thị trường càng nhanh càng tốt. Hơn nữa cánh cửa để đưa ra sản phẩm mới ngày càng bị thu hẹp với sự nhanh chân không kém của đối thủ cạnh tranh. Bị chậm thời điểm ra măt sản phẩm dù chỉ là một tuần có thể khiến bạn phải đối mặt với rủi ro rất lớn.
Việc hoạch định thời gian bao giờ cũng phải thực hiện trước để làm cơ sở cân đối cho phù hợp với các điều kiện về chi phí, nguồn lực và có những điều chỉnh thích hợp. Ví dụ như dự án đã đi được nửa tiến độ và theo tiến độ này thì 2/3 khối lượng cơng việc của dự án đã phải hoàn thành. Tuy nhiên, dự án mới chỉ hoàn thành được 1/3 khối lượng công việc. Vậy nhờ vào việc theo dõi và kiểm sốt tiến độ nhà quản trị sẽ có kế hoạch kiểm sốt nhân lực sao cho đẩy nhanh được công việc của dự án.
Công việc quản trị thời gian của dự án bao gồm việc phải săp xếp các công việc theo mức độ quan trọng của chúng. Do vậy nhà quản trị sẽ biết đâu là những việc quan trọng cần phải tập trung và ưu tiên, đâu là những việc họ có thể không cần tốn nhiều thời gian cho chúng.
Khi quản trị thời gian hiệu quả, cơng việc được hồn thành đung ngay từ lần đầu tiên. Điều này không chỉ giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian mà còn cả tiền bạc cho công ty. Một dự án quản trị thời gian khơng hiệu quả, các cơng việc bị trì hỗn hoặc kéo dài, khơng những khiến cho cơng ty bị tốn nhiều chi phí (như chi phí nhân sự gia tăng, bị phạt chậm tiến độ, v.v.) mà cịn có thể ảnh hưởng đến uy tín của cơng ty.
Việc quản trị thời gian hiệu quả, đung tiến độ đề ra cũng giup tránh trường hợp vội vã vào lúc cuối, do vậy đảm bảo chất lượng của các mảng cơng việc dự án.
Hồn thành dự án đúng thời gian là một trong những thách thức lớn nhất và là nguyên nhân chính của những mâu thuẫn trong dự án. Quản lý thời gian và tiến độ là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên thành công của dự án.