2.2.2. Hình thức và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất của Cơng ty,
mỗi năm họp ít nhất một lần, quyết định mọi vấn đề được luật pháp và điều lệ Công ty
quy định. Đặc biệt, đại hội cổ đông sẽ thơng báo các báo cáo tài chính hàng năm của
Cơng ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo, sẽ bầu hoặc bãi nhiệm thành viên HĐQT và Ban kiểm soát.
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý Công ty, giải quyết mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHCĐ).
HĐQT có trách nhiệm giám sát ban tổng giám đốc và những người quản lý khác.
P HỊ NG Đ Ầ U T Ư P HÁ T TRI Ể N P HỊ NG K Ế TO Á N T ÀI C HÍ NH P HỊ NG HÀ NH C H ÍN H NH ÂN S Ự P HỊ NG K Ế HO Ạ C H KI NH DOANH HỆ THỐNG CÁC XÍ NGHIỆP
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG
BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG GIÁM ĐỐC
Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do pháp luật và điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và nghị quyết ĐHĐCĐ quy định.
Ban kiểm soát: là cơ quan trực thuộc ĐHĐCĐ, do ĐHĐCĐ bầu ra. Ban kiểm sốt có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Cơng ty. Ban kiểm sốt của Công ty hoạt động độc lập với HĐQT và ban tổng giám đốc.
Ban Giám đốc bao gồm tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc.
+ Tổng Giám đốc: là người đứng đầu Công ty, do HĐQT bổ nhiệm. Vừa đại diện cho
Nhà nước, vừa đại diện cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, có quyền quyết định, điều hành các hoạt động theo đúng pháp luật.
+ Các Phó Tổng Giám đốc: là những người tham mưu, hỗ trợ Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và cấp trên về việc được phân công theo chức trách, nhiệm vụ. Được ủy quyền để phụ trách một số lĩnh vực chuyên môn hoặc thay thể
Tổng Giám đốc xử lý công việc khi Tổng Giám đốc đi vắng.
2.2.3. Chức năng của các phịng ban
Phịng Hành chính Nhân sự: tổ chức bộ máy quản lý Công ty, đánh giá chất lượng cán bộ, xây dựng, lập kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, xây dựng và xét duyệt mức
lương, đề xuất hay bãi nhiệm cán bộ trong Công ty, quản lý công tác tuyên truyền và thi đua khen thưởng và tổ chức cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ.
Phòng Kế hoạch Kinh doanh: tham mưu cho Tổng Giám đốc về xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch điều hòa, phối hợp và tổ chức xét duyệt kế hoạch trong
các đơn vị thành viên của Công ty, tổ chức hợp lý và chỉ đạo chặt chẽ công tác thống
kê nhằm cung cấp kịp thời, chính xác các thơng tin kinh tế và nhận ủy thác cho các đơn vị khác ngồi Cơng ty.
Phịng Tài chính Kế tốn: thu nhập, xử lý thông tin, ghi chép số liệu và hạch toán kế toán theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán và phù hợp với đặc điểm kinh doanh
riêng có của Cơng ty; kiểm tra giám sát tình hình các đơn vị trực thuộc, xây dựng kế hoạch tài chính sáu tháng, năm và dài hạn, cung cấp và phân tích các thơng tin tài chính giúp lãnh đạo Cơng ty đưa ra những quyết định về chính sách kinh tế tài chính
phù hợp và tổ chức xét duyệt và quyết toán hàng năm cho các đơn vị thành viên và tổng quyết tốn hồn tồn Cơng ty.
Phòng Đầu tư Phát triển: tham mưu cho Tổng Giám đốc về lĩnh vực đầu tư xây
dựng và cho thuê văn phòng, kho bãi, thẩm định giá các dự án đầu tư, đấu thầu theo
phân cấp quản lý, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện đúng các quy
định của Nhà nước về lĩnh vực đầu tư, xây dựng cơ bản; chức năng quản lý về nhà, đất và kho theo quy định của Cơng ty.
Các xí nghiệp kinh doanh kim khí: tổ chức và thực hiện công việc mua bán các mặt hàng kim khí theo kế hoạch của Cơng ty giao hàng năm, quản lý các cửa hàng bán lẻ và chịu sự quản lý trực tiếp của văn phịng Cơng ty, khai thác, mua kim khí ngồi xã hội để tăng thêm nguồn kinh doanh của Công ty dưới sự cho phép của Cơng ty.
Các kho kim khí: có chức năng tổ chức thực hiện việc nhập, xuất, tồn và bảo quản các mặt hàng kim khí của Cơng ty và tổ chức khai thác dịch vụ cho thuê kho bãi.
2.3. TỔ CHỨC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY 2.3.1. Tổ chức cơng tác kế tốn 2.3.1. Tổ chức cơng tác kế toán
Chế độ kế tốn
Cơng ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
Đơn vị tiền tệ được sử dụng tại Công ty là đồng Việt Nam.
Kỳ kế tốn tính theo tháng, niên độ kế tốn tính theo năm.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế độ kế toán doanh
nghiệp và do đặc thù có nhiều xí nghiệp trực thuộc nên Công ty đã mở thêm các tài
khoản cấp 3 và các tài khoản cấp 4 ngoài danh mục Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã quy định trong Quyết định 15/2006/QĐ-BTC nhằm phục vụ yêu cầu quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh.
Bảng 2.1: Trích một số tài khoản cấp ba, cấp bốn được sử dụng ở công ty
Tài khoản Tên tài khoản Tk mẹ Bậc
111190 Tiền mặt Việt Nam: Văn phịng Cơng ty 1111 3 1121001 Tiền VND gửi ngân hàng Standard Chartered 1121 3 112201 Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng: USD - Standard Char 1122 3 133190 Thuế GTGT được khấu trừ: Văn phịng Cơng ty 1331 3 136801 Phải thu nội bộ khác : XN1 1368 3 138190 Tài sản thiếu chờ xử lý: Văn phịng Cơng ty 1381 3
138890 Phải thu khác 1388 3
1388901 Phải thu khác: Văn phịng Cơng ty 138890 4 142901 Chi phí trả trước: CCDC xuất dùng 14290 3 1449001 Thế chấp, ký cựơc, ký quỹ ngắn hạn: Hàng Hải – C 14490 3 153901 Công cụ, dụng cụ: Văn phịng Cơng ty (P.TC theo d 15390 3 156190 Giá mua hàng hóa: VP Cơng ty 1561 3 156290 Chi phí mua hàng: VP Công ty 1562 3 21472 Hao mòn bất động sản đầu tư 193DTH 2147 3
241201 Dự án Cắt phá tàu cũ 2412 3 311101 Vay ngắn hạn VNĐ: Công ty TNHH Đầu tư Kinh Đô 3111 3 311201 Vay ngắn hạn Ngoại tệ: OCB Chợ Lớn (USD) 3112 3 333190 Thuế GTGT đầu ra phải nộp: Văn phịng Cơng ty 3331 3
33331 Thuế xuất khẩu 3333 3
33371 Thuế nhà đất 3337 3
33391 Các khoản phụ thu 3339 3
334190 Lương phải trả cho CNV: Văn Phòng Công ty 3341 3 334290 Thu nhập khác phải trả CNV: VPCT 3342 3 338190 Tài sản thừa chờ giải quyết: Văn phịng Cơng ty 3381 3 338690 Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn: VPCTy 3386 3 338790 Doanh thu chưa thực hiện: VP Công ty 3387 3 338890 Phải trả, phải nộp khác: Văn phịng Cơng ty 3388 3 421190 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước – VPCTY 4211 3 421290 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay – VPCTY 4212 3 511190 Doanh thu bán hàng: Văn phòng 5111 3 511390 Doanh thu cung cấp dịch vụ: Văn phịng Cơng ty 5113 3 512902 D/thu hàng nội bộ: VP hàng nhập khẩu 51290 3 5129031 D/thu hàng khai thác XH: VinaKyoei 512903 4 531190 Hàng bán bị trả lại: Văn phịng Cơng ty 5311 3 532190 Giảm giá hàng bán: Văn phịng Cơng ty 5321 3 632190 Giá vốn hàng bán: Văn phòng Cơng ty 6321 3
641901 Chi phí nhân viên 64190 4
641902 Chi phí nhiên liệu, xăng dầu 64190 4 641903 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 64190 4
641904 CP khấu hao 64190 4
641905 Chi phí nhân viên bán hàng 64190 4 641907 CP dịch vụ mua ngoài 64190 4
642901 Chi phí nhân viên 64290 3
6429011 CP lương cơ bản 642901 4
6429013 CP ăn trưa 642901 4
6429014 CP BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN 642901 4 642902 Chi phí nhiên liệu, xăng dầu 64290 3 642903 Chi phí đồ dùng văn phịng 64290 3 6429071 CP thuê kho, thuê đất 642907 4
642908 CP bằng tiền khác 64290 3
911190 Xác định KQKD: Bán hàng VPCT 9111 3
Hình thức kế tốn áp dụng
Cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính với sự hỗ trợ của phần
mềm kế toán Fast Accounting 2012 nhằm nâng cao hiệu quả trong cơng tác kế tốn. Phần mềm kế tốn này được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung. Phần mềm kế toán khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng in ra đầy đủ sổ sách kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Ở Cơng ty các loại sổ sách in ra đều là sổ sách theo hình thức nhật ký chung. Theo hình thức này, phịng kế tốn
của Cơng ty là trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, đồng thời thực hiện tổng hợp các số liệu kế toán từ các xí nghiệp trực thuộc gửi đến, lập báo cáo kế tốn, hướng dẫn kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn trong tồn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở xí nghiệp trực thuộc thực hiện tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở từng xí
nghiệp và có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra và hạch tốn tồn bộ hoạt động kinh doanh của xí nghiệp và định kỳ gửi báo cáo kế tốn về phịng kế tốn của Cơng ty.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy: