Nhằm đảm bảo tính chun mơn hóa trong cơng việc và có thể giám sát, kiểm tra lẫn nhau, vai trị của mỗi kế tốn viên được phân chia cụ thể như sau:
Kế toán trưởng (kiểm trưởng phịng kế tốn) Phụ trách cơng việc chung của phịng kế tốn
Hoạch định chính sách tài chính của Cơng ty, tìm kiếm nguồn tài trợ vốn phục vụ
cho đầu tư và kinh doanh.
Ký duyệt thu chi tiền, chừng từ giải trừ tạm ứng, chứng từ bán hàng hoá tại văn
phịng Cơng ty.
Tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế tốn trong Cơng ty một cách hợp lý, chính xác trung thực, kịp thời đầy đủ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực hiện chế độ kế toán do nhà nước quy định.
Kế toán trưởng Kế toán cơng nợ Kế tốn tổng hợp, báo cáo thuế Kế tốn TSCĐ, CCDC, XDCB Kế toán hàng hoá Kế toán tiền mặt, tiền lương Kế toán ngân hàng Kế tốn cơng nợ nội bộ, NVL, văn thư, quản lý cơng văn Thủ quỹ Phó phịng Phó phịng
Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên kế tốn trong Cơng ty.
Giúp tổng giám đốc phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh và thực hiện chế độ hạch toán theo yêu cầu đối với chế độ quản lý.
Phó phịng kế tốn
Theo dõi phần hành theo sự phân cơng của kế tốn trưởng. Phụ trách điều hành và giám sát công việc của kế toán viên.
Nhận xét, đưa ra kiến nghị để xây dựng bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả hơn. Thay mặt kế toán trưởng xem xét công việc chung của phịng kế tốn, ký duyệt các chứng từ do kế toán trưởng uỷ nhiệm, uỷ quyền khi đi công tác.
Kế tốn cơng nợ
Theo dõi chi tiết và quản lý hồ sơ các tài khoản nợ phải thu, nợ phải trả tại văn phịng Cơng ty và cơng nợ thu khó địi tồn Cơng ty.
Hàng tuần lập báo cáo tình hình cơng nợ cho trưởng phòng. Nhắc nhở khách hàng các khoản nợ sắp hết hạn.
Vào cuối mỗi tháng trước khi lập báo cáo, phân tích số dư các tài khoản cơng nợ
trong đó nêu rõ thời hạn thanh quyết toán của từng trường hợp nợ.
Thực hiện chế độ báo cáo công nợ định kỳ và xác nhận công nợ theo quy định của Công ty.
Kế tốn tổng hợp, báo cáo thuế, quản lý cổ đơng
Lập báo cáo tình hình kinh doanh văn phịng Cơng ty và tổng hợp các báo cáo kết quả kinh doanh tồn Cơng ty định kỳ hàng tháng, quý, năm.
Theo dõi các khoản thuế phát sinh tại văn phịng Cơng ty, khai thuế văn phịng
Cơng ty và tổng hợp tồn Cơng ty. Kiểm tra các khoản tiền thuê đất phải nộp.
Hàng tháng lập báo cáo sử dụng hoá đơn, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tồn Cơng ty. Hàng quý, năm lập tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trực tiếp theo dõi việc hoàn thuế nhập khẩu (nếu có).
Theo dõi tài khoản 515, 635 các khoản thu nhập và chi phí bất thường. Theo dõi sổ cái tồn Cơng ty.
Công tác quản lý cổ đơng tồn Cơng ty.
Theo dõi chi tiết các cơng trình đầu tư xây dựng cơ bản và quản lý hồ sơ, quyết toán các dự án đầu tư xây dựng phát sinh trong Công ty.
Theo dõi tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ trong văn
phịng Cơng ty.
Tham gia công tác thẩm định liên quan đến việc đầu tư tài sản cố định.
Định kỳ tham gia kiểm kê và tập hợp báo cáo kiểm kê tài sản cố định, công cụ lao động.
Kế toán hàng hoá
Theo dõi các tài khoản doanh thu bán hàng, doanh thu dịch vụ.
Theo dõi khâu nhập xuất tồn kho hàng hố văn phịng Công ty và tồn Cơng ty, nhập xuất tồn hàng gia cơng văn phịng Cơng ty. Định kỳ tham gia kiểm kê và tập hợp báo cáo kiểm kê hàng hoá tồn Cơng ty.
Kế toán tiền mặt, tiền lương
Theo dõi và hạch toán các khoản thu chi tiền mặt, tập hợp kiểm tra chứng từ thu, chi phát sinh tại văn phịng Cơng ty. Cuối ngày, đối chiếu với thủ quỹ.
Theo dõi các tài khoản 411 tại văn phòng Cơng ty và tồn Cơng ty. Ngày 25 hàng tháng báo cáo kế toán trưởng những trường hợp nợ tạm ứng đến hạn chưa thanh tốn.
Theo dõi lương và các khoản trích theo lương tại văn phịng và tồn Công ty.
Kế toán ngân hàng
Theo dõi và hạch toán các khoản tiền gửi ngân hàng, vay dài hạn, vay ngắn hạn, ký quỹ, ký cược ngắn hạn, chênh lệch tỷ giá hối đối.
Hạch tốn và tổng hợp chi phí doanh nghiệp, chi phí bán hàng. Kế tốn cơng nợ nội bộ, nguyên vật liệu, văn thư.
Theo dõi tài khoản nội bộ hàng tháng đối chiếu công nợ, tính tốn lãi vay, xác định chính sách vốn lưu động các đơn vị trực thuộc đang quản lý sử dụng.
Theo dõi tài khoản nguyên vật liệu, định lỳ tham gia kiểm kê và tập hợp báo cáo kiểm kê nguyên vật liệu tồn Cơng ty.
Quản lý công văn đi và đến của phịng tài chính kế tốn.
Thủ quỹ
Hàng ngày báo cáo tồn quỹ cho trưởng phòng.
Kiểm, đếm tiền, các khoản thu chi tiền mặt tại quỹ và ghi vào sổ quỹ. Hằng ngày, hàng tháng đối chiếu sổ sách với kế toán tiền mặt.
CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC
KẾ TỐN LƯU CHUYỂN HÀNG HĨA VÀ
XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
TẠI CƠNG TY CP KIM KHÍ TP.HCM
3.1. KẾ TỐN NHẬP KHO HÀNG HÓA 3.1.1. Những vấn đề chung
Phân loại, đặc điểm hàng hóa
Là một Cơng ty đã trải qua hơn 30 năm hoạt động trong ngành kinh doanh kim khí, Cơng ty đã khẳng định được vị trí là nhà cung cấp thép hàng đầu ở Việt nam, với
lượng hàng hóa đa dạng và phong phú đáp ứng được nhu cầu của nhiều khách hàng
lớn nhỏ trong nước. Để đáp ứng yêu cầu về quản lý nhập xuất hàng, công ty đã phân loại hàng hóa theo hai tiêu chí sau:
Cách 1: Phân loại dựa trên đặc điểm hàng hóa:
Thép phế liệu thu mua trong nước và nhập khẩu.
Bán thành phẩm (Quặng sắt/ Sản phẩm phôi thép/ Sản phẩm Gang)
Đặc điểm: là nguyên liệu chính trong cơng nghiệp luyện gang lị cao, sản xuất các loại
cán nóng thơng dụng hoặc trong các ngành cơ khí.
Sản phẩm sau cán (Dây thép mạ kẽm/ Sản phẩm lưới rào/ Dây thép gai)
Đặc điểm: đạt tiêu chuẩn chất lượng TCVN 2053-1993 ví dụ như mặt sáng bóng, độ
bền kéo; sử dụng rộng rãi trong việc vảo vệ các cơng trình xây dựng, các trang trại,...
Sản phẩm tôn (Tôn mạ màu/ Tơn mạ kẽm/ Tơn dập sóng)
Đặc điểm: có khả năng chống ăn mịn cao trong mơi trường tự nhiên; được dùng trong
xây dựng.
Thép cây cuộn xây dựng (Thép cuộn/ Thép thanh vằn/ Thép cây trịn trơn)
Đặc điểm: có nhiều chủng loại khác nhau đáp ứng nhu cầu của khách hàng; được dùng
cho xây dựng, kéo dây và chế tạo bulong thông dụng, trong xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, nhà cao tầng, cầu – đường . . .
Thép hình, thép ống (Thép chữ I/ Thép chữ C/ Thép góc/ Thép ống)
Đặc điểm: có kích thước đa dạng theo yêu cầu của khách hàng; được ứng dụng rộng
rãi trong kết cấu xây dựng hay nhà thép tiền chế, giàn giáo, giàn giáo chịu lực, hệ thống cọc siêu âm trong kết cấu nền móng, ống thép được dùng trong kết cấu giàn
không gian, ống thép dùng cho trụ viễn thông, trong đèn chiếu sang đơ thị hoặc được sử dụng móc trong container …
Thép tấm lá:
Đặc điểm: được sử dụng trong các ngành công nghiệp thép ống, tôn mạ, ô tô, xe máy, điện lạnh và đồ gia dụng…
Cách 2: Phân loại dựa trên nguồn nhập hàng
Thép nội: bao gồm tất cả các mặt hàng mua trong nước được phân loại theo nhà
cung cấp trong nước:
Hàng nhập từ công ty Vinakioey
Hàng nhập từ công ty gang thép Thái Nguyên
Hàng nhập từ công ty thép Miền Nam
Hàng nhập từ cơng ty Kim Khí Đà Nẵng
Hàng nhập từ các doanh nghiệp trong nước khác
Thép ngoại: được nhập khẩu từ các nước trong khu vực, hàng hóa được phân loại thành ba loại sau: Hàng nhập khẩu chính phẩm Hàng nhập khẩu thứ phẩm Hàng nhập khẩu phế liệu Phương thức mua hàng Mua hàng trực tiếp
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, Công ty cử nhân viên giao nhận đến nhận
hàng tại kho của nhà cung cấp. Sau khi ký vào hóa đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng hóa, Cơng ty được chuyển giao rủi ro và lợi ích của lô hàng, phải chịu trách nhiệm về hàng hóa và các chi phí phát sinh khác.
Mua hàng theo phương thức chuyển hàng
Nhà cung cấp căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển
hàng tới cho công ty, giao hàng tại kho của công ty hay tại địa điểm do công ty quy
định trước.
Nhập khẩu trực tiếp
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, Công ty tiến hành gửi bộ hồ sơ nhập khẩu hàng hóa đến ngân hàng thanh tốn để ngân hàng mở L/C 100% giá trị lơ hàng. Khi có
thơng báo của hải quan là hàng hóa đã về đến cảng, hàng hóa được làm thủ tục mang về nhập kho, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho căn cứ vào chứng từ hàng hóa và các chứng từ khác có liên quan. Phịng kinh doanh cùng bộ phận nhận hàng sẽ kiểm
tra hàng nhập kho. Điều kiện giao hàng mà Công ty ký kết là CIF (theo điều kiện này,
hàng hóa được giao tại cảng của người nhập khẩu, tức là bên bán phải chịu phí bảo
hiểm, phí vận chuyển và các phí tổn khác để đưa hàng về đến cảng của Công ty); phương thức thanh toán là LC 100% (thanh toán tín dụng chứng từ) hoặc CFR (lúc này, hàng hóa cũng được giao tại cảng của người nhập khẩu, bên bán chịu phí vận
chuyển và các phí tổn khác để đưa hàng đến cảng người nhận, còn bên mua sẽ phải trả tiền phí bảo hiểm lơ hàng).
Nguồn cung cấp hàng hóa
Do đặc điểm kinh doanh thương mại, để đáp ứng cho hệ thống kênh phân phối
rộng khắp miền Nam, Công ty đã đa dạng hóa nguồn cung cấp hàng hóa của mình.
Bao gồm các nguồn chính sau:
Tự doanh xí nghiệp (Xí Nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 1/ Xí Nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 2/ Xí Nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 3/ Xí Nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 5/ Xí Nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 6/ Xí Nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 7/ Xí Nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 11)
Công ty khai thác xã hội (công ty Kim Khí thành phố Đà Nẵng, cơng ty Thép Miền Nam, công ty thép Thái Nguyên, công ty TNHH Thép Vinakyoei, công ty ThépTấm lá Phú Mỹ)
Cơng ty nhập khẩu (Thép chính phẩm, Phế liệu, Thứ phẩm, khác…)
3.1.2. Kế toán nhập kho hàng hóa
Ghi nhận hàng hóa nhập kho
Mua hàng trực tiếp
Công ty mua hàng theo phương thức giao hàng tại kho của người bán. Do đó, hàng
hóa được ghi nhận dựa trên biên bản giao nhận hàng tại kho của nhà cung cấp dưới sự
giám sát của nhân viên giao nhận phòng kinh doanh.
Trường hợp mua hàng theo phương thức chuyển hàng
Công ty mua hàng theo phương thức giao hàng tại kho của người mua. Do đó, hàng hóa được ghi nhận dựa trên biên bản giao nhận hàng tại kho của Công ty dưới sự
giám sát của nhân viên phòng kinh doanh.
Trường hợp nhập khẩu trực tiếp
Công ty luôn ký kết hợp đồng nhập khẩu với điều kiện giao hàng theo giá CIF hoặc CFR tại cảng đến. Do đó, hàng hóa sẽ được ghi nhận khi có thơng báo của hải quan là hàng hóa đã về đến cảng của người mua, nhân viên giao nhận đã tiến hành làm
Đánh giá hàng hóa nhập kho
Trường hợp mua hàng trực tiếp
- Hàng hóa nhập kho được ghi nhận theo giá gốc, trong đó gồm:
Giá mua vào là giá mua theo hố đơn chưa có thuế GTGT (do Cơng ty tính thuế
GTGT theo phương pháp khấu trừ) và được hạch toán vào tài khoản 156190. Chi phí thu mua hàng hóa (bao gồm các khoản thuế khơng được hồn lại, chi
phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng) được hạch toán riêng vào tài
khoản 1562 và phân bổ vào giá vốn hàng bán cuối kỳ kế tốn.
Ví dụ: Ngày 05/08/2014, phòng kinh doanh cử nhân viên giao nhận trực tiếp đến nhà máy của nhà cung cấp hàng là Công ty thép Miền Nam, tại khu công nghiệp Phú Mỹ, Vũng Tàu để mua hàng theo đơn đặt hàng số 01/5-8 bao gồm thép cuộn D6 và
thép cuộn D8. Sau khi ký vào biên bản giao nhận hàng và nhận hóa đơn GTGT do Công ty thép Miền Nam xuất, Công ty phải chịu trách nhiệm về lơ hàng của mình và kế tốn hàng hóa phải theo dõi lơ hàng này. ( Phụ lục 1)
Ngày 11/08/2014, khi hàng về đến kho của Công ty, thủ kho xuất phiếu nhập hàng số 05/08CNMT, kế toán ghi nhận giá mua theo hóa đơn GTGT số 0003553 do Cơng ty thép Miền Nam phát hành là 407.988.050đ (giá chưa thuế GTGT).
Giá gốc của lô hàng được ghi nhận là 407.988.050đ, chi phí vận chuyển sẽ được
hạch tốn vào tài khoản 156290 khi cơng ty nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, và kết chuyển vào giá vốn hàng bán, cuối kỳ kế toán.
Trường hợp mua hàng theo phương thức chuyển hàng
- Giá gốc hàng hố mua vào chính là giá mua theo hố đơn chưa có thuế GTGT (do Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
- Đối với những hàng hóa được mua theo phương thức chuyển hàng thì khơng phát sinh bất cứ chi phí mua hàng nào.
Ví dụ: Ngày 14/08/2014, nhân viên giao nhận của Công ty TNHH Thép Vina Kyoei dựa theo đơn đặt hàng số 13/08/VNK của Công ty CP Kim Khí TP.HCM chuyển lơ thép tấm lá, trị giá chưa thuế GTGT trên hóa GTGT là: 359.036.440đ, tại
kho của Công ty. Kế toán tiến hành ghi nhận hàng hóa dựa trên phiếu nhập kho số
13/8TN và hóa đơn giá trị GTGT số 0003586 do Cơng ty TNHH Thép Vina Kyoei gửi đến (Phụ lục 2).
Lúc này, giá gốc hàng nhập kho chính bằng 359.036.440đ và khơng phát sinh chi phí mua hàng nào.
Trường hợp nhập khẩu trực tiếp
Giá gốc hàng nhập khẩu được tính bằng tổng trị giá thanh toán cho hàng nhập khẩu (giá CIF hoặc giá CFR) và thuế nhập khẩu.
Tuy nhiên, thuế nhập khẩu thép là 0%. Vì vậy, giá gốc hàng thép nhập khẩu chính bằng giá CIF hoặc giá CFR được ghi trên tờ khai của lô hàng.
Với phương pháp khấu trừ, thuế GTGT được tính như sau: Thuế GTGT của hàng nhập khẩu =
= (Trị giá hàng nhập khẩu + thuế nhập khẩu) x thuế suất thuế GTGT Chi phí mua hàng của mỗi lơ hàng được phân bổ vào tài khoản 156290.
Ví dụ: Ngày 01/08/2014, phịng kinh doanh nhập lô hàng thép phế liệu Đài Loan theo invoice S1404057-2 ngày 18/07/2014, tờ khai hải quan 100083740630 ngày 29/07/2014, Bảo hiểm MIC/00013417 ngày 17/07/2014, tờ trình Tổng Giám Đốc ngày 01/08/2014 (Phụ lục 3)
Theo hợp đồng thì hàng hóa sẽ được tính theo giá CFR tại cảng Cát Lái, phí bảo hiểm là do Cơng ty thanh tốn, phương thức thanh tốn là 100% LC.
Phí bảo hiểm theo hóa đơn đã thanh tốn là 562.184đ. Lúc này, giá gốc hàng nhập kho được ghi nhận là
1.029.154.275đ + 562.184đ = 1.029.716.359đ
Phí thanh tốn LC và tiền phí giám định tàu hàng nhập khẩu được ghi nhận vào tài khoản 156290 khi có chứng từ chi phí thực tế phát sinh và kết chuyển thẳng vào giá vốn hàng bán cuối kỳ kế toán tháng.
Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Tùy theo phương thức khác nhau mà việc mua hàng có những chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển khác nhau.
Trường hợp mua hàng theo phương thức trực tiếp và chuyển hàng
Chứng từ sử dụng
Tờ trình yêu cầu mua hàng
Bảng báo giá
Đơn đặt hàng Hóa đơn GTGT
Biên bản giao nhận hàng
Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 3.1: Quy trình luân chuyển chứng từ hoạt động mua hàng theo phương